Mga Parirala sa Email ng Negosyo sa Hapon na Natural

Ang nakapirming balangkas ng isang Japanese business email

Ang bawat panlabas na email ng negosyo sa Japan ay binuo mula sa parehong pitong bahagi, sa parehong pagkakasunud-sunod. Ang mga mag-aaral na nahihirapan sa Japanese email ay kadalasang hindi kapos sa bokabularyo; nagsusulat sila ng English na email sa mga salitang Japanese, kaya ang mga bahagi ay dumating sa maling pagkakasunod-sunod at nawawala ang mga courtesy na parirala. Isaulo ang frame at ang pagsulat ay lumiliit sa dalawa o tatlong pangungusap sa gitna.

Ang mga bahagi na talagang binubuo mo ay ang linya ng layunin at ang katawan. Ang lahat ng iba pa ay nakatakdang teksto, kaya naman ang mga kasamahan sa Japan ay makakagawa ng tamang email sa loob ng siyamnapung segundo at kung bakit ang isang mag-aaral na nakakaalam ng frame ay magagawa rin ito.

Ang linya ng tatanggap at ang pambungad na pagbati

Magbubukas ang isang Japanese na email kung saan nakasulat ang tatanggap sa unang linya, bago ang anumang pagbati. Ang buong form ay kumpanya, departamento, pagkatapos ay ang personal na pangalan na may 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. I-drop lamang ang 株式会社 pagkatapos ng ilang palitan, at huwag i-drop ang 様. Kung hindi mo alam kung sino ang magbabasa nito, sinasaklaw ka ng ご担当者様. Sa loob ng iyong sariling kumpanya ang linya ay karaniwang 田中部長 o 田中さん, na may titulo ng trabaho na papalit sa 様 kapag ang tao ay mayroon na.

Ang pangalawang linya ay いつもお世話になっております, na hindi isang tanong o isang pahayag ng katotohanan. Lumilitaw ito sa halos lahat ng panlabas na email ng negosyo at tugon, kaya napansin ng isang mambabasa na hindi nakakakita nito ang agwat. Para sa unang contact, gamitin ang 初めてご連絡いたします sa halip, at kung sumusulat ka bilang customer ng isang tao sa halip na kanilang supplier, お世話になっております ay ganap na normal na walang あ.

Pangalanan ang iyong sarili at makarating sa punto

Ang ikatlong linya ay ang iyong sariling pangalan, na prefix ng iyong kumpanya: ABC社の山田です, o 株式会社ABCの山田と申します kapag gusto mo ng mas pormalidad. Huwag simulan ang pangungusap sa 私, at huwag kailanman ilakip ang 様 o さん sa iyong sariling pangalan. Pagkatapos ay sabihin kung bakit ka nagsusulat, sa isang pangungusap, bago ang anumang background, gamit ang 〜の件でご連絡いたしました. Ang pagsusulat ng negosyong Hapones ay konklusyon-una sa parehong paraan ng pasalitang negosyong Hapones: dapat malaman ng mambabasa kung ano ang gusto ng mensahe sa pagtatapos ng ika-apat na linya, at susunod ang paliwanag.

Humihiling sa isang tao na gawin ang isang bagay

Ang mga kahilingan ay namarkahan ayon sa kung gaano karaming silid ang iniiwan ng mambabasa upang tanggihan. Ang お願いいたします ay payak at neutral. Ang ご確認いただけますでしょうか ay mas malambot, dahil binibigyang-kahulugan ito bilang isang tanong kung ang mambabasa ay makakatulong. Ang ご対応いただけますと幸いです ay mas malambot pa, literal na nagsasabi na ito ay magiging masuwerte para sa iyo. Dalawang unan ang gumagawa ng karamihan sa natitirang gawain: お手数ですが, ibig sabihin ay paumanhin sa abala, at 恐れ入りますが, ibig sabihin, ikinalulungkot kong ipataw, na parehong nakaupo sa harap ng kahilingan. Magbigay ng deadline bilang petsa sa halip na sa lalong madaling panahon.

