Tiga jenis hikitsugi dan apabila mereka bermula
Hikitsugi merangkumi tiga situasi yang dirasakan berbeza tetapi menggunakan bahasa yang sama. Sebelum kyūka, keluar, anda serahkan tugas yang perlu dibayar semasa anda tiada, biasanya kepada seorang rakan sekerja dan biasanya dalam pesanan ringkas ditambah dengan satu perkataan secara peribadi. Sebelum jinji idō, pemindahan dalam syarikat, anda menyerahkan keseluruhan peranan, selalunya dalam minggu antara pengumuman dan tarikh perpindahan. Sebelum taishoku, peletakan jawatan, anda menyerahkan segala-galanya, dan syarikat akan menjangkakan ia akan selesai sebelum hari terakhir anda.
Masa adalah tempat pelajar ditangkap. Cuti memerlukan persiapan sehari dua. Pemindahan bermula pada hari ia diumumkan. Penyerahan peletakan jawatan berjalan sepanjang tempoh notis, dan ramai pengurus akan meminta hikitsugi keikaku, pelan penyerahan, pada minggu pertama. Jangkaan syarikat berbeza, jadi tanyakan bagaimana rupa hikitsugi pasukan biasanya.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Saya ingin menyerahkan kerja untuk cuti saya minggu depan. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Dengan pemindahan saya, saya akan menyerahkan tugas saya kepada Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Saya bercadang untuk menyerahkan semua kerja saya sebelum saya pergi. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Saya akan menyusun rancangan penyerahan minggu ini. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Siapakah pengganti saya? |
Hikitsugisho: apa yang terdapat dalam dokumen
Hikitsugisho adalah tulang belakang penyerahan. Ia dibaca oleh pengganti anda, pengurus anda dan, beberapa bulan kemudian, oleh sesiapa sahaja yang perlu menjawab soalan yang tidak boleh dijawab oleh orang lain. Tulisnya dalam desu dan masu biasa atau dalam gaya kata nama berat dokumen dalaman, mengikut mana-mana pasukan anda gunakan, dan susun mengikut tugas dan bukannya mengikut tarikh. Untuk setiap tugasan: untuk apa, kekerapan ia berlaku, dalam keadaan apa, siapa yang terlibat, di mana fail itu dan apa yang boleh berlaku.
Dua perkara menjadikan hikitsugisho benar-benar berguna. Yang pertama ialah keii, sejarah: mengapa pelanggan dikendalikan dengan cara tertentu, keputusan yang mana dibuat dan oleh siapa. Yang kedua ialah peraturan tidak bertulis: pelanggan yang tidak suka panggilan telefon, laporan yang mesti dihantar kepada orang tertentu terlebih dahulu. Ini tidak pernah muncul dalam prosedur rasmi, dan ia adalah perkara yang tidak dapat diketahui oleh pengganti sahaja.
| Bahagian | Membaca | Apa yang hendak ditulis |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Senarai tugas dengan tujuan dan kekerapan |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Status semasa setiap tugasan |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Orang yang bertanggungjawab dan orang yang terlibat |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Butiran hubungan pelanggan dan pembekal |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Tarikh akhir dan kalendar berulang |
| 保管場所 | hokan basho | Di mana fail, borang dan rekod disimpan |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Isu belum selesai dan masalah terbuka |
| 経緯 | keii | Sejarah dan sebab di sebalik keputusan |
| 注意点 | chūi-ten | Perkara untuk ditonton, termasuk peraturan tidak bertulis |
| マニュアル | manyuaru | Pautan kepada prosedur dan manual |
Kata laluan dan butiran akaun biasanya diserahkan melalui sistem syarikat sendiri, tidak ditulis dalam dokumen. Tanya IT bagaimana syarikat anda mengendalikannya.
Ungkapan untuk penyerahan
Panduan yang dituturkan mengikut dokumen. Duduk bersama pengganti anda, lalui setiap tugasan, dan sebutkan perkara yang tidak boleh dilakukan oleh dokumen: nada yang diharapkan pelanggan, bahagian proses yang lebih perlahan daripada yang mereka lihat. Gunakan hikitsugimasu untuk tindakan, o-negai shimasu untuk permintaan, dan go-fumei na sepuluh, perkara yang tidak jelas, untuk mengundang soalan. Simpan panduan dalam desu dan masu walaupun dengan rakan sekerja yang rapat; formaliti menandakan bahawa ini adalah pemindahan tanggungjawab rasmi.
Akhiri dengan menyatakan bila anda boleh dihubungi dan berapa lama. Dalam kebanyakan syarikat adalah perkara biasa untuk menjawab soalan pengganti selama beberapa minggu selepas pemindahan; selepas meletak jawatan itu adalah ihsan, bukan kewajipan, dan anda boleh menetapkan had dengan sopan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Projek ini kini berada di peringkat di mana anggaran telah diserahkan. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Butirannya diringkaskan pada muka surat tiga dokumen penyerahan. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Dengan pelanggan ini, panggilan telefon menyelesaikan sesuatu dengan lebih pantas daripada e-mel. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Jika ada yang kurang jelas, tanya saya bila-bila masa. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Sampai hujung bulan depan saya boleh jawab soalan. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Itu melengkapkan penyerahan tugas saya. |
Frasa untuk menerima penyerahan
Apabila anda adalah pengganti, tugas anda adalah untuk bertanya. Rakan sekerja Jepun sering menyerahkan perkara yang mereka fikirkan penting dan melupakan perkara yang mereka berhenti perhatikan, jadi soalan yang anda bawa membentuk perkara yang anda dapat. Tanya tentang keutamaan dahulu, kemudian sejarah, kemudian masalah yang belum selesai, kemudian orang. Sahkan apa yang anda dengar dengan kepada iu koto desu ne, jadi begitulah keadaannya, dan tulis jawapan ke dalam dokumen itu sendiri, kerana orang yang keluar tidak akan mempunyai masa.
