Maghanda bago ka mag-dial
Ang mga tawag sa suporta ay napupunta nang masama para sa mga mag-aaral dahil sa nangyayari sa unang tatlumpung segundo: hihilingin sa iyo ang pagtukoy ng mga detalye habang nag-a-adjust pa rin sa bilis ng operator. Ang pagkakaroon ng mga detalyeng iyon na nakasulat sa harap mo ay ganap na nag-aalis, at ito rin ang ginagawa ng isang Japanese na tumatawag.
Isulat ang apat na bagay: ang iyong customer o numero ng kontrata, ang iyong pangalan sa katakana, ang iyong nakarehistrong numero ng telepono, at ang modelo o pangalan ng serbisyo. Pagkatapos ay isulat ang problema sa tatlong maikling pangungusap. Ang pagbabasa mula sa isang tala sa isang tawag sa telepono ay hindi nakikita.
- Customer o numero ng kontrata, お客様番号 okyakusama bangō
- Ang iyong pangalan sa katakana, bilang nakarehistro
- Ang numero ng telepono sa account
- Ang pangalan at modelo ng produkto o serbisyo
- Tatlong pangungusap: ano ang mali, mula noong, kung ano ang sinubukan mo
- Ano ang gusto mo: isang pag-aayos, isang refund, isang pagbisita, isang paliwanag
Pagkuha sa pamamagitan ng awtomatikong menu
Mabilis at pormal ang naitala na menu, at ang pagsisikap na maunawaan ang bawat salita ay ang maling diskarte. Ang bawat opsyon ay nagtatapos sa isang numero, at ang numero ay ang tanging bahagi na kailangan mo. Makinig ng ban o oshite kudasai, pindutin ang numero, at itugma ang digit sa kategorya.
Ang mga kategorya ay pare-pareho sa mga kumpanya. Mga kontrata at plano, teknikal na problema, pagsingil, paglipat o pagkansela, at iba pa. Ang Sono ta, isa pa, ay kadalasang pinakamabilis na ruta patungo sa isang operator ng tao.
| Ang naririnig mo | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| ご契約に関するお問い合わせ | gokeiyaku ni kansuru otoiawase | Mga pagtatanong sa kontrata |
| 故障・技術的なお問い合わせ | koshō, gijutsuteki na otoiawase | Mga pagkakamali at teknikal na suporta |
| 料金に関するお問い合わせ | ryōkin ni kansuru otoiawase | Pagsingil |
| 解約・変更 | kaiyaku, henkō | Pagkansela at pagbabago |
| その他 | sono ta | Iba pa, madalas na ruta sa isang operator |
| …番を押してください | ...ban o oshite kudasai | Pindutin ang numero... |
| オペレーターにおつなぎします | operētā ni otsunagi shimasu | Pagkonekta sa iyo sa isang operator |
Kung umiikot ang menu o hindi ka sigurado, ang pagpindot sa wala ay kadalasang naglilipat sa iyo sa isang tao. Ginagawa ito ng maraming system pagkatapos ng dalawang nabigong pagtatangka sa pamamagitan ng disenyo.
Ang pagsusuri ng pagkakakilanlan
Kapag nakakonekta na, ang unang palitan ay pagkakakilanlan at sumusunod ito sa isang nakapirming order: ang iyong pangalan, pagkatapos ay ang account o numero ng customer, pagkatapos ay karaniwang ang nakarehistrong numero ng telepono, at kung minsan ay isang petsa ng kapanganakan o address. Ang pagkakaroon ng lahat ng mga ito ay naisulat ay nangangahulugan na ang yugtong ito ay tumatagal ng dalawampung segundo sa halip na dalawang minuto.
