Mengambil mesej di telefon
Urutan itu cukup tetap untuk dipelajari sebagai skrip. Anda menetapkan bahawa orang itu tidak tersedia, katakan bila mereka akan kembali, tawarkan untuk menerima mesej, ambilnya, baca semula dan berikan nama anda sendiri supaya pemanggil tahu siapa yang memilikinya. Langkah terakhir itu adalah amalan standard di pejabat Jepun dan selalunya pelajar langkau.
Menawarkan untuk menerima mesej sebelum pemanggil bertanya adalah langkah yang diharapkan. Dengon oazukari shimashō ka, bolehkah saya menyampaikan mesej, meletakkan anda sebagai membantu dan bukannya sebagai penghalang, dan itulah yang akan dikatakan oleh rakan sekerja Jepun.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。田中は席を外しております。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Saya minta maaf, Tanaka jauh dari meja mereka. |
| 三時ごろ戻る予定です。 | San-ji goro modoru yotei desu. | Mereka dijangka kembali sekitar tiga. |
| 伝言をお預かりしましょうか。 | Dengon o oazukari shimashō ka. | Bolehkah saya menerima mesej? |
| 折り返しお電話するように伝えましょうか。 | Orikaeshi odenwa suru yō ni tsutaemashō ka. | Bolehkah saya meminta mereka menghubungi awak semula? |
| 恐れ入りますが、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o mō ichido ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Maaf, boleh saya tanya nama awak sekali lagi? |
| 私、山田が承りました。 | Watakushi, Yamada ga uketamawarimashita. | Saya, Yamada, telah menerima mesej anda. |
Mengesahkan apa yang anda tulis
Membaca semula mesej bukan pilihan di pejabat Jepun, dan di situlah kesilapan terperangkap. Nama, nombor dan tarikh ialah tiga item yang mesti disahkan, kerana ketiga-tiganya adalah tiga perkara yang tidak boleh dibina semula daripada konteks jika anda salah faham.
Untuk nama, tanya bagaimana kanji ditulis jika anda perlu menulisnya. Untuk nombor, baca semula digit demi digit. Untuk tarikh, sebutkan hari dalam seminggu bersebelahan dengan tarikh itu, kerana tarikh itu menarik perhatian satu demi satu serta-merta.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 復唱させていただきます。 | Fukushō sasete itadakimasu. | Izinkan saya mengulanginya kembali. |
| お電話番号は、090の1234の5678でよろしいでしょうか。 | Odenwa bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | Nombor anda ialah 090-1234-5678, betul ke? |
| 漢字はどのように書きますか。 | Kanji wa dono yō ni kakimasu ka. | Bagaimanakah ia ditulis dalam kanji? |
| 十五日の水曜日ですね。 | Jūgo-nichi no suiyōbi desu ne. | Yang kelima belas, hari Rabu, betul? |
| 確かに承りました。 | Tashika ni uketamawarimashita. | Saya pasti telah menurunkannya. |
| 念のため、もう一度確認させてください。 | Nen no tame, mō ichido kakunin sasete kudasai. | Untuk selamat, biar saya sahkan sekali lagi. |
Fukushō, mengulangi kembali, adalah amalan yang dinamakan dan bukannya tabiat peribadi. Mengumumkan bahawa anda melakukannya adalah perkara biasa dan dijangka.
Ucapan yang dilaporkan: kepada itte imashita dan saudara-maranya
Untuk menyampaikan apa yang dikatakan seseorang, lampirkan partikel petikan pada klausa bentuk biasa dan ikuti dengan kata kerja berkata. Klausa di dalamnya tetap jelas walaupun ayat anda sopan, iaitu peraturan yang paling kerap dilanggar oleh pelajar: ashita kuru to itte imashita, bukan ashita kimasu to itte imashita.
Kata kerja berkata berubah mengikut status orang yang bercakap. Itte imashita adalah neutral dan merangkumi kebanyakan kes. Osshatte imashita adalah terhormat dan digunakan apabila melaporkan pelanggan atau orang kanan. Mōshite orimashita merendah diri dan digunakan apabila melaporkan pihak anda kepada orang luar.
| Siapa yang bercakap | Kata kerja untuk digunakan | Contoh |
|---|---|---|
| Rakan sekerja, neutral | と言っていました kepada itte imashita | 田中さんは明日来ると言っていました |
| Seorang pelanggan atau orang kanan | とおっしゃっていました kepada osshatte imashita | お客様は資料が必要だとおっしゃっていました |
| Pihak anda sendiri, kepada orang luar | と申しておりました kepada moshite orimashita | 山田は席を外していると申しておりました |
| Melaporkan permintaan | ように言っていました yō ni itte imashita | 折り返してほしいと言っていました |
| Melaporkan soalan | かと聞いていました ka to kiite imashita | 何時に着くかと聞いていました |
Menyampaikan mesej
Apabila anda menyampaikan mesej, tunjuk dengan siapa ia berasal dan apa yang mereka mahu, kemudian berikan butirannya. Rakan sekerja anda perlu memutuskan sama ada untuk bertindak sekarang, dan menguburkan permintaan pada penghujung akaun kronologi menjadikannya lebih sukar.
