Sinasagot ang telepono
Ang telepono ng opisina ay ang pinakamahirap na bahagi ng trabahong ito at ang pinaka-scripted, na isang magandang kumbinasyon: halos ganap itong maihanda.
Ang pagbubukas ay naayos, at ang moshi moshi ay hindi ginagamit sa mga tawag sa negosyo. Ibigay mo ang pangalan ng kumpanya at ang iyong sarili, pagkatapos ay kunin ang kanila.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Salamat sa pagtawag. Ito ang Tanaka ng Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Salamat sa iyong patuloy na suporta. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Maaari ko bang tanungin ang iyong pangalan? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Mangyaring huminto sandali. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | papasukin kita. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Parang malabo ang linya. |
Pagkuha ng mensahe
Ang pagkuha ng mensahe ay kung saan ang mga error ay magastos, at ang disiplina ay upang kumpirmahin ang lahat pabalik: pangalan, kumpanya, numero at ang sangkap.
Ang pagkumpirma ng numero ng numero ng telepono sa pamamagitan ng digit ay karaniwang kasanayan, at ang mas ligtas na mga pagbabasa para sa apat at pito ay umiiral nang eksakto para dito.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Sa kasamaang palad ay malayo si Tanaka sa kanyang mesa. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Tatawagan ka ba namin pabalik? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | kukuha ako ng mensahe. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Hayaan akong kumpirmahin ang iyong numero ng telepono. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Uulitin ko iyon pabalik. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Ipapasa ko ito kay Tanaka. |
Pansinin na ang iyong sariling kasamahan ay tinutukoy nang walang karangalan kapag nakikipag-usap sa isang tumatawag sa labas. Ito ang puntong kadalasang nagkakamali ang mga nag-aaral.
Ang rehistro na nagbabago
Ang nag-iisang konseptong kahirapan ng trabahong ito ay ang rehistro ay nakasalalay sa kung sino ang nasa kabilang dulo kaysa sa kung ano ang iyong ginagawa. Ang parehong tao ay tinutukoy nang iba depende sa kung sino ang iyong kausap.
Ang pagkuha ng tamang direksyon ng pagpapakumbaba ay higit na mahalaga kaysa sa pagiging perpekto ng bawat anyo, at ito ang bagay na nagpapakilala sa isang taong nakakaunawa sa kombensiyon.
| Nagsasalita sa | Ang iyong manager ay | Ang manager nila |
|---|---|---|
| Isang kliyente | 田中 | 田中様 |
| Isang kasamahan | 田中部長 | Ang kanilang pamagat |
| Ang iyong manager | Mga pormang marangal | Hindi naaangkop |
| Isang supplier | 田中 | Honorific |
| Ibang departamento | 田中部長 | Ang kanilang pamagat |
Ang unang hilera ay ang isa sa panloob. Ang pagdaragdag ng isang karangalan sa pangalan ng iyong sariling manager sa harap ng isang kliyente ay maririnig kaagad bilang isang error.
Mga panloob na kahilingan
Ang mga kahilingan sa loob ng opisina ay magalang ngunit mas magaan, at ang mga ito ay pare-pareho: paghingi ng dokumento, paghabol ng pag-apruba, pagsuri ng deadline. Ang rehistro ay magalang na walang buong keigo.
Ang paghahabol ay isang normal na bahagi ng tungkulin at may mga nakasanayang pampalambot na ginagawa itong hindi kapansin-pansin.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Sorry kung istorbohin kita kapag busy ka. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Maaari mo bang suriin ang dokumentong ito? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Kumusta naman ang nangyari noong isang araw? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Bukas na ang deadline. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Kung kailan maginhawa ay ayos lang. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Hayaan akong kumpirmahin kung sakali. |
Mga bisita
Ang mga palitan ng reception ay maikli, maayos at madalas. Batiin, kumpirmahin kung sino sila dito para makita, paupuin sila, at ipaalam sa tao.
Ang pag-aalok ng tsaa ay karaniwan sa maraming opisina at bahagi ito ng script sa halip na isang inisyatiba.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Maligayang pagdating. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | May appointment ka ba? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Susunduin ko ang tao ngayon. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Mangyaring umupo dito at maghintay. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Dalhan kita ng tsaa. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Salamat sa paghihintay. |
Pagbabarena ng telepono
Sa lahat ng bagay sa trabahong ito, ang telepono ang dapat sanayin, sa tatlong dahilan: ito ang pinakamahirap na medium, ito ang pinaka-scripted na content, at ito ang pinakakinatatakutan ng mga bagong administrative staff.
Dahil ito ay scripted, ito ay mahusay na nag-drill. Ang pagpapatakbo ng script ng tawag gamit ang isang AI Sensei sa nakaka-engganyong 3D na silid-aralan ng Unihongo, na binibigkas sa halip na nai-type, ay nakakakuha ng pagbubukas at pagkuha ng mensahe sa bilis na kailangan ng isang tunay na tawag, at ang lab ng pagbigkas ay sulit na gamitin sa mga numero, dahil ang isang linya ng telepono ay eksaktong nagpapababa sa mga pagkakaiba sa haba na naghihiwalay sa apat sa pito.
Ang gitna ng isang tawag ay hindi scripted, at iyon ang idinagdag ng isang roleplay: isang tumatawag na nagsabi ng isang bagay na hindi mo inaasahan, kung saan ang mga nagkukumpirmang parirala ay kailangang dumating nang walang komposisyon.
Alamin ang pambungad at ang pagkuha ng mensahe upang makumpleto ang pagiging awtomatiko. Sa pagitan nila sinasaklaw nila ang karamihan sa mga tawag, at ang kumpiyansa sa telepono ay nagbabago sa buong trabaho.