Ito rin ang tamang sandali para sabihin na limitado ang iyong Japanese. Ang pagsasabi nito bago magsimula ang teknikal na pag-uusap ay nagbabago kung paano inihahatid ang buong tawag.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お世話になっております。マリアと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Maria to mōshimasu. | Hello, ang pangalan ko ay Maria. |
| 日本語があまり上手ではないので、ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga amari jōzu de wa nai node, yukkuri onegaishimasu. | Hindi masyadong magaling ang Japanese ko, kaya dahan-dahan lang. |
| お客様番号は一二三四五六です。 | Okyakusama bangō wa ichi-ni-san-yon-go-roku desu. | Ang aking customer number ay 123456. |
| 登録の電話番号は〇九〇の…です。 | Tōroku no denwa bangō wa zero-kyū-zero no... desu. | Ang nakarehistrong numero ng telepono ay 090-... |
| 契約者は私本人です。 | Keiyakusha wa watashi honnin desu. | Ako mismo ang may hawak ng account. |
| 生年月日は一九九五年三月四日です。 | Seinengappi wa sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu yokka desu. | Ang petsa ng aking kapanganakan ay 4 Marso 1995. |
Naglalarawan ng problema
Ang isang malinaw na paglalarawan ng pagkakamali ay may tatlong bahagi: kung ano ang nangyayari, mula noong, at kung ano ang nasubukan mo na. Ang pagbibigay sa lahat ng tatlong hindi na-prompt ay nakakatipid sa pagtatanong ng operator at mas mabilis kang nalampasan ang karaniwang pag-troubleshoot.
Gamitin ang mga intransitive na pandiwa para sa mga pagkakamali, tulad ng anumang ulat ng problema: tsunagarimasen, hindi ito magkokonekta; utsurimasen, walang larawan; atokimasen, hindi ito gumagana. Inilalarawan ng mga ito ang isang estado sa halip na isang aksyon na iyong ginawa.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| インターネットがつながらないんです。 | Intānetto ga tsunagaranai n desu. | Hindi magkokonekta ang internet. |
| 昨日の夜からです。 | Kinō no yoru kara desu. | Simula kagabi. |
| ルーターの再起動はもう試しました。 | Rūtā no saikidō wa mō tameshimashita. | Sinubukan ko na i-restart ang router. |
| ランプが赤く点滅しています。 | Ranpu ga akaku tenmetsu shite imasu. | Ang ilaw ay kumikislap na pula. |
| エラーコードは E ゼロ二です。 | Erā kōdo wa ii zero ni desu. | Ang error code ay E02. |
| 請求金額が普段と違います。 | Seikyū kingaku ga fudan to chigaimasu. | Ang halaga ng sinisingil ay iba sa karaniwan. |
| 先月から二重に引き落とされています。 | Sengetsu kara nijū ni hikiotosarete imasu. | Dalawang beses na akong nasingil mula noong nakaraang buwan. |
Pagsunod sa pasalitang tagubilin
Ang pinakamahirap na bahagi ng isang tawag sa suporta ay ang paglalakad sa mga hakbang sa pamamagitan ng boses, na walang screen na nakabahagi at walang paraan upang makita kung ano ang ibig sabihin ng operator. Ang pag-aayos ay upang kumpirmahin ang bawat hakbang sa halip na subukang hawakan ang buong pagkakasunud-sunod.
Sabihin kung ano ang iyong ginagawa habang ginagawa mo ito. Ang pagsasalaysay ay nagbibigay sa operator ng checkpoint at hinahayaan silang itama ka bago ka magkamali ng tatlong hakbang, at natural din itong nagpapabagal sa bilis.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 今、やってみます。少しお待ちください。 | Ima, yatte mimasu. Sukoshi omachi kudasai. | Susubukan ko ngayon. Mangyaring maghintay ng ilang sandali. |
| 設定の画面を開きました。次はどうすればいいですか。 | Settei no gamen o hirakimashita. Tsugi wa dō sureba ii desu ka. | Binuksan ko ang screen ng mga setting. Ano ang susunod? |
| どのボタンですか。もう一度お願いします。 | Dono botan desu ka. Mō ichido onegaishimasu. | Aling button? Minsan pa, pakiusap. |
| 同じ画面が出ません。 | Onaji gamen ga demasen. | Hindi lumalabas ang parehong screen. |
| できました。今は正常に見えます。 | Dekimashita. Ima wa seijō ni miemasu. | Tapos na. Mukhang normal na ngayon. |
| やっぱり直りません。 | Yappari naorimasen. | Hindi pa rin ito naayos. |
Lumalaki, at nagbabago ng channel
Kung ang tawag ay lampas sa iyong pakikinig o ang problema ay lampas sa first-line operator, ang pagsasabi nito ay normal. Maaari kang humingi ng supervisor, callback, pagbisita, o ibang channel nang buo. Ang suporta sa chat at mga appointment sa tindahan ay kadalasang mas madali kaysa sa isang tawag sa telepono at mga lehitimong bagay na hihilingin.
