Perjalanan Bisnis Jepang (Shucchō): Lamaran, Pemesanan, Salam dan Laporan

Menerapkan: shucchō shinsei

Tidak ada perjalanan bisnis yang terjadi sebelum shinsei. Formulir tersebut menanyakan tujuan, tanggal, tujuan dalam satu jalur, orang atau perusahaan yang akan Anda kunjungi, dan perkiraan biaya. Ini diteruskan ke manajer Anda dan terkadang ke pemberi persetujuan kedua. Di banyak perusahaan, hal ini merupakan layar dalam sistem pengeluaran; di beberapa masih berupa kertas dengan hanko. Tanyakan kepada rekan kerja yang mana dan salin yang terbaru.

Versi lisan lebih dulu: beri tahu manajer Anda mengapa perjalanan itu diperlukan dan dapatkan anggukan sebelum Anda mengisi apa pun. Shucchō o mōshiagemasu tidak alami; ucapkan shucchō shitai no desu ga atau shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, dan tambahkan tanggal serta tujuannya.

UnihongoBisnis Jepang

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Saya ingin melakukan perjalanan bisnis ke cabang Osaka bulan depan; apakah itu akan baik-baik saja?

Pemesanan transportasi dan hotel melalui admin

Setelah shinsei disetujui, pemesanan biasanya dilakukan melalui sōmu, urusan umum, atau meja perjalanan yang dikontrak. Beberapa perusahaan mengizinkan Anda memesan sesuai batas dan mengklaim setelahnya, dan beberapa mengeluarkan kartu perusahaan. Anda akan ditanyai rute, waktu keberangkatan yang Anda inginkan, pilihan tempat duduk, dan area hotel. Kursi yang dipesan, shiteiseki, adalah standar untuk shinkansen; mobil ramah lingkungan dan penerbangan sering kali dibatasi berdasarkan kelas.

Ketahui kata-kata untuk tiket yang akan Anda terima: jōshaken adalah tiket tarif dasar, tokkyūken adalah biaya tambahan ekspres, dan eki-uketori adalah tiket yang diambil di mesin stasiun dengan kode. Perubahan setelah pemesanan akan dikembalikan melalui meja yang sama, jadi tanyakan lebih awal daripada mengubahnya pada hari itu.

Aturan pengeluaran secara garis besar

Setiap perusahaan memiliki ryohi kitei, peraturan biaya perjalanan, yang menentukan berapa biaya penggantian dan bagaimana caranya. Potongan yang biasa digunakan adalah kōtsuhi, transportasi; shukuhakuhi, akomodasi, sering kali dibatasi per malam; nittō, tunjangan harian untuk biaya kecil; dan settai, menghibur klien, yang biasanya memerlukan persetujuan terpisah. Makanan yang dimakan sendiri biasanya tercakup dalam nittō dibandingkan diklaim, namun hal ini bervariasi.

Satu-satunya aturan yang tidak berbeda adalah tanda terima. Mintalah ryōshūsho, tanda terima resmi, di setiap hotel, taksi, dan toko, dan mintalah atas nama perusahaan jika perusahaan Anda memerlukannya. Taksi sering kali diperbolehkan hanya jika tidak ada alternatif praktis, dan diperlukan catatan yang menjelaskan alasannya. Mengajukan seisan, penyelesaian biaya, dalam batas waktu yang ditentukan aturan, atau klaim dapat ditolak.

Sesampainya di kantor tujuan

Tiba di cabang atau kantor klien mengikuti naskah kecil. Di resepsi Anda memberikan perusahaan Anda, nama Anda dan siapa yang Anda kunjungi. Ketika tuan rumah Anda muncul, baris pertama adalah o-sewa ni natte orimasu, terima kasih atas dukungan Anda yang tiada henti, atau, di cabang perusahaan Anda sendiri, o-tsukaresama desu. Kemudian muncul kalimat tōi tokoro: pembawa acara akan mengucapkan tōi tokoro o arigatō gozaimasu, terima kasih sudah datang sejauh ini, dan Anda menjawab dengan singkat kochira koso.

Omiyage, jika dibawa, diserahkan pada saat ini dalam satu kalimat, tsumaranai mono desu ga atau korek api minasan de dōzo, silakan dibagikan, dan tuan rumah menyimpannya tanpa membukanya. Obrolan ringan tentang perjalanan atau cuaca mengisi perjalanan menuju ruang pertemuan; simpan di dua atau tiga pertukaran.

Kosakata perjalanan di formulir dan di obrolan

Kata-kata di bawah ini muncul di shinsei, di sistem pengeluaran, dan di pesan yang admin kirimkan padamu. Pelajari bacaannya sehingga Anda dapat mengucapkannya dengan lantang di meja, tidak hanya mengenalinya di layar.

Chokkō chokki patut diketahui: artinya berangkat dari rumah langsung ke tempat tujuan dan pulang tanpa melewati kantor, dan biasanya perlu disebutkan di shinsei atau di chat agar tim mengetahui keberadaan Anda.

Laporan perjalanan dan kepulangan

Shucchō hōkoku menutup perjalanan. Ini singkat dan faktual: tanggal, tujuan, orang yang ditemui, tujuan, hasil, tindakan selanjutnya dan biaya, dalam urutan itu. Sebagian besar perusahaan memiliki formulir atau templat; beberapa menerima email ke manajer. Diperkirakan akan selesai dalam satu atau dua hari, dan manajer Anda biasanya menginginkan ringkasan lisan pada pagi pertama Anda sebelum mereka membacanya. Pimpinlah dengan hasil, lalu langkah berikutnya, lalu apa pun yang salah.

Pengembaliannya sendiri memiliki garis tersendiri. Ucapkan tadaima modorimashita saat Anda masuk, ucapkan terima kasih kepada siapa pun yang membantu Anda, dan letakkan omiyage di ruang bersama dengan pesan kepada tim. Kemudian serahkan seisan beserta kuitansinya. Gunakan daftar periksa di bawah ini beberapa kali pertama.

• Ucapkan tadaima modorimashita dan terima kasih kepada rekan-rekan yang telah meliput
• Berikan kepada manajer ringkasan lisan selama dua menit, simpulkan terlebih dahulu
• Kirimkan shucchō hōkoku dalam tenggat waktu perusahaan
• Lampirkan setiap tanda terima ke seisan dan jelaskan taksi atau biaya tambahannya
• Kirim email ucapan terima kasih ke kantor atau klien yang Anda kunjungi
• Keluarkan omiyage dan beri tahu tim bahwa omiyage itu ada di sana
• Catat tindakan dan tanggal selanjutnya dari rapat di kalender bersama

Kesalahan yang harus dihindari

Kesalahan pertama adalah pemesanan sebelum persetujuan. Jika shinsei ditolak atau tanggalnya berubah, tiket yang dipesan sendiri menjadi masalah Anda. Yang kedua adalah hilangnya kuitansi; klaim tanpa ryōshūsho sering kali ditolak mentah-mentah. Yang ketiga adalah menggunakan pendaftaran klien di cabang Anda sendiri atau pendaftaran kolega dengan klien. Yang keempat adalah laporan yang terlambat atau tidak jelas: hōkoku yang mengatakan bahwa pertemuan tersebut berjalