Frasa Email Bisnis Jepang yang Kedengarannya Alami

Kerangka tetap email bisnis Jepang

Setiap email bisnis eksternal di Jepang dibuat dari tujuh bagian yang sama, dalam urutan yang sama. Pembelajar yang kesulitan dengan email bahasa Jepang biasanya tidak kekurangan kosakata; mereka menulis email dalam bahasa Inggris dengan kata-kata Jepang, sehingga bagian-bagiannya berada dalam urutan yang salah dan frasa kesopanan hilang. Hafalkan bingkainya dan tulisannya mengecil menjadi dua atau tiga kalimat di tengahnya.

Bagian yang sebenarnya Anda buat adalah garis tujuan dan badan. Segala sesuatu yang lain adalah teks yang diatur, itulah sebabnya rekan-rekan Jepang dapat menghasilkan email yang benar dalam sembilan puluh detik dan mengapa pelajar yang mengetahui frame dapat melakukan hal yang sama.

Baris penerima dan salam pembuka

Email berbahasa Jepang dibuka dengan nama penerima tertulis di baris pertama, sebelum salam apa pun. Bentuk lengkapnya adalah perusahaan, departemen, lalu nama pribadi dengan 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Jatuhkan 株式会社 hanya setelah beberapa kali pertukaran, dan jangan pernah menjatuhkan 様. Jika Anda tidak tahu siapa yang akan membacanya, ご担当者様 melindungi Anda. Di dalam perusahaan Anda sendiri, jalurnya biasanya 田中部長 atau 田中さん, dengan jabatan yang menggantikan 様 jika orang tersebut memilikinya.

Baris kedua adalah いつもお世話になっております, yang bukan merupakan pertanyaan atau pernyataan fakta. Pada dasarnya ini muncul di setiap email dan balasan bisnis eksternal, sehingga pembaca yang tidak melihatnya akan menyadari kesenjangannya. Untuk kontak pertama, gunakan 初めてご連絡いたします sebagai gantinya, dan jika Anda menulis sebagai pelanggan seseorang dan bukan pemasoknya, お世話になっております tanpa いつも adalah hal yang normal.

Sebutkan nama diri Anda dan langsung ke pokok permasalahan

Baris ketiga adalah nama Anda sendiri, yang diawali dengan perusahaan Anda: ABC社の山田です, atau 株式会社ABCの山田と申します bila Anda ingin lebih formal. Jangan mengawali kalimat dengan 私, dan jangan pernah menambahkan 様 atau さん pada nama Anda sendiri. Kemudian nyatakan alasan Anda menulis, dalam satu kalimat, sebelum latar belakang apa pun, menggunakan 〜の件でご連絡いたしました. Penulisan bisnis Jepang adalah kesimpulan pertama dengan cara yang sama seperti bisnis lisan Jepang: pembaca harus mengetahui apa yang diinginkan pesan pada akhir baris keempat, dan penjelasannya menyusul.

Meminta seseorang untuk melakukan sesuatu

Permintaan dinilai berdasarkan seberapa banyak ruang yang diberikan pembaca untuk menolak. お願いいたします bersifat polos dan netral. ご確認いただけますでしょうか lebih lembut, karena diungkapkan sebagai pertanyaan apakah pembaca mampu membantu. ご対応いただけますと幸いです masih lebih lembut, mengatakan secara harfiah bahwa itu akan membawa keberuntungan bagi Anda. Dua bantal melakukan sebagian besar pekerjaan yang tersisa: お手数ですが, yang berarti maaf atas masalah ini, dan 恐れ入りますが, yang berarti saya minta maaf karena memaksakan, keduanya duduk di depan permintaan. Berikan tenggat waktu sebagai tanggal, bukan sesegera mungkin.

