Sediakan sebelum anda mendail
Panggilan sokongan menjadi teruk untuk pelajar kebanyakannya disebabkan oleh perkara yang berlaku dalam tiga puluh saat pertama: anda diminta untuk mengenal pasti butiran semasa masih menyesuaikan diri dengan kelajuan pengendali. Apabila butiran tersebut ditulis di hadapan anda akan menghapuskannya sepenuhnya, dan itu juga yang dilakukan oleh pemanggil Jepun.
Tulis empat perkara: nombor pelanggan atau kontrak anda, nama anda dalam katakana, nombor telefon berdaftar anda dan model atau nama perkhidmatan. Kemudian tulis masalah dalam tiga ayat pendek. Membaca daripada nota pada panggilan telefon tidak kelihatan.
- Nombor pelanggan atau kontrak, お客様番号 okyakusama bangō
- Nama anda dalam katakana, seperti yang didaftarkan
- Nombor telefon pada akaun
- Nama dan model produk atau perkhidmatan
- Tiga ayat: apa yang salah, sejak bila, apa yang anda telah cuba
- Perkara yang anda mahukan: pembaikan, bayaran balik, lawatan, penjelasan
Mendapat melalui menu automatik
Menu yang dirakam adalah pantas dan formal, dan cuba memahami setiap perkataan adalah strategi yang salah. Setiap pilihan berakhir dengan nombor, dan nombor itu adalah satu-satunya bahagian yang anda perlukan. Dengarkan larangan oshite kudasai, tekan nombor, dan padankan digit dengan kategori.
Kategori adalah konsisten merentas syarikat. Kontrak dan rancangan, masalah teknikal, pengebilan, pemindahan atau pembatalan, dan lain-lain. Sono ta, yang lain, selalunya merupakan laluan terpantas kepada pengendali manusia.
| Apa yang anda dengar | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| ご契約に関するお問い合わせ | gokeiyaku ni kansuru otoiawase | Pertanyaan kontrak |
| 故障・技術的なお問い合わせ | koshō, gijutsuteki dan otoiawase | Kerosakan dan sokongan teknikal |
| 料金に関するお問い合わせ | ryōkin ni kansuru otoiawase | Pengebilan |
| 解約・変更 | kaiyaku, henkō | Pembatalan dan perubahan |
| その他 | sono ta | Lain-lain, selalunya laluan ke operator |
| …番を押してください | ... ban o oshite kudasai | Tekan nombor... |
| オペレーターにおつなぎします | operētā ni otsunagi shimasu | Menghubungkan anda kepada operator |
Jika menu bergelung atau anda tidak pasti, menekan apa-apa selalunya memindahkan anda kepada manusia. Banyak sistem melakukan ini selepas dua percubaan gagal oleh reka bentuk.
Pemeriksaan identiti
Setelah disambungkan, pertukaran pertama ialah pengenalan dan ia mengikut perintah tetap: nama anda, kemudian nombor akaun atau pelanggan, kemudian biasanya nombor telefon berdaftar, dan kadangkala tarikh lahir atau alamat. Jika kesemuanya ditulis bermakna fasa ini mengambil masa dua puluh saat dan bukannya dua minit.
Ini juga masa yang tepat untuk mengatakan bahasa Jepun anda terhad. Menyebutnya sebelum perbualan teknikal bermula mengubah cara keseluruhan panggilan dihantar.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| お世話になっております。マリアと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Maria to mōshimasu. | Hello, nama saya Maria. |
| 日本語があまり上手ではないので、ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga amari jōzu de wa nai node, yukkuri onegaishimasu. | Bahasa Jepun saya tidak begitu baik, jadi tolong perlahan-lahan. |
| お客様番号は一二三四五六です。 | Okyakusama bangō wa ichi-ni-san-yon-go-roku desu. | Nombor pelanggan saya ialah 123456. |
| 登録の電話番号は〇九〇の…です。 | Tōroku no denwa bangō wa zero-kyū-zero no... desu. | Nombor telefon berdaftar ialah 090-... |
| 契約者は私本人です。 | Keiyakusha wa watashi honnin desu. | Saya sendiri adalah pemegang akaun. |
| 生年月日は一九九五年三月四日です。 | Seinengappi wa sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu yokka desu. | Tarikh lahir saya ialah 4 Mac 1995. |
Menghuraikan masalah
Perihalan kesalahan yang jelas mempunyai tiga bahagian: apa yang berlaku, sejak bila, dan perkara yang telah anda cuba. Memberi ketiga-tiga tanpa digesa menjimatkan operator bertanya dan membolehkan anda melepasi penyelesaian masalah standard dengan lebih cepat.
Gunakan kata kerja tak transitif untuk kesalahan, seperti mana-mana laporan masalah: tsunagarimasen, ia tidak akan menyambung; utsurimasen, tidak ada gambar; ugokimasen, ia tidak berfungsi. Ini menerangkan keadaan dan bukannya tindakan yang anda ambil.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| インターネットがつながらないんです。 | Intānetto ga tsunagaranai n desu. | Internet tidak akan bersambung. |
| 昨日の夜からです。 | Kinō no yoru kara desu. | Sejak malam tadi. |
| ルーターの再起動はもう試しました。 | Rūtā no saikidō wa mō tameshimashita. | Saya telah mencuba memulakan semula penghala. |
| ランプが赤く点滅しています。 | Ranpu ga akaku tenmetsu shite imasu. | Lampu berkelip merah. |
| エラーコードは E ゼロ二です。 | Erā kōdo wa ii zero ni desu. | Kod ralat ialah E02. |
| 請求金額が普段と違います。 | Seikyū kingaku ga fudan to chigaimasu. | Jumlah yang dibilkan berbeza daripada biasa. |
| 先月から二重に引き落とされています。 | Sengetsu kara nijū ni hikiotosarete imasu. | Saya telah didakwa dua kali sejak bulan lepas. |
Mengikut arahan yang diucapkan
Bahagian paling sukar dalam panggilan sokongan adalah melalui langkah-langkah melalui suara, tanpa skrin dikongsi dan tiada cara untuk melihat maksud pengendali. Pembaikan adalah untuk mengesahkan setiap langkah dan bukannya cuba menahan keseluruhan urutan.
