Pertukaran itu adalah adegan singkat, bukan ujian tersembunyi
Pertukaran meishi mengambil masa kira-kira dua puluh saat dan berjalan dalam susunan tetap, yang merupakan berita baik untuk pelajar. Dua orang berdiri, bergerak supaya tiada meja duduk di antara mereka, tawarkan kad mereka, sebut satu set baris setiap satu, terima dengan kedua-dua tangan, baca apa yang dicetak, dan duduk. Setelah pesanan sudah biasa, perhatian anda bebas untuk bahagian yang sebenarnya penting, iaitu nama dan syarikat kini dalam tangan anda.
Ia membantu untuk menganggap setiap konvensyen sebagai praktikal dan bukannya mistik. Berdiri dan menggunakan kedua-dua tangan menjadikan kad kecil mudah dilalui dan sukar dijatuhkan. Membacanya dengan kuat mengesahkan nama yang anda perlukan untuk sejam berikutnya. Tidak menulis di hadapan pemiliknya adalah ihsan biasa. Setiap peraturan mempunyai alasan yang jelas di sebaliknya, dan mengingati sebab itu jauh lebih mudah daripada menghafal senarai larangan yang anda separuh faham.
Siapa yang menawarkan dahulu dan mengapa selalunya anda
Pihak yang mempunyai kedudukan lebih rendah dalam mesyuarat itu menawarkan terlebih dahulu. Ini bermakna pihak yang melawat mendahului pihak tuan rumah, dan pihak yang menjual sebelum pihak yang membeli. Jika anda pergi ke pejabat seseorang untuk mencadangkan sesuatu, anda tawarkan dahulu. Dalam setiap pasukan, urutan berjalan dari atas ke bawah: pengurus anda bertukar dengan rakan sejawatan mereka, kemudian anda bertukar dengan pasukan mereka, jadi perhatikan orang di atas anda dan ikuti.
Amalan moden biasanya pertukaran serentak. Kedua-dua orang memegang kad mereka sendiri di tangan kanan, menawarkannya sedikit lebih rendah daripada kad lain jika orang itu mengatasi mereka, ambil kad yang ditawarkan dengan tangan kiri, kemudian bawa tangan kanan melintang supaya kedua-dua tangan menyokong kad yang mereka terima. Jika masanya salah, hanya serahkan milik anda dan terima selepas itu. Tiada siapa yang mengira rentak.
- Sebelah melawat dahulu, sebelah tuan rumah kedua.
- Jual sebelah dahulu, beli sebelah kedua.
- Orang yang paling senior di setiap pihak bertukar terlebih dahulu, kemudian yang lain mengikut urutan pangkat.
- Pegang kad anda di tepi supaya jari anda tidak menutup nama mahupun logo.
- Pusingkan kad untuk menghadap orang yang menerimanya, supaya mereka boleh membacanya tanpa memutarkannya.
Pertukaran sebagai urutan dua hala
Di bawah ialah pertukaran penuh daripada kedua-dua pihak, mengikut urutan, dengan anda sebagai pelawat. Bacanya sebagai adegan dan bukannya senarai kosa kata. Perhatikan betapa singkatnya setiap pusingan: satu baris untuk menamakan diri anda, satu baris untuk menerima, satu baris untuk mengesahkan perkara yang baru anda baca. Keseluruhan perbualan sesuai dengan masa yang diperlukan untuk duduk semula.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Anda: Saya Tanaka dari Sakura Inc. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Anda: Saya tidak sabar untuk bekerja dengan anda. |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Mereka: Itu sangat baik hati kamu. Saya akan mengambilnya. |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | Mereka: Saya sepatutnya berkata begitu lebih awal. Saya Satō dari Midori Inc. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Awak: Terima kasih, saya akan ambil. |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | Anda: Jadi anda adalah Encik Satō dari bahagian jualan. |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | Mereka: Ya, betul. |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Awak: Terima kasih kerana menerima saya hari ini. |
Mōshiokuremashita bermaksud secara kasar bahawa penceramah sepatutnya memperkenalkan diri mereka lebih awal, dan ia muncul apabila seseorang bercakap sebelum menyerahkan kad mereka. Chōdai itashimasu ialah kata kerja rendah untuk menerima, dan ia adalah satu-satunya baris yang paling berguna di sini; arigatō gozaimasu sahaja adalah hangat tetapi sedikit kurang formal dalam mesyuarat perniagaan pertama.
