Sebelum anda tiba: mengesahkan janji temu dan masa
Lawatan pelanggan bermula sehari sebelumnya, dengan e-mel satu talian yang mengesahkan tarikh, masa dan tempat; ia memberi peluang kepada pelanggan untuk menyebut pertukaran bilik atau peserta tambahan. Temu janji adalah apo dalam ucapan santai dan o-yakusoku dalam keigo apabila anda bercakap dengan kakitangan pelanggan.
Pada hari itu, berada di bangunan sepuluh minit lebih awal dan di kaunter penerimaan tetamu lima minit lebih awal. Gunakan masa lapang untuk menyemak kertas anda, senyapkan telefon anda dan, pada musim sejuk, tanggalkan kot anda sebelum anda masuk; pelawat memasuki pejabat pelanggan dengan kot di atas lengan. Jika kelewatan kereta api menyebabkan anda lewat, telefon sebelum waktu temu janji dengan masa ketibaan baharu yang realistik.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Nantikan pertemuan kita pada pukul sepuluh esok. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Adakah tempat itu ibu pejabat anda, seperti yang dirancang? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Saya minta maaf, saya akan lewat kira-kira sepuluh minit kerana kelewatan kereta api. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Saya dah sampai awal sikit, jadi saya tunggu di lobi. |
Skrip penerimaan: uketsuke
Penerimaan, uketsuke, datang dalam tiga bentuk dan skrip hampir tidak berubah. Sebuah bangunan besar mempunyai meja kakitangan, selalunya dengan pintu pagar keselamatan; sebuah syarikat bersaiz sederhana mempunyai telefon di kaunter dengan senarai sambungan; pejabat kecil mempunyai pintu yang anda buka sambil berkata shitsurei itashimasu. Dalam setiap kes, anda memberikan tiga maklumat mengikut urutan: syarikat anda, nama anda dan dengan siapa anda mempunyai janji temu dan bila.
Perhatikan kata kerja. To mōshimasu ialah bentuk sederhana dari to iimasu dan satu-satunya cara untuk memperkenalkan diri anda di sini. O-yakusoku o itadaite orimasu, saya telah diberi temu janji, meletakkan janji temu dalam hadiah pelanggan, iaitu pembingkaian yang sopan. Lampirkan sama pada nama orang yang anda lawati dan tambahkan jabatan mereka jika anda tahu, kerana syarikat besar mungkin mempunyai beberapa orang dengan nama keluarga yang sama.
Penyambut tetamu akan menyebut shōshō o-machi kudasai, telefon orang itu, dan kemudian sama ada sebut tadaima mairimasu, mereka sedang dalam perjalanan, atau namakan sebuah bilik. Jika ada lencana pelawat, nyūkanshō, pakai dengan jelas dan pulangkan apabila anda pergi.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Nama saya Tanaka, dari ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Saya ada temu janji dengan Encik Sato dalam Jualan pada pukul sepuluh. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Sila tunggu sebentar. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato sedang dalam perjalanan; sila duduk di sini. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Maaf kerana membuat anda menunggu. |
Bilik menunggu dan ditunjukkan masuk
Anda boleh menunggu di lobi, di ōsetsushitsu, bilik penerimaan tetamu, atau di dalam bilik mesyuarat itu sendiri. Apabila seorang kakitangan mengetuai anda, berjalan sedikit di belakang mereka dan biarkan mereka menekan butang lif; dalam lif pemandu berdiri di tepi panel dan anda berdiri di belakang.
