Ang chain ng dokumento mula sa quote hanggang sa pagbabayad
Ang isang tipikal na deal sa pagitan ng dalawang kumpanya ng Japan ay ganito. Ang mamimili ay humihingi ng isang quote at ang nagbebenta ay nagpapadala ng isang mitsumorisho. Ang bumibili ay tumatanggap sa pamamagitan ng pagpapadala ng hatchūsho, isang purchase order; sa panig ng nagbebenta, ang pagtanggap ng order na iyon ay juchū, at maaari nilang kumpirmahin sa isang chūmon ukesho o juchū kakuninsho. Ang nagbebenta ay naghahatid ng isang nōhinsho, isang tala sa paghahatid, at madalas na isang kenshūsho o juryōsho para lagdaan ng mamimili bilang pagtanggap. Ang nagbebenta ay nag-isyu ng isang seikyūsho, ang invoice, ang mamimili ay nagbabayad sa pamamagitan ng furikomi, bank transfer, at ang nagbebenta ay maaaring mag-isyu ng isang ryōshūsho, isang resibo.
Ang isang keiyakusho, isang kontrata, ay nasa itaas ng chain na ito para sa patuloy o malalaking relasyon, at ang isang kihon keiyakusho, isang pangunahing kasunduan, ay kadalasang sumasaklaw sa maraming maliliit na order kaya ang bawat isa ay nangangailangan lamang ng isang quote at isang order. Lumalaktaw ang mga maliliit na pagbili ng ilang hakbang, ngunit alamin pa rin ang pagkakasunud-sunod, dahil ang bawat dokumento ay tumutukoy sa nauna nito sa pamamagitan ng numero.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Maaari mo ba kaming bigyan ng quote? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Ilalagay namin ang order ayon sa quote. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Natanggap na namin ang iyong order. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Ipapadala namin ito kasama ang isang tala sa paghahatid. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Ibibigay namin ang invoice sa katapusan ng buwan. |
Nagbabasa ng mitsumorisho at hatchūsho
Ang isang quote ay may header na may pangalan ng mamimili at onchū, ang katumbas ng kumpanya ng sama, pangalan at selyo ng nagbebenta, isang numero, mitsumori bangō, at petsa. Inililista ng katawan ang mga bagay, hinmei, na may dami, sūryō, yunit, tan'i, presyo ng yunit, tanka, at halaga, kingaku. Nasa ibaba ang subtotal, shōkei, buwis sa pagkonsumo, shōhizei, at ang kabuuan, gōkei. Tatlong field na malapit sa ibaba ang pinakamahalaga: nōki, ang oras ng paghahatid; shiharai jōken, mga tuntunin sa pagbabayad; at yūkō kigen, gaano katagal valid ang presyo. Ang isang linya ng bikō ay mayroong mga puna.
Sinasalamin ng hatchūsho ang quote at idinaragdag ang address ng paghahatid, nōhin-saki, ang hiniling na petsa ng paghahatid, nōhin kibōbi, at ang numero ng order ng mamimili, na sisipiin ng nagbebenta sa invoice. Kapag nakatanggap ka ng isang quote, tingnan ang mga presyo ng unit, tingnan kung kasama ang buwis, at basahin ang panahon ng bisa: ang isang quote na mag-e-expire bago matapos ang iyong panloob na pag-apruba ay nangangahulugan ng pangalawang round.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Ang halaga ba na ito ay mayroon o walang buwis? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Maaari mo bang palawigin ang bisa ng quote? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Halos kailan ang paghahatid? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Kung babaguhin natin ang dami, nagbabago ba ang presyo ng yunit? |
Pagbabasa ng isang seikyūsho at ang mga tuntunin sa pagbabayad
Inuulit ng isang invoice ang mga item at kabuuan at idinaragdag ang mga field na magpapasya kung kailan at paano gumagalaw ang pera. Hakkōbi ang petsa ng isyu. Shiharai kigen ang takdang petsa. Ang Furikomisaki ay ang bank account: bangko, sangay, uri ng account, futsū o tōza, numero at pangalan ng account, kōza meigi. Ang Furikomi tesūryō, ang transfer fee, ay kadalasang pinapasan ng nagbabayad, at ang invoice ay maaaring magsabi nito. Mula nang ipakilala ang kwalipikadong sistema ng invoice, ang mga invoice mula sa mga rehistradong negosyo ay nagdadala din ng numero ng pagpaparehistro na nagsisimula sa T; tanungin ang accounting kung paano ito nakakaapekto sa iyong kumpanya.
