Tre tipi di hikitsugi e quando iniziano
Hikitsugi copre tre situazioni che sembrano diverse ma usano la stessa lingua. Prima di kyūka, te ne vai, consegni i compiti che scadranno mentre sei assente, di solito a un collega e di solito in un breve messaggio più una parola di persona. Prima del jinji idō, un trasferimento all’interno dell’azienda, si cede un intero ruolo, spesso nelle settimane che intercorrono tra l’annuncio e la data del trasloco. Prima del taishoku, delle dimissioni, consegni tutto e la compagnia si aspetta che sia completo prima del tuo ultimo giorno.
Il tempismo è il punto in cui gli studenti vengono catturati. Il congedo richiede un giorno o due di preparazione. Un trasferimento inizia il giorno in cui viene annunciato. Il passaggio di consegne avviene durante il periodo di preavviso e molti manager chiederanno un hikitsugi keikaku, un piano di passaggio di consegne, nella prima settimana. Le aspettative dell'azienda differiscono, quindi chiedi come appare normalmente l'hikitsugi della squadra.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Vorrei consegnare il lavoro per il mio congedo la prossima settimana. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Con il mio trasferimento, cederò i miei compiti a Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Ho intenzione di consegnare tutto il mio lavoro prima di partire. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Questa settimana metterò insieme un piano di consegna. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Chi sarà il mio successore? |
L'hikitsugisho: cosa c'è nel documento
L'hikitsugisho è la spina dorsale del passaggio di consegne. Viene letto dal tuo successore, dal tuo manager e, mesi dopo, da chiunque debba rispondere a una domanda che nessun altro può rispondere. Scrivilo in semplice desu e masu o nello stile pesante dei nomi dei documenti interni, a seconda di quello utilizzato dal tuo team, e organizzalo per attività anziché per data. Per ogni attività: a cosa serve, quanto spesso accade, in che stato si trova, chi è coinvolto, dove sono i file e cosa potrebbe andare storto.
Due cose rendono un hikitsugisho veramente utile. Il primo è il keii, la storia: perché un cliente viene trattato in un certo modo, quali decisioni sono state prese e da chi. La seconda sono le regole non scritte: il cliente che non ama le telefonate, la segnalazione che deve arrivare prima a una determinata persona. Questi non compaiono mai nelle procedure ufficiali e sono esattamente ciò che un successore non può scoprire da solo.
| Sezione | Lettura | Cosa scrivere |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Elenco delle attività con scopo e frequenza |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Stato attuale di ciascuna attività |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Persone responsabili e persone coinvolte |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Dati di contatto del cliente e del fornitore |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Scadenze e calendario ricorrente |
| 保管場所 | hokan basho | Dove vengono conservati file, moduli e registrazioni |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Questioni in sospeso e problemi aperti |
| 経緯 | keii | La storia e le ragioni delle decisioni |
| 注意点 | chūi-ten | Punti da tenere d'occhio, comprese le regole non scritte |
| マニュアル | manyuaru | Collegamenti a procedure e manuali |
Le password e i dettagli dell'account vengono solitamente consegnati tramite il sistema dell'azienda, non scritti nel documento. Chiedi all'IT come li gestisce la tua azienda.
Frasi per consegnare
La procedura dettagliata segue il documento. Siediti con il tuo successore, esamina ogni attività e dì ciò che il documento non può dire: il tono che un cliente si aspetta, le parti di un processo che sono più lente di quanto sembri. Usa hikitsugimasu per l'atto, o-negai shimasu per la richiesta e go-fumei na ten, punti poco chiari, per invitare a fare domande. Mantenere la procedura dettagliata in desu e masu anche con un collega stretto; la formalità segnala che si tratta di un trasferimento ufficiale di responsabilità.
Concludi dicendo quando sarai raggiungibile e per quanto tempo. In molte aziende è normale rispondere alle domande del successore entro alcune settimane dopo il trasferimento; dopo le dimissioni è una cortesia, non un obbligo, e si possono porre dei limiti educatamente.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Questo progetto è attualmente nella fase in cui è stato presentato il preventivo. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | I dettagli sono riassunti a pagina tre del documento di consegna. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Con questo client, una telefonata consente di eseguire le operazioni più velocemente dell'e-mail. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Se qualcosa non è chiaro, chiedimelo in qualsiasi momento. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Fino alla fine del mese prossimo posso rispondere alle domande. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Questo completa il passaggio di consegne dei miei compiti. |
Frasi per ricevere una consegna
Quando sei il successore, il tuo compito è chiedere. I colleghi giapponesi spesso lasciano ciò che pensano sia importante e dimenticano ciò che hanno smesso di notare, quindi le domande che poni danno forma a ciò che ottieni. Chiedi prima le priorità, poi la storia, poi i problemi in sospeso, poi le persone. Conferma ciò che hai sentito con to iu koto desu ne, quindi è così, e scrivi tu stesso la risposta nel documento, perché la persona che se ne va non avrà tempo.
