Prima di arrivare: conferma dell'appuntamento e dell'orario
La visita al cliente inizia il giorno prima, con un'e-mail di una riga che conferma la data, l'ora e il luogo; dà al cliente la possibilità di menzionare un cambio di stanza o un partecipante in più. Un appuntamento è un apo nel linguaggio informale e o-yakusoku nel keigo quando si parla allo staff del cliente.
Il giorno stesso, presentati all'edificio dieci minuti prima e alla reception cinque minuti prima. Usa il tempo libero per controllare i documenti, silenziare il telefono e, in inverno, toglierti il cappotto prima di entrare; i visitatori entrano nell'ufficio di un cliente con il cappotto sul braccio. Se il ritardo del treno ti fa fare tardi, telefona prima dell'orario dell'appuntamento per comunicarti un nuovo orario di arrivo realistico.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Aspetto con ansia il nostro incontro domani alle dieci. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | La sede è la tua sede principale, come previsto? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Mi dispiace molto, arriverò in ritardo di circa dieci minuti a causa del ritardo del treno. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Sono arrivato un po' presto, quindi aspetterò nell'atrio. |
La sceneggiatura della ricezione: uketsuke
La ricezione, uketsuke, è disponibile in tre forme e la sceneggiatura cambia poco. Un grande edificio dispone di una scrivania con personale, spesso con un cancello di sicurezza; un'azienda di medie dimensioni ha sul bancone un telefono con l'elenco degli interni; un piccolo ufficio ha una porta che apri mentre dici "shitsurei itashimasu". In ogni caso fornisci tre informazioni in ordine: la tua azienda, il tuo nome, con chi hai appuntamento e quando.
Nota i verbi. To mōshimasu è la forma umile di to iimasu e l'unico modo per presentarti qui. O-yakusoku o itadaite orimasu, Mi è stato dato un appuntamento, inserisce l'appuntamento nel regalo del cliente, che è l'inquadratura educata. Allega sama al nome della persona che stai visitando e aggiungi il suo dipartimento se lo conosci, perché una grande azienda può avere più persone con lo stesso cognome.
L'addetto alla reception dirà shōshō o-machi kudasai, telefonerà alla persona e poi dirà tadaima mairimasu, stanno arrivando, oppure nominerà una stanza. Se è presente un badge da visitatore, nyūkanshō, indossalo in modo visibile e restituiscilo quando esci.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Mi chiamo Tanaka, della ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Ho appuntamento con il signor Sato alle vendite alle dieci. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Per favore aspetta un momento. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato è in arrivo; per favore, siediti qui. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Mi dispiace averti fatto aspettare. |
Sale d'attesa e accoglienza
Puoi aspettare nella hall, in un ōsetsushitsu, in una sala ricevimenti o nella sala riunioni stessa. Quando un membro del personale ti guida, cammina leggermente dietro di lui e lascia che prema i pulsanti dell'ascensore; nell'ascensore la guida sta accanto al pannello e tu stai dietro.
Nella stanza, la guida dice dōzo o-hairi kudasai o kochira e dōzo. Di' "shitsurei itashimasu" quando entri, anche se la stanza è vuota, e prendi il posto che ti viene mostrato. Se non viene detto nulla, mettiti vicino al posto più vicino alla porta, oppure siediti lì, e alzati di nuovo quando entra la persona che stai incontrando. Metti la borsa per terra accanto alla sedia, non sul tavolo. Se viene portato il tè, ringrazia la persona e attendi il dōzo dell'ospite prima di bere, a meno che l'attesa non diventi lunga.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Da questa parte, per favore. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Scusate (entrando nella stanza). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Per favore, siediti e aspetta. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Questo posto va bene? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Per favore, siediti sul retro. |
Posti a sedere, biglietti da visita e saluti di apertura
Le sale riunioni hanno un posto superiore, kamiza, più lontano dalla porta, e un posto inferiore, shimoza, più vicino ad essa. La kamiza appartiene all'ospite, con il visitatore più anziano più lontano dalla porta e l'ospite più anziano di fronte. In caso di dubbi, attendere di essere inserito.
Quando entra la persona che stai incontrando, alzati. I primi incontri iniziano con lo scambio dei biglietti da visita: tieni il tuo biglietto con entrambe le mani rivolto verso l'altra persona, consegna la tua azienda, dipartimento e nome a mōshimasu, ricevi il suo con entrambe le mani, guardalo e posizionalo sul tavolo davanti a te per l'incontro. Una guida separata sull'etichetta meishi copre i dettagli; qui basta sapere che lo scambio avviene prima che qualcuno si sieda.
