Ang pangunahing ideya: isang desisyon na naglalakbay sa papel
Ringi (稟議) ay itinayo mula sa rin, upang mag-ulat nang may kababaang-loob sa isang nakatataas, at gi, deliberasyon, kaya ito ay literal na isang bagay na iniuukol sa mga nakatataas para sa deliberasyon. Ang dokumento ay ang ringisho (稟議書), sho na nangangahulugang isang nakasulat na dokumento. Ginagamit ang A ringi para sa mga desisyong nangangailangan ng awtoridad ng ibang tao: pagbili ng kagamitan, pagpirma ng kontrata, pag-hire, paglalakbay nang higit sa itinakdang gastos.
Ang sistema ay sumasalamin sa isang pagtingin sa mga desisyon bilang ibinahagi. Ang bawat isa na mabubuhay sa resulta ay nakikita ang panukala at inilalagay ang kanilang pangalan dito, kaya walang sinuman ang maaaring sabihin sa ibang pagkakataon na hindi sila sinabihan, at ang responsibilidad ay kumakalat sa ruta. Ang presyo ay oras. Gaano karaming mga pangangailangan ang isang ringi ay malawak na nag-iiba ayon sa kumpanya; ang mga start-up ay maaaring gumamit ng isang mensahe sa chat kung saan ang isang mas lumang kumpanya ay gumagamit ng isang form. Ang nauugnay na post sa nemawashi ay sumasaklaw sa pakikipag-usap na mauuna, at ang post sa mga titulo ng trabaho ay sumasaklaw sa mga ranggo sa ruta. Pinag-uusapan ng dalawang kasamahan ang isang pagbili.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Kailangan ba nito ng ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Anumang bagay mula sa 500,000 yen pataas ay nangangailangan ng ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Isusumite ko ang ringi sa susunod na linggo. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Gaano kalayo na ang narating ng ringi? |
Ang ruta: mula kiansha hanggang kessaisha
Ang drafter, ang kiansha (起案者), literal na ang taong nagtaas ng draft, ay nagpapadala sa ringisho ng isang ranggo sa isang pagkakataon. Kung sino ang huling nag-apruba ay itinakda ng mga patakaran ng kumpanya sa awtoridad sa pag-apruba, kessai kengen (決裁権限), karaniwang ayon sa uri at halaga: ang isang maliit na pagbili ay maaaring huminto sa manager ng departamento, ang isang malaki ay maaaring pumunta sa isang direktor o sa presidente. Sa daan maaari itong pumunta patagilid sa mga kaugnay na departamento para sa aigi (合議), kadalasang nagbabasa ng ganitong paraan sa mga ruta ng pag-apruba, bagaman ang gōgi ay naririnig din, upang masuri ito ng accounting o legal. Maaaring ipadala ito pabalik ng sinumang approver.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Para sa halagang ito, ang pinal na taga-apruba ay ang pinuno ng dibisyon. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Kailangan din nito ng sign-off mula sa accounting. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Maaari ko bang hingin ang iyong selyo, mangyaring? |
| Tungkulin | Nagbabasa | Kung ano ang ginagawa nila sa ruta |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Nag-draft ng panukala at nagtitipon ng mga kalakip |
| 係長 | kakarichō | Unang suriin: mga katotohanan, mga numero at format |
| 課長 | kachō | Huhusgahan ang kaso ng negosyo para sa seksyon |
| 部長 | buchō | Inaprubahan para sa departamento; madalas na pinal para sa maliliit na halaga |
| 合議先 | aigi-saki | Mga kaugnay na departamento, gaya ng accounting o legal |
| 決裁者 | kessaisha | May hawak na awtoridad para sa halagang ito at ginagawa itong opisyal |
Pagbabasa ng ringisho: ang header at ang mga kahon ng selyo
Ang mga format ay naiiba ayon sa kumpanya, ngunit karamihan sa mga ringisho ay may parehong mga field: ang petsa ng pagbalangkas, kianbi; ang drafter at ang kanilang departamento; ang paksa, kenmei, na conventionally nagtatapos sa walang ken, tungkol sa; ang dami, kingaku; mga kalakip, tenpu shiryō, tulad ng mga panipi; at isang kahon para sa resulta. Ang katawan sa ibaba ay nagtatakda ng layunin, ang mga dahilan at mga opsyon na isinasaalang-alang.
