La catena del documento dal preventivo al pagamento
Un tipico accordo tra due società giapponesi è questo. L'acquirente chiede un preventivo e il venditore invia un mitsumorisho. L'acquirente accetta inviando un hatchūsho, un ordine di acquisto; dal lato del venditore, ricevere l'ordine è juchū e può confermarlo con un chūmon ukesho o juchū kakuninsho. Il venditore consegna con un nōhinsho, una bolla di consegna e spesso un kenshūsho o juryōsho che l'acquirente deve firmare per accettazione. Il venditore quindi emette una seikyūsho, la fattura, l'acquirente paga tramite furikomi, bonifico bancario, e il venditore può emettere un ryōshūsho, una ricevuta.
Un keiyakusho, un contratto, si trova al di sopra di questa catena per relazioni continue o di grandi dimensioni, e un kihon keiyakusho, un accordo di base, spesso copre molti piccoli ordini in modo che ciascuno necessiti solo di un preventivo e di un ordine. I piccoli acquisti saltano diversi passaggi, ma imparano comunque l'ordine, perché ogni documento fa riferimento a quello precedente tramite numero.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Potresti darci un preventivo? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Effettueremo l'ordine secondo il preventivo. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Abbiamo ricevuto il tuo ordine. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Lo invieremo con una bolla di consegna. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Emetteremo la fattura a fine mese. |
Leggere un mitsumorisho e un hatchūsho
Un preventivo ha un'intestazione con il nome dell'acquirente e onchū, l'equivalente aziendale di sama, il nome e il sigillo del venditore, un numero, mitsumori bangō e la data. Il corpo elenca gli articoli, hinmei, con quantità, sūryō, unità, tan'i, prezzo unitario, tanka, e importo, kingaku. Di seguito sono riportati il totale parziale, shōkei, l'imposta sui consumi, shōhizei, e il totale, gōkei. Tre campi vicino al fondo contano di più: nōki, l'orario di consegna; shiharai jōken, termini di pagamento; e yūkō kigen, per quanto tempo è valido il prezzo. Una linea bikō contiene osservazioni.
Un hatchūsho rispecchia il preventivo e aggiunge l'indirizzo di consegna, nōhin-saki, la data di consegna richiesta, nōhin kibōbi, e il numero dell'ordine dell'acquirente, che il venditore citerà sulla fattura. Quando ricevi un preventivo, controlla i prezzi unitari, controlla se le tasse sono incluse e leggi il periodo di validità: un preventivo che scade prima che finisca l'approvazione interna significa un secondo giro.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Questo importo è con o senza tasse? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Potreste estendere la validità del preventivo? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Più o meno quando avverrebbe la consegna? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Se modifichiamo la quantità, cambia il prezzo unitario? |
Leggere un seikyūsho e i termini di pagamento
Una fattura ripete le voci e i totali e aggiunge i campi che decidono quando e come si sposta il denaro. Hakkōbi è la data di emissione. Shiharai kigen è la data di scadenza. Furikomisaki è il conto bancario: banca, filiale, tipo di conto, futsū o tōza, numero e nome del conto, kōza meigi. Furikomi tesūryō, la commissione di trasferimento, è solitamente a carico del pagatore e la fattura potrebbe indicarlo. Dall'introduzione del sistema di fatturazione qualificata, anche le fatture delle imprese registrate riportano un numero di registrazione che inizia con T; chiedi alla contabilità come influisce sulla tua azienda.
I termini di pagamento sono scritti come una formula di due metà. La prima metà è lo shime, il cut-off che chiude un lotto di fatture; il secondo è il barai, quando viene pagata quella partita. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: chiuso a fine mese, pagato alla fine del mese successivo. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: chiuso il ventesimo, pagato il dieci del mese successivo. Yokuyokugetsu significa il mese successivo. Sōkin è una parola semplice per inviare denaro; Nyūkin sta arrivando denaro, quindi Nyūkin Kakunin sta controllando che sia arrivato.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | I termini di pagamento sono alla chiusura di fine mese, pagati alla fine del mese successivo. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Potresti coprire le spese di trasferimento? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Abbiamo confermato la ricezione del pagamento. Grazie. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | La data di scadenza è passata; potrebbe dirci quando è previsto il pagamento? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Potresti includere il nome del dipartimento sulla fattura? |
Nōhinsho, ryōshūsho e keiyakusho
Un nōhinsho viaggia con la merce ed elenca ciò che è stato consegnato; l'acquirente lo confronta con l'ordine, kenshū, e lo conserva. Un juryōsho o una copia firmata torna al venditore come prova. Quando una consegna è breve o danneggiata, il numero nōhinsho è quello che citi quando chiami.
