Rantaian dokumen dari sebut harga hingga pembayaran
Perjanjian biasa antara dua syarikat Jepun berlaku seperti ini. Pembeli meminta sebut harga dan penjual menghantar mitsumorisho. Pembeli menerima dengan menghantar hatchūsho, pesanan pembelian; di pihak penjual, menerima pesanan itu adalah juchū, dan mereka boleh mengesahkan dengan chūmon ukesho atau juchū kakuninsho. Penjual menghantar dengan nōhinsho, nota penghantaran, dan selalunya kenshūsho atau juryōsho untuk ditandatangani pembeli sebagai penerimaan. Penjual kemudian mengeluarkan seikyūsho, invois, pembeli membayar dengan furikomi, pindahan wang melalui bank, dan penjual boleh mengeluarkan ryōshūsho, resit.
Keiyakusho, kontrak, terletak di atas rantai ini untuk perhubungan yang berterusan atau besar, dan kihon keiyakusho, perjanjian asas, selalunya meliputi banyak pesanan kecil supaya setiap satu hanya memerlukan sebut harga dan pesanan. Pembelian kecil melangkau beberapa langkah, tetapi pelajari pesanan itu juga, kerana setiap dokumen merujuk kepada yang sebelumnya mengikut nombor.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Bolehkah anda memberi kami sebut harga? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Kami akan membuat pesanan mengikut sebut harga. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Kami telah menerima pesanan anda. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Kami akan menghantarnya dengan nota penghantaran. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Kami akan mengeluarkan invois pada akhir bulan. |
Membaca mitsumorisho dan hatchūsho
Sebut harga mempunyai pengepala dengan nama pembeli dan onchū, syarikat yang setara dengan sama, nama dan meterai penjual, nombor, mitsumori bangō dan tarikh. Badan menyenaraikan item, hinmei, dengan kuantiti, sūryō, unit, tan'i, harga unit, tanka, dan jumlah, kingaku. Di bawah adalah jumlah kecil, shōkei, cukai penggunaan, shōhizei, dan jumlahnya, gōkei. Tiga medan berhampiran bahagian bawah paling penting: nōki, masa penghantaran; shiharai jōken, syarat pembayaran; dan yūkō kigen, berapa lama harga sah. Baris bikō memegang ucapan.
A hatchūsho mencerminkan petikan dan menambah alamat penghantaran, nōhin-saki, tarikh penghantaran yang diminta, nōhin kibōbi dan nombor pesanan pembeli, yang penjual akan sebutkan pada invois. Apabila anda menerima sebut harga, semak harga unit, semak sama ada cukai disertakan dan baca tempoh sah: sebut harga yang tamat tempoh sebelum kelulusan dalaman anda tamat bermakna pusingan kedua.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Adakah jumlah ini dengan atau tanpa cukai? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Bolehkah anda memanjangkan kesahihan petikan? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Kira-kira bilakah penghantaran? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Jika kita menukar kuantiti, adakah harga seunit berubah? |
Membaca seikyūsho dan syarat pembayaran
Invois mengulangi item dan jumlah serta menambah medan yang menentukan masa dan cara wang bergerak. Hakkōbi ialah tarikh dikeluarkan. Shiharai kigen adalah tarikh akhir. Furikomisaki ialah akaun bank: bank, cawangan, jenis akaun, futsū atau tōza, nombor dan nama akaun, kōza meigi. Furikomi tesūryō, yuran pemindahan, biasanya ditanggung oleh pembayar, dan invois mungkin menyatakan demikian. Sejak pengenalan sistem invois yang layak, invois daripada perniagaan berdaftar juga membawa nombor pendaftaran bermula dengan T; tanya perakaunan bagaimana ia mempengaruhi syarikat anda.