Bago tapusin ang anumang tawag, kumuha ng dalawang bagay: ang reference number at ang pangalan ng taong nakausap mo. Parehong mas madali ang follow-up na tawag.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 別の方に代わっていただけますか。 | Betsu no kata ni kawatte itadakemasu ka. | Pwede mo ba akong ipasa sa iba? |
| 折り返しお電話いただくことは可能ですか。 | Orikaeshi odenwa itadaku koto wa kanō desu ka. | Posible ba ang isang tawag pabalik? |
| チャットやメールでも対応していただけますか。 | Chatto ya mēru demo taiō shite itadakemasu ka. | Maaari ba itong pangasiwaan sa pamamagitan ng chat o email sa halip? |
| お店で相談することはできますか。 | Omise de sōdan suru koto wa dekimasu ka. | Maaari ko bang talakayin ito sa isang tindahan sa halip? |
| 受付番号を教えていただけますか。 | Uketsuke bangō o oshiete itadakemasu ka. | Maaari mo bang ibigay sa akin ang reference number? |
| お名前を伺ってもよろしいですか。 | Onamae o ukagatte mo yoroshii desu ka. | Maaari ko bang tanungin ang iyong pangalan? |
| 英語の対応はありますか。 | Eigo no taiō wa arimasu ka. | Mayroon bang suporta sa Ingles? |
Pagsara ng tawag at kung ano ang dapat tandaan
Tapusin sa pamamagitan ng pagkumpirma kung ano ang mangyayari at kung kailan. Ang isang tawag sa suporta na nagtatapos nang walang susunod na hakbang at isang petsa ay nag-iiwan sa iyo nang eksakto kung saan ka nagsimula, at ang pariralang hihilingin ito ay maikli.
Isulat kaagad ang apat na bagay pagkatapos: ang petsa, ang reference number, ang pangalan ng operator at kung ano ang napagkasunduan. Kung kailangan mong tumawag muli, gagawin ng tala na iyon ang paulit-ulit na paliwanag sa dalawang pangungusap na follow-up.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 確認ですが、いつまでに対応いただけますか。 | Kakunin desu ga, itsu made ni taiō itadakemasu ka. | Upang kumpirmahin, kailan ito haharapin? |
| こちらは何かする必要がありますか。 | Kochira wa nani ka suru hitsuyō ga arimasu ka. | May kailangan ba akong gawin? |
| メールでも内容を送っていただけますか。 | Mēru demo naiyō o okutte itadakemasu ka. | Maaari mo rin bang ipadala ang mga detalye sa pamamagitan ng email? |
| ありがとうございました。失礼します。 | Arigatō gozaimashita. Shitsurei shimasu. | maraming salamat po. Paalam. |
| 先日、受付番号一二三四でご連絡した件です。 | Senjitsu, uketsuke bangō ichi-ni-san-yon de gorenraku shita ken desu. | Ito ay tungkol sa reference number 1234 mula noong isang araw. |
Ang paghingi ng kumpirmasyon sa pamamagitan ng email ay ang pinakakapaki-pakinabang na kahilingan sa buong tawag. Nagbibigay ito sa iyo ng nakasulat na tala na maaari mong basahin sa sarili mong bilis.