Bago ka dumating: kumpirmahin ang appointment at timing
Ang pagbisita sa kliyente ay magsisimula sa araw bago, na may isang linyang email na nagkukumpirma sa petsa, oras at lugar; binibigyan nito ang kliyente ng pagkakataon na banggitin ang pagbabago ng silid o dagdag na dadalo. Ang appointment ay isang apo sa kaswal na pananalita at o-yakusoku sa keigo kapag nakikipag-usap ka sa staff ng kliyente.
Sa araw, pumunta sa gusali ng sampung minuto nang maaga at sa reception desk ng limang minuto nang maaga. Gamitin ang bakanteng oras upang suriin ang iyong mga papeles, patahimikin ang iyong telepono at, sa taglamig, hubarin ang iyong amerikana bago ka pumasok; pumapasok ang mga bisita sa opisina ng kliyente na may coat sa braso. Kung nahuhuli ka dahil sa pagkaantala ng tren, tumawag bago ang oras ng appointment na may makatotohanang bagong oras ng pagdating.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Inaasahan ang ating pagkikita sa alas-diyes bukas. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Ang lugar ba ay iyong punong tanggapan, gaya ng binalak? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Paumanhin, mahuhuli ako ng halos sampung minuto dahil sa pagkaantala ng tren. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Medyo maaga kasi ako nakarating kaya sa lobby nalang ako maghihintay. |
Ang script ng pagtanggap: uketsuke
Ang reception, uketsuke, ay may tatlong anyo at halos hindi nagbabago ang script. Ang isang malaking gusali ay may staffed desk, kadalasang may security gate; ang isang mid-sized na kumpanya ay may telepono sa counter na may listahan ng mga extension; isang maliit na opisina ay may isang pinto na binuksan mo habang sinasabi shitsurei itashimasu. Sa bawat kaso, magbibigay ka ng tatlong piraso ng impormasyon sa pagkakasunud-sunod: ang iyong kumpanya, ang iyong pangalan, at kung kanino ka may appointment at kung kailan.
Pansinin ang mga pandiwa. Ang To mōshimasu ay ang hamak na anyo ng to iimasu at ang tanging paraan upang ipakilala ang iyong sarili dito. O-yakusoku o itadaite orimasu, nabigyan ako ng appointment, inilalagay ang appointment sa regalo ng kliyente, na siyang magalang na pag-frame. Ilakip ang sama sa pangalan ng taong binibisita mo at idagdag ang kanilang departamento kung alam mo ito, dahil ang isang malaking kumpanya ay maaaring magkaroon ng ilang tao na may parehong apelyido.
Sasabihin ng receptionist ang shōshō o-machi kudasai, tawagan ang tao, at pagkatapos ay tadaima mairimasu, papunta na sila, o pangalanan ang isang silid. Kung mayroong badge ng bisita, nyūkanshō, isuot ito nang makita at ibalik ito kapag umalis ka.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Ang pangalan ko ay Tanaka, mula sa ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | May appointment ako kay Mr Sato sa Sales sa alas-diyes. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Mangyaring maghintay ng ilang sandali. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Papunta na si Sato; umupo ka dito. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Sorry kung pinaghintay kita. |
Naghihintay na mga silid at pinapasok
Maaari kang maghintay sa lobby, sa isang ōsetsushitsu, isang reception room, o sa mismong meeting room. Kapag pinangunahan ka ng isang miyembro ng kawani, lumakad nang bahagya sa likuran nila at hayaan silang pindutin ang mga pindutan ng pag-angat; sa elevator ang gabay ay nakatayo sa tabi ng panel at ikaw ay nakatayo sa likod.
