Come scusarsi al lavoro in giapponese

La scala delle scuse da Gomen a Shisurei Itashimashita

Le espressioni di scusa giapponesi formano una scala e ogni posto di lavoro si aspetta che tu salga sul gradino corrispondente al danno. La guida quotidiana all'arigatō e al sumimasen su questo blog copre il lato personale della gamma; i gradini sottostanti sono quelli che contano una volta che vieni pagato.

Altre due espressioni si siedono di lato. Osoreirimasu ammorbidisce una richiesta piuttosto che scusarsi per qualsiasi cosa, quindi tienilo lontano da veri errori. Owabi mōshiagemasu appartiene alle comunicazioni scritte e alle dichiarazioni formali; dirlo su una scrivania suona come un comunicato stampa. Al di sopra del gradino più alto esiste solo la formalità fisica e un dipendente part-time o al primo anno non ne avrà bisogno.

Scegliere il livello in base alla gravità e al pubblico

Due domande gettano le basi. Innanzitutto, quanto è costato all’altra persona: secondi, un’ora, denaro o la propria credibilità davanti a qualcun altro. Secondo, chi può sentirti? Lo stesso caffè versato viene sumimasen con un collega alla scrivania accanto e mōshiwake gozaimasen se c'è un cliente nella stanza, perché le tue scuse sono anche un segnale per tutti coloro che ascoltano su come si comporta la squadra.

Anche la direzione conta. Nei luoghi di lavoro giapponesi, una persona esterna viene considerata superiore alla propria, quindi un errore che colpisce un cliente occupa sempre l'estremità formale della scala, anche se lo stesso errore tra due colleghi richiederebbe sumimasen. Quando la tua stessa squadra causa un problema a un cliente, chiedi scusa per la squadra senza nominare chi è stato, usando kochira no kakunin busoku o watakushidomo no fubi.

• Costo in secondi, a un pari: sumimasen, poi vai avanti.
• Costo in ore, per la tua squadra: mōshiwake arimasen più la correzione.
• Costo per un cliente o il suo programma: mōshiwake gozaimasen più un risultato finale corretto e un'ora.
• Le buone maniere piuttosto che il danno, come interrompere o fraintendere: Shisurei itashimashita.
• Qualunque cosa una persona anziana abbia sollevato con te per prima: sali un gradino sopra ciò che pensi che meriti.

Le scuse in tre parti che funzionano quasi ovunque

La forma è riconosciuta, spiegata in una clausola, dichiarata la correzione. Teneteli in quest'ordine. Iniziare con la motivazione trasforma la frase in una difesa prima che l'ascoltatore ti abbia sentito accettare il problema, e quel singolo errore di ordinamento causa più attriti di qualsiasi errore grammaticale che potresti commettere.

La soluzione è la parte che gli studenti saltano ed è la parte che il tuo manager sta aspettando. Dovrebbe contenere un verbo e un orario: lo rispedirò entro le cinque, chiamo oggi pomeriggio, controllo con la squadra e rispondo oggi. Una linea di prevenzione è facoltativa e va posta per ultima, solo quando l'errore potrebbe ripetersi.

Mi scuso per la risposta tardiva

Una risposta tardiva è la scusa con la posta in gioco più bassa in questa pagina e quella che gli studenti sovrascrivono di più. Una riga in alto, poi la risposta. Non spiegare che eri occupato: isogashikute viene inteso come classificare l'altra persona al di sotto del tuo altro lavoro. Se il ritardo è ancora in corso perché non hai ancora la risposta, invia le scuse autonomamente con un tempo promesso; Ciò che danneggia la fiducia è il silenzio, non il ritardo.

Un errore in un documento

Di' esattamente cosa c'è che non va e dove. Ammissioni vaghe costringono il lettore a cercare nell'intero file, il che gli costa più dell'errore. Nota che machigatte orimashita usa l'umile oru: la tua parte ha commesso l'errore, quindi la forma umile è corretta anche in una frase riguardante un documento. Invia la versione corretta nello stesso messaggio quando puoi, perché le scuse con la correzione allegata di solito mettono fine alla conversazione.