Syarat pembayaran ditulis sebagai formula dua bahagian. Separuh masa pertama ialah shime, cut-off yang menutup kumpulan invois; yang kedua ialah barai, apabila batch itu dibayar. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: ditutup pada akhir bulan, dibayar pada akhir bulan berikutnya. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: ditutup pada kedua puluh, dibayar pada kesepuluh bulan depan. Yokuyokugetsu bermaksud bulan selepas seterusnya. Sōkin ialah perkataan biasa untuk menghantar wang; nyūkin adalah wang yang tiba, jadi nyūkin kakunin sedang menyemak bahawa ia telah masuk.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Syarat pembayaran adalah penutupan akhir bulan, dibayar pada akhir bulan berikutnya. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Bolehkah anda menampung yuran pemindahan? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Kami telah mengesahkan penerimaan pembayaran. terima kasih. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Tarikh akhir telah berlalu; bolehkah anda memberitahu kami bila pembayaran dirancang? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Bolehkah anda memasukkan nama jabatan pada invois? |
Nōhinsho, ryōshūsho dan keiyakusho
A nōhinsho mengembara dengan barang dan menyenaraikan apa yang dihantar; pembeli menyemaknya terhadap pesanan, kenshū, dan menyimpannya. Juryōsho atau salinan yang ditandatangani dikembalikan kepada penjual sebagai bukti. Apabila penghantaran pendek atau rosak, nombor nōhinsho ialah nombor yang anda sebutkan apabila anda menghubungi.
A ryōshūsho mengesahkan pembayaran diterima. Dengan pindahan bank, banyak syarikat menganggap rekod pemindahan sebagai resit dan tidak mengeluarkannya melainkan diminta. Keiyakusho menetapkan keseluruhan hubungan: pihak, kō dan otsu, skop, harga, istilah, kikan, pembaharuan, kōshin, penamatan, kaijo, dan kerahsiaan, himitsu hoji. Kontrak selalunya disediakan dalam dua salinan, satu untuk setiap bahagian, dan setiap syarikat mengecap kedua-duanya. Rujuk artikel mengikut nombor, jō: dai-san-jō, artikel tiga.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Kuantiti pada nota penghantaran tidak sepadan dengan apa yang tiba. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Sila tandatangani pengakuan dan hantar semula. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Adakah anda memerlukan resit? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Biar saya sahkan artikel tiga kontrak. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Penggalnya setahun dengan pembaharuan automatik, betul ke? |
Inkan, kakuin dan denshi keiyaku
Kontrak tradisional dicop dan bukannya ditandatangani. Meterai berdaftar syarikat, jitsuin, diletakkan pada blok tandatangan; keiin ditekan merentasi sempadan setiap pasangan halaman supaya halaman tidak boleh ditukar; dan teisei-in menandakan sebarang pembetulan tulisan tangan. Kertas dalaman biasa menggunakan kakuin segi empat sama atau mitome-in peribadi, dan kata kerja untuk mengecap ialah ōin atau nattsuin. Siapa yang memegang meterai dan siapa yang boleh menggunakannya adalah peraturan dalaman yang ketat.
Kontrak elektronik, denshi keiyaku, yang ditandatangani melalui perkhidmatan web kini meluas. Perbendaharaan kata beralih kepada denshi shomei, tandatangan elektronik; denshi shoshiki, bentuk elektronik dokumen; dan shōnin, kelulusan, dalam aliran kerja. Sesetengah rakan niaga masih meminta kertas, jadi permintaan mungkin perlu menyatakan borang yang boleh anda terima. Sama ada kontrak yang diberikan memerlukan meterai, tandatangan atau e-tandatangan bergantung pada syarikat, dokumen dan rakan niaga, jadi tanya pasukan perundangan atau hal ehwal am anda, sōmu.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Sila cop kontrak. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Sila letakkan meterai silang halaman pada jilid setiap halaman. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Adakah kontrak elektronik boleh diterima? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Sila sediakan dua yang asal dan pulangkan satu. |
Meminta setiap dokumen dengan sopan
Corak permintaan adalah sama untuk setiap dokumen. Namakannya dengan o atau pergi, sebutkan perkara yang terkandung di dalamnya, berikan tarikh akhir dan format, dan tutup dengan ucapan terima kasih atas masalah itu. Kata kerja teras ialah go-sōfu itademasu deshō ka, bolehkah anda hantar, atau o-okuri itademasu deshō ka; untuk mengeluarkan dokumen baharu, go-hakkō itakemasu deshō ka. Tambah sebab jika tarikh akhir adalah ketat: shanai shori no tsugō de, untuk pemprosesan dalaman.