Ang hilera ng mga kahon ng selyo ay ang ōinran (押印欄), literal na haligi para sa pagpindot ng mga selyo. Sa maraming anyo, ang pinakanakatatanda na kahon ay nasa kaliwa at ang drafter ay nasa kanan, kaya ang mga selyo ay pumupuno mula kanan papuntang kaliwa, ang direksyon ng tradisyonal na patayong pagsulat. Ang bawat approver ay pumipindot ng maliit na personal na selyo kasama ang kanilang apelyido, isang mitomein, na literal na isang selyo ng pagkilala. Ang ilang mga lugar ng trabaho ay nagpapanatili ng isang kaugalian ng pagkiling ng selyo nang bahagya patungo sa kahon ng amo, na parang yumuyuko; maraming tao ang hindi pa nakakakilala nito, kaya sundin ang ginagawa ng iyong mga kasamahan.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Ito ba ang tamang paraan ng pagsulat ng paksa? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Nag-attach ako ng dalawang quotes. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kasamahan) Nakabaligtad ang iyong selyo. |
Mga pares na nakakalito sa mga mag-aaral
Ang Kessai ay ang klasikong bitag. Nakasulat na 決裁, ito ay pag-apruba ng taong may awtoridad; ang ibig sabihin ng pangalawang kanji ay humatol, gaya ng nasa desisyon ng korte. Nakasulat na 決済, ito ay ang settlement ng isang pagbabayad, ang salita sa card terminal at sa kessai-bi, settlement date. Ang mga paraan ng pag-input ay kadalasang nag-aalok ng spelling ng pagbabayad muna. Ang isang bagong dating na tumitingin sa isang draft ay nagtatanong ng tanong ng lahat ng isang beses.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai at kessai: aling kanji ito muli? |
| Termino | Nagbabasa | Ibig sabihin | Hindi dapat malito sa |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Panghuling pag-apruba ng taong may awtoridad | 決済 kessai, pag-aayos ng bayad |
| 承認 | shōnin | Okay ang approver sa isang hakbang ng ruta | 決裁 kessai, ang pangwakas, nagbubuklod |
| 稟議 | ringi | Ipinakalat para sa pag-apruba | 回覧 kairan, inilipat para basahin lamang |
| 差し戻し | sashimodoshi | Ipinadala pabalik upang baguhin at muling isumite | 却下 kyakka, tinanggihan ng tahasan |
| 根回し | nemawashi | Informal talks muna | 稟議 ringi, ang pormal na tala pagkatapos |
Ringi at nemawashi: ang usapan bago, ang papel pagkatapos
Nemawashi, literal na umiikot sa mga ugat, ay ang impormal na gawain ng pakikipag-usap ng isang panukala sa bawat tao bago ito isumite. Ringi ang dahilan kung bakit opisyal ang resulta. Ang isang ringi na walang nemawashi ay may posibilidad na bumalik na may mga tanong, dahil ang unang pagkakataon na marinig ng isang taga-apruba ang ideya ay kapag ito ay napunta sa desk; nemawashi walang ringi ay walang pormal na epekto. Kaya naman bihira itong basahin ng mga nag-aapruba sa isang handang-handa ringi sa unang pagkakataon. Ang isang senior na kasamahan ay nagbibigay ng payo sa isang bagong dating.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Bago mo isumite ang ringi, mas mabuting kausapin mo ito nang isang beses sa manager ng departamento. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Natapos ko na itong accounting. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Nagawa na ang groundwork. |
Higit pa sa mga pangunahing kaalaman: electronic ringi at ang kumukupas na hanko
Maraming kumpanya ngayon ang nagpapatakbo ng denshi ringi (電子稟議), electronic ringi, sa isang sistema ng daloy ng trabaho, wākufurō shisutemu. Ang ruta ay itinakda sa software, ang bawat nag-apruba ay nakakakuha ng isang abiso, at ang pag-apruba ay isang pindutan, kung minsan ay ipinapakita na may larawan ng selyo ng nag-apruba. Dumating ang Sashimodoshi na may nakasulat na komento, at ipinapakita ng kasaysayan kung sino ang nag-apruba kung kailan. Kapag wala ang isang taga-apruba, maaaring aprubahan ng isang kinatawan sa kanilang lugar, dairi shōnin.
