Sebelum Anda tiba: mengkonfirmasi janji temu dan waktunya
Kunjungan klien dimulai sehari sebelumnya, dengan email satu baris yang mengonfirmasi tanggal, waktu dan tempat; ini memberi klien kesempatan untuk menyebutkan perubahan ruangan atau peserta tambahan. Janji temu adalah apo dalam pidato santai dan o-yakusoku dalam keigo ketika Anda berbicara dengan staf klien.
Pada hari itu, tibalah di gedung sepuluh menit lebih awal dan di meja resepsionis lima menit lebih awal. Gunakan waktu luang untuk memeriksa surat-surat Anda, mematikan suara telepon Anda dan, di musim dingin, melepas mantel Anda sebelum Anda masuk; pengunjung memasuki kantor klien dengan mantel menutupi lengan. Jika penundaan kereta membuat Anda terlambat, teleponlah sebelum waktu janji temu dengan waktu kedatangan baru yang realistis.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Nantikan pertemuan kita jam sepuluh besok. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Apakah lokasi kantor pusat Anda sesuai rencana? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Saya sangat menyesal, saya akan terlambat sekitar sepuluh menit karena penundaan kereta. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Saya tiba sedikit lebih awal, jadi saya akan menunggu di lobi. |
Naskah resepsi: uketsuke
Penerimaan, uketsuke, hadir dalam tiga bentuk dan naskahnya hampir tidak berubah. Sebuah gedung besar memiliki meja staf, seringkali dengan gerbang keamanan; sebuah perusahaan menengah memiliki telepon di konter dengan daftar ekstensi; sebuah kantor kecil memiliki pintu yang Anda buka sambil mengucapkan shitsurei itashimasu. Dalam setiap kasus, Anda memberikan tiga informasi secara berurutan: perusahaan Anda, nama Anda, dan dengan siapa Anda punya janji temu serta kapan.
Perhatikan kata kerjanya. To mōshimasu adalah bentuk sederhana dari to iimasu dan satu-satunya cara untuk memperkenalkan diri Anda di sini. O-yakusoku o itadaite orimasu, saya sudah diberi janji, cantumkan janji itu di hadiah klien, yaitu pembingkaian yang sopan. Lampirkan sama pada nama orang yang Anda kunjungi dan tambahkan departemennya jika Anda mengetahuinya, karena sebuah perusahaan besar mungkin memiliki beberapa orang dengan nama belakang yang sama.
Resepsionis akan mengucapkan shōshō o-machi kudasai, menelepon orang tersebut, lalu mengucapkan tadaima mairimasu, mereka sedang dalam perjalanan, atau menyebutkan nama kamarnya. Jika ada lencana pengunjung, nyūkanshō, pakailah dengan jelas dan kembalikan saat Anda pergi.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Nama saya Tanaka, dari ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Saya ada janji dengan Tuan Sato di bagian Penjualan pukul sepuluh. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Mohon tunggu sebentar. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato sedang dalam perjalanan; silakan duduk di sini. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Maaf telah membuatmu menunggu. |
Ruang tunggu dan diantar masuk
Anda dapat menunggu di lobi, di ōsetsushitsu, ruang resepsi, atau di ruang pertemuan itu sendiri. Ketika seorang anggota staf menuntun Anda, berjalanlah sedikit di belakang mereka dan biarkan mereka menekan tombol lift; di lift, pemandu berdiri di dekat panel dan Anda berdiri di belakang.
