Rispondere al telefono
Il telefono dell'ufficio è la parte più difficile di questo lavoro e quella più programmata, il che è una buona combinazione: può essere preparato quasi completamente.
L'apertura è fissa e moshi moshi non viene utilizzato nelle chiamate di lavoro. Dai il nome dell'azienda e il tuo, poi prendi il loro.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Grazie per aver chiamato. Questo è Tanaka della Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Grazie per il vostro continuo supporto. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Posso chiederti il tuo nome? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Per favore aspetta un attimo. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Ti farò passare. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | La linea sembra debole. |
Prendendo un messaggio
Prendere un messaggio è dove gli errori costano caro, e la disciplina è riconfermare tutto: nome, azienda, numero e sostanza.
Confermare un numero di telefono cifra per cifra è una pratica standard, e le letture più sicure per quattro e sette esistono proprio per questo.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Sfortunatamente Tanaka è lontano dalla sua scrivania. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Ti richiameremo? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Prenderò un messaggio. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Lasciami confermare il tuo numero di telefono. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Lo ripeterò. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Lo passerò a Tanaka. |
Nota che il tuo collega viene chiamato senza titolo onorifico quando parli con un chiamante esterno. Questo è il punto in cui gli studenti spesso sbagliano.
Il registro che si sposta
L'unica difficoltà concettuale di questo lavoro è che il registro dipende da chi c'è dall'altra parte piuttosto che da cosa stai facendo. La stessa persona viene chiamata in modo diverso a seconda della persona con cui si sta parlando.
Individuare la giusta direzione dell’umiltà è più importante che perfezionare ogni forma, ed è ciò che contraddistingue qualcuno che comprende la convenzione.
| Parlando con | Il tuo manager lo è | Il loro manager lo è |
|---|---|---|
| Un cliente | ok | 田中様 |
| Un collega | 田中部長 | Il loro titolo |
| Il tuo manager | Forme onorifiche | Non applicabile |
| Un fornitore | ok | Onorifico |
| Un altro dipartimento | 田中部長 | Il loro titolo |
La prima riga è quella da interiorizzare. Aggiungere un titolo onorifico al nome del tuo manager davanti a un cliente è immediatamente percepibile come un errore.
Richieste interne
Le richieste all'interno dell'ufficio sono garbate ma leggere, e sono costanti: chiedere un documento, rincorrere un'approvazione, controllare una scadenza. Il registro è educato senza keigo completo.
L'inseguimento è una parte normale del ruolo e ha degli ammorbidimenti convenzionali che lo rendono insignificante.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Mi dispiace disturbarti quando sei occupato. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Potresti controllare questo documento? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Come va la faccenda dell'altro giorno? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | La scadenza è domani. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Ogni volta che è conveniente va bene. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Permettimi di confermare per ogni evenienza. |
Visitatori
Gli scambi di accoglienza sono brevi, fissi e frequenti. Saluta, conferma chi è qui per vedere, falli sedere e informa la persona.
Offrire il tè è una pratica convenzionale in molti uffici e fa parte di un copione piuttosto che di un'iniziativa.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Benvenuto. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Hai un appuntamento? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Andrò a prendere quella persona adesso. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Per favore, siediti qui e aspetta. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Ti porterò del tè. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Grazie per l'attesa. |
Perforare il telefono
Di tutto in questo lavoro, il telefono è quello su cui esercitarsi, per tre ragioni: è il mezzo più difficile, è il contenuto più scritto ed è la cosa che il nuovo personale amministrativo teme di più.
Poiché è sceneggiato, esegue bene il drill. Eseguendo lo script della chiamata con un AI Sensei nell'aula immersiva 3D di Unihongo, parlato anziché digitato, si ottiene l'apertura e la trasmissione del messaggio alla velocità di cui una vera chiamata ha bisogno, e vale la pena utilizzare il laboratorio di pronuncia sui numeri, poiché una linea telefonica degrada esattamente le distinzioni di lunghezza che separano quattro da sette.
La parte centrale della chiamata non è scritta, ed è ciò che aggiunge un gioco di ruolo: un chiamante che dice qualcosa che non ti aspettavi, a quel punto le frasi di conferma devono arrivare senza composizione.
Impara l'apertura e la presa del messaggio per completare l'automaticità. Nel complesso coprono la maggior parte delle chiamate e la fiducia al telefono cambia l'intero lavoro.