Bentuk maklum balas tempat kerja di Jepun
Maklum balas di pejabat Jepun mengikut bentuk yang mudah dipelajari sebaik sahaja anda melihatnya: kusyen, pemerhatian khusus, cadangan dan penutup yang berpandangan ke hadapan. Kusyen memberi isyarat bahawa sesuatu yang halus akan datang. Pemerhatian adalah mengenai kerja, bukan orangnya. Cadangan itu ditawarkan sebagai kemungkinan. Yang rapat kembalikan hubungan kepada normal. Rindu mana-mana satu dan komen itu mendarat lebih keras daripada yang anda maksudkan.
Masa dan tempat penting seperti perkataan. Komen kritikal diberikan satu lawan satu, bukan di hadapan pasukan, dan tidak lama selepas acara dan bukannya disimpan untuk semakan. Komen positif boleh didedahkan kepada umum, tetapi komen itu juga disimpan pendek. Mesej sembang peribadi dengan satu titik kini merupakan saluran maklum balas yang paling biasa dalam banyak syarikat.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Adakah anda mempunyai masa sekarang? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Hanya ada satu perkara yang saya perhatikan. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Bolehkah saya bercakap dengan anda secara ringkas tentang dokumen itu? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Jika anda tidak keberatan, saya ada satu cadangan. |
Kata-kata kusyen yang membuka komen
Kusshon kotoba, perkataan kusyen, adalah frasa kecil yang mendahului apa-apa yang janggal. Mereka tidak mengubah kandungan; mereka mengubah cara ia diterima. Yang paling berguna untuk maklum balas ialah hitotsu ki ni natta no desu ga, satu perkara menarik perhatian saya; osore-irimasu ga, maafkan saya tetapi; dan, kepada seorang senior, sashidegamashii no desu ga, berisiko terlampau. Dalam sembang, chotto ii desu ka atau ichiten dake yang lebih ringan, hanya satu mata, melakukan kerja yang sama.
Pemerhatian kemudiannya diikuti dalam bahasa neutral. Terangkan apa yang anda lihat: sūji ga chigatte iru yō desu, angka-angka nampaknya berbeza, daripada machigatte imasu, ia adalah salah. Yō desu, nampaknya, dan mitai desu, nampaknya, kekalkan tentatif pemerhatian walaupun anda pasti.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Maafkan saya, tetapi izinkan saya menyemak satu perkara. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Ia menarik perhatian saya, jadi saya akan berkongsinya. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Saya mungkin kehilangan sesuatu, tetapi angka di muka surat dua kelihatan berbeza. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Maaf kerana memilih, tetapi tarikh masih bulan lepas. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Hanya untuk selamat, adakah ini penerima yang betul? |
Maklum balas positif yang tidak kelihatan merendahkan
Pujian adalah lebih rumit daripada kritikan dalam bahasa Jepun, kerana menilai seseorang itu sendiri adalah tindakan senior. Jōzu desu ne atau yoku dekimashita, syabas, kedengaran semula jadi daripada pengurus kepada pekerja baharu dan merendahkan antara rakan sebaya. Corak selamat adalah untuk memuji kerja dan kesannya kepada anda. Tasukarimashita, yang membantu saya, adalah perkataan tunggal yang paling berguna di sini, kerana ia meletakkan anda pada kedudukan orang yang mendapat manfaat.
Kepada senior, elakkan menilai sama sekali. Benkyō ni narimashita, saya belajar daripada itu, dan sankō ni narimashita, itu adalah rujukan yang berguna, nyatakan penghargaan tanpa menilai. Pastikan pujian pendek; pujian yang panjang membuatkan rakan sekerja tidak selesa dan mengundang gelombang penafian.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Dokumen itu sangat mudah diikuti. Itu banyak membantu. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Balasan pantas anda kepada pelanggan sangat membantu. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Cara anda meringkaskan itu berguna kepada saya. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Banyak yang saya pelajari daripada pembentangan semalam. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Bahagian ini bagus. Mari kita teruskan sebagaimana adanya. |
Menunjukkan ralat dan mencadangkan perubahan
Setelah pemerhatian berada di atas meja, cadangan berikut. Bentuk teras adalah shita hō ga ii kamo shiremasen, mungkin lebih baik, yang menukar arahan menjadi kemungkinan. Kepada kōhai anda boleh turun ke shita hō ga ii yo; kepada seorang senior, gunakan ikaga deshō ka, apa yang anda fikirkan, dan biarkan mereka membuat keputusan. Jika terdapat beberapa masalah, pilih yang penting dan tawarkan untuk menghantar selebihnya secara bertulis.