Di bilik, pemandu berkata dōzo o-hairi kudasai atau kochira e dōzo. Sebut shitsurei itashimasu semasa anda masuk, walaupun bilik kosong, dan ambil tempat duduk yang ditunjukkan kepada anda. Jika tiada apa-apa yang dikatakan, berdiri berhampiran tempat duduk yang paling hampir dengan pintu, atau duduk di dalamnya, dan berdiri semula apabila orang yang anda temui masuk. Letakkan beg anda di atas lantai di sebelah kerusi anda, bukan di atas meja. Jika teh dibawa, ucapkan terima kasih kepada orang itu dan tunggu dōzo tuan rumah sebelum diminum, melainkan menunggu menjadi lama.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Dengan cara ini, sila. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Maafkan saya (masuk bilik). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Sila duduk dan tunggu. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Adakah kerusi ini baik-baik saja? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Sila ambil tempat duduk di belakang. |
Tempat duduk, kad nama dan ucapan perasmian
Bilik mesyuarat mempunyai tempat duduk atas, kamiza, paling jauh dari pintu, dan tempat duduk bawah, shimoza, yang paling hampir dengannya. Kamiza adalah milik tetamu, dengan pelawat paling senior paling jauh dari pintu dan hos paling senior bertentangan. Jika ragu-ragu, tunggu untuk diletakkan.
Apabila orang yang anda temui masuk, berdiri. Mesyuarat pertama bermula dengan pertukaran kad perniagaan: pegang kad anda dengan kedua-dua tangan menghadap orang lain, berikan syarikat, jabatan dan nama anda kepada mōshimasu, terima kad mereka dengan kedua-dua tangan, pandang dan letakkan di atas meja di hadapan anda untuk mesyuarat. Panduan berasingan mengenai etika meishi merangkumi butiran; di sini sudah cukup untuk mengetahui bahawa pertukaran berlaku sebelum sesiapa pun duduk.
Kemudian terima kasih atas masa mereka dan nyatakan tujuan lawatan itu dalam satu ayat. Hadiah kecil, temiyage, diserahkan sekarang dengan kokoro bakari desu ga. Hos biasanya membuka dengan dewa, hajimemashō ka, atau soalan tentang perjalanan anda, yang hanya memerlukan jawapan ringkas.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Terima kasih kerana meluangkan masa untuk kami hari ini apabila anda sibuk. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Saya datang hari ini untuk menerangkan rancangan baru. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Token kecil, sila kongsi dengan semua orang. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Kemudian, jika boleh, mari kita mulakan terus. |
Penggulungan: meringkaskan langkah seterusnya
Mesyuarat Jepun jarang berakhir dengan keputusan yang diumumkan di tempat kejadian. Ia berakhir dengan senarai yang jelas tentang perkara yang akan dilakukan oleh setiap pihak seterusnya dan bila, dan pelawat dijangka mengucapkannya dengan lantang. Perkenalkan ringkasan dengan honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, kemudian senaraikan item dengan mazu, tsugi ni, saigo ni. Pihak pelanggan akan membetulkan apa-apa yang mereka lihat secara berbeza, itulah intinya.
Jika pelanggan perlu berunding dengan orang lain, mereka akan mengatakan shanai de kento shite, go-renraku itashimasu. Minta masa yang kasar dengan itsu goro, tetapi jangan mendesak untuk temu janji di tempat. Apabila tuan rumah berkata honjitsu wa arigatō gozaimashita, balas dengan kochira koso dan berdiri apabila mereka berdiri.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Kemudian izinkan saya mengesahkan apa yang kita bincangkan hari ini. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Pertama, kami akan menghantar sebut harga kepada anda dalam minggu hadapan. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Kami akan mempertimbangkannya secara dalaman dan menghubungi anda minggu depan. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Kira-kira bilakah kami boleh mengharapkan balasan anda? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Adakah terdapat perkara lain yang tidak jelas? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Terima kasih untuk hari ini. Keseronokan itu milik kita; kami berharap dapat bekerjasama dengan anda. |
Keluar: shitsurei itashimasu di setiap pintu
Meninggalkan mempunyai banyak peringkat seperti tiba. Kumpulkan kertas kerja anda dan kad perniagaan pelanggan, yang dimasukkan ke dalam bekas kad anda. Tolak kerusi anda masuk. Di pintu bilik mesyuarat, belok, sebut shitsurei itashimasu dan tunduk. Hos biasanya akan membawa anda ke lif atau pintu masuk; pastikan perbualan ringan dan ucapkan terima kasih kepada mereka sekali lagi semasa anda berjalan.
