L’idea centrale: una decisione che viaggia sulla carta
Ringi (稟議) è composto da rin, riferire umilmente a un superiore, e gi, deliberazione, quindi è letteralmente una questione sottoposta ai propri superiori per la deliberazione. Il documento è il ringisho (稟議書), sho che significa documento scritto. Un ringi viene utilizzato per decisioni che richiedono l'autorità di qualcun altro: acquisto di attrezzature, firma di un contratto, assunzione, viaggio al di sopra di un costo prestabilito.
Il sistema riflette una visione delle decisioni condivisa. Tutti coloro che vivranno con il risultato vedono la proposta e ci mettono il proprio nome, così nessuno potrà poi dire che non gli è mai stato detto, e la responsabilità viene distribuita lungo il percorso. Il prezzo è il tempo. Quanto necessita un ringi varia ampiamente a seconda dell'azienda; le start-up possono utilizzare un messaggio di chat mentre un'azienda più vecchia utilizza un modulo. Il post correlato su nemawashi copre le conversazioni che vengono prima, e il post sui titoli professionali copre i ranghi lungo il percorso. Due colleghi stanno discutendo di un acquisto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | È necessario un ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Qualunque cosa da 500.000 yen in su necessita di un ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Invierò il ringi entro la prossima settimana. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Quanto lontano è arrivato ringi? |
Il percorso: da kiansha a kessaisha
Il redattore, il kiansha (起案者), letteralmente la persona che alza la bozza, fa salire il ringisho di un grado alla volta. Chi approva per ultimo è stabilito dalle regole aziendali sull'autorità di approvazione, kessai kengen (決裁権限), solitamente per tipo e importo: un piccolo acquisto può fermarsi al direttore del dipartimento, uno grande può andare a un direttore o al presidente. Lungo il percorso potrebbe andare di traverso ai dipartimenti correlati per aigi (合議), di solito letto in questo modo nei percorsi di approvazione, sebbene venga ascoltato anche gōgi, in modo che la contabilità o il legale possano controllarlo. Qualsiasi approvatore può rispedirlo.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Per questo importo, l'approvazione finale è il capo divisione. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Ha bisogno anche dell'approvazione della contabilità. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Posso chiederti il timbro, per favore? |
| Ruolo | Lettura | Cosa fanno lungo il percorso |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Redige la proposta e raccoglie gli allegati |
| 係長 | kakarichō | Primo controllo: fatti, cifre e formato |
| 課長 | kachō | Giudica il business case della sezione |
| 部長 | buchō | Approva per il dipartimento; spesso finali per piccole somme |
| 合議先 | aigi-saki | Dipartimenti correlati, come contabilità o legale |
| 決裁者 | kessaisha | Detiene l'autorità per questo importo e lo rende ufficiale |
Lettura di un ringisho: l'intestazione e le caselle dei francobolli
I formati differiscono a seconda dell'azienda, ma la maggior parte dei ringisho riporta gli stessi campi: la data di stesura, kianbi; il redattore e il suo dipartimento; il soggetto, kenmei, che convenzionalmente termina con no ken, riguardante; l'importo, kingaku; allegati, tenpu shiryō, come virgolette; e una casella per il risultato. Il corpo seguente espone lo scopo, le ragioni e le opzioni considerate.
La fila delle scatole dei francobolli è la ōinran (押印欄), letteralmente la colonna per premere i sigilli. Su molti moduli la casella più anziana è a sinistra e quella del redattore a destra, quindi i francobolli si compilano da destra a sinistra, la direzione della tradizionale scrittura verticale. Ogni approvatore imprime un piccolo sigillo personale con il proprio cognome, un mitomein, letteralmente un sigillo di riconoscimento. In alcuni luoghi di lavoro è consuetudine inclinare leggermente il sigillo verso il posto del capo, come se si stesse inchinando; molte persone non l'hanno mai incontrato, quindi segui ciò che fanno i tuoi colleghi.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | È questo il modo giusto di scrivere l'argomento? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Ho allegato due citazioni. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Collega) Il tuo timbro è capovolto. |
Coppie che confondono gli studenti
Kessai è la trappola classica. Scritto 決裁, è l'approvazione da parte di chi ha autorità; il secondo kanji significa giudicare, come nella sentenza di un tribunale. Scritto 決済, è il regolamento di un pagamento, la parola sui terminali delle carte e in kessai-bi, data di regolamento. I metodi di immissione spesso offrono prima l'ortografia del pagamento. Un nuovo arrivato che controlla una bozza pone la domanda che tutti fanno una volta.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai e kessai: quale kanji era ancora? |
| Termine | Lettura | Senso | Da non confondere con |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Approvazione definitiva da parte di chi ne ha l'autorità | 決済 kessai, saldare un pagamento |
