Tatlong uri ng hikitsugi at kapag nagsimula na sila
Sinasaklaw ng Hikitsugi ang tatlong sitwasyon na naiiba ang pakiramdam ngunit gumagamit ng parehong wika. Bago kyūka, umalis, ibibigay mo ang mga gawaing dapat bayaran habang wala ka, kadalasan sa isang kasamahan at kadalasan sa isang maikling mensahe at isang salita nang personal. Bago ang jinji idō, isang paglipat sa loob ng kumpanya, ibibigay mo ang isang buong tungkulin, madalas sa mga linggo sa pagitan ng anunsyo at petsa ng paglipat. Bago ang taishoku, pagbibitiw, ibigay mo ang lahat, at aasahan ng kumpanya na ito ay kumpleto bago ang iyong huling araw.
Ang oras ay kung saan nahuhuli ang mga mag-aaral. Ang pag-iwan ay nangangailangan ng isa o dalawang araw ng paghahanda. Magsisimula ang paglipat sa araw na ito ay inanunsyo. Ang pagpapadala ng pagbibitiw ay tatakbo sa panahon ng paunawa, at maraming mga tagapamahala ang hihingi ng hikitsugi keikaku, isang plano sa pagbibigay, sa unang linggo. Iba-iba ang mga inaasahan ng kumpanya, kaya itanong kung ano ang karaniwang hitsura ng hikitsugi ng team.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Gusto kong ibigay ang trabaho para sa aking bakasyon sa susunod na linggo. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Sa aking paglipat, ibibigay ko ang aking mga tungkulin kay Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Balak kong ibigay lahat ng trabaho ko bago ako umalis. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Magbubuo ako ng plano para sa paglilipat ngayong linggo. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Sino ang magiging kapalit ko? |
Ang hikitsugisho: kung ano ang nasa dokumento
Ang hikitsugisho ang backbone ng handover. Binabasa ito ng iyong kahalili, ng iyong tagapamahala at, pagkaraan ng ilang buwan, ng sinumang kailangang sumagot ng isang tanong na hindi kayang sagutin ng iba. Isulat ito sa simpleng desu at masu o sa pangngalan-mabigat na istilo ng mga panloob na dokumento, alinman ang gamitin ng iyong koponan, at ayusin ito ayon sa gawain sa halip na ayon sa petsa. Para sa bawat gawain: para saan ito, gaano kadalas ito nangyayari, sa anong estado ito, sino ang kasangkot, nasaan ang mga file, at kung ano ang maaaring magkamali.
Dalawang bagay ang gumagawa ng hikitsugisho na tunay na kapaki-pakinabang. Ang una ay ang keii, ang kasaysayan: kung bakit pinangangasiwaan ang isang kliyente sa isang tiyak na paraan, kung aling mga desisyon ang ginawa at kanino. Ang pangalawa ay ang hindi nakasulat na mga patakaran: ang kliyente na hindi gusto ang mga tawag sa telepono, ang ulat na dapat munang mapunta sa isang partikular na tao. Ang mga ito ay hindi kailanman lumilitaw sa mga opisyal na pamamaraan, at sila mismo ang hindi maaaring malaman ng isang kahalili nang mag-isa.
| Seksyon | Nagbabasa | Ano ang isusulat |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Listahan ng mga gawain na may layunin at dalas |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Kasalukuyang katayuan ng bawat gawain |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Mga taong responsable at mga taong kasangkot |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Mga detalye ng contact ng kliyente at supplier |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Mga deadline at ang umuulit na kalendaryo |
| 保管場所 | hokan basho | Kung saan inilalagay ang mga file, form at talaan |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Mga nakabinbing isyu at bukas na problema |
| 経緯 | keii | Kasaysayan at ang mga dahilan sa likod ng mga desisyon |
| 注意点 | chūi-ten | Mga puntong dapat panoorin, kabilang ang mga hindi nakasulat na panuntunan |
| マニュアル | manyuaru | Mga link sa mga pamamaraan at manwal |
Ang mga password at mga detalye ng account ay karaniwang ipinapasa sa pamamagitan ng sariling sistema ng kumpanya, hindi nakasulat sa dokumento. Tanungin ang IT kung paano pinangangasiwaan ng iyong kumpanya ang mga ito.