Bumilis ang shift noong 2020. Noong Hunyo ng taong iyon, ang Opisina ng Gabinete, Ministri ng Hustisya at ang Ministri ng Ekonomiya, Kalakalan at Industriya ay nag-publish ng isang Q&A na nagsasaad na, maliban kung kinakailangan ito ng isang batas, ang isang kontrata ay may bisa nang walang selyo, at ang malayong pagtatrabaho ay ginawang hindi praktikal ang mga ruta ng papel. Ang papel at hanko ay nabubuhay sa ilang kumpanya at pampublikong tanggapan, kaya itanong kung aling sistema ang ginagamit mo. Ang isang koponan ay humahawak ng mga pag-apruba online.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Mangyaring isumite ito sa pamamagitan ng system. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Pinindot ko ang approve. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Ang manager ng departamento ay wala sa negosyo, kaya aprubahan ito ng isang kinatawan. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Pakisuri ang mga komento sa ibinalik na kahilingan. |
Ang mga pandiwa ng paglalakbay: ageru, mawasu, tōru, oriru
Inilalarawan ng usapang opisina ang isang ringi sa pamamagitan ng paggalaw nito. Ikaw ringi o ageru, itaas ito pataas, at ringi o mawasu, ipadala ito sa paligid. Ito ay alinman sa ringi ga tōru, nakakalusot, o sashimodosareru, ay ibinalik. Ang pangwakas na pag-apruba kessai ga oriru, ay bumaba, sapagkat ito ay bumaba mula sa itaas. Sa mga supplier, sinasabi ng mga tao na shanai de ringi-chū desu, dumadaan ito sa panloob na pag-apruba, isang magalang na paraan ng pagsasabi na hindi pa. Sa mga nakatataas, ang parehong mga pandiwa ay lumilitaw sa keigo.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Ipinadala ko ang ringi round. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Paalis na ako para kunin ang selyo ng section manager. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Ang pag-apruba ay dumating sa wakas. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | Dumaan ang ringi, kaya itutuloy ko ang utos. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Ibinalik ito dahil mahina ang batayan ng halaga. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Sa isang supplier) Kasalukuyan itong dumadaan sa panloob na pag-apruba. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Mag-email sa isang approver) Mangyaring suriin at aprubahan. |
Mga karaniwang pagkakamali na ginagawa ng mga bagong dating sa ringi
Pagsusulat ng 決済 sa isang dokumento ng pag-apruba. Ang dahilan ay ang paraan ng pag-input, na kadalasang nag-aalok ng unang salita ng pagbabayad para sa kessai. Lagyan ng check ang bawat kessai sa isang ringi at gamitin ang 決裁.
Gamit ang ringi para manghikayat. Ang mga bagong dating mula sa mga kultura kung saan ang mga panukala ay pinagtatalunan sa isang pulong ay naglalagay ng kaso sa dokumento at inaasahan na ito ay manalo ng mga nag-aapruba. Ang panghihikayat ay kabilang sa nemawashi; itinala ng ringisho ang napagkasunduan.
Nilalaktawan ang isang antas upang makatipid ng oras. Ang pagdadala nito nang diretso sa buchō ay pakiramdam na mahusay, ngunit ang pagkakasunud-sunod ng ruta ay bahagi ng paggalang na ipinapakita sa bawat ranggo, at maaaring ibalik ito ng isang nilaktawan kakarichō. Sundin ang ruta kahit mabagal.
Pagtuturing ng maagang selyo bilang desisyon. Nararamdaman ng bawat shōnin ang pag-unlad, at ito ay, ngunit kessai lamang ang nangangako sa kumpanya. Ang paglalagay ng isang order nang maaga ay maaaring mag-iwan sa iyo ng personal na pagpapaliwanag ng isang pagbili na hindi kailanman naaprubahan.