Ang mga tuntunin sa pagbabayad ay nakasulat bilang isang formula ng dalawang halves. Ang unang kalahati ay ang shime, ang cut-off na nagsasara ng isang batch ng mga invoice; ang pangalawa ay ang barai, kapag binayaran ang batch na iyon. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: sarado sa katapusan ng buwan, binayaran sa katapusan ng susunod na buwan. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: sarado noong ikadalawampu, binayaran sa ikasampu ng susunod na buwan. Ang ibig sabihin ng Yokuyokugetsu ay ang susunod na buwan. Ang Sōkin ay isang simpleng salita para sa pagpapadala ng pera; ang nyūkin ay pera na dumarating, kaya ang nyūkin kakunin ay tinitingnan kung ito ay pumasok.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Ang mga tuntunin sa pagbabayad ay pagsasara sa katapusan ng buwan, binabayaran sa katapusan ng susunod na buwan. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Maaari mo bang sakupin ang bayad sa paglipat? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Nakumpirma namin ang pagtanggap ng bayad. salamat po. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Lumipas na ang takdang petsa; maaari mo bang sabihin sa amin kung kailan nakaplano ang pagbabayad? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Maaari mo bang isama ang pangalan ng departamento sa invoice? |
Nōhinsho, ryōshūsho at keiyakusho
Ang isang nōhinsho ay naglalakbay kasama ang mga kalakal at naglilista kung ano ang inihatid; sinusuri ito ng mamimili laban sa order, kenshū, at pinapanatili ito. Ang isang juryōsho o isang nilagdaang kopya ay ibabalik sa nagbebenta bilang patunay. Kapag ang isang delivery ay maikli o nasira, ang nōhinsho na numero ang iyong i-quote kapag tumawag ka.
Kinukumpirma ng ryōshūsho na natanggap ang bayad. Sa mga bank transfer, tinatrato ng maraming kumpanya ang rekord ng paglilipat bilang resibo at hindi naglalabas ng isa maliban kung hihilingin. Isang keiyakusho ang naglalahad ng buong relasyon: ang mga partido, kō at otsu, ang saklaw, ang presyo, ang termino, kikan, renewal, kōshin, pagwawakas, kaijo, at pagiging kompidensiyal, himitsu hoji. Ang mga kontrata ay kadalasang inihahanda sa dalawang kopya, isa para sa bawat panig, at pareho ang selyo ng bawat kumpanya. Sumangguni sa mga artikulo ayon sa numero, jō: dai-san-jō, ikatlong artikulo.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Ang dami sa delivery note ay hindi tumutugma sa dumating. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Mangyaring lagdaan ang pagkilala at ipadala ito pabalik. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Kailangan mo ba ng resibo? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Hayaan akong kumpirmahin ang ikatlong artikulo ng kontrata. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Ang termino ay isang taon na may awtomatikong pag-renew, tama ba? |
Inkan, kakuin at denshi keiyaku
Ang mga tradisyunal na kontrata ay nakatatak sa halip na pinirmahan. Ang rehistradong selyo ng kumpanya, ang jitsuin, ay napupunta sa signature block; ang isang keiin ay pinindot sa hangganan ng bawat pares ng mga pahina upang ang mga pahina ay hindi mapalitan; at ang isang teisei-in ay nagmamarka ng anumang sulat-kamay na pagwawasto. Ang mga ordinaryong panloob na papel ay gumagamit ng isang parisukat na kakuin o isang personal na mitome-in, at ang pandiwa para sa panlililak ay ōin o nattsuin. Kung sino ang may hawak ng selyo at kung sino ang maaaring gumamit nito ay isang mahigpit na panloob na tuntunin.
Ang mga elektronikong kontrata, denshi keiyaku, na nilagdaan sa pamamagitan ng isang serbisyo sa web ay laganap na ngayon. Ang bokabularyo ay nagbabago sa denshi shomei, electronic signature; denshi shoshiki, ang elektronikong anyo ng isang dokumento; at shōnin, pag-apruba, sa isang daloy ng trabaho. Ang ilang mga katapat ay humihingi pa rin ng papel, kaya maaaring kailanganin ng isang kahilingan na sabihin kung aling form ang maaari mong tanggapin. Kung ang isang ibinigay na kontrata ay nangangailangan ng selyo, isang pirma o isang e-pirma ay nakasalalay sa kumpanya, sa dokumento at sa katapat, kaya magtanong sa iyong legal o general affairs team, sōmu.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Paki-stamp ang kontrata. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Pakilagay ang cross-page na selyo sa pagkakatali ng bawat pahina. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Katanggap-tanggap ba ang isang elektronikong kontrata? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Mangyaring maghanda ng dalawang orihinal at ibalik ang isa. |
Magalang na hinihiling ang bawat dokumento
Ang pattern ng kahilingan ay pareho para sa bawat dokumento. Pangalanan ito ng o o go, sabihin kung ano ang sakop nito, magbigay ng deadline at format, at isara nang may pasasalamat para sa problema. Ang pangunahing pandiwa ay go-sōfu itakemasu deshō ka, maaari mong ipadala, o o-okuri itadakemasu deshō ka; para sa pagbibigay ng bagong dokumento, go-hakkō itakemasu deshō ka. Magdagdag ng dahilan kung masikip ang deadline: shanai shori no tsugō de, para sa panloob na pagproseso.