Menyebut nama dan syarikat anda sendiri dengan jelas
Barisan penawaran mempunyai bentuk tetap: syarikat, tidak, nama keluarga, kepada mōshimasu. Syarikat diutamakan kerana gabungan anda lebih mengenali anda di sini daripada nama anda yang diberikan. Sebut syarikat itu perlahan-lahan, kemudian jurang kecil, kemudian nama, kerana pendengar cuba memadankan bunyi untuk dicetak pada masa yang sama. Jika nama anda bukan bahasa Jepun, sebut nama keluarga dahulu dan lebih kuat sedikit, dan bersedia untuk mengulanginya sekali.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Macam mana nak buat. Saya Tanaka dari Sakura Inc. |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | Saya bertanggungjawab dalam pemasaran di bahagian jualan. |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Terima kasih kerana meluangkan masa hari ini. |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Saya tidak sabar untuk bekerja dengan anda. |
Menerima kad dan membacanya dengan kuat
Ambil kad dengan kedua-dua tangan di sudut bawah, pegang pada ketinggian dada, dan lihatlah selama beberapa saat. Kemudian sebut satu perkara yang baru anda baca. Ini bukan sanjungan; Ia adalah cara anda menyemak bahawa anda mempunyai jabatan, gelaran dan nama yang betul semasa pemilik berdiri di hadapan anda dan boleh membetulkan anda secara percuma.
Garisan yang melakukan kerja ialah pemerhatian biasa dengan ne di hujungnya. Ia menjemput pengesahan tanpa bertanya soalan langsung, dan jawapannya biasanya berupa hai pendek ditambah ayat perincian tambahan, yang memberi anda sesuatu untuk membuka ceramah kecil sebaik sahaja anda duduk. Simpan kad di tangan anda, bukan di dalam poket anda, sehingga semua orang duduk.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | terima kasih. Saya akan ambil kad awak. |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | Terima kasih, itu sangat baik. |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | Jadi anda adalah ketua jabatan kejuruteraan. |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | Saya melihat syarikat anda mempunyai pangkalan di Osaka juga. |
Bertanya bagaimana nama dibaca
Nama keluarga Jepun ditulis dalam kanji yang bacaannya tidak dapat diramalkan, dan aksara yang sama boleh dibaca dalam beberapa cara. Oleh itu, orang Jepun bertanya antara satu sama lain tentang bacaan pada masa ini, dan ia didengari sebagai penuh perhatian dan bukannya tidak tahu. Pertukaran adalah masa yang paling murah untuk bertanya, kerana selepas itu anda perlu mengakui bahawa anda telah mengelak nama orang itu selama setengah jam.
Tanya sebelum anda meletakkan kad itu. Pimpin dengan shitsurei desu ga atau osore irimasu ga, kemudian tanya terus. Jika anda mempunyai tekaan yang munasabah, menawarkannya adalah lebih mesra daripada bertanya dengan dingin, kerana orang lain hanya perlu mengesahkan atau membetulkan satu suku kata. Ulangi bacaan kembali sebaik sahaja anda mendengarnya, kemudian gunakannya dalam ayat anda yang seterusnya supaya ia tetap dalam ingatan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Maaf, bagaimana saya harus membaca nama awak? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | Bolehkah saya bertanya bagaimana nama yang diberikan anda dibaca? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | Adakah Hasegawa betul? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | Ya, ia dibaca Hasegawa. Ia adalah bacaan yang luar biasa. |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | terima kasih. Hasegawa, kemudian. |
Kad di atas meja semasa mesyuarat
Kad yang diterima tetap keluar. Meletakkan kad terus ke dalam kes anda kelihatan seperti menutup fail pada seseorang yang baru anda temui, jadi sebaliknya anda meletakkan kad di atas meja di hadapan anda, disusun supaya sepadan dengan tempat pemiliknya duduk. Reka letak itu ialah carta tempat duduk: ia membolehkan anda memanggil orang yang betul dengan nama untuk keseluruhan mesyuarat tanpa meneka, yang merupakan sebab sebenar tabiat itu kekal.
Kendalikan kad sesedikit mungkin semasa ia keluar. Jangan tulis padanya, jangan susun buku nota di atasnya, jangan luncurkannya semasa anda berfikir. Jika sekeping kad tertinggal di atas meja pada penghujungnya, itu berbunyi seperti melupakan orang itu, jadi letakkan dia sebagai sebahagian daripada berdiri dan bukannya sesuatu yang mungkin anda ingat kemudian.