Mengejar balasan dan meminta maaf atas keterlambatannya

Pengejaran dilakukan dengan membiarkan kemungkinan pesan tersesat, sehingga pembaca dapat menyelamatkan mukanya. その後いかがでしょうか menanyakan keadaan tanpa menuduh siapa pun melakukan apa pun. 行き違いでしたら申し訳ございません mengatakan maaf jika pesan kami terlampaui, dan itu adalah bantalan standar pada pengingat kedua. Baru setelah dua hal ini seorang penulis Jepang menyatakan tenggat waktunya dengan tegas, itupun kalimatnya tetap sopan.

Untuk balasan Anda yang terlambat, ご返信が遅くなり申し訳ございません adalah pekerja kerasnya. Minta maaf dalam satu baris, jangan menjelaskan panjang lebar, dan langsung ke intinya, karena alasan yang panjang dianggap sebagai kegagalan yang lebih besar daripada penundaan itu sendiri. 申し訳ございません adalah bentuk tertulis; すみません terlalu ringan untuk surat eksternal, dan 申し訳ありません berada di antara keduanya dan cocok untuk penggunaan internal.

Lampiran, penjadwalan, dan jawaban tidak

Tiga tujuan rutin masing-masing memiliki jalur tetapnya sendiri. Lampiran diumumkan dengan 添付いたします dan dijelaskan dalam kalimat yang sama, karena file kosong tanpa kata-kata yang menyertainya dianggap ceroboh. Penjadwalan menawarkan slot kandidat sebagai daftar dan menanyakan mana yang cocok, daripada meminta pembaca menemukan waktu untuk Anda. Menolak tidak pernah menggunakan できません dengan sendirinya: polanya adalah terima kasih, penyesalan, alasan, dan pintu dibiarkan terbuka.

いたしかねます adalah cara sopan untuk mengatakan bahwa Anda tidak bisa, diungkapkan sebagai kesulitan dan bukan sebagai keengganan: 今回はお受けいたしかねます. Gabungkan setiap penolakan dengan また機会がございましたら agar hubungan tetap bertahan dibandingkan tidak, yang merupakan bagian yang paling sering diabaikan oleh pelajar.

Baris penutup yang menyelesaikan email dengan benar

よろしくお願いいたします menutup hampir semua email bisnis di Jepang dan tidak diterjemahkan ke sesuatu yang spesifik, jadi perlakukan itu sebagai tulisan yang setara dengan kata penutup. 何卒よろしくお願い申し上げます adalah versi terberat dan cocok untuk pendekatan pertama, permintaan maaf, atau permintaan substansial kepada klien, sedangkan引き続きよろしくお願いいたします cocok dengan thread yang sedang berlangsung. Di bawahnya terdapat blok tanda tangan: nama, perusahaan, departemen, alamat, telepon, email. Jangan mencoba menerjemahkan salam, karena tidak ada padanannya dan ucapan penutup sudah bisa melakukan tugasnya.

Di dalam perusahaan versus di luarnya

Perbedaan yang paling penting adalah uchi dan soto: perusahaan Anda ada di dalam, semua orang di luar. Menulis ke klien Anda tidak pernah melampirkan 様 atau さん pada nama rekan kerja, bahkan nama presiden, jadi itu adalah 弊社の田中がご対応いたします. Pertemanan Anda sendiri adalah 弊社 ketika Anda bersikap rendah hati dan 当社 ketika Anda netral; mereka adalah 貴社 secara tertulis dan 御社 dalam ucapan. Email internal lebih ringan: お疲れ様です menggantikan お世話になっております, dan お願いします sering kali merupakan singkatan dari お願いいたします. Cocokkan nada thread yang Anda ikuti daripada memilih level Anda sendiri.

