Applicazione: lo shucchō shinsei
Durante un viaggio d'affari non succede nulla prima dello shinsei. Il modulo richiede la destinazione, le date, lo scopo in una riga, le persone o l'azienda che visiterai e un preventivo di spesa. Va al tuo manager e talvolta a un secondo approvatore. In molte aziende costituisce uno schermo nel sistema di spesa; in alcuni è ancora un modulo cartaceo con un hanko. Chiedi a un collega qual è e copiane uno recente.
La versione parlata viene prima: spiega al tuo manager perché è necessario il viaggio e chiedi un cenno del capo prima di compilare qualsiasi cosa. Shucchō o mōshiagemasu non è naturale; dire shucchō Shitai no desu ga oppure shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, e aggiungere le date e lo scopo.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Il mese prossimo mi piacerebbe fare un viaggio d'affari alla filiale di Osaka; andrebbe bene? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Lo scopo è un incontro sull'introduzione del nuovo sistema. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Sto programmando dal 10 al 12, tre giorni e due notti. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Ho inviato la domanda di viaggio, quindi ti sarei grato per la tua approvazione. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Il costo approssimativo è di circa cinquantamila yen per trasporto e alloggio. |
Prenotazione di trasporti e hotel tramite l'amministratore
Una volta approvato lo shinsei, la prenotazione di solito passa attraverso il sōmu, gli affari generali o un ufficio viaggi convenzionato. Alcune aziende ti consentono di prenotare entro determinati limiti e di richiedere successivamente, mentre altre emettono una carta aziendale. Ti verrà chiesto il percorso, l'orario di partenza desiderato, la preferenza del posto e la zona dell'hotel. I posti riservati, Shiteiseki, sono standard per lo shinkansen; l'auto verde e i voli sono spesso limitati in base al grado.
Conosci le parole per i biglietti che riceverai: un jōshaken è il biglietto a tariffa base, un tokkyūken il supplemento espresso e un eki-uketori è un biglietto ritirato presso il distributore automatico della stazione con un codice. Le modifiche dopo la prenotazione vengono inoltrate allo stesso sportello, quindi chiedi in anticipo anziché modificare il giorno stesso.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Potresti prenotare lo shinkansen la mattina del 10 e due notti in hotel? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Un posto vicino al finestrino, per favore. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Qualsiasi albergo va bene purché sia vicino alla filiale. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Il ritorno potrebbe essere spostato di un treno dopo? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Ritiro i biglietti in stazione? |
Regole di spesa in sintesi
Ogni azienda ha un ryohi kitei, un regolamento sulle spese di viaggio, che stabilisce cosa viene rimborsato e come. I pezzi abituali sono kōtsūhi, trasporto; shukuhakuhi, alloggio, spesso limitato a notte; nittō, un'indennità giornaliera per piccole spese; e settai, intrattenere un cliente, che normalmente necessita di un'approvazione separata. I pasti consumati da soli sono solitamente coperti dal nittō piuttosto che rivendicati, ma questo varia.
L’unica regola che non cambia è lo scontrino. Richiedi un ryōshūsho, una ricevuta formale, in ogni hotel, taxi e negozio, e richiedilo nel nome dell'azienda se la tua azienda lo richiede. I taxi sono spesso ammessi solo quando non esistono alternative pratiche ed è prevista una nota che ne spieghi il motivo. Presentare il seisan, liquidazione delle spese, entro il termine previsto dalle norme, pena il rifiuto della richiesta.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Una ricevuta a nome dell'azienda, per favore. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Si prega di intestarlo a Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Ho usato un taxi perché era dopo l'ultimo treno. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Entro una settimana dalla restituzione della multa per la liquidazione delle spese? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Questo costo è coperto dall’indennità giornaliera? |
Arrivo all'ufficio di destinazione
L'arrivo in una filiale o in un ufficio cliente segue un piccolo copione. Alla reception comunichi la tua azienda, il tuo nome e chi stai visitando. Quando appare il tuo host, la prima riga è o-sewa ni natte orimasu, grazie per il tuo continuo supporto, o, presso la filiale della tua azienda, o-tsukaresama desu. Poi arriva la frase tōi tokoro: l'ospite dirà tōi tokoro o arigatō gozaimasu, grazie per essere arrivato fin qui, e tu risponderai con un breve kochira koso.
L'omiyage, se lo porti, si consegna a questo punto in una frase, tsumaranai mono desu ga o il più leggero minasan de dōzo, per favore condividilo, e l'ospite lo mette da parte senza aprirlo. Piccole chiacchiere sul viaggio o sul tempo riempiono il percorso verso la sala riunioni; mantenerlo a due o tre scambi.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Sono Tanaka della sede centrale di Tokyo. Ho un appuntamento con il signor Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Grazie per il vostro continuo supporto. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Grazie per aver fatto tanta strada. (Ospite.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Grazie per aver dedicato del tempo. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Questi sono dolci di Tokyo. Per favore condividili. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Lo shinkansen era affollato, ma sono arrivato nei tempi previsti. |
Vocabolario di viaggio sui moduli e in chat
Le parole seguenti compaiono sullo shinsei, nel sistema di spesa e nei messaggi che l'amministratore ti invierà. Impara le letture in modo da poterle pronunciare ad alta voce alla scrivania, non solo riconoscerle sullo schermo.
| Parola | Lettura | Senso |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Applicazione per viaggi d'affari |
| 出張命令 | shucchō meirei | Ordine di viaggio, l'approvazione formale in alcune aziende |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Normativa sulle spese di viaggio |
| 交通費 | kōtsūhi | Costi di trasporto |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Spese di alloggio |
| 日当 | nittō | Indennità giornaliera |
| 精算 | seisan | Liquidazione delle spese |
| 仮払い | karibarai | Anticipo contanti prima del viaggio |
| 領収書 | ryōshūsho | Ricevuta formale |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Rapporto di viaggio |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Andare direttamente da casa e tornare direttamente a casa |
| 帰社 | kisha | Ritorno in ufficio |
Vale la pena conoscere Chokkō chokki: significa che vai da casa direttamente a destinazione e torni a casa senza passare dall'ufficio, e di solito deve essere indicato sullo shinsei o nella chat in modo che la squadra sappia dove ti trovi.
Il resoconto del viaggio e del ritorno
Lo shucchō hōkoku chiude il viaggio. È breve e concreto: date, destinazione, persone incontrate, scopo, risultati, azioni successive e costi, in quest'ordine. La maggior parte delle aziende dispone di un modulo o di un modello; alcuni accettano un'e-mail al gestore. È previsto entro un giorno o due e il tuo manager di solito vorrà un riassunto parlato la prima mattina del tuo ritorno prima di leggerlo. Guida con il risultato, poi il passaggio successivo, quindi tutto ciò che è andato storto.
Il ritorno stesso ha le sue linee. Dì tadaima modorimashita quando entri, ringrazia chi ti ha coperto e metti l'omiyage nello spazio condiviso con una parola alla squadra. Quindi invia il seisan con le ricevute. Utilizza la lista di controllo qui sotto le prime volte.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Sono tornato. Grazie per avermi coperto mentre ero via. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Ricordi da Osaka. Li lascerò nella sala relax. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Per cominciare con la conclusione, abbiamo concordato il lancio per la prossima primavera. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Scriverò i dettagli nel diario di viaggio e lo invierò oggi. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Entro domani finirò anch'io la liquidazione delle spese. |
- Dì tadaima modorimashita e ringrazia i colleghi che hanno coperto
- Fornire al manager un riassunto parlato di due minuti, partendo prima dalla conclusione
- Invia lo shucchō hōkoku entro il termine stabilito dall'azienda
- Allega ogni ricevuta al seisan e spiega eventuali taxi o costi aggiuntivi
- Invia un'e-mail di ringraziamento all'ufficio o al cliente che hai visitato
- Metti fuori l'omiyage e dì alla squadra che è lì
- Registra le azioni e le date successive della riunione nel calendario condiviso
Errori da evitare
Il primo errore è prenotare prima dell'approvazione. Se lo shinsei viene rifiutato o le date cambiano, un biglietto prenotato autonomamente diventa un tuo problema. Il secondo è la perdita di incassi; una richiesta senza ryōshūsho viene spesso rifiutata completamente. Il terzo consiste nell'utilizzare il registro clienti presso la propria filiale o il registro del collega con un cliente. Il quarto è un resoconto tardivo o vago: un hōkoku che dice che l'incontro è andato bene non dice nulla al manager, e uno che arriva una settimana dopo suggerisce che il viaggio non ha avuto importanza.
Infine, non considerare il viaggio come un tempo libero dal team. Nella maggior parte delle aziende è previsto un breve messaggio di chat all'arrivo e alla partenza e la disponibilità durante l'orario d'ufficio, a meno che non sia stato concordato diversamente.
| giapponese | Romaji | Senso |
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| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Ho già prenotato lo shinkansen di persona. (La situazione da evitare.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Si prega di organizzarlo una volta completata l'approvazione. (Cosa dirà l'amministratore.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Ho perso una ricevuta; cosa dovrei fare? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | L'incontro è andato bene. (Troppo vago per un rapporto.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Abbiamo concordato con il cliente una consegna per fine marzo e la prossima visita è prevista per febbraio. (Specifico.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Sono arrivato alla filiale di Osaka. Farò il check-in una volta questa sera. |