Quindi ringraziali per il loro tempo e spiega lo scopo della visita in una frase. Un piccolo regalo, temiyage, viene ora consegnato con kokoro bakari desu ga. L'ospite di solito apre con dewa, hajimemashō ka o una domanda sul tuo viaggio, che richiede solo una breve risposta.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Grazie per aver dedicato del tempo per noi oggi quando sei occupato. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Sono venuto oggi per spiegare il nuovo piano. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Un piccolo segno, per favore condividilo con tutti. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Allora, se posso, cominciamo subito. |
Conclusioni: riassumere i prossimi passi
Un incontro giapponese raramente si conclude con una decisione annunciata sul momento. Si conclude con un elenco chiaro di ciò che ciascuna parte farà successivamente ed entro quando, e ci si aspetta che il visitatore lo dica ad alta voce. Introduci il riassunto con honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, quindi elenca gli elementi con mazu, tsugi ni, saigo ni. La parte del cliente correggerà tutto ciò che vede in modo diverso, questo è il punto.
Se il cliente ha bisogno di consultare qualcun altro, dirà shanai de kentō Shite, go-renraku itashimasu. Chiedi una tempistica approssimativa con itsu goro, ma non spingere per un appuntamento sul posto. Quando l'ospite dice honjitsu wa arigatō gozaimashita, rispondi con kochira koso e alzati quando loro si alzano.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Allora lasciatemi confermare ciò di cui abbiamo discusso oggi. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Per prima cosa ti invieremo un preventivo entro la prossima settimana. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Lo valuteremo internamente e ti contatteremo la prossima settimana. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | All'incirca quando potremmo aspettarci la tua risposta? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | C'è qualcos'altro che non è chiaro? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Grazie per oggi. Il piacere è nostro; non vediamo l'ora di lavorare con te. |
In partenza: Shisurei itashimasu ad ogni porta
La partenza ha tante fasi quanto l’arrivo. Raccogli i tuoi documenti e i biglietti da visita del cliente, che vanno nel tuo porta carte. Spingi dentro la sedia. Alla porta della sala riunioni, girati, dì "shitsurei itashimasu" e inchinati. L'host solitamente ti accompagnerà all'ascensore o all'ingresso; mantieni la conversazione leggera e ringraziali ancora mentre cammini.
All'ascensore, entra, girati verso l'ospite, dì honjitsu wa arigatō gozaimashita e inchinati mentre le porte si chiudono. All'ingresso al piano terra, inchinatevi alla porta. Mettiti il cappotto fuori dall'edificio. Restituisci il badge di qualsiasi visitatore alla reception con o-kaeshi shimasu e ringrazia anche l'addetto alla reception.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Bene, allora mi congedo. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Per favore, non disturbarti per accompagnarmi fuori. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Grazie per oggi. Arrivederci. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Restituisco il badge da visitatore. Grazie. |
Vocabolario per una visita al cliente
Queste sono le parole che sentirete alla reception, nel corridoio e nella sala riunioni. Molti, come kisha e heisha, hanno senso solo se abbinati.
| Parola | Lettura | Senso |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | riunione di lavoro, discussione con un cliente |
| 受付 | uketsuke | banco della reception |
| 入館証 | nyūkanshō | badge visitatore o pass d'ingresso |
| 応接室 | ōsetsushitsu | sala ricevimento per i visitatori |
| 会議室 | kaigishitsu | sala riunioni |
| 上座 | kamiza | sedile superiore, più lontano dalla porta |
| 下座 | shimoza | sedile più basso, più vicino alla porta |
| 貴社 | kisha | la tua azienda (parlando ad un cliente) |
| 弊社 | heisha | la nostra compagnia (umile) |
| 名刺 | meishi | biglietto da visita |
| 手土産 | temiyage | piccolo regalo portato in visita |
| お礼メール | o-rei mēru | e-mail di ringraziamento dopo una visita |
Anche i titoli contano: buchō, capo dipartimento; kachō, capo sezione. Utilizzare il titolo con il cognome, Satō-kachō, o il cognome con sama, mai entrambi insieme.
L'e-mail di follow-up e gli errori da evitare
La visita si conclude con un o-rei mēru inviato lo stesso giorno. Ha una forma fissa: azienda, reparto e nome del cliente con sama sulla prima riga; un ringraziamento per il loro tempo; due o tre righe che confermano quanto concordato e il passo successivo con una data; e una linea di chiusura come hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Allega qualsiasi documento promesso.
Gli errori che risaltano riguardano l'ordine e la registrazione. Sedersi prima di essere invitato viene notato. Mettere la carta cliente nella tasca dei pantaloni o scriverci sopra è un piccolo insulto. Nel parlato, i foglietti comuni usano anata per il cliente, dimenticando sama sul nome della persona che stai visitando e rispondendo a keigo con un desu ne casuale. Se sbagli, correggilo nella frase successiva e vai avanti. Le usanze aziendali variano, quindi segui l'esempio dell'host e chiedi a un collega che ha già visitato quel cliente.
- Non arrivare più di dieci minuti in anticipo o un minuto in ritardo senza telefonare
- Non sederti finché non sei invitato e non prendere il kamiza senza essere invitato
- Tieni la carta del cliente sul tavolo durante la riunione, poi nel portacarte
- Non utilizzare anata, kimi o il semplice kaisha per il cliente o la sua azienda
- Non indossare il cappotto all'interno dell'edificio o in ascensore
- Invia l'e-mail di ringraziamento lo stesso giorno con i passaggi successivi concordati