Trasmissione di un messaggio in giapponese: Dengon e Reporting

Ricevo un messaggio al telefono

La sequenza è sufficientemente fissa da poter essere appresa come uno script. Stabilisci che la persona non è disponibile, dici quando tornerà, ti offri di prendere un messaggio, prendilo, rileggilo e dai il tuo nome in modo che chi chiama sappia chi lo ha. Quest’ultimo passaggio è una pratica standard negli uffici giapponesi ed è spesso quello che gli studenti saltano.

Offrirsi di ricevere un messaggio prima che il chiamante lo chieda è la mossa prevista. Dengon o oazukari shimashō ka, devo prendere un messaggio, ti posiziona come utile piuttosto che come ostacolo, ed è quello che direbbe un collega giapponese.

Confermando ciò che hai scritto

Leggere il messaggio non è facoltativo in un ufficio giapponese, ed è qui che si colgono gli errori. Nomi, numeri e date sono i tre elementi che devono essere confermati, perché sono i tre che non possono essere ricostruiti dal contesto se si sbagliano.

Per i nomi, chiedi come sono scritti i kanji se avrai bisogno di scriverli. Per i numeri, rileggili cifra per cifra. Per le date, dì il giorno della settimana accanto alla data, perché ciò rileva immediatamente uno sfasamento.

Fukushō, ripetendo, è una pratica denominata piuttosto che un'abitudine personale. Annunciare che lo stai facendo è normale e previsto.

Discorso riportato: a itte imashita e ai suoi parenti

Per trasmettere ciò che qualcuno ha detto, collega la particella della citazione a una frase in forma semplice e seguila con un verbo dire. La clausola all'interno rimane semplice anche quando la tua frase è educata, che è la regola che gli studenti infrangono più spesso: ashita kuru to itte imashita, non ashita kimasu to itte imashita.

Il verbo dire cambia con lo status della persona che ha parlato. Itte imashita è neutrale e copre la maggior parte dei casi. Osshatte imashita è onorifico e viene utilizzato quando si segnala un cliente o una persona anziana. Mōshite orimashita è umile e viene utilizzato quando si comunica la propria posizione a un estraneo.

Trasmettere il messaggio

Quando trasmetti il ​​messaggio, spiega da chi proviene e cosa vogliono, quindi fornisci i dettagli. Il tuo collega deve decidere se agire ora e seppellire la richiesta alla fine di un resoconto cronologico rende il tutto più difficile.

Mantieni le parole del chiamante distinguibili dal tuo riepilogo. Segnalando con to no koto desu, hanno detto che, o con itte imashita separa ciò che è stato detto da ciò che hai dedotto, il che è importante se il messaggio viene successivamente messo in pratica.

To no koto desu è la frase più utile in questa sezione. Contrassegna un'intera affermazione come riportata senza bisogno di un verbo da dire.

La trappola onorifica nei messaggi trasmessi

Le regole giapponesi in-group e out-group si applicano all'intero messaggio e cambiano a seconda della persona con cui stai parlando. Per un chiamante esterno, il tuo manager è uchi, interno, quindi lasci il titolo e usi forme umili su di lui. Per il tuo collega in seguito, lo stesso manager è senior e assume nuovamente i titoli onorifici.

Questa è una vera fonte di errori, perché il messaggio è lo stesso e il linguaggio no. La regola pratica è chiedere chi ascolta piuttosto che chi viene descritto, e reimpostare i titoli onorifici ogni volta che cambia il pubblico.

Si noti che il chiamante mantiene i propri titoli onorifici in ogni riga. È solo la tua parte il cui linguaggio cambia con il pubblico.

Messaggi scritti e chat

La maggior parte dei messaggi inoltrati ora viaggia tramite chat o e-mail anziché tramite nota cartacea e le convenzioni si comprimono. La forma prevista è fonte, richiesta, scadenza e il tuo nome, in quest'ordine, su quattro brevi righe. La prosa lunga non è utile per qualcosa che un collega legge tra una riunione e l'altra.

Conservare gli indicatori del discorso riportato anche per iscritto. Un messaggio di chat che dice che la scadenza è venerdì viene letto come la tua dichiarazione; uno che dice che la scadenza è venerdì rende esplicita la fonte e protegge tutti se risulta essere sbagliata.

Quando non sei riuscito a recepire il messaggio correttamente

A volte la linea è difettosa, il chiamante parla velocemente o semplicemente non lo segui. La risposta sbagliata è indovinare e trasmettere un mezzo messaggio; quella giusta è dire chiaramente cosa hai fatto e cosa non hai ottenuto, sia al chiamante che al tuo collega.

Con il chiamante, chiedergli di rallentare è del tutto accettabile e ci si aspetta da chiunque sia su una linea difettosa. Con il tuo collega, segnalare esplicitamente la tua incertezza è ciò che gli consente di decidere se richiamare e verificare.