Tunjukkan bahawa anda mengambil kerja dengan serius tanpa terlalu menjanjikan. Hikitsugasete itadakimasu, saya akan mengambil alihnya, dan shikkari hikitsugimasu, saya akan mengambil alihnya dengan betul, adalah garis standard, dan ucapan terima kasih yang singkat pada penghujung masa yang dihabiskan dijangka.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Antaranya, yang manakah paling mendesak? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Bolehkah anda memberitahu saya sejarah projek ini? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Adakah terdapat sebarang masalah yang belum selesai pada masa ini? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Adakah sesiapa di pelanggan yang saya harus berhati-hati dengannya? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | So maknanya invois dah keluar hujung bulan kan? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Saya akan mengambil alih dengan betul. Terima kasih atas masa anda. |
Memperkenalkan pengganti kepada pelanggan
Pelanggan diserahkan dalam dua langkah. Mula-mula datang e-mel kōnin no go-shōkai: anda mengumumkan perubahan, menamakan pengganti, menyalinnya dan berterima kasih kepada pelanggan atas sokongan mereka. Pengganti kemudian membalas benang dengan pengenalan diri yang singkat. Kedua ialah lawatan atau panggilan bersama, di mana anda memperkenalkan mereka secara bersemuka dan berundur ke belakang semasa mereka bercakap. Selepas hari terakhir anda, pengganti menghantar susulan sendiri.
Baris di bawah ialah kepingan e-mel itu dan pengenalan yang dituturkan. Pastikan nada hangat dan sedikit formal, dan elakkan daripada menerangkan sebab anda akan pergi; a plain isshin ni yori, atas sebab peribadi, adalah semua keperluan pelanggan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Perkara: Notis pertukaran orang hubungan |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Mulai 1 April saya akan meletakkan jawatan sebagai kenalan anda. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Pengganti saya ialah Sato dari jabatan yang sama. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Terima kasih yang tulus ikhlas atas sokongan anda sepanjang saya memegang jawatan ini. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Saya dan Sato akan berkunjung untuk menyambut anda secara peribadi sebentar lagi. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Saya Sato, pengganti. Saya tidak sabar untuk bekerja dengan anda. |
Senarai semak penyerahan untuk pihak yang memberi
Senarai di bawah merangkumi bahagian pemberian dari pengumuman hingga hari terakhir. Tidak semua item terpakai untuk cuti pendek, tetapi untuk pemindahan atau peletakan jawatan, menyelesaikan semua itu adalah perkara yang dijangkakan oleh rakan sekerja secara senyap.
- Bersetuju dengan pengganti dan jadual penyerahan dengan pengurus anda terlebih dahulu
- Kemas kini atau tulis hikitsugisho, disusun mengikut tugas, dengan status dan sejarah
- Kemas folder kongsi dan namakan fail supaya orang yang tidak dikenali dapat menemuinya
- Jalankan pengganti melalui dokumen secara peribadi, tugas demi tugas
- Hantar e-mel pemberitahuan pelanggan dengan pengganti disalin masuk
- Buat lawatan bersama atau panggilan kepada pelanggan yang paling penting
- Serahkan akaun dan kata laluan melalui proses rasmi syarikat
- Batalkan atau pindahkan mesyuarat berulang, langganan dan peranan sistem
- Katakan bila anda masih akan menjawab soalan, dan berapa lama
- Terima kasih kepada pengganti, pengurus anda dan pasukan pada hari terakhir anda
Untuk cuti singkat, senarai runtuh kepada tiga baris: beritahu rakan sekerja apa yang perlu dibayar, tulis lokasi fail dan letakkan mesej di luar pejabat.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Kesilapan yang paling biasa ialah penyerahan yang hanya tinggal di kepala anda, disampaikan sebagai perbualan tergesa-gesa pada petang terakhir. Tuliskannya awal dan biarkan perbualan mengikut dokumen. Yang kedua ialah menyenaraikan tugas tanpa sejarah: pengganti yang tahu apa yang perlu dilakukan tetapi tidak mengapa akan mengulangi kesilapan lama. Yang ketiga ialah melupakan pelanggan, yang akan mengingati pembelajaran tentang perubahan daripada e-mel yang melantun.
Di pihak yang menerima, kesilapan adalah kesopanan yang menghalang anda bertanya. Mengangguk melalui panduan dan menemui jurang sebulan kemudian tidak membantu sesiapa pun. Tanya, sahkan, tulis. Dan di kedua-dua pihak, jangan menganggap hikitsugi sebagai pilihan kerana anda hanya akan bercuti; mesej dua baris tentang perkara yang perlu dibayar masih merupakan penyerahan, dan melangkaunya diperhatikan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Saya tidak mempunyai masa, jadi saya akan menerangkan secara lisan. (Elakkan; tuliskannya.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Saya akan menghantar dokumen penyerahan terlebih dahulu, jadi sila baca dan kemudian beri saya sedikit masa. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Tidak ada masalah tertentu. (Jarang benar; senaraikan isu yang belum selesai.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Terdapat pertikaian dengan pelanggan mengenai perkara ini sekali, jadi saya akan menerangkan sejarahnya. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Difahamkan. (Baik, tetapi ikuti dengan soalan.) |