Di dalam ruangan, pemandu mengucapkan dōzo o-hairi kudasai atau kochira e dōzo. Ucapkan shitsurei itashimasu saat Anda masuk, meskipun ruangannya kosong, dan duduklah di tempat duduk yang ditunjukkan kepada Anda. Jika tidak ada yang dikatakan, berdirilah di dekat tempat duduk yang paling dekat dengan pintu, atau duduklah di dalamnya, dan berdirilah lagi ketika orang yang Anda temui masuk. Letakkan tas Anda di lantai di samping kursi Anda, bukan di atas meja. Jika teh dibawakan, ucapkan terima kasih kepada orang tersebut dan tunggu dōzo tuan rumah sebelum meminumnya, kecuali jika menunggu terlalu lama.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Silakan lewat sini. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Permisi (memasuki ruangan). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Silakan duduk dan menunggu. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Apakah kursi ini baik-baik saja? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Silakan duduk di belakang. |
Tempat duduk, kartu nama dan salam pembukaan
Ruang pertemuan memiliki kursi atas, kamiza, terjauh dari pintu, dan kursi bawah, shimoza, paling dekat. Kamiza milik tamu, dengan pengunjung paling senior paling jauh dari pintu dan tuan rumah paling senior di seberangnya. Jika ragu, tunggu untuk ditempatkan.
Saat orang yang Anda temui masuk, berdirilah. Pertemuan pertama dimulai dengan pertukaran kartu nama: pegang kartu Anda dengan kedua tangan menghadap orang lain, berikan perusahaan, departemen, dan nama Anda kepada mōshimasu, terima kartu mereka dengan kedua tangan, lihat sekilas dan letakkan di meja di depan Anda untuk rapat. Panduan terpisah tentang etiket meishi mencakup detailnya; di sini cukup mengetahui bahwa pertukaran terjadi sebelum siapa pun duduk.
Kemudian ucapkan terima kasih atas waktunya dan nyatakan tujuan kunjungannya dalam satu kalimat. Hadiah kecil, temiyage, kini diserahkan dengan kokoro bakari desu ga. Pembawa acara biasanya membuka dengan dewa, hajimemashō ka, atau pertanyaan tentang perjalanan Anda, yang hanya membutuhkan jawaban singkat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Terima kasih telah meluangkan waktu untuk kami hari ini ketika Anda sibuk. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Saya datang hari ini untuk menjelaskan rencana baru. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Sebuah token kecil, silakan bagikan kepada semua orang. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Kalau begitu, kalau boleh, mari kita mulai sekarang juga. |
Penutup: merangkum langkah selanjutnya
Pertemuan di Jepang jarang berakhir dengan keputusan yang diumumkan saat itu juga. Ini diakhiri dengan daftar yang jelas tentang apa yang akan dilakukan masing-masing pihak selanjutnya dan kapan, dan pengunjung diharapkan mengatakannya dengan lantang. Perkenalkan ringkasan dengan honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, lalu buat daftar item dengan mazu, tsugi ni, saigo ni. Pihak klien akan mengoreksi apapun yang mereka lihat secara berbeda, itulah intinya.
Jika klien perlu berkonsultasi dengan orang lain, mereka akan mengatakan shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Mintalah perkiraan waktu yang kasar dengan itsu goro, tetapi jangan memaksakan tanggalnya saat itu juga. Saat pembawa acara mengucapkan honjitsu wa arigatō gozaimashita, balas dengan kochira koso dan berdirilah saat mereka berdiri.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Kalau begitu izinkan saya mengkonfirmasi apa yang kita diskusikan hari ini. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Pertama, kami akan mengirimkan Anda penawaran dalam minggu depan. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Kami akan mempertimbangkannya secara internal dan menghubungi Anda minggu depan. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Kira-kira kapan kami dapat mengharapkan balasan Anda? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Apakah ada hal lain yang tidak jelas? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Terima kasih untuk hari ini. Kesenangan adalah milik kita; kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda. |
Meninggalkan: shitsurei itashimasu di setiap pintu
Kepergian memiliki tahapan yang sama banyaknya dengan kedatangan. Kumpulkan surat-surat Anda dan kartu nama klien, yang dimasukkan ke dalam kotak kartu Anda. Dorong kursi Anda ke dalam. Di pintu ruang pertemuan, berbalik, ucapkan shitsurei itashimasu dan membungkuk. Tuan rumah biasanya akan mengantar Anda ke lift atau pintu masuk; jaga agar percakapan tetap ringan dan ucapkan terima kasih lagi saat Anda berjalan.
