Ryōshūsho o reshīto: quale ricevuta chiedere
La prima decisione avviene alla cassa. Un reshīto è il tagliando dettagliato stampato dal registro; un ryōshūsho è una ricevuta formale con una riga del beneficiario, atena, una riga dello scopo, tadashigaki, la data, l'importo, il nome e il timbro del negozio. Alcuni negozi stampano un ryōshūsho dal registro; i piccoli ristoranti spesso ne scrivono uno a mano. Chiedetelo con ryōshūsho o onegai shimasu, e aspettatevi due domande: il nome da scrivere e lo scopo.
Se hai bisogno di un ryōshūsho dipende dalla tua compagnia e spesso dall'importo. Molti accettano un reshīto per oggetti di uso quotidiano perché è dettagliato, mentre un ryōshūsho per una cena con un cliente o un acquisto importante è comune. In caso di dubbio, prendili entrambi. Se perdi una ricevuta, la maggior parte delle aziende dispone di un modulo o di una nota che spiega la perdita, ma potrebbero non accettare il reclamo, quindi chiedi a Keiri prima di dare per scontato.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Una ricevuta, per favore. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Che nome dovrei scriverci sopra? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, per favore. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Si prega di scrivere lo scopo come cibo e bevande. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Ho perso la ricevuta; cosa dovrei fare? |
Kōtsūhi e tatekae: come circola il denaro
Kōtsūhi, le spese di trasporto, sono il reclamo più frequente e quello con il minor numero di ricevute. Per i treni e gli autobus si registra la data, il percorso da stazione a stazione, la destinazione e la tariffa, solitamente la tratta ragionevole più economica; la compagnia può confrontarlo con una ricerca tariffaria. Conserva la cronologia della tua carta IC, riyō rireki, che puoi stampare presso molti distributori automatici delle stazioni, perché alcune aziende lo richiedono. I taxi necessitano di una ricevuta e solitamente di una motivazione, ad esempio bagaglio pesante o arrivo in ritardo. Il pendolarismo è separato: lo tsūkin teate viene pagato come indennità e non viene richiesto tramite keihi seisan.
Il denaro stesso di solito si muove tramite tatekae: paghi prima e richiedi il rimborso. Per una spesa importante o pianificata, chiedi il karibarai, un anticipo, prima del viaggio. Il rimborso viene normalmente aggiunto allo stipendio o pagato tramite bonifico in un giorno fisso, che varia a seconda dell'azienda.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Per i trasporti è sufficiente scrivere il percorso e la tariffa? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Ho stampato la cronologia di utilizzo della mia carta IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Non c'era l'ultimo treno, quindi ho preso un taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Potrei avere un anticipo per le spese del viaggio di lavoro? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Quando verrà trasferito l'importo che ho pagato? |
I campi del modulo: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Sia che il modulo sia cartaceo o web, ogni riga ha gli stessi quattro campi. Hizuke è la data in cui sono stati spesi i soldi, non la data in cui hai presentato la richiesta. Kingaku è l'importo, tasse incluse, a meno che il modulo non separi zeinuki e zeikomi. Tekiyō è la descrizione o lo scopo, ed è il campo contabile da leggere con maggiore attenzione: scrivere chi, cosa e perché in poche parole, come A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, caffè per due in riunione con la compagnia A. Kanjō kamoku è la categoria di account, scelta da un elenco.
I nomi delle categorie si assomigliano, quindi impara quelli comuni: ryohi kōtsūhi per viaggi e trasporti, kōsaihi per intrattenere i clienti, kaigihi per rinfreschi per riunioni, shōmōhinhi per forniture, tsūshinhi per telefono e spese postali, shinbun toshohi per libri. La categoria in cui rientra una determinata spesa è una decisione aziendale; se l'elenco non è chiaro, chiedi piuttosto che indovinare, perché una categoria sbagliata è il motivo più comune per cui una riga viene rimbalzata.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | In quale categoria di conto rientra questa spesa? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Quanti dettagli devo inserire nella descrizione? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Scrivo l'importo comprensivo di IVA? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | La data è quella del giorno in cui ho pagato? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Sapreste dirmi la differenza tra costi del meeting e intrattenimento? |
Pre-approvazione, presentazione e scadenze
Molte aziende richiedono jizen shōnin, la pre-approvazione, per qualsiasi cosa oltre le piccole spese di routine: cene per i clienti, attrezzature, viaggi. Potrebbe trattarsi di un modulo, un ringisho distribuito per francobolli o un messaggio al tuo manager. Chiedere prima di spendere, indicando lo scopo, le persone e una somma approssimativa; un manager che ha approvato in anticipo raramente mette in discussione il reclamo in seguito.