Sa silid, ang sabi ng gabay ay dōzo o-hairi kudasai o kochira e dōzo. Sabihin ang shitsurei itashimasu habang papasok ka, kahit na walang laman ang silid, at umupo sa upuang ipinakita sa iyo. Kung walang sinabi, tumayo malapit sa upuan na pinakamalapit sa pinto, o umupo dito, at tumayo muli kapag pumasok ang taong nakakasalamuha mo. Ilagay ang iyong bag sa sahig sa tabi ng iyong upuan, hindi sa mesa. Kung magdadala ng tsaa, pasalamatan ang tao at hintayin ang dōzo ng host bago uminom, maliban kung ang paghihintay ay mahaba.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Sa ganitong paraan, pakiusap. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Excuse me (papasok sa kwarto). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Mangyaring umupo at maghintay. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Ayos ba itong upuan? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Mangyaring umupo sa likod. |
Seating, business card at ang pambungad na pagbati
Ang mga meeting room ay may upuan sa itaas, kamiza, pinakamalayo sa pinto, at mas mababang upuan, shimoza, na pinakamalapit dito. Ang kamiza ay pag-aari ng panauhin, kung saan ang pinakamatandang bisita ay pinakamalayo sa pintuan at ang pinakasenior na host sa tapat. Kung may pagdududa, maghintay na mailagay.
Kapag pumasok ang taong nakakasalamuha mo, tumayo ka. Ang mga unang pagpupulong ay nagsisimula sa pagpapalitan ng business card: hawakan ang iyong card nang nakaharap ang dalawang kamay sa kausap, ibigay ang iyong kumpanya, departamento at pangalan kay mōshimasu, tanggapin ang kanila gamit ang dalawang kamay, sumulyap dito at ilagay ito sa mesa sa harap mo para sa pulong. Ang isang hiwalay na gabay sa meishi etiquette ay sumasaklaw sa mga detalye; dito ay sapat na upang malaman na ang pagpapalitan ay nangyayari bago ang sinuman ay maupo.
Pagkatapos ay pasalamatan sila sa kanilang oras at sabihin ang layunin ng pagbisita sa isang pangungusap. Isang maliit na regalo, temiyage, ay iniabot ngayon kasama ng kokoro bakari desu ga. Karaniwang nagbubukas ang host sa pamamagitan ng dewa, hajimemashō ka, o isang tanong tungkol sa iyong paglalakbay, na nangangailangan lamang ng maikling sagot.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Salamat sa paglalaan mo ng oras para sa amin ngayon kapag abala ka. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Pumunta ako ngayon para ipaliwanag ang bagong plano. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Isang maliit na token, mangyaring ibahagi ito sa lahat. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Pagkatapos, kung maaari, simulan natin kaagad. |
Pagtatapos: pagbubuod ng mga susunod na hakbang
Ang isang pulong ng Hapon ay bihirang nagtatapos sa isang desisyon na inihayag sa lugar. Nagtatapos ito sa isang malinaw na listahan ng kung ano ang susunod na gagawin ng bawat panig at kung kailan, at inaasahang sasabihin ito nang malakas ng bisita. Ipakilala ang buod gamit ang honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, pagkatapos ay ilista ang mga item na may mazu, tsugi ni, saigo ni. Itatama ng panig ng kliyente ang anumang nakikita nilang naiiba, na siyang punto.
Kung kailangan ng kliyente na kumunsulta sa ibang tao, sasabihin nila shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Humingi ng isang rough timing sa itsu goro, ngunit huwag itulak para sa isang petsa sa lugar. Kapag sinabi ng host na honjitsu wa arigatō gozaimashita, sumagot ng kochira koso at tumayo kapag tumayo sila.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Pagkatapos ay hayaan mo akong kumpirmahin ang napag-usapan natin ngayon. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Una, padadalhan ka namin ng quote sa susunod na linggo. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Isasaalang-alang namin ito sa loob at makikipag-ugnayan sa iyo sa susunod na linggo. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Halos kailan namin aasahan ang iyong tugon? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Mayroon pa bang hindi malinaw? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Salamat sa araw na ito. Ang kasiyahan ay atin; Inaasahan namin ang pakikipagtulungan sa iyo. |
Aalis: shitsurei itashimasu sa bawat pinto
Ang pag-alis ay may maraming yugto ng pagdating. Ipunin ang iyong mga papeles at mga business card ng kliyente, na mapupunta sa iyong card case. Itulak ang iyong upuan. Sa pintuan ng meeting room, lumiko, sabihin ang shitsurei itashimasu at yumuko. Karaniwang dadalhin ka ng host sa elevator o sa pasukan; panatilihing magaan ang usapan at pasalamatan silang muli habang naglalakad ka.