Hinahabol ang isang tugon at humihingi ng paumanhin para sa pagkaantala

Ang paghahabol ay ginagawa sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa posibilidad na ang mensahe ay naligaw, na nagbibigay-daan sa mambabasa na iligtas ang mukha. Nagtatanong si その後いかがでしょうか kung saan nakatayo ang mga bagay nang hindi inaakusahan ang sinuman ng anuman. Ang 行き違いでしたら申し訳ございません ay nagsasabi ng paumanhin kung ang aming mga mensahe ay tumawid, at ito ang karaniwang cushion sa pangalawang paalala. Pagkatapos lamang ng dalawa sa mga ito ay matatag na nagsasaad ng deadline ang isang manunulat na Hapon, at kahit na ang pangungusap ay nananatiling magalang.

Para sa iyong sariling late reply, ご返信が遅くなり申し訳ございません ang workhorse. Humingi ng paumanhin sa isang linya, pigilan ang pagpapaliwanag nang mahaba, at dumiretso sa paksa, dahil ang isang mahabang dahilan ay nagbabasa bilang isang mas malaking kabiguan kaysa sa mismong pagkaantala. Ang 申し訳ございません ay ang nakasulat na anyo; Ang すみません ay masyadong magaan para sa panlabas na mail, at ang 申し訳ありません ay nasa pagitan ng dalawa at nababagay sa panloob na paggamit.

Mga attachment, pag-iiskedyul, at pagsasabi ng hindi

Tatlong karaniwang layunin ang bawat isa ay may sariling fixed line. Ang isang attachment ay inihayag na may 添付いたします at inilarawan sa parehong pangungusap, dahil ang isang hubad na file na walang kasamang mga salita ay nagbabasa bilang pabaya. Ang pag-iskedyul ay nag-aalok ng mga puwang ng kandidato bilang isang listahan at nagtatanong kung alin ang nababagay, sa halip na hilingin sa mambabasa na mag-imbento ng mga oras para sa iyo. Ang pagtanggi ay hindi kailanman gumagamit ng できません sa sarili nitong: ang pattern ay salamat, panghihinayang, dahilan, at isang pinto na naiwang bukas.

Ang いたしかねます ay ang magalang na paraan ng pagsasabi na hindi mo kaya, na binabanggit bilang kahirapan sa halip na hindi pagnanais: 今回はお受けいたしかねます. Ipares ang anumang pagtanggi sa また機会がございましたら upang ang relasyon ay makaligtas sa hindi, na bahaging madalas na iniiwan ng mga nag-aaral.

Pagsasara ng mga linya na nagtatapos ng isang email nang maayos

Ang よろしくお願いいたします ay nagsasara ng halos lahat ng Japanese business email at hindi nagsasalin sa anumang partikular na bagay, kaya ituring ito bilang nakasulat na katumbas ng closing bow. Ang 何卒よろしくお願い申し上げます ay ang pinakamabigat na bersyon at nababagay sa unang diskarte, paghingi ng tawad, o isang malaking kahilingan sa isang kliyente, habang Ang 引き続きよろしくお願いいたします ay nababagay sa isang patuloy na thread. Sa ibaba nito ay ang signature block: pangalan, kumpanya, departamento, address, telepono, email. Huwag subukang isalin ang pinakamahusay na pagbati, dahil walang katumbas at ang pangwakas na kagandahang-loob ay ginagawa na ang gawaing iyon.

Sa loob ng kumpanya laban sa labas nito

Ang pagkakaibang pinakamahalaga ay ang uchi at soto: nasa loob ang iyong kumpanya, nasa labas ang lahat. Ang pagsusulat sa isang kliyente ay hindi mo kailanman isasama ang 様 o さん sa pangalan ng isang kasamahan, kahit na ang presidente, kaya ito ay 弊社の田中がご対応いたします. Ang iyong sariling kumpanya ay 弊社 kapag ikaw ay mapagpakumbaba at 当社 kapag ikaw ay neutral; ang kanila ay 貴社 sa pagsulat at 御社 sa pananalita. Ang panloob na email ay mas magaan: pinapalitan ng お疲れ様です ang お世話になっております, at ang お願いします ay kadalasang kumakatawan sa おしす. Itugma ang tono ng thread na sinasalihan mo sa halip na pumili ng level nang mag-isa.

• Panlabas na pagbubukas: いつもお世話になっております。 Panloob na pagbubukas: お疲れ様です。
• Ang iyong kumpanya sa isang tagalabas: 弊社 para sa pagpapakumbaba, 当社 para sa neutral na mga pahayag ng katotohanan.
• Ang kanilang kumpanya: 貴社 sa pagsulat, 御社 kapag sinabi mo ito nang malakas.
• Ang isang kasamahan na binanggit sa isang kliyente ay nawalan ng 様 at さん: 弊社の田中が伺います。
• Ang isang senior na kasamahan ay panloob na pinapanatili ang titulo ng trabaho na nag-iisa: 田中部長, hindi kailanman 田中部長様.
• Ang mga panloob na deadline ay maaaring direkta; ang parehong deadline sa labas ay tumatagal ng isang unan.

Mga linya ng paksa, cc, at pagtugon

Ang mga linya ng paksa sa Hapon ay naglalarawan at madalas na naka-bracket, tulad ng sa 【ご確認のお願い】新商品の件, dahil ang bracket ay nagsasabi sa mambabasa kung anong aksyon ang gusto bago sila magbukas ng anuman. Panatilihing hindi nagbabago ang paksa kapag tumugon ka upang manatiling nahahanap ang thread, at iwanang mag-isa ang Re: chain. Ang Cc ay may sariling kumbensyon: kung may tao sa cc, pangalanan sila sa katawan ng isang linya tulad ng 田中部長をCCに入れております, kaya walang nagulat na makita ang kanilang sarili doon. Sumulat sa ilang tao, panatilihin ang parehong cc sa iyong tugon at gamitin ang 各位 sa linya ng tatanggap.

• I-bracket ang aksyon sa paksa: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Panatilihin ang orihinal na paksa sa isang tugon upang mahanap muli ang thread sa ibang pagkakataon.
• I-anunsyo ang mga tumatanggap ng cc sa katawan sa halip na hayaan silang mapansin.
• Pagsusulat sa isang grupo, buksan gamit ang 関係者各位 o チームの皆様 sa halip na isang pangalan.
• Tumugon sa parehong araw kahit na ang sagot ay 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Isang buong email, linya sa linya

Basahin muli ang sample at pansinin kung ano ang wala. Walang pagtatanong tungkol sa kalusugan ng mambabasa, walang hiwalay na talata na nagpapasalamat sa kanila para sa kanilang nakaraang mensahe, at walang sign-off na pangalan sa loob ng katawan dahil dala ito ng signature block. Ang buong mensahe ay apat na totoong pangungusap na nakabalot sa mga nakapirming parirala, at ang ratio na iyon ay normal.

English na mga gawi sa email na hindi naglilipat

Karamihan sa mga awkward na Japanese na email na isinulat ng mga mag-aaral ay hindi ungrammatical. Ang mga ito ay mga English na email na may Japanese vocabulary, at ang isang Japanese reader ay nakakaramdam kaagad ng mismatch kahit na ang bawat salita ay tama. Ang mga ugali sa ibaba ay ang mga sanhi nito, at bawat isa ay may tuwirang kapalit na Japanese sa halip na isang pagsasalin.

• Pagbubukas nang may pag-asang mahahanap sila ng email. Walang katumbas sa Japanese, at pinunan na ng いつもお世話になっております ang slot na iyon.
• Isinasalin ang Dear Mr Tanaka sa isang bagay tulad ng 親愛なる田中様. Isulat ang kumpanya, departamento at 田中様 sa unang linya, pagkatapos ay huminto.
• Ibinaon ang kahilingan sa huling talata. Ang Japanese business mail ay nagsasaad ng layunin nito sa loob ng unang apat na linya.
• Paggamit ng すみません o ごめんなさい sa pagsulat. Parehong pasalitang rehistro: gamitin ang 申し訳ございません o 恐れ入りますが sa halip.
• Ang pag-attach ng file na walang pangungusap na naglalarawan dito, o pagsulat ng Japanese na katumbas ng mangyaring hanapin ang nakalakip at wala nang iba pa.
• Pag-sign off gamit ang 田中より sa ibaba bilang kapalit ng tamang signature block.
• Pagdaragdag ng さん sa pangalan ng isang kasamahan sa isang mensahe sa isang kliyente, na tahimik na nagpapalaki sa sarili mong kumpanya.
• Humihingi ng isang bagay sa lalong madaling panahon. Magbigay ng aktwal na petsa: Ang なるはや ay kaswal at ang 至急 ay parang emergency.