Mga parirala para sa pagpapasa
Ang pasalitang walkthrough ay sumusunod sa dokumento. Umupo kasama ang iyong kahalili, gawin ang bawat gawain, at sabihin kung ano ang hindi kayang gawin ng dokumento: ang tono na inaasahan ng isang kliyente, ang mga bahagi ng proseso na mas mabagal kaysa sa hitsura nila. Gamitin ang hikitsugimasu para sa aksyon, o-negai shimasu para sa kahilingan, at go-fumei na sampung, hindi malinaw na mga punto, upang mag-imbita ng mga tanong. Panatilihin ang walkthrough sa desu at masu kahit na may malapit na kasamahan; ang pormalidad ay nagpapahiwatig na ito ay isang opisyal na paglipat ng responsibilidad.
Tapusin sa pamamagitan ng pagsasabi kung kailan ka maaabot at kung gaano katagal. Sa maraming kumpanya, normal na sagutin ang mga tanong ng kahalili sa loob ng ilang linggo pagkatapos ng paglipat; pagkatapos ng pagbibitiw ito ay isang kagandahang-loob, hindi isang obligasyon, at maaari kang magtakda ng mga limitasyon nang magalang.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Ang proyektong ito ay kasalukuyang nasa yugto kung saan naisumite ang pagtatantya. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Ang mga detalye ay ibinubuod sa ikatlong pahina ng handover na dokumento. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Sa kliyenteng ito, ang isang tawag sa telepono ay nagagawa nang mas mabilis kaysa sa email. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Kung may hindi malinaw, tanungin ako anumang oras. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Hanggang sa matapos ang susunod na buwan masasagot ko ang mga tanong. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Na kumpleto ang pag-aabot ng aking mga tungkulin. |
Mga parirala para sa pagtanggap ng handover
Kapag ikaw ang pumalit, ang trabaho mo ay magtanong. Kadalasang ibinibigay ng mga kasamahan sa Japan kung ano ang sa tingin nila ay mahalaga at nakakalimutan nila ang hindi na nila napansin, kaya ang mga tanong na dala mo ay humuhubog sa iyong makukuha. Magtanong muna tungkol sa priyoridad, pagkatapos ay kasaysayan, pagkatapos ay nakabinbing mga problema, pagkatapos ay mga tao. Kumpirmahin ang iyong narinig sa iu koto desu ne, kaya ganoon nga ang kaso, at isulat ang sagot sa dokumento mismo, dahil ang papalabas na tao ay walang oras.
Ipakita na sineseryoso mo ang trabaho nang hindi masyadong nangangako. Hikitsugasete itadakimasu, ako ang kukuha nito, at shikkari hikitsugimasu, ako ang kukuha nito nang maayos, ang mga karaniwang linya, at isang maikling pasasalamat sa pagtatapos para sa oras na ginugol ay inaasahan.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Sa mga ito, alin ang pinaka-kagyatan? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Maaari mo bang sabihin sa akin ang kasaysayan ng proyektong ito? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Mayroon bang anumang mga problema na nakabinbin sa ngayon? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Mayroon bang sinuman sa kliyente na dapat kong maging partikular na maingat? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Ibig sabihin, lalabas ang invoice sa katapusan ng buwan, di ba? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Kukunin ko ito ng maayos. Salamat sa iyong oras. |
Ipinapakilala ang kahalili sa mga kliyente
Ang mga kliyente ay ipinasa sa dalawang hakbang. Una ay ang kōnin no go-shōkai email: ibinalita mo ang pagbabago, pangalanan ang kahalili, kopyahin ang mga ito, at pasalamatan ang kliyente para sa kanilang suporta. Pagkatapos ay tumugon ang kahalili sa thread na may maikling pagpapakilala sa sarili. Pangalawa ay ang magkasanib na pagbisita o tawag, kung saan ipakilala mo sila nang harapan at umatras habang nagsasalita sila. Pagkatapos ng iyong huling araw, ang kahalili ay nagpapadala ng isang follow-up sa kanilang sarili.