Katakan apa yang anda lakukan semasa anda melakukannya. Bercerita memberi pengendali satu pusat pemeriksaan dan membolehkan mereka membetulkan anda sebelum anda melakukan tiga langkah yang salah, dan ia juga memperlahankan rentak secara semula jadi.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 今、やってみます。少しお待ちください。 | Ima, yatte mimasu. Sukoshi omachi kudasai. | Saya akan mencubanya sekarang. Sila tunggu sebentar. |
| 設定の画面を開きました。次はどうすればいいですか。 | Settei no gamen o hirakimashita. Tsugi wa dō sureba ii desu ka. | Saya telah membuka skrin tetapan. Apa seterusnya? |
| どのボタンですか。もう一度お願いします。 | Dono botan desu ka. Mō ichido onegaishimasu. | Butang yang mana? Sekali lagi, tolong. |
| 同じ画面が出ません。 | Onaji gamen ga demasen. | Skrin yang sama tidak muncul. |
| できました。今は正常に見えます。 | Dekimashita. Ima wa seijō ni miemasu. | Selesai. Ia kelihatan biasa sekarang. |
| やっぱり直りません。 | Yappari naorimasen. | Ia masih belum dibaiki. |
Meningkat, dan menukar saluran
Jika panggilan di luar pendengaran anda atau masalahnya di luar operator barisan pertama, mengatakan demikian adalah perkara biasa. Anda boleh meminta penyelia, panggilan balik, lawatan atau saluran lain sepenuhnya. Sokongan sembang dan janji temu kedai selalunya lebih mudah daripada panggilan telefon dan merupakan perkara yang sah untuk diminta.
Sebelum menamatkan sebarang panggilan, dapatkan dua perkara: nombor rujukan dan nama orang yang anda bercakap. Kedua-duanya membuat panggilan susulan secara dramatik lebih mudah.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 別の方に代わっていただけますか。 | Betsu no kata ni kawatte itadakemasu ka. | Bolehkah anda menyerahkan saya kepada orang lain? |
| 折り返しお電話いただくことは可能ですか。 | Orikaeshi odenwa itadaku koto wa kanō desu ka. | Adakah panggilan balik boleh dilakukan? |
| チャットやメールでも対応していただけますか。 | Chatto ya mēru demo taiō shite itadakemasu ka. | Adakah ini boleh dikendalikan melalui sembang atau e-mel sebaliknya? |
| お店で相談することはできますか。 | Omise de sōdan suru koto wa dekimasu ka. | Bolehkah saya membincangkannya di kedai? |
| 受付番号を教えていただけますか。 | Uketsuke bangō o oshiete itadakemasu ka. | Bolehkah anda memberi saya nombor rujukan? |
| お名前を伺ってもよろしいですか。 | Onamae o ukagatte mo yoroshii desu ka. | Boleh saya tanya nama awak? |
| 英語の対応はありますか。 | Eigo no taiō wa arimasu ka. | Adakah terdapat sokongan bahasa Inggeris? |
Menutup panggilan dan perkara yang perlu diperhatikan
Tamatkan dengan mengesahkan apa yang akan berlaku dan bila. Panggilan sokongan yang berakhir tanpa langkah seterusnya dan tarikh meninggalkan anda tepat di mana anda bermula, dan frasa untuk memintanya adalah pendek.
Tulis empat perkara serta-merta selepas itu: tarikh, nombor rujukan, nama pengendali dan perkara yang dipersetujui. Jika anda perlu menelefon semula, nota itu menukar penjelasan ulangan kepada dua ayat susulan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 確認ですが、いつまでに対応いただけますか。 | Kakunin desu ga, itsu made ni taiō itadakemasu ka. | Untuk mengesahkan, bilakah perkara ini akan diuruskan? |
| こちらは何かする必要がありますか。 | Kochira wa nani ka suru hitsuyō ga arimasu ka. | Adakah terdapat apa-apa yang perlu saya lakukan? |
| メールでも内容を送っていただけますか。 | Mēru demo naiyō o okutte itadakemasu ka. | Bolehkah anda juga menghantar butiran melalui e-mel? |
| ありがとうございました。失礼します。 | Arigatō gozaimashita. Shitsurei shimasu. | Terima kasih banyak-banyak. selamat tinggal. |
| 先日、受付番号一二三四でご連絡した件です。 | Senjitsu, uketsuke bangō ichi-ni-san-yon de gorenraku shita ken desu. | Ini mengenai nombor rujukan 1234 dari hari lain. |
Meminta pengesahan melalui e-mel ialah permintaan yang paling berguna pada keseluruhan panggilan. Ia memberi anda rekod bertulis yang boleh anda baca dengan kelajuan anda sendiri.