Di lift, masuklah, berbalik menghadap tuan rumah, ucapkan honjitsu wa arigatō gozaimashita dan membungkukkan badan saat pintu ditutup. Di pintu masuk lantai dasar, membungkuklah di pintu. Kenakan mantel Anda di luar gedung. Kembalikan lencana pengunjung di resepsi dengan o-kaeshi shimasu dan ucapkan terima kasih juga kepada resepsionis.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Kalau begitu, aku akan pergi. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Tolong jangan repot-repot mengantarku keluar. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Terima kasih untuk hari ini. Selamat tinggal. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Saya mengembalikan lencana pengunjung. Terima kasih. |
Kosakata untuk kunjungan klien
Ini adalah kata-kata yang akan Anda dengar di resepsi, di koridor, dan di ruang pertemuan. Beberapa, seperti kisha dan heisha, hanya masuk akal jika berpasangan.
| Kata | Membaca | Arti |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | rapat kerja, diskusi dengan klien |
| 受付 | uketsuke | meja resepsionis |
| 入館証 | nyūkanshō | lencana pengunjung atau tiket masuk |
| 応接室 | ōsetsushitsu | ruang penerimaan pengunjung |
| 会議室 | kaigishitsu | ruang pertemuan |
| 上座 | kamiza | kursi atas, terjauh dari pintu |
| 下座 | shimoza | kursi paling bawah, paling dekat dengan pintu |
| 貴社 | kisha | perusahaan Anda (berbicara dengan klien) |
| 弊社 | heisha | perusahaan kami (rendah hati) |
| 名刺 | meishi | kartu nama |
| 手土産 | temiyage | hadiah kecil yang dibawa saat berkunjung |
| お礼メール | o-rei mēru | email terima kasih setelah berkunjung |
Gelar juga penting: buchō, kepala departemen; kachō, kepala bagian. Gunakan gelar dengan nama keluarga, Satō-kachō, atau nama keluarga dengan sama, jangan pernah keduanya bersamaan.
Email tindak lanjut dan kesalahan yang harus dihindari
Kunjungan diakhiri dengan o-rei mēru yang dikirim pada hari yang sama. Bentuknya tetap: perusahaan klien, departemen, dan nama dengan sama di baris pertama; ucapan terima kasih atas waktunya; dua atau tiga baris yang menegaskan apa yang telah disepakati dan langkah selanjutnya dengan tanggal; dan kalimat penutup seperti hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Lampirkan dokumen apa pun yang Anda janjikan.
Kesalahan yang menonjol adalah soal pemesanan dan pendaftaran. Duduk sebelum diundang diperhatikan. Memasukkan kartu klien ke dalam saku celana atau menulis di atasnya merupakan penghinaan kecil. Dalam pidatonya, kesalahan yang umum terjadi adalah menggunakan anata untuk klien, lupa sama pada nama orang yang dikunjungi, dan menjawab keigo dengan desu ne yang santai. Jika Anda salah, perbaiki di kalimat berikutnya dan lanjutkan. Kebiasaan perusahaan berbeda-beda, jadi ikuti petunjuk tuan rumah dan tanyakan pada kolega yang pernah mengunjungi klien tersebut sebelumnya.
- Jangan datang lebih dari sepuluh menit lebih awal atau terlambat satu menit tanpa menelepon
- Jangan duduk sampai Anda diundang, dan jangan melakukan kamiza tanpa diundang
- Simpan kartu klien di atas meja selama rapat, lalu di kotak kartu Anda
- Jangan gunakan anata, kimi, atau kaisha biasa untuk klien atau perusahaannya
- Jangan mengenakan mantel Anda di dalam gedung atau di dalam lift
- Kirimkan email terima kasih pada hari yang sama dengan langkah selanjutnya yang disepakati