Frasi giapponesi per e-mail aziendali che suonano naturali

Lo scheletro fisso di un'e-mail aziendale giapponese

Ogni email aziendale esterna in Giappone è composta dalle stesse sette parti, nello stesso ordine. Gli studenti che hanno difficoltà con la posta elettronica giapponese di solito non sono a corto di vocabolario; stanno scrivendo un'e-mail in inglese con parole giapponesi, quindi le parti arrivano nella sequenza sbagliata e le frasi di cortesia scompaiono. Memorizza la cornice e la scritta si riduce a due o tre frasi al centro.

Le parti che effettivamente componi sono la linea di scopo e il corpo. Tutto il resto è testo fisso, ecco perché i colleghi giapponesi riescono a produrre un'e-mail corretta in novanta secondi e uno studente che conosce la cornice può fare lo stesso.

La riga del destinatario e il saluto di apertura

Un'e-mail giapponese si apre con il destinatario scritto sulla prima riga, prima di qualsiasi saluto. La forma completa è azienda, dipartimento, poi il nome personale con 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Rilascia 株式会社 solo dopo diversi scambi e non rilasciare mai 様. Se non sai chi lo leggerà, ご担当者様 ti copre. All'interno della tua azienda la linea è solitamente 田中部長 o 田中さん, con un titolo professionale che sostituisce 様 quando la persona ne ha uno.

La seconda riga è いつもお世話になっております, che non è né una domanda né un'affermazione di fatto. Appare essenzialmente in ogni email e risposta aziendale esterna, quindi un lettore che non lo vede nota il divario. Per un primo contatto, usa invece 初めてご連絡いたします, e se scrivi come cliente di qualcuno piuttosto che come fornitore, お世話になっております senza いつも è del tutto normale.

Darsi un nome e arrivare al punto

La terza riga è il tuo nome, con il prefisso della tua azienda: ABC社の山田です, o 株式会社ABCの山田と申します quando desideri maggiore formalità. Non iniziare la frase con 私 e non attaccare mai 様 o さん al tuo nome. Poi spiega perché stai scrivendo, in una frase, prima di qualsiasi contesto, usando 〜の件でご連絡いたしました. La scrittura commerciale giapponese prevede innanzitutto la conclusione nello stesso modo in cui lo è il giapponese parlato per gli affari: il lettore dovrebbe sapere cosa vuole il messaggio entro la fine della quarta riga, e la spiegazione segue.

Chiedere a qualcuno di fare qualcosa

Le richieste vengono classificate in base allo spazio che lasciano al lettore per rifiutare. お願いいたします è semplice e neutro. ご確認いただけますでしょうか è più morbido, perché è formulato come una domanda sulla capacità del lettore di aiutare. ご対応いただけますと幸いです è ancora più dolce, dice letteralmente che sarebbe una fortuna per te. Due cuscini svolgono la maggior parte del lavoro rimanente: お手数ですが, che significa scusa per il disturbo, e 恐れ入りますが, che significa mi dispiace imporre, entrambi seduti davanti alla richiesta. Dare una scadenza come data piuttosto che il più presto possibile.

Cerco una risposta e mi scuso per il ritardo

L'inseguimento viene effettuato consentendo la possibilità che il messaggio sia andato fuori strada, il che consente al lettore di salvare la faccia. その後いかがでしょうか chiede come stanno le cose senza accusare nessuno di nulla. 行き違いでしたら申し訳ございません chiede scusa se i nostri messaggi si sono incrociati ed è il cuscino standard per un secondo promemoria. Solo dopo due di questi uno scrittore giapponese fissa una scadenza con fermezza, e anche allora la frase rimane educata.

Per la tua risposta tardiva, ご返信が遅くなり申し訳ございません è il cavallo di battaglia. Chiedi scusa in una riga, resisti alle lunghe spiegazioni e vai direttamente alla sostanza, perché una lunga scusa viene interpretata come un fallimento più grande del ritardo stesso. 申し訳ございません è la forma scritta; すみません è troppo leggero per la posta esterna e 申し訳ありません si colloca tra i due e si adatta all'uso interno.

Allegati, programmazione e dire di no

Tre scopi di routine hanno ciascuno la propria linea fissa. Un allegato viene annunciato con 添付いたします e descritto nella stessa frase, perché un file semplice senza parole di accompagnamento viene letto come negligente. La pianificazione offre gli slot dei candidati come un elenco e chiede quale si adatta, invece di chiedere al lettore di inventare orari per te. Declinare non usa mai できません da solo: lo schema è ringraziamento, rimpianto, ragione e una porta lasciata aperta.

いたしかねます è il modo educato per dire che non puoi, espresso come difficoltà piuttosto che come riluttanza: 今回はお受けいたしかねます. Abbina qualsiasi rifiuto a また機会がございましたら così la relazione sopravvive al no, che è la parte che gli studenti tralasciano più spesso.