Ang mga row sa ibaba ay ang mga piraso ng email na iyon at ang pasalitang pagpapakilala. Panatilihing mainit at bahagyang pormal ang tono, at iwasang ipaliwanag kung bakit ka aalis; a plain isshin ni yori, for personal reasons, is all a client needs.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Paksa: Paunawa ng pagbabago ng contact person |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Simula sa Abril 1 ay bababa na ako bilang iyong contact. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Ang kapalit ko ay si Sato mula sa parehong departamento. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Taos-puso kaming nagpapasalamat sa lahat ng iyong suporta sa aking tagal sa tungkuling ito. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Bibisita kami ni Sato para batiin ka kaagad. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Ako si Sato, ang kahalili. Inaasahan kong makatrabaho ka. |
Isang handover checklist para sa panig ng pagbibigay
Sinasaklaw ng listahan sa ibaba ang panig ng pagbibigay mula sa anunsyo hanggang sa huling araw. Hindi lahat ng item ay nalalapat sa isang maikling bakasyon, ngunit para sa isang paglipat o pagbibitiw, ang pagtatrabaho sa lahat ng ito ay ang tahimik na aasahan ng mga kasamahan.
- Sumang-ayon muna sa iyong manager ang papalit at ang iskedyul ng handover
- I-update o isulat ang hikitsugisho, na nakaayos ayon sa gawain, na may katayuan at kasaysayan
- Linisin ang mga nakabahaging folder at pangalan ng mga file para mahanap sila ng estranghero
- Dalhin ang kahalili sa pamamagitan ng dokumento nang personal, gawain ayon sa gawain
- Ipadala ang email ng notification ng kliyente kung saan kinopya ang kapalit
- Gumawa ng magkasanib na pagbisita o tawag sa pinakamahalagang kliyente
- Ibigay ang mga account at password sa pamamagitan ng opisyal na proseso ng kumpanya
- Kanselahin o ilipat ang mga umuulit na pagpupulong, subscription at mga tungkulin sa system
- Sabihin kung kailan mo sasagutin ang mga tanong, at kung gaano katagal
- Salamat sa kahalili, sa iyong manager at sa koponan sa iyong huling araw
Para sa isang maikling bakasyon, ang listahan ay bumabagsak sa tatlong linya: sabihin sa isang kasamahan kung ano ang dapat bayaran, isulat kung nasaan ang mga file, at maglagay ng mensahe sa labas ng opisina.
Mga pagkakamaling dapat iwasan
Ang pinakakaraniwang pagkakamali ay isang handover na nabubuhay lamang sa iyong ulo, na inihatid bilang isang minamadaling pag-uusap sa huling hapon. Isulat ito nang maaga at hayaang sundin ng pag-uusap ang dokumento. Ang pangalawa ay naglilista ng mga gawain na walang kasaysayan: isang kahalili na alam kung ano ang gagawin ngunit hindi kung bakit uulitin ang mga lumang pagkakamali. Ang pangatlo ay ang paglimot sa mga kliyente, na maaalala ang pag-aaral ng pagbabago mula sa isang bounce na email.
Sa panig ng pagtanggap, ang pagkakamali ay ang pagiging magalang na humihinto sa iyong pagtatanong. Ang pagtango sa isang walkthrough at pagtuklas ng mga gaps makalipas ang isang buwan ay hindi nakakatulong sa sinuman. Magtanong, kumpirmahin, isulat ito. At sa magkabilang panig, huwag ituring ang hikitsugi bilang opsyonal dahil magbabakasyon ka lamang; isang dalawang-linya na mensahe tungkol sa kung ano ang dapat bayaran ay isang handover pa rin, at ang paglaktaw nito ay napansin.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Wala akong oras, kaya ipapaliwanag ko sa salita. (Iwasan; isulat ito.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Ipapadala ko muna ang handover document, kaya pakibasa ito at pagkatapos ay bigyan mo ako ng oras. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Walang partikular na problema. (Bihirang totoo; ilista ang mga nakabinbing isyu.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Nagkaroon ng hindi pagkakaunawaan sa kliyente tungkol dito, kaya ipapaliwanag ko ang kasaysayan. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Naintindihan. (Mabuti, ngunit sundan ito ng isang tanong.) |