- Letakkan kad dalam susunan tempat duduk orang yang bertentangan dengan anda.
- Letakkan kad orang paling senior di atas bekas kad anda sendiri, di sebelah kiri hadapan anda.
- Jauhkan kad daripada cawan, pemeluwapan dan komputer riba anda.
- Tulis apa-apa pada kad semasa pemiliknya dapat melihat anda.
- Pada akhir mesyuarat, kumpulkan mereka dan letakkannya ke dalam bekas kad anda, bukan ke dalam poket seluar.
- Sebut shitsurei itashimasu semasa anda mengemas kad dan berdiri.
Apabila anda kehabisan atau terlupa kad anda
Ini berlaku kepada semua orang, dan terdapat formula tetap untuknya. Minta maaf sekali, sebentar, dan teruskan; penjelasan yang panjang menjadikan detik itu lebih besar daripada yang ada. Kata kerja standard ialah kirasu, telah kehabisan, dan ia digunakan walaupun kebenaran yang jujur ialah anda meninggalkan bekas di atas meja anda. Kemudian berjanji untuk menghantar butiran anda, dan sebenarnya menghantarnya pada hari yang sama.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | Saya takut saya kehabisan kad. saya minta maaf sangat. |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | Saya akan menghantar butiran saya semula kepada anda di kemudian hari. |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | Maaf, boleh saya dapatkan kad anda? |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | Boleh saya tanya nama awak? |
Jika pihak yang satu lagi tidak mempunyai kad sama ada, minta nama itu dengan kuat dan tuliskannya dalam buku nota anda dengan segera, termasuk bacaannya. Apabila anda adalah orang yang tidak mempunyai kad, masih menerima kad mereka dengan kedua-dua tangan dan masih membacanya dengan kuat. Pertukaran tidak dibatalkan oleh kes kosong anda; hanya separuh daripadanya ditangguhkan ke e-mel.
E-mel susulan yang merujuk mesyuarat
Pertukaran kad hanya bernilai apa-apa jika mesej mengikutinya. Hantar e-mel pendek pada hari yang sama atau keesokan harinya. Baris subjek yang berguna menamakan tujuan dan mengenal pasti anda, contohnya 本日のお礼(株式会社さくら・田中), kerana penerima mungkin telah mengumpulkan beberapa kad petang itu dan perlu meletakkan anda sepintas lalu.
Tubuh mempunyai empat gerakan: terima kasih atas masa mereka, katakan siapa anda dan di mana anda bertemu, rujuk satu perkara konkrit yang telah dibincangkan supaya mesej itu jelas bukan templat, dan tutup dengan ucapan yang berpandangan ke hadapan. Simpan pada skrin. E-mel pertama yang panjang dalam surat-menyurat perniagaan Jepun mengundang balasan yang tertunda dan bukannya balasan yang hangat.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | Terima kasih kerana meluangkan masa hari ini walaupun jadual anda padat. |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Ini ialah Tanaka dari Sakura Inc., yang anda temui awal hari ini. |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | Mengenai perkara yang anda bangkitkan, saya akan menyemak secara dalaman. |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | Saya akan menghubungi anda semula sebentar lagi. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Saya tidak sabar untuk bekerja dengan anda mulai sekarang. |
Bagaimana untuk melatih keseluruhan adegan
Berlatih berdiri ini, dengan kuat, dengan kad sebenar di tangan anda, kerana bahasa dan pergerakan perlu tiba bersama. Duduk di meja dan membaca baris secara senyap tidak melatih satu pun masa yang membuatkan pertukaran berasa tenang. Latihan fizikal selama lima minit bernilai lebih daripada satu jam membaca tentang kastam.
- Sebut baris tawaran anda sambil benar-benar menghulurkan kad, sehingga anda tidak lagi melihat tangan anda.
- Latih tubi menerima: chōdai itashimasu, dua saat melihat, kemudian satu pemerhatian berakhir dengan ne.
- Latih soalan membaca nama sehingga ia keluar dengan lancar, jadi kejutan tidak pernah berubah menjadi senyap.
- Amalkan permohonan maaf tanpa kad sekali, jadi perkataan sedia sebelum hari anda memerlukannya.
- Tulis e-mel susulan dari ingatan pada petang yang sama dan bandingkan dengan frasa di atas.
- Pasangkan ini dengan pengenalan diri yang anda sudah boleh katakan, jadi pertemuan selepas pertukaran mempunyai tempat untuk pergi.