Dimostra che stai prendendo il lavoro sul serio senza fare promesse eccessive. Hikitsugasete itadakimasu, lo riprenderò, e shikkari hikitsugimasu, lo riprenderò correttamente, sono le linee standard, e alla fine è previsto un breve ringraziamento per il tempo dedicato.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Di questi, qual è il più urgente? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Potresti raccontarmi la storia di questo progetto? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Ci sono problemi in sospeso al momento? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | C'è qualcuno del cliente con cui dovrei prestare particolare attenzione? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Ciò significa che la fattura scade entro la fine del mese, giusto? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Lo prenderò in carico correttamente. Grazie per il tuo tempo. |
Presentazione del successore ai clienti
I clienti vengono consegnati in due passaggi. Prima arriva l'e-mail kōnin no go-shōkai: annunci il cambiamento, nomini il successore, lo copi e ringrazi il cliente per il suo supporto. Il successore risponde quindi al thread con una breve autopresentazione. La seconda è una visita o una chiamata congiunta, in cui li presenti faccia a faccia e fai un passo indietro mentre parlano. Dopo il tuo ultimo giorno, il successore invia autonomamente un follow-up.
Le righe sottostanti sono i pezzi di quell'e-mail e dell'introduzione parlata. Mantieni un tono caldo e leggermente formale ed evita di spiegare il motivo della partenza; un semplice isshin ni yori, per motivi personali, è tutto ciò di cui un cliente ha bisogno.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Oggetto: Avviso di cambio referente |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Dal 1° aprile lascerò la mia carica di tuo contatto. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Il mio successore sarà Sato dello stesso dipartimento. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Grazie sinceramente per tutto il vostro supporto durante il mio periodo in questo ruolo. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato e io verremo a salutarvi di persona a breve. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Io sono Sato, il successore. Non vedo l'ora di lavorare con te. |
Una lista di controllo per la parte donatrice
L'elenco seguente copre il lato delle donazioni dall'annuncio all'ultimo giorno. Non tutti gli elementi si applicano a un congedo breve, ma per un trasferimento o una dimissione, affrontare tutto è ciò che i colleghi si aspettano silenziosamente.
- Concordate prima il successore e il calendario del passaggio di consegne con il vostro manager
- Aggiorna o scrivi l'hikitsugisho, organizzato per attività, con stato e cronologia
- Metti in ordine le cartelle condivise e i file dei nomi in modo che un estraneo possa trovarli
- Guida il successore attraverso il documento di persona, attività per attività
- Invia l'e-mail di notifica al cliente con il successore in copia
- Effettuare visite o chiamate congiunte ai clienti più importanti
- Consegnare account e password attraverso la procedura ufficiale dell'azienda
- Annulla o trasferisci riunioni ricorrenti, abbonamenti e ruoli di sistema
- Di' quando continuerai a rispondere alle domande e per quanto tempo
- Ringrazia il successore, il tuo manager e il team nel tuo ultimo giorno
Per un congedo breve, l'elenco si riduce a tre righe: comunica a un collega le scadenze, scrivi dove sono i file e inserisci un messaggio di assenza dall'ufficio.
Errori da evitare
L'errore più comune è un passaggio di consegne che vive solo nella tua testa, espresso come una conversazione affrettata l'ultimo pomeriggio. Scrivilo presto e lascia che la conversazione segua il documento. Il secondo è elencare compiti senza storia: un successore che sa cosa fare ma non perché ripeterà vecchi errori. Il terzo è dimenticare i clienti, che ricorderanno di aver appreso del cambiamento da un'e-mail respinta.
Dal lato della ricezione, l'errore è la gentilezza che ti impedisce di chiedere. Annuire durante una procedura dettagliata e scoprire le lacune un mese dopo non aiuta nessuno. Chiedi, conferma, scrivi. E da entrambe le parti, non considerate l’hikitsugi come un optional perché andrete solo in vacanza; un messaggio di due righe relativo alla scadenza è pur sempre un passaggio di consegne e il suo salto viene notato.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Non ho avuto tempo, quindi ti spiegherò verbalmente. (Evita; scrivilo.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Ti manderò prima il documento di consegna, quindi per favore leggilo e poi dammi un po' di tempo. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Non ci sono problemi particolari. (Raramente vero; elenca le questioni in sospeso.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Una volta c'è stata una disputa con il cliente su questo argomento, quindi spiegherò la storia. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Inteso. (Va bene, ma seguilo con una domanda.) |