Un ryōshūsho conferma il pagamento ricevuto. Con i bonifici bancari, molte aziende trattano la registrazione del trasferimento come una ricevuta e non ne emettono una a meno che non venga richiesta. Un keiyakusho espone l'intero rapporto: le parti, kō e otsu, la portata, il prezzo, la durata, kikan, il rinnovo, kōshin, la risoluzione, kaijo, e la riservatezza, himitsu hoji. I contratti vengono spesso preparati in due copie, una per ciascuna parte, e ciascuna azienda le timbra entrambe. Fare riferimento agli articoli per numero, jō: dai-san-jō, articolo tre.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | La quantità sulla bolla di consegna non corrisponde a quanto arrivato. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Si prega di firmare la conferma e rispedirla. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Hai bisogno di una ricevuta? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Confermo l'articolo tre del contratto. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | La durata è di un anno con rinnovo automatico, giusto? |
Inkan, kakuin e denshi keiyaku
I contratti tradizionali vengono timbrati anziché firmati. Il sigillo registrato dell'azienda, jitsuin, va sul blocco della firma; un keiin viene premuto lungo il confine di ciascuna coppia di pagine in modo che le pagine non possano essere scambiate; e un teisei-in segna qualsiasi correzione scritta a mano. I documenti interni ordinari utilizzano un kakuin quadrato o un mitome-in personale, e il verbo per timbrare è ōin o nattsuin. Chi detiene il sigillo e chi può usarlo è una rigida regola interna.
Sono ormai diffusi i contratti elettronici, denshi keiyaku, firmati tramite un servizio web. Il vocabolario si sposta in denshi shomei, firma elettronica; denshi shoshiki, la forma elettronica di un documento; e shōnin, approvazione, in un flusso di lavoro. Alcune controparti richiedono ancora la carta, pertanto nella richiesta potrebbe essere necessario indicare quale modulo si può accettare. Se un determinato contratto necessita di un sigillo, di una firma o di una firma elettronica dipende dalla società, dal documento e dalla controparte, quindi chiedi al tuo team legale o affari generali, sōmu.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Si prega di timbrare il contratto. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Si prega di apporre il sigillo trasversale sulla rilegatura di ciascuna pagina. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Sarebbe accettabile un contratto elettronico? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Si prega di preparare due originali e restituirne uno. |
Richiedere ciascun documento educatamente
Il modello di richiesta è lo stesso per ogni documento. Nominalo con o oppure vai, dì cosa copre, fornisci una scadenza e un formato e chiudi con un ringraziamento per il disturbo. Il verbo centrale è go-sōfu itadakemasu deshō ka, potresti inviare, oppure o-okuri itadakemasu deshō ka; per emettere un nuovo documento, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Aggiungi un motivo se la scadenza è ravvicinata: shanai shori no tsugō de, per elaborazione interna.
Al telefono, aggiungi la tua azienda e il tuo nome e ripeti il numero del documento. Quando invii un documento, usa o-okuri itashimasu e chiedi loro di verificare con go-kakunin kudasai. Rincorrere un documento in ritardo è educato ma diretto: sakujitsu o-negai Shita seikyūsho no ken desu ga, e poi la domanda.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Mi spiace disturbarti, potresti inviare la fattura di questo mese entro venerdì prossimo? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Sarebbe utile se potessi inviarlo come PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Ho allegato il preventivo; per favore controllalo. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Per quanto riguarda la fattura che ho richiesto ieri, indicativamente quando verrà inviata? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Scusate il disturbo e grazie. |
Vocabolario dei documenti
La tabella raccoglie i nomi dei documenti e i campi che leggerai su di essi.
| Parola | Lettura | Senso |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | preventivo |
| 発注書 | hatchūsho | ordinazione d'acquisto |
| 受注 | juchū | ricezione di un ordine (lato venditore) |
| 納品書 | nōhinsho | nota di consegna |
| 請求書 | seikyūsho | fattura |
| 領収書 | ryōshūsho | ricevuta |
| 契約書 | keiyakusho | contrarre |
| 支払条件 | shiharai jōken | termini di pagamento |
| 締め | shime | interruzione per un periodo di fatturazione |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | pagato alla fine del mese successivo |
| 振込先 | furikomisaki | conto bancario per il bonifico |
| 有効期限 | yūkō kigen | periodo di validità |
| 押印 | ōin | apposizione di un sigillo |
| 電子契約 | denshi keiyaku | contratto elettronico |
Errori che ritardano il pagamento
La maggior parte dei ritardi deriva da un campo, non da una controversia. Una fattura indirizzata alla ragione sociale sbagliata o al reparto mancante; un numero di ordine di acquisto che non corrisponde; una linea d'imposta mancante o raddoppiata; coordinate bancarie con il nome del conto scritto in modo errato; una data di scadenza che ignora gli interessi del cliente, per cui la fattura arriva con un giorno di ritardo e aspetta un mese. Nei contratti, gli errori classici sono la mancanza di una keiin, un timbro dal sigillo sbagliato e un nome della controparte che differisce dalla sua ragione sociale per un carattere.
Prima di inviare qualsiasi documento, controlla il nome del destinatario, il numero a cui si riferisce e i termini rispetto al documento precedente nella catena. Se un cliente dice che un documento è sbagliato, chiedi scusa brevemente, chiedi esattamente in quale campo e ristampa lo stesso giorno con sai-hakkō nella riga dell'oggetto. Qui le pratiche aziendali differiscono su quasi tutto, dai sigilli ai mesi di pagamento, quindi impara la lingua e poi chiedi a un collega come funziona la tua azienda.
- Controlla il nome, onchū o sama e il dipartimento su ogni documento
- Cita il numero del documento precedente in quello successivo
- Conferma zeikomi o zeinuki e la riga fiscale prima dell'invio
- Leggi lo shime del cliente e invia la fattura prima di lui
- Chiedi prima di timbrare; i sigilli hanno regole su chi può usarli