Berikan alasan dengan cadangan itu. Rakan sekerja menerima perubahan dengan lebih mudah apabila mereka dapat melihat sebab: pelanggan menggunakan format lama, nombor mesti sepadan dengan laporan. Alasan juga menunjukkan ulasan adalah mengenai kerja, bukan tentang mereka.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Ini mungkin lebih mudah dibaca sebagai jadual. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Pelanggan menggunakan format lama, jadi saya fikir kita harus memadankannya. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Jika anda meletakkan kesimpulan dahulu, saya fikir ia akan menjadi lebih baik. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Terdapat dua atau tiga mata lagi, jadi saya akan menghantarnya dalam sembang kemudian. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Jika anda suka, bolehkah saya membetulkannya di sebelah saya? |
Daftar peralihan: kōhai, dōryō dan jōshi
Komen yang sama berubah bentuk dengan pangkat. Bagi seorang kōhai, seorang junior, anda boleh menjadi lebih jelas dan lebih arahan, tetapi kusyen dan alasannya masih penting, kerana junior ingat bagaimana mereka diperbetulkan selama bertahun-tahun. Kepada dōryō, rakan sebaya, simpan segala-galanya sebagai cadangan antara yang sama dan elakkan apa-apa yang kelihatan seperti penggredan. Kepada seorang jōshi, pengurus anda, anda mengemukakan soalan untuk pemahaman anda sendiri, secara peribadi, sekali, dan melepaskannya jika ia tidak dijawab.
Jadual menunjukkan pergerakan yang sama pada setiap peringkat. Tahap mana yang sesuai dengan senpai yang bukan pengurus anda bergantung pada hubungan anda dan pejabat anda; apabila ragu-ragu, gunakan borang dōryō.
| Bergerak | Kepada seorang kōhai | Kepada doryō | Kepada seorang jōshi |
|---|---|---|---|
| Pembukaan | Chotto ii? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Pemerhatian | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Cadangan | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itakemasu deshō ka. |
| Sebab | Hōkokusho kepada awaseru kara. | Hōkokusho kepada awaseru hitsuyō ga aru nod. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| pujian | Saya tidak, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| tutup | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga secara literal bermaksud saya sedang ke hadapan, tetapi, dan ia adalah pembuka standard untuk junior yang menaikkan sesuatu dengan senior. Gunakan sekali; mengulanginya kedengaran cemas.
Maklum balas dalam sembang dan e-mel
Maklum balas bertulis kehilangan nada, jadi ia memerlukan lebih banyak kusyen, bukan kurang. Mesej sembang dengan pembetulan harus mempunyai sapaan, kusyen, satu titik, cadangan dan penutup yang lembut, walaupun itu menjadikannya lima baris. Emoji baik dalam sembang dalam banyak pasukan dan tidak sesuai dalam e-mel; tiru tabiat pasukan anda. Maklum balas e-mel pada dokumen biasanya digunakan sebagai senarai bernombor selepas baris yang memberikan gambaran keseluruhan.
Baris di bawah adalah bahagian yang boleh digunakan semula untuk mesej sembang dan e-mel. Gantikan butiran, simpan pesanan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Hello. Saya telah melihat dokumen itu. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Secara keseluruhan saya fikir ia sangat mudah untuk diikuti. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Hanya satu mata, bolehkah anda menyemak unit pada carta halaman-tiga? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Saya telah menyenaraikan perkara yang saya perhatikan di bawah, sebagai rujukan. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Terima kasih atas bantuan anda yang berterusan. |
Susulan
Maklum balas yang tidak pernah dilihat semula tidak mengajar apa-apa. Susulan singkat sehari atau dua kemudian menutup gelung: semak sama ada perubahan telah dibuat, ucapkan terima kasih kepada orang itu jika ada dan tawarkan bantuan jika tidak. Pastikan susulan lebih ringan daripada ulasan asal; Intinya adalah untuk menunjukkan anda perasan, bukan untuk mengejar.
- Berikan ulasan secara tertutup, satu persatu, dengan alasan
- Tawarkan untuk membetulkan perkara kecil sendiri di tempat yang lebih cepat
- Semak keputusan sehari atau dua kemudian, tanpa membuat pembetulan kedua
- Terima kasih khusus kepada orang tersebut untuk perubahan: naoshite kurete arigatō
- Jika tiada apa-apa yang berubah, tanyakan sama ada sesuatu itu tidak jelas dan bukannya berulang
- Untuk kōhai, perhatikan titik untuk satu-satu mereka seterusnya dan bukannya mengulanginya
Susulan boleh sesingkat sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, tentang perkara yang lebih awal, terima kasih, yang membantu. Rakan sekerja yang berterima kasih atas perubahan membuat lebih banyak daripada mereka.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Kesilapan pertama ialah melangkau kusyen. Machigatte imasu, itu salah, tanpa bunyi lead-in seperti seorang guru, walaupun kepada junior. Yang kedua ialah memuji rakan sebaya atau senior dengan kata-kata penilaian seperti jōzu atau erai, yang meletakkan anda di atas mereka. Yang ketiga ialah memberikan beberapa pembetulan sekaligus di hadapan orang lain. Yang keempat menggunakan daftar kōhai dengan rakan sebaya yang kebetulan lebih muda; umur lebih penting daripada peranan.
Yang kelima membuat susulan terlalu keras, mengubah cadangan menjadi permintaan dengan mengulanginya. Yang terakhir ialah memberi maklum balas kepada pengurus secara terbuka atau dalam sembang kumpulan. Angkat sekali, secara peribadi, dengan sashidegamashii no desu ga, dan terima apa sahaja keputusan mereka.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | itu salah. (Tiada kusyen; elakkan.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Ini mungkin terkeluar sedikit. (Versi lembut.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Anda mahir, tuan. (Menilai seorang senior; elakkan.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Saya belajar banyak daripada penjelasan anda. (Menghargai sebaliknya.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Mengenai hari yang lain, adakah sesuatu yang tidak jelas? (Tindakan yang lebih baik.) |