Sa telepono, idagdag ang iyong kumpanya at pangalan, at ulitin ang numero ng dokumento. Kapag nagpadala ka ng dokumento, gumamit ng o-okuri itashimasu at hilingin sa kanila na suriin sa go-kakunin kudasai. Ang paghabol sa isang huli na dokumento ay magalang ngunit direkta: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, at pagkatapos ay ang tanong.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Paumanhin sa abala sa iyo, maaari mo bang ipadala ang invoice ngayong buwan sa susunod na Biyernes? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Makakatulong kung maipapadala mo ito bilang isang PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Inilakip ko ang quote; paki-check ito. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Tungkol sa invoice na hiniling ko kahapon, halos kailan ito ipapadala? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Paumanhin sa abala, at salamat. |
Idokumento ang bokabularyo
Kinokolekta ng talahanayan ang mga pangalan ng dokumento at ang mga patlang na mababasa mo sa kanila.
| salita | Nagbabasa | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | panipi |
| 発注書 | hatchūsho | purchase order |
| 受注 | juchū | pagtanggap ng order (panig ng nagbebenta) |
| 納品書 | nōhinsho | tala sa paghahatid |
| 請求書 | seikyūsho | invoice |
| 領収書 | ryōshūsho | resibo |
| 契約書 | keiyakusho | kontrata |
| 支払条件 | shiharai jōken | mga tuntunin sa pagbabayad |
| 締め | shime | cut-off para sa isang panahon ng pagsingil |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | binayaran sa katapusan ng susunod na buwan |
| 振込先 | furikomisaki | bank account para sa paglipat |
| 有効期限 | yūkō kigen | panahon ng bisa |
| 押印 | ōin | paglalagay ng selyo |
| 電子契約 | denshi keiyaku | elektronikong kontrata |
Mga pagkakamali na naantala ang pagbabayad
Karamihan sa mga pagkaantala ay nagmumula sa isang field, hindi isang hindi pagkakaunawaan. Isang invoice na naka-address sa maling pangalan ng kumpanya o nawawala ang departamento; isang numero ng purchase order na hindi tumutugma; nawawala o nadoble ang linya ng buwis; mga detalye ng bangko na may pangalan ng account sa maling script; isang takdang petsa na hindi pinapansin ang kinang ng kliyente, kaya ang invoice ay dumating nang isang araw na huli at naghihintay ng isang buwan. Sa mga kontrata, ang mga klasikong error ay isang nawawalang keiin, isang selyo mula sa maling selyo, at isang katapat na pangalan na naiiba sa nakarehistrong pangalan nito sa pamamagitan ng isang character.
Bago ka magpadala ng anumang dokumento, suriin ang pangalan ng tatanggap, ang numerong tinutukoy nito, at ang mga termino laban sa nakaraang dokumento sa chain. Kung sinabi ng kliyente na mali ang isang dokumento, humingi ng paumanhin saglit, tanungin kung aling field, at muling ibigay sa parehong araw na may sai-hakkō sa linya ng paksa. Naiiba ang kasanayan ng kumpanya sa halos lahat ng bagay dito, mula sa mga seal hanggang sa mga buwan ng pagbabayad, kaya alamin ang wika at pagkatapos ay tanungin ang isang kasamahan kung paano ito ginagawa ng iyong kumpanya.
- Suriin ang pangalan, onchū o sama, at departamento sa bawat dokumento
- Sipiin ang numero ng nakaraang dokumento sa susunod
- Kumpirmahin ang zeikomi o zeinuki at ang linya ng buwis bago ipadala
- Basahin ang kinang ng kliyente at ipadala ang invoice bago nito
- Magtanong bago mo tatakan; Ang mga seal ay may mga panuntunan tungkol sa kung sino ang maaaring gumamit ng mga ito