Pada telefon, tambahkan syarikat dan nama anda, dan ulangi nombor dokumen. Apabila anda menghantar dokumen, gunakan o-okuri itashimasu dan minta mereka menyemak dengan go-kakunin kudasai. Mengejar dokumen lewat adalah sopan tetapi langsung: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, dan kemudian soalan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Maaf menyusahkan anda, bolehkah anda menghantar invois bulan ini sebelum Jumaat depan? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Ia akan membantu jika anda boleh menghantarnya sebagai PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Saya telah melampirkan petikan; sila semak. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Mengenai invois yang saya minta semalam, kira-kira bilakah ia akan dihantar? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Maaf atas masalah ini, dan terima kasih. |
Dokumen perbendaharaan kata
Jadual mengumpulkan nama dokumen dan medan yang akan anda baca padanya.
| Perkataan | Membaca | Maknanya |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | sebut harga |
| 発注書 | hatchūsho | pesanan pembelian |
| 受注 | juchū | menerima pesanan (pihak penjual) |
| 納品書 | nōhinsho | nota penghantaran |
| 請求書 | seikyūsho | invois |
| 領収書 | ryōshūsho | resit |
| 契約書 | keiyakusho | kontrak |
| 支払条件 | shiharai jōken | syarat pembayaran |
| 締め | shime | pemotongan untuk tempoh pengebilan |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | dibayar pada akhir bulan berikutnya |
| 振込先 | furikomisaki | akaun bank untuk pemindahan |
| 有効期限 | yūkō kigen | tempoh sah laku |
| 押印 | ōin | menampal meterai |
| 電子契約 | denshi keiyaku | kontrak elektronik |
Kesilapan yang melambatkan pembayaran
Kebanyakan kelewatan datang dari medan, bukan pertikaian. Invois yang dialamatkan kepada nama syarikat yang salah atau tiada jabatan; nombor pesanan pembelian yang tidak sepadan; garis cukai hilang atau dua kali ganda; butiran bank dengan nama akaun dalam skrip yang salah; tarikh tamat yang mengabaikan kecemerlangan pelanggan, jadi invois tiba sehari lewat dan menunggu sebulan. Pada kontrak, ralat klasik ialah keiin yang hilang, setem daripada meterai yang salah dan nama rakan niaga yang berbeza daripada nama berdaftarnya dengan satu aksara.
Sebelum anda menghantar sebarang dokumen, semak nama penerima, nombor yang dirujuk dan syarat terhadap dokumen sebelumnya dalam rantaian. Jika pelanggan mengatakan bahawa dokumen itu salah, minta maaf secara ringkas, tanya medan yang mana dan keluarkan semula pada hari yang sama dengan sai-hakkō dalam baris subjek. Amalan syarikat berbeza pada hampir semua perkara di sini, daripada meterai hingga bulan pembayaran, jadi pelajari bahasa dan kemudian tanya rakan sekerja bagaimana syarikat anda melakukannya.
- Semak nama, onchū atau sama, dan jabatan pada setiap dokumen
- Petik nombor dokumen sebelumnya pada nombor seterusnya
- Sahkan zeikomi atau zeinuki dan talian cukai sebelum menghantar
- Baca shime pelanggan dan hantar invois sebelum itu
- Tanya sebelum anda cop; meterai mempunyai peraturan tentang siapa yang boleh menggunakannya