Mancare una scadenza

Una scadenza mancata viene giudicata meno in base al mancato rispetto che a quando l'hai alzata. La segnalazione di un probabile ritardo con due giorni di anticipo è considerata di competenza; segnalarlo la mattina in cui era previsto viene trattato come un secondo fallimento, motivo per cui kasanete, che significa ancora una volta, appare nell'ultima riga. Date la nuova data come un impegno di cui siete sicuri e non come un ottimismo, perché una seconda promessa mancata costa molte volte quello che ha fatto la prima.

Gestire un reclamo del cliente

Con un cliente, le scuse arrivano prima che tu sappia di chi è la colpa, perché ti stai scusando per l'esperienza piuttosto che ammettere la responsabilità. Quindi ascolta e lascia che okikase itadakemasu deshō ka faccia il lavoro; i reclami di solito si riducono una volta che la persona è stata ascoltata. Mantieni la tua parte neutrale: non usare mai san per i colleghi di fronte a un cliente e non incolpare mai un altro dipartimento.

Scuse deboli, scuse forti

Le coppie seguenti utilizzano gli stessi fatti. La versione debole conduce con circostanze, siepi o ripetizioni; la versione forte accetta il problema in una riga e passa alla correzione. Leggi ogni coppia ad alta voce e ascolta il momento in cui quello debole inizia a chiedere simpatia all'ascoltatore.

Tre abitudini contraddistinguono le versioni deboli. La conclusione con sorede lascia all'ascoltatore il compito di finire la frase. La copertura con tabun e omoimasu trasforma un rapporto in una speranza. Ripetere le scuse due volte segnala angoscia piuttosto che responsabilità. Le versioni forti non sono più educate nella grammatica; sono semplicemente completi e terminano con qualcosa su cui l'ascoltatore può agire.

Chiudere il cerchio una volta risolto il problema

Il messaggio successivo è il momento in cui un errore smette di essere tale e diventa la prova che hai chiuso le cose correttamente. Segnalalo una volta, brevemente, e passa il registro dalle scuse ai ringraziamenti. Goshiteki itadaki, arigatō gozaimashita è la linea di chiusura naturale perché tratta la correzione come un aiuto piuttosto che come un attacco, e interrompe lo scambio senza trascinare le scuse per un altro giro.

Perché una breve scusa veloce batte una lunga spiegazione

Nei luoghi di lavoro giapponesi, accettare rapidamente il problema viene interpretato come assunzione di responsabilità ed è la strada più veloce verso la conversazione che tutti desiderano davvero, ovvero sulla soluzione. Un lungo preambolo ritarda tutto ciò e invita all’etichetta iiwake. Gli studenti spesso vanno per le lunghe perché cercano di dimostrare che l'errore era ragionevole, ma la ragionevolezza non è ciò che l'ascoltatore controlla. Stanno controllando se l'hai notato, se lo possiedi e se è stato gestito.

C'è anche un vantaggio linguistico. Una breve scusa è una frase fissa che puoi produrre sotto stress, mentre una lunga spiegazione in una seconda lingua è dove la tua grammatica crolla e l'ascoltatore inizia a lavorare per capirti invece di ascoltare il contenuto. Riduci la causa a una clausola con nodo o addomesticamento e spendi il resto delle tue energie affermando chiaramente la soluzione.

Quanto ti costa scusarti troppo

Chiedere scusa è economico in giapponese, ed è proprio per questo che spenderne troppo svaluta la valuta. Se sumimasen precede ogni frase che dici, i colleghi smettono di ascoltarla e l’unica volta in cui hai davvero bisogno di segnalare che qualcosa è andato storto, il segnale non viene registrato. Le scuse costanti vengono anche interpretate come ansia e al personale ansioso vengono assegnate meno responsabilità, il che è l'opposto di ciò che uno studente attento sta cercando di ottenere.

• Sostituisci le scuse a forma di ringraziamento con ringraziamenti: usa arigatō gozaimasu quando qualcuno ti aiuta, non sumimasen.
• Usa osoreirimasu ga per aprire una richiesta invece di scusarti per averla fatta.
• Chiedi scusa una volta per un incidente; ripeterlo dopo che è stato accettato chiede all'ascoltatore di rassicurarti.
• Non scusarti per cose fuori dal tuo controllo, come il tempo o il sistema di un'altra squadra.
• Non scusarti mai per il tuo giapponese nel bel mezzo di un compito; dillo una volta all'inizio di una relazione, se non del tutto.
• Quando un manager dice daijōbu desu yo, accettalo e passa alla soluzione invece di scusarti di nuovo.