Pastikan kata-kata pemanggil dapat dibezakan daripada ringkasan anda sendiri. Mengisyaratkan dengan to no koto desu, mereka berkata begitu, atau to itte imashita memisahkan apa yang dikatakan daripada apa yang anda simpulkan, yang penting jika mesej itu kemudiannya diambil tindakan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| ABC商事の佐藤様からお電話がありました。 | ABC Shōji no Satō-sama kara odenwa ga arimashita. | Terdapat panggilan daripada Sato dari ABC Trading. |
| 折り返しお電話がほしいとのことです。 | Orikaeshi odenwa ga hoshii to no koto desu. | Mereka ingin panggilan balik. |
| 納期の件で確認したいとおっしゃっていました。 | Nōki no ken de kakunin shitai to osshatte imashita. | Mereka berkata mereka ingin menyemak tentang tarikh penghantaran. |
| 五時までなら会社にいらっしゃるそうです。 | Go-ji made nara kaisha ni irassharu sō desu. | Mereka berkata mereka akan berada di pejabat sehingga jam lima. |
| メモを机の上に置いておきました。 | Memo o tsukue no ue ni oite okimashita. | Saya telah meninggalkan nota di atas meja anda. |
| 急ぎではないとのことでした。 | Isogi de wa nai to no koto deshita. | Mereka berkata ia tidak mendesak. |
To no koto desu ialah frasa yang paling berguna dalam bahagian ini. Ia menandakan keseluruhan pernyataan seperti yang dilaporkan tanpa memerlukan kata kerja berkata.
Perangkap penghormatan dalam mesej yang disampaikan
Peraturan dalam kumpulan dan luar kumpulan Jepun digunakan pada keseluruhan mesej, dan peraturan itu terbalik bergantung pada siapa anda bercakap. Kepada pemanggil luar, pengurus anda sendiri adalah uchi, di dalam, jadi anda menggugurkan tajuk dan menggunakan borang yang sederhana tentang mereka. Kepada rakan sekerja anda selepas itu, pengurus yang sama adalah senior dan mengambil anugerah sekali lagi.
Ini adalah sumber ralat sebenar, kerana mesejnya sama dan bahasanya tidak. Peraturan praktikal adalah untuk bertanya siapa yang mendengar dan bukannya siapa yang diterangkan, dan untuk menetapkan semula penghormatan setiap kali penonton berubah.
| Bercakap dengan | Mengenai pengurus anda Tanaka | Soal pemanggil Sato |
|---|---|---|
| Pemanggil luar | 田中は外出しております Tanaka wa gaishutsu shite orimasu | 佐藤様がおっしゃっていました Satō-sama ga osshatte imashita |
| Rakan sekerja anda | 田中部長は外出されています Tanaka-buchō wa gaishutsu sarete imasu | 佐藤さんから電話がありました Satō-san kara denwa ga arimashita |
| Pengurus anda secara langsung | ご不在の間に Gofuzai no aida ni | 佐藤様からお電話がございました Satō-sama kara odenwa ga gozaimashita |
Perhatikan bahawa pemanggil menyimpan kehormatan mereka di setiap baris. Hanya pihak anda sendiri yang bahasanya berubah dengan penonton.
Mesej bertulis dan sembang
Kebanyakan mesej yang disampaikan kini mengembara melalui sembang atau e-mel dan bukannya nota kertas, dan konvensyen memampatkan. Bentuk yang diharapkan ialah sumber, permintaan, tarikh akhir dan nama anda, dalam susunan itu, pada empat baris pendek. Prosa panjang tidak membantu untuk sesuatu yang dibaca oleh rakan sekerja di antara mesyuarat.
Simpan penanda ucapan yang dilaporkan walaupun dalam bentuk bertulis. Mesej sembang yang menyatakan tarikh akhir ialah hari Jumaat dibaca sebagai kenyataan anda; satu yang mengatakan bahawa mereka mengatakan tarikh akhir adalah hari Jumaat menjadikan sumber itu jelas dan melindungi semua orang jika ternyata salah.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 【伝言】ABC商事・佐藤様より | Dengon: ABC Shōji Satō-sama yori | Mesej: daripada Sato dari ABC Trading |
| ご用件：納期の確認 | Goyōken: nōki no kakunin | Perkara: mengesahkan tarikh penghantaran |
| 本日十七時までに折り返しご希望とのことです。 | Honjitsu jūshichi-ji made ni orikaeshi gokibō to no koto desu. | Mereka ingin membuat panggilan balik sebelum jam 17:00 hari ini. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Hanya nota ringkas untuk memberitahu anda. |
| 詳細は口頭でお伝えします。 | Shōsai wa kōtō de otsutae shimasu. | Saya akan menyampaikan butiran secara peribadi. |
Apabila anda tidak dapat menerima mesej dengan betul
Kadang-kadang taliannya teruk, pemanggil bercakap laju, atau anda tidak mengikutnya. Respons yang salah ialah meneka dan menyampaikan separuh mesej; cara yang betul ialah menyatakan dengan jelas apa yang anda lakukan dan tidak dapat, baik kepada pemanggil mahupun kepada rakan sekerja anda.
Dengan pemanggil, meminta mereka untuk memperlahankan kelajuan sepenuhnya boleh diterima dan diharapkan daripada sesiapa sahaja yang berada di talian yang tidak baik. Dengan rakan sekerja anda, menandakan ketidakpastian anda secara eksplisit adalah perkara yang membolehkan mereka memutuskan sama ada untuk menghubungi semula dan menyemak.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Saya minta maaf, bolehkah anda bercakap sedikit lebih perlahan? |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Talian nampaknya teruk. |
| 聞き取れなかったので、もう一度お願いします。 | Kikitorenakatta node, mō ichido onegai shimasu. | Saya tidak dapat menangkapnya, jadi tolong sekali lagi. |
| お名前は聞き取れましたが、ご用件が不確かです。 | Onamae wa kikitoremashita ga, goyōken ga futashika desu. | Saya mendapat nama itu tetapi saya tidak pasti tentang subjek itu. |
| 念のため、確認していただけますか。 | Nen no tame, kakunin shite itadakemasu ka. | Bolehkah anda menyemak, hanya untuk selamat? |