Idea teras: keputusan yang bergerak di atas kertas
Ringi (稟議) dibina daripada rin, untuk melaporkan dengan rendah hati kepada seorang atasan, dan gi, musyawarah, jadi ia secara literal adalah perkara yang diserahkan kepada pihak atasan untuk pertimbangan. Dokumen itu ialah ringisho (稟議書), sho bermaksud dokumen bertulis. A ringi digunakan untuk keputusan yang memerlukan kuasa orang lain: membeli peralatan, menandatangani kontrak, mengupah, perjalanan melebihi kos yang ditetapkan.
Sistem ini mencerminkan pandangan keputusan sebagai dikongsi. Semua orang yang akan hidup dengan keputusan melihat cadangan itu dan meletakkan nama mereka padanya, jadi tiada siapa kemudian boleh mengatakan mereka tidak pernah diberitahu, dan tanggungjawab disebarkan di sepanjang laluan. Harga adalah masa. Berapa banyak keperluan ringi berbeza-beza mengikut syarikat; pemula boleh menggunakan mesej sembang di mana firma lama menggunakan borang. Siaran berkaitan pada nemawashi merangkumi perbincangan yang didahulukan, dan siaran mengenai tajuk pekerjaan merangkumi pangkat di laluan. Dua rakan sekerja sedang membincangkan pembelian.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Adakah ini memerlukan ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Apa-apa sahaja daripada 500,000 yen ke atas memerlukan ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Saya akan menyerahkan ringi pada minggu depan. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Sejauh manakah ringi telah dicapai? |
Laluan: dari kiansha hingga kessaisha
Penggubal, kiansha (起案者), betul-betul orang yang menaikkan draf, menghantar ringisho naik satu demi satu. Siapa yang meluluskan terakhir ditetapkan oleh peraturan syarikat mengenai kuasa kelulusan, kessai kengen (決裁権限), biasanya mengikut jenis dan amaun: pembelian kecil mungkin berhenti di pengurus jabatan, pembelian besar boleh pergi kepada pengarah atau presiden. Dalam perjalanan ia mungkin pergi ke bahagian yang berkaitan untuk aigi (合議), biasanya membaca cara ini dalam laluan kelulusan, walaupun gōgi juga didengari, supaya perakaunan atau undang-undang boleh menyemaknya. Mana-mana pelulus boleh menghantarnya semula.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Untuk jumlah ini, kelulusan terakhir ialah ketua bahagian. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Ia juga memerlukan tanda keluar daripada perakaunan. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Bolehkah saya meminta setem anda? |
| Peranan | Membaca | Apa yang mereka lakukan di laluan itu |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Merangka cadangan dan mengumpulkan lampiran |
| 係長 | kakarichō | Semakan pertama: fakta, angka dan format |
| 課長 | kachō | Mengadili kes perniagaan untuk bahagian tersebut |
| 部長 | buchō | Meluluskan untuk jabatan; selalunya muktamad untuk jumlah yang kecil |
| 合議先 | aigi-saki | Jabatan berkaitan, seperti perakaunan atau undang-undang |
| 決裁者 | kessaisha | Memegang kuasa untuk jumlah ini dan menjadikannya rasmi |
Membaca cincin: tajuk dan kotak setem
Format berbeza mengikut syarikat, tetapi kebanyakan ringisho membawa medan yang sama: tarikh penggubalan, kianbi; penggubal dan jabatan mereka; subjek, kenmei, yang secara konvensional berakhir dengan no ken, mengenai; jumlahnya, kingaku; lampiran, tenpu shiryō, seperti petikan; dan kotak untuk hasilnya. Badan di bawah menyatakan tujuan, sebab dan pilihan yang dipertimbangkan.
Deretan kotak setem ialah ōinran (押印欄), secara literalnya lajur untuk pengedap menekan. Pada banyak bentuk, kotak paling kanan berada di sebelah kiri dan penggubal di sebelah kanan, jadi setem mengisi dari kanan ke kiri, arah tulisan menegak tradisional. Setiap pelulus menekan meterai peribadi kecil dengan nama keluarga mereka, mitomein, secara literalnya meterai pengakuan. Sesetengah tempat kerja mengekalkan adat menyengetkan meterai sedikit ke arah kotak bos, seolah-olah tunduk; ramai orang tidak pernah menemuinya, jadi ikuti apa yang dilakukan oleh rakan sekerja anda.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Adakah ini cara yang betul untuk menulis subjek? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Saya telah melampirkan dua petikan. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Rakan sekerja) Setem anda terbalik. |
Pasangan yang mengelirukan pelajar
Kessai ialah perangkap klasik. Ditulis 決裁, ia adalah kelulusan oleh orang yang mempunyai kuasa; kanji kedua bermaksud menghakimi, seperti dalam keputusan mahkamah. Ditulis 決済, ia ialah penyelesaian pembayaran, perkataan pada terminal kad dan dalam kessai-bi, tarikh penyelesaian. Kaedah input selalunya menawarkan ejaan pembayaran terlebih dahulu. Pendatang baru yang menyemak draf bertanya soalan yang semua orang tanya sekali.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai dan kessai: kanji yang manakah lagi? |
| Penggal | Membaca | Maknanya | Tidak boleh dikelirukan dengan |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Kelulusan akhir oleh orang yang mempunyai kuasa | 決済 kessai, menyelesaikan pembayaran |
| 承認 | shōnin | Pelulus tidak mengapa pada satu langkah laluan | 決裁 kessai, yang terakhir, mengikat |
| 稟議 | ringi | Diedarkan untuk kelulusan | 回覧 kairan, diedarkan untuk dibaca sahaja |
| 差し戻し | sashimodoshi | Dihantar semula untuk disemak dan diserahkan semula | 却下 kyakka, ditolak mentah-mentah |
| 根回し | nemawashi | Perbincangan tidak rasmi terlebih dahulu | 稟議 ringi, rekod rasmi selepas itu |
Ringi dan nemawashi: ceramah sebelum, kertas selepas
Nemawashi, benar-benar sampai ke akar umbinya, ialah kerja tidak rasmi membincangkan cadangan dengan setiap orang sebelum ia diserahkan. Ringi itulah yang menjadikan keputusan rasmi. A ringi tanpa nemawashi cenderung untuk kembali dengan soalan, kerana kali pertama pelulus mendengar idea itu ialah apabila ia tiba di meja; nemawashi tanpa ringi tidak mempunyai kesan formal. Itulah sebabnya pelulus pada ringi yang disediakan dengan baik jarang membacanya buat kali pertama. Rakan sekerja kanan memberikan nasihat pendatang baru.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Sebelum anda menyerahkan ringi, lebih baik anda berbincang dengan pengurus jabatan sekali. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Saya telah pun menjalankannya melepasi perakaunan. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Kerja asas telah dilakukan. |
Di luar asas: elektronik ringi dan hanko yang semakin pudar
Banyak syarikat kini menjalankan denshi ringi (電子稟議), elektronik ringi, dalam sistem aliran kerja, wākufurō shisutemu. Laluan ditetapkan dalam perisian, setiap pelulus mendapat pemberitahuan dan kelulusan ialah butang, kadangkala dipaparkan dengan imej meterai pelulus. Sashimodoshi tiba dengan ulasan bertulis, dan sejarah menunjukkan siapa yang meluluskan bila. Apabila seorang pelulus tiada, seorang timbalan boleh meluluskan di tempat mereka, dairi shōnin.
Peralihan itu meningkat pada 2020. Pada bulan Jun tahun itu, Pejabat Kabinet, Kementerian Kehakiman dan Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri menerbitkan Soal Jawab yang menyatakan bahawa, melainkan undang-undang menghendakinya, kontrak adalah sah tanpa meterai, dan kerja jauh menjadikan laluan kertas tidak praktikal. Kertas dan hanko bertahan di sesetengah syarikat dan pejabat awam, jadi tanya sistem yang anda gunakan. Satu pasukan sedang mengendalikan kelulusan dalam talian.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Sila serahkan melalui sistem. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Saya telah menekan approve. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Pengurus jabatan tiada urusan, jadi timbalan akan meluluskannya. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Sila semak komen pada permintaan yang dikembalikan. |
Kata kerja perjalanan: ageru, mawasu, tōru, oriru
Ceramah pejabat menerangkan ringi dengan pergerakannya. Anda ringi o ageru, naikkan ke atas, dan ringi o mawasu, hantar bulat. Ia sama ada ringi ga tōru, lulus, atau sashimodosareru, dihantar semula. Kelulusan akhir kessai ga oriru, turun, kerana ia turun dari atas. Kepada pembekal, orang berkata shanai de ringi-chū desu, ia melalui kelulusan dalaman, cara yang sopan untuk mengatakannya belum lagi. Dengan orang atasan, kata kerja yang sama muncul dalam keigo.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Saya telah menghantar pusingan ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Saya pergi untuk mendapatkan cop pengurus bahagian. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Kelulusan akhirnya telah dicapai. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi telah berlalu, jadi saya akan meneruskan pesanan itu. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Ia dihantar semula kerana asas jumlah itu lemah. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Kepada pembekal) Ia sedang melalui kelulusan dalaman. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mel kepada pelulus) Sila semak dan luluskan. |
Kesilapan biasa yang dilakukan oleh pendatang baru dengan ringi
Menulis 決済 dalam dokumen kelulusan. Puncanya ialah kaedah input, yang sering menawarkan perkataan pembayaran dahulu untuk kessai. Semak setiap kessai dalam ringi dan gunakan 決裁.
Menggunakan ringi untuk memujuk. Pendatang baru dari budaya di mana cadangan dihujahkan dalam mesyuarat membungkus kes itu ke dalam dokumen dan mengharapkan ia memenangi pihak yang meluluskan. Pujuk kepunyaan nemawashi; ringisho merekodkan apa yang telah dipersetujui.
Melangkau tahap untuk menjimatkan masa. Membawanya terus ke buchō terasa cekap, tetapi susunan laluan adalah sebahagian daripada penghormatan yang ditunjukkan kepada setiap pangkat dan kakarichō yang dilangkau mungkin menghantarnya kembali. Ikut laluan walaupun perlahan.
Menganggap setem awal sebagai keputusan. Setiap shōnin berasa seperti kemajuan, dan ia adalah, tetapi hanya kessai yang komited syarikat. Membuat pesanan awal boleh membolehkan anda menerangkan secara peribadi pembelian yang tidak pernah diluluskan.