Kunjungan khas secara garis besar
Setiap biro diatur sedikit berbeda, namun sebagian besar kunjungan mengikuti bentuk yang sama. Anda menemukan lantai yang tepat, mengambil tiket bernomor, menunggu nomor Anda di papan pajangan, menyerahkan lamaran Anda di loket, dan menunggu lagi hingga diperiksa.
Percakapan tandingan pertama adalah hal yang paling penting dalam hal bahasa. Petugas perlu mengetahui prosedur mana yang Anda inginkan, memeriksa apakah formulir dan dokumen sudah lengkap, dan memberi tahu Anda apa yang terjadi selanjutnya. Segala sesuatu yang lain sedang menunggu.
- Periksa formulir dan daftar dokumen saat ini sebelum kunjungan.
- Tiba lebih awal; antrian bisa panjang, terutama menjelang musim sibuk.
- Ambil tiket bernomor untuk prosedur yang tepat.
- Kirimkan lamaran dan jawab pertanyaan tentang dokumen Anda.
- Terima instruksi tentang hasilnya dan bagaimana Anda akan dihubungi.
Memberi nama prosedur Anda
Terbukalah dengan prosedurnya, bukan dengan penjelasan panjang lebar tentang situasi Anda. Petugas dapat mengarahkan Anda dalam hitungan detik setelah mereka mendengar kōshin atau henkō, dan detailnya dapat mengikuti jika mereka bertanya.
Jika Anda tidak yakin prosedur mana yang berlaku bagi Anda, sampaikan secara langsung. Ini adalah pertanyaan normal di meja informasi dan jauh lebih baik daripada bergabung dalam antrian yang salah.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Saya ingin memperbarui masa tinggal saya. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Saya ingin mengajukan permohonan perubahan status. |
| 在留カード | zairyū kādo | Kartu tempat tinggal |
| 申請書 | shinseisho | Formulir aplikasi |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Saya tidak yakin prosedur mana yang saya perlukan. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Pekerjaan saya telah berubah, jadi saya ingin saran. |
Tiket, konter, dan menunggu
Sistem tiket bernomor sama dengan yang digunakan di kantor kota dan bank, namun waktu tunggunya bisa lebih lama. Perhatikan papan informasi dan dengarkan nomor Anda, karena panggilan sering kali hanya dilakukan satu atau dua kali.
Jika Anda tidak yakin apakah Anda berada di tempat yang tepat, tanyakan sebelum Anda duduk. Staf lebih suka mengarahkan Anda di awal daripada setelah satu jam menunggu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Silakan ambil tiket bernomor. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | Nomor konter mana yang harus saya tuju? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Harap tunggu sampai Anda dipanggil. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Apakah tidak apa-apa menunggu di sini? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Apakah nomor saya sudah dihubungi? |
Dokumen dan apa yang diperiksa petugas
Sebagian besar perbincangan tandingan adalah tentang kertas. Petugas memeriksa apakah formulir sudah diisi, foto memenuhi persyaratan, dan dokumen pendukung sesuai dengan situasi Anda. Daftar pastinya bergantung pada status Anda, jadi tabel di bawah ini hanya menampilkan jenis item yang umum terlibat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Ada dokumen yang hilang. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Silakan kirimkan dokumen tambahan. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Apakah foto ini dapat diterima? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Bisakah saya mengirimkannya melalui pos nanti? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Di mana saya bisa membeli stempel pendapatan? |
| Barang yang mungkin diminta kepada Anda | Mengapa itu penting |
|---|---|
| Formulir aplikasi | Itu harus berupa formulir untuk prosedur spesifik Anda |
| Paspor dan kartu tempat tinggal | Mereka mengidentifikasi Anda dan menunjukkan status Anda saat ini |
| Foto | Itu harus memenuhi aturan ukuran dan latar belakang formulir |
| Dokumen dari perusahaan atau sekolah Anda | Mereka mendukung alasan Anda menginap |
| Stempel pendapatan untuk biaya tersebut | Beberapa prosedur dibayar dengan stempel saat Anda menerima hasilnya |
Setelah Anda melamar
Sebuah lamaran jarang diputuskan pada hari itu. Anda mungkin diberitahu bagaimana hasilnya akan sampai kepada Anda, sering kali melalui kartu pos atau pemberitahuan yang meminta Anda untuk kembali dan mengambil kartu baru Anda, dan kartu Anda saat ini mungkin ditandai untuk menunjukkan bahwa permohonan sedang diproses.
Inilah saatnya untuk mengajukan pertanyaan Anda, karena loket adalah tempat termudah untuk mendapatkan jawaban yang jelas. Tanyakan bagaimana Anda akan dihubungi, apa yang harus dibawa ketika Anda kembali, dan apa yang harus dilakukan jika Anda pindah sebelum hasilnya tiba.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | Kira-kira kapan saya bisa tahu hasilnya? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Ketika kartu pos tiba, apa yang harus saya bawa? |
| 申請中 | shinsei-chū | Aplikasi sedang berlangsung |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Apa yang harus saya lakukan jika saya pindah sementara itu? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | Mohon jangan sampai slip kwitansi hari ini hilang. |
Mengajukan pertanyaan tanpa tersesat
Staf loket berbicara dengan cepat karena mereka sibuk, bukan karena mereka mengharapkan Anda untuk mengikuti perkembangannya. Meminta mereka untuk memperlambat, menyederhanakan, atau menulis sebuah kata adalah hal yang biasa, dan itu jauh lebih baik daripada mengangguk pada instruksi yang tidak Anda pahami.
Mengulang kembali poin kuncinya adalah satu-satunya kebiasaan yang paling berguna di sini. Ini menegaskan instruksi dan memberi petugas kesempatan untuk mengoreksi Anda sebelum Anda pergi.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Maaf, sekali lagi pelan-pelan. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Bisakah Anda mengatakannya dalam bahasa Jepang yang lebih sederhana? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Bisakah Anda menuliskannya untuk saya? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Apakah ada informasi dalam bahasa Inggris? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Jadi saya hanya perlu menyerahkan dokumen ini minggu depan, bukan? |
Persiapan sebelum kunjungan
Persiapan mengubah hari yang penuh tekanan menjadi hari yang dapat dikelola. Sebagian besar masalah di konter berasal dari dokumen yang hilang atau karena ketidakmampuan menjelaskan perubahan keadaan, dan keduanya dapat ditangani di rumah.
Melatih pertukaran pembukaan dengan suara keras membantu lebih dari yang diharapkan orang, karena konternya berisik dan Anda tidak ingin mencari kata-kata di sana. Berlatih dengan AI Sensei di kelas 3D Unihongo memungkinkan Anda menjalankan pertukaran beberapa kali, dan koreksi dalam laporan sesi menunjukkan garis mana yang tidak jelas.
- Cetak atau simpan daftar dokumen saat ini untuk prosedur Anda.
- Letakkan dokumen sesuai urutannya.
- Tulis satu kalimat yang menjelaskan perubahan apa pun, misalnya majikan baru.
- Bawalah kartu tempat tinggal, paspor, dan pena Anda.
- Luangkan waktu satu pagi penuh atau lebih, dan lakukan sesuatu untuk dilakukan selagi Anda menunggu.