La presentazione, teishutsu, segue lo shime, il limite massimo dell'azienda, spesso mensile. Allega le ricevute in ordine di data, pinzate o in un file trasparente, oppure carica foto nel sistema e consegna il modulo al tuo manager per l'approvazione prima che venga inviato a keiri. Conferma la scadenza e il giorno del pagamento quando ti iscrivi, perché entrambi variano ampiamente, e nota quali richieste richiedono la ricevuta originale anziché una foto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Sto organizzando una cena con la compagnia A la prossima settimana. Potrei ottenere la pre-approvazione? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Tre persone, e mi aspetto circa cinquemila yen a testa. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Entro quando devo presentare le note spese? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Presento le spese di questo mese. Per favore controllali. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Ho mancato il cut-off; potresti ancora accettarlo? |
Fare una domanda a Keiri educatamente
Il team contabile, Keiri, risponde alle stesse domande di tutti per tutto il mese, quindi il modo in cui lo fai è importante. Apri con o-isogashii tokoro sumimasen, nomina l'argomento con keihi no ken de e fai una domanda chiara. Nell'e-mail, inserisci il mese e il tuo nome nella riga dell'oggetto. Evita di pretendere quando: hayaku merda kudasai è un errore anche quando aspetti soldi. Chiedi invece a itsu goro ni narimasu ka.
Se un reclamo viene restituito, sashimodoshi, ringraziali, risolvilo e invialo nuovamente lo stesso giorno. Keiri ricorda chi semplifica il proprio lavoro e che la buona volontà è importante quando è necessaria un'eccezione.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Scusate il disturbo, posso chiedervi una cosa sulle spese? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Questa ricevuta è accettabile? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | All'incirca quando verrà effettuato il pagamento del mese scorso? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Sapreste dirmi perché è stato restituito? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Lo correggerò e lo invierò di nuovo oggi. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Grazie per averlo sottolineato. |
Le domande che ti potrebbero essere poste
Le domande di contabilità sono prevedibili. Chi c'era e quanti, osate nanmei de: questo decide la categoria. Qual era lo scopo, nan no tame ni. Perché questa strada o questo taxi. Se una ricevuta copre oggetti personali; verrà interrogata una ricevuta con sopra un drink per te. Se l'importo supera il limite aziendale che necessita del timbro del manager. Prepara le risposte prima di inviarle e scrivi quelle chiave nel campo tekiyō in modo che non vengano mai chieste.
Rispondi in modo concreto e breve. Se si è trattato di un errore autentico, come richiedere un caffè personale, dillo a sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita e chiedi loro di rimuovere la riga. Cercare di giustificarlo costa più del caffè.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Con chi sei andato a questa cena e quante persone? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Il signor Sato della società A e due da parte nostra, tre in totale. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Per favore, dimmi il motivo di questa tariffa del taxi. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Questa ricevuta include oggetti personali? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Siamo spiacenti, un elemento era personale. Rimuovi tale importo. |
Vocabolario delle spese
Queste sono le parole sul modulo, nei menu di sistema e nell'e-mail di Keiri.
| Parola | Lettura | Senso |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | liquidazione spese, rimborso spese |
| 領収書 | ryōshūsho | ricevuta formale |
| レシート | reshīto | dettagliato fino allo scivolone |
| 宛名 | atena | nome a cui è intestata la ricevuta |
| 但し書き | tadashigaki | riga dello scopo su una ricevuta |
| 交通費 | kōtsūhi | costi di trasporto |
| 立替 | tatekae | pagando prima di tasca propria |
| 仮払い | karibarai | anticipo contante |
| 摘要 | tekiyō | descrizione, campo scopo |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | categoria di conto |
| 事前承認 | jizen shōnin | pre-approvazione |
| 締め日 | shimebi | data limite |
| 差し戻し | sashimodoshi | un reclamo rinviato per la correzione |
Errori che comportano il rinvio di un reclamo
Gli stessi problemi rappresentano la maggior parte dei sashimodoshi. Una ricevuta senza atena quando l'azienda la richiede. Un tekiyō che dice solo uchiawase, senza compagnia o personale. Una categoria indovinata. Trasporto richiesto per un percorso più lungo di quello sensato. Una foto di una ricevuta sfocata o ritagliata. Un reclamo presentato dopo lo shime ed esteso al mese successivo senza preavviso. E, cosa più imbarazzante, un oggetto personale su una ricevuta di lavoro, che solleva domande su ogni altra riga.
Le regole su tutto questo sono decisioni aziendali: limiti, categorie, se le foto sono accettate e quanto tardi è troppo tardi. Le abitudini sicure sono le stesse ovunque. Chiedi la ricevuta corretta alla cassa, annota lo scopo sul retro o nell'app lo stesso giorno, chiedi a keiri quando non sei sicuro e invia prima della scadenza, non su di essa.
- Chiedi ad atena wa kaisha-mei de alla cassa quando è necessario un ryōshūsho
- Scrivi lo scopo, l'azienda e l'organico nel campo tekiyō
- Scegli la categoria dall'elenco; chiedi quando due sembrano andare bene
- Richiedi il percorso sensato e conserva la cronologia della carta IC
- Ottieni la pre-approvazione per cene, attrezzature e viaggi
- Invia prima dello shime e correggi qualsiasi riga restituita lo stesso giorno