| 承認 | shōnin | Un approvatore sta bene in una fase del percorso | 決裁 kessai, quello finale, vincolante |
| 稟議 | ringi | Distribuito per l'approvazione | 回覧 kairan, diffuso in sola lettura |
| 差し戻し | sashimodoshi | Rispedito per essere rivisto e reinviato | 却下 kyakka, rifiutato apertamente |
| 根回し | nemawashi | Colloqui informali in anticipo | 稟議 ringi, il record formale successivo |
Ringi e nemawashi: il discorso prima, l'articolo dopo
Nemawashi, letteralmente andando alla radice, è il lavoro informale di discutere una proposta con ogni persona prima che venga presentata. Ringi è ciò che rende ufficiale il risultato. Un ringi senza nemawashi tende a tornare con domande, perché la prima volta che un approvatore sente parlare dell'idea è quando arriva sulla scrivania; nemawashi senza ringi non ha alcun effetto formale. Questo è il motivo per cui gli approvatori di un documento ben preparato ringi raramente lo leggono per la prima volta. Un collega senior dà consigli a un nuovo arrivato.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Prima di inviare ringi, è meglio parlarne una volta con il responsabile del dipartimento. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Ho già passato la contabilità. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Le basi sono state fatte. |
Oltre le basi: l'elettronica ringi e l'hanko in dissolvenza
Molte aziende ora utilizzano denshi ringi (電子稟議), elettronico ringi, in un sistema di flusso di lavoro, wākufurō shisutemu. Il percorso è impostato nel software, ciascun approvatore riceve una notifica e l'approvazione è un pulsante, talvolta visualizzato con un'immagine del sigillo dell'approvatore. Sashimodoshi arriva con un commento scritto e la cronologia mostra chi ha approvato e quando. Quando un approvatore è assente, un deputato può approvare al suo posto, dairi shōnin.
Il cambiamento si è accelerato nel 2020. Nel giugno di quell’anno il Gabinetto, il Ministero della Giustizia e il Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria hanno pubblicato una domanda e risposta in cui si affermava che, a meno che una legge non lo richieda, un contratto è valido senza sigillo e il lavoro a distanza rende impraticabili i percorsi cartacei. Carta e hanko sopravvivono in alcune aziende e uffici pubblici, quindi chiediti quale sistema utilizza il tuo. Un team sta gestendo le approvazioni online.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Si prega di inviarlo tramite il sistema. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Ho premuto approva. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Il direttore del dipartimento è via per lavoro, quindi un vice lo approverà. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Si prega di controllare i commenti sulla richiesta restituita. |
I verbi del viaggio: ageru, mawasu, tōru, oriru
Il discorso d'ufficio descrive uno ringi dal suo movimento. Tu ringi o ageru, sollevalo verso l'alto, e ringi o mawasu, mandalo in giro. O ringi ga tōru, riesce a passare, oppure sashimodosareru, viene rimandato indietro. Approvazione finale kessai ga oriru, scende, perché discende dall'alto. Ai fornitori si dice shanai de ringi-chū desu, è in fase di approvazione interna, un modo educato per dire non ancora. Con i superiori, gli stessi verbi compaiono in keigo.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Ho inviato il giro ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Vado a prendere il timbro del direttore della sezione. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | L'approvazione è finalmente arrivata. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | Il ringi è andato a buon fine, quindi procedo con l'ordine. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | È stato rispedito perché la base dell'importo era debole. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (A un fornitore) Attualmente è in fase di approvazione interna. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail a un approvatore) Rivedi e approva. |
Errori comuni commessi dai nuovi arrivati con ringi
Scrivere 決済 in un documento di approvazione. La causa è il metodo di immissione, che spesso offre prima la parola di pagamento per kessai. Controlla ogni kessai in un ringi e usa 決裁.
Usare ringi per persuadere. I nuovi arrivati provenienti da culture in cui le proposte vengono discusse in una riunione inseriscono il caso nel documento e si aspettano che conquisti gli approvatori. Il persuadere appartiene a nemawashi; il ringisho registra quanto concordato.
Saltare un livello per risparmiare tempo. Portarlo direttamente al buchō sembra efficiente, ma l'ordine del percorso fa parte del rispetto mostrato a ciascun grado e un kakarichō saltato può rimandarlo indietro. Seguire il percorso anche quando è lento.
Trattare un timbro anticipato come una decisione. Ciascuno shōnin sembra un progresso, e lo è, ma solo kessai impegna l'azienda. Effettuare un ordine in anticipo può lasciarti spiegare personalmente un acquisto che non è mai stato approvato.