Sa elevator, pumasok, lumiko upang harapin ang host, sabihin ang honjitsu wa arigatō gozaimashita at yumuko habang nagsasara ang mga pinto. Sa pasukan sa ground-floor, yumuko sa pintuan. Isuot mo ang iyong amerikana sa labas ng gusali. Ibalik ang badge ng sinumang bisita sa reception na may kasamang o-kaeshi shimasu at pasalamatan din ang receptionist.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Well, aalis na ako. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Pakiusap huwag mong problemahin ang iyong sarili na makita ako sa labas. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Salamat sa araw na ito. Paalam. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Ibinabalik ko ang visitor's badge. salamat po. |
Bokabularyo para sa pagbisita ng kliyente
Ito ang mga salitang maririnig mo sa reception, sa corridor at sa meeting room. Ang ilan, tulad ng kisha at heisha, ay may katuturan lamang bilang isang pares.
| salita | Nagbabasa | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | working meeting, talakayan sa isang kliyente |
| 受付 | uketsuke | reception desk |
| 入館証 | nyūkanshō | badge ng bisita o entry pass |
| 応接室 | ōsetsushitsu | silid ng pagtanggap para sa mga bisita |
| 会議室 | kaigishitsu | silid ng pagpupulong |
| 上座 | kamiza | upuan sa itaas, pinakamalayo sa pinto |
| 下座 | shimoza | mas mababang upuan, malapit sa pinto |
| 貴社 | kisha | iyong kumpanya (nakikipag-usap sa isang kliyente) |
| 弊社 | heisha | ang aming kumpanya (mapagpakumbaba) |
| 名刺 | meishi | business card |
| 手土産 | temiyage | maliit na regalo na dinala sa pagbisita |
| お礼メール | o-rei mēru | salamat sa email pagkatapos ng pagbisita |
Mahalaga rin ang mga titulo: buchō, pinuno ng departamento; kachō, section head. Gamitin ang pamagat na may apelyido, Satō-kachō, o ang apelyido na may sama, hindi kailanman magkasama.
Ang follow-up na email at mga pagkakamaling dapat iwasan
Ang pagbisita ay nagtatapos sa isang o-rei mēru na ipinadala sa parehong araw. Mayroon itong nakapirming hugis: kumpanya, departamento at pangalan ng kliyente na may sama sa unang linya; isang pasasalamat sa kanilang oras; dalawa o tatlong linya na nagpapatunay kung ano ang napagkasunduan at ang susunod na hakbang na may petsa; at isang pangwakas na linya tulad ng hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Maglakip ng anumang dokumentong ipinangako mo.
Ang mga pagkakamali na namumukod-tangi ay tungkol sa pagkakasunud-sunod at pagpaparehistro. Napansin ang pag-upo bago imbitahan. Ang paglalagay ng card ng kliyente sa bulsa ng pantalon o pagsusulat dito ay isang maliit na insulto. Sa pagsasalita, ang mga karaniwang slip ay gumagamit ng anata para sa kliyente, nakakalimutan ang sama sa pangalan ng taong binibisita mo, at sinasagot ang keigo na may kaswal na desu ne. Kung madulas ka, itama ito sa susunod na pangungusap at magpatuloy. Iba-iba ang mga kaugalian ng kumpanya, kaya sundin ang pangunguna ng host at magtanong sa isang kasamahan na bumisita sa kliyenteng iyon dati.
- Huwag dumating nang mas maaga ng higit sa sampung minuto o huli ng isang minuto nang hindi tumatawag
- Huwag umupo hangga't hindi ka inaanyayahan, at huwag kunin ang kamiza nang hindi inanyayahan
- Panatilihin ang card ng kliyente sa mesa sa panahon ng pulong, pagkatapos ay sa iyong card case
- Huwag gumamit ng anata, kimi o ang plain kaisha para sa kliyente o sa kanilang kumpanya
- Huwag isuot ang iyong amerikana sa loob ng gusali o sa elevator
- Ipadala ang email ng pasasalamat sa parehong araw kasama ang mga napagkasunduang susunod na hakbang