Di lif, masuk, pusing menghadap tuan rumah, sebut honjitsu wa arigatō gozaimashita dan tunduk ketika pintu ditutup. Di pintu masuk di tingkat bawah, tunduk di pintu. Pakai kot anda di luar bangunan. Kembalikan sebarang lencana pelawat di kaunter penyambut tetamu dengan o-kaeshi shimasu dan terima kasih juga kepada penyambut tetamu.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Kalau begitu, saya akan ambil cuti. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Tolong jangan susahkan diri sendiri untuk melihat saya keluar. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Terima kasih untuk hari ini. selamat tinggal. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Saya memulangkan lencana pelawat. terima kasih. |
Kosa kata untuk lawatan pelanggan
Ini adalah perkataan yang anda akan dengar di kaunter penyambut tetamu, di koridor dan di bilik mesyuarat. Beberapa, seperti kisha dan heisha, hanya masuk akal sebagai pasangan.
| Perkataan | Membaca | Maknanya |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | mesyuarat kerja, perbincangan dengan pelanggan |
| 受付 | uketsuke | meja penyambut tetamu |
| 入館証 | nyūkanshō | lencana pelawat atau pas masuk |
| 応接室 | ōsetsushitsu | bilik penerimaan tetamu |
| 会議室 | kaigishitsu | bilik mesyuarat |
| 上座 | kamiza | tempat duduk atas, paling jauh dari pintu |
| 下座 | shimoza | tempat duduk bawah, paling hampir dengan pintu |
| 貴社 | kisha | syarikat anda (bercakap kepada pelanggan) |
| 弊社 | heisha | syarikat kami (rendah hati) |
| 名刺 | meishi | kad perniagaan |
| 手土産 | temiyage | hadiah kecil dibawa melawat |
| お礼メール | o-rei mēru | e-mel terima kasih selepas lawatan |
Gelaran juga penting: buchō, ketua jabatan; kachō, ketua bahagian. Gunakan gelaran dengan nama keluarga, Satō-kachō, atau nama keluarga dengan sama, tidak pernah kedua-duanya bersama-sama.
E-mel susulan dan kesilapan yang perlu dielakkan
Lawatan berakhir dengan o-rei mēru dihantar pada hari yang sama. Ia mempunyai bentuk tetap: syarikat pelanggan, jabatan dan nama dengan sama pada baris pertama; ucapan terima kasih atas masa mereka; dua atau tiga baris mengesahkan apa yang telah dipersetujui dan langkah seterusnya dengan tarikh; dan garisan penutup seperti hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Lampirkan sebarang dokumen yang anda janjikan.
Kesilapan yang terserlah ialah tentang pesanan dan daftar. Duduk sebelum dipelawa diperhatikan. Meletakkan kad pelanggan dalam poket seluar atau menulis di atasnya adalah satu penghinaan kecil. Dalam ucapan, slip biasa menggunakan anata untuk pelanggan, melupakan sama pada nama orang yang anda lawati, dan menjawab keigo dengan desu ne yang santai. Jika anda tergelincir, betulkan dalam ayat seterusnya dan teruskan. Kastam syarikat berbeza-beza, jadi ikut arahan hos dan tanya rakan sekerja yang pernah melawat pelanggan itu sebelum ini.
- Jangan sampai lebih daripada sepuluh minit lebih awal atau lewat seminit tanpa menelefon
- Jangan duduk sehingga anda dijemput, dan jangan mengambil kamiza tanpa diundang
- Simpan kad pelanggan di atas meja semasa mesyuarat, kemudian dalam bekas kad anda
- Jangan gunakan anata, kimi atau kaisha biasa untuk pelanggan atau syarikat mereka
- Jangan memakai kot anda di dalam bangunan atau di dalam lif
- Hantar e-mel terima kasih pada hari yang sama dengan langkah seterusnya yang dipersetujui