Righe di chiusura che concludono correttamente un'e-mail

よろしくお願いいたします chiude quasi tutte le e-mail aziendali giapponesi e non si traduce in nulla di specifico, quindi trattalo come l'equivalente scritto di un inchino di chiusura. 何卒よろしくお願い申し上げます è la versione più pesante e si adatta ad un primo approccio, alle scuse o ad una richiesta sostanziale ad un cliente, mentre引き続きよろしくお願いいたします si adatta a un thread in corso. Sotto c'è il blocco della firma: nome, azienda, dipartimento, indirizzo, telefono, email. Non cercare di tradurre i migliori saluti, perché non esiste un equivalente e la cortesia di chiusura fa già questo lavoro.

Dentro l'azienda contro fuori

La distinzione che conta di più è uchi e soto: la tua azienda è all'interno, tutti gli altri sono all'esterno. Scrivendo a un cliente non si associa mai 様 o さん al nome di un collega, nemmeno a quello del presidente, quindi è 弊社の田中がご対応いたします. La tua compagnia è 弊社 quando sei umile e 当社 quando sei neutrale; il loro è 貴社 nella scrittura e 御社 nel parlato. La posta elettronica interna è di un livello più leggero: お疲れ様です sostituisce お世話になっております e お願いします spesso sostituisce お願いいたします. Abbina il tono del thread a cui ti stai unendo anziché scegliere un livello da solo.

• Apertura esterna: いつもお世話になっております。Apertura interna: お疲れ様です。
• La tua azienda a un estraneo: 弊社 per umiltà, 当社 per dichiarazioni di fatto neutre.
• La loro compagnia: 貴社 per iscritto, 御社 quando lo dici ad alta voce.
• Un collega menzionato a un cliente perde 様 e さん: 弊社の田中が伺います.
• Un collega senior mantiene internamente solo il titolo professionale: 田中部長, mai 田中部長様.
• Le scadenze interne possono essere dirette; la stessa scadenza prende un cuscino esternamente.

Righe dell'oggetto, cc e risposta

Gli oggetti giapponesi sono descrittivi e spesso racchiusi tra parentesi, come in 【ご確認のお願い】新商品の件, perché la parentesi dice al lettore quale azione è richiesta prima di aprire qualsiasi cosa. Mantieni l'oggetto invariato quando rispondi in modo che il thread rimanga ricercabile e lascia intatta la catena Re:. Cc ha una propria convenzione: se qualcuno è in cc, nominalo nel corpo con una riga come 田中部長をCCに入れております, così nessuno sarà sorpreso di ritrovarsi lì. Se scrivi a più persone, mantieni lo stesso cc nella risposta e usa 各位 nella riga del destinatario.

• Tra parentesi l'azione nell'oggetto: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Mantieni l'oggetto originale della risposta in modo che il thread possa essere ritrovato in seguito.
• Annuncia i destinatari del cc nel corpo invece di lasciarli notare.
• Scrivendo a un gruppo, apri con 関係者各位 o チームの皆様 anziché con un nome.
• Rispondi lo stesso giorno anche se la risposta è solo 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Un'e-mail completa, riga per riga

Leggi di nuovo il campione e nota cosa è assente. Non c'è alcuna domanda sulla salute del lettore, nessun paragrafo separato che lo ringrazi per il messaggio precedente e nessun nome di firma all'interno del corpo perché il blocco della firma lo riporta. L'intero messaggio è composto da quattro frasi reali racchiuse in frasi fisse e questo rapporto è normale.

Abitudini di posta elettronica inglesi che non vengono trasferite

La maggior parte delle email imbarazzanti scritte dagli studenti in giapponese non sono sgrammaticate. Sono e-mail in inglese con vocabolario giapponese e un lettore giapponese avverte immediatamente la mancata corrispondenza anche quando ogni parola è corretta. Le abitudini riportate di seguito sono quelle che lo causano e ciascuna ha una semplice sostituzione giapponese anziché una traduzione.

• Apro con la speranza che l'e-mail li trovi bene. Non esiste un equivalente giapponese e いつもお世話になっております occupa già quello spazio.
• Tradurre il caro signor Tanaka in qualcosa come 親愛なる田中様. Scrivi azienda, dipartimento e 田中様 sulla prima riga, poi fermati.
• Seppellire la richiesta nell'ultimo paragrafo. La posta commerciale giapponese dichiara il suo scopo nelle prime quattro righe.
• Usare すみません o ごめんなさい per iscritto. Entrambi sono registri parlati: usa invece 申し訳ございません o 恐れ入りますが.
• Allegare un file senza alcuna frase che lo descriva, oppure scrivere l'equivalente giapponese di trova allegato e niente più.
• Firmare con 田中より in basso al posto di un blocco di firma corretto.
• Aggiungere さん al nome di un collega in un messaggio indirizzato a un cliente, per elevare silenziosamente la propria azienda.
• Chiedere qualcosa il prima possibile. Indica una data effettiva: なるはや è casuale e 至急 sembra un'emergenza.