• Pembukaan luar: いつもお世話になっております。Pembukaan dalam: お疲れ様です。
• Perusahaan Anda kepada orang luar: 弊社 untuk kerendahan hati, 当社 untuk pernyataan fakta yang netral.
• Perusahaan mereka: 貴社 secara tertulis, 御社 saat Anda mengucapkannya dengan lantang.
• Seorang kolega yang disebutkan kepada klien kehilangan 様 dan さん: 弊社の田中が伺います。
• Seorang kolega senior secara internal hanya mempertahankan jabatannya: 田中部長, tidak pernah 田中部長様.
• Batas waktu secara internal bisa bersifat langsung; tenggat waktu yang sama secara eksternal akan berkurang.

Baris subjek, cc, dan balasan

Baris subjek bahasa Jepang bersifat deskriptif dan sering kali diberi tanda kurung, seperti dalam 【ご確認のお願い】新商品の件, karena tanda kurung memberi tahu pembaca tindakan apa yang diinginkan sebelum mereka membuka apa pun. Pertahankan subjek tidak berubah saat Anda membalas sehingga thread tetap dapat dicari, dan biarkan rantai Re: saja. Cc mempunyai ketentuannya sendiri: jika seseorang berada di cc, beri nama mereka di badan dengan baris seperti 田中部長をCCに入れております, sehingga tidak ada yang terkejut menemukan dirinya di sana. Menulis ke beberapa orang, simpan cc yang sama pada balasan Anda dan gunakan 各位 di baris penerima.

• Tandai tindakan dalam subjek: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Simpan subjek asli pada balasan sehingga rangkaian pesan dapat ditemukan lagi nanti.
• Umumkan penerima cc di badan alih-alih membiarkannya diperhatikan.
• Menulis ke grup, buka dengan 関係者各位 atau チームの皆様 dan bukan satu nama.
• Balas di hari yang sama meskipun jawabannya hanya 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Email lengkap, baris demi baris

Baca kembali sampelnya dan perhatikan apa yang hilang. Tidak ada pertanyaan setelah kesehatan pembaca, tidak ada paragraf terpisah yang mengucapkan terima kasih atas pesan mereka sebelumnya, dan tidak ada nama tanda tangan di dalam badan karena blok tanda tangan membawanya. Keseluruhan pesannya adalah empat kalimat nyata yang dibungkus dalam frasa tetap, dan rasio itu normal.

Kebiasaan email bahasa inggris yang tidak transfer

Sebagian besar email bahasa Jepang yang canggung yang ditulis oleh pelajar bukannya tidak sesuai tata bahasa. Itu adalah email bahasa Inggris dengan kosakata bahasa Jepang, dan pembaca bahasa Jepang langsung merasakan ketidakcocokan meskipun setiap kata sudah benar. Kebiasaan-kebiasaan di bawah ini adalah penyebabnya, dan masing-masing memiliki penggantinya dalam bahasa Jepang dan bukan terjemahannya.

• Dibuka dengan harapan email dapat menemukannya dengan baik. Tidak ada padanannya dalam bahasa Jepang, dan いつもお世話になっております sudah mengisi slot itu.
• Menerjemahkan Dear Mr Tanaka menjadi sesuatu seperti 親愛なる田中様. Tulis perusahaan, departemen, dan 田中様 di baris pertama, lalu berhenti.
• Mengubur permintaan di paragraf terakhir. Surat bisnis Jepang menyatakan tujuannya dalam empat baris pertama.
• Menggunakan すみません atau ごめんなさい secara tertulis. Keduanya diucapkan dalam register: gunakan 申し訳ございません atau 恐れ入りますが sebagai gantinya.
• Melampirkan file tanpa kalimat yang menjelaskannya, atau menulis padanan bahasa Jepang silakan temukan terlampir dan tidak lebih.
• Mengakhiri dengan 田中より di bagian bawah sebagai pengganti blok tanda tangan yang sesuai.
• Menambahkan さん ke nama kolega dalam pesan ke klien, yang secara diam-diam mengangkat nama perusahaan Anda sendiri.
• Meminta sesuatu sesegera mungkin. Berikan tanggal sebenarnya: なるはや bersifat santai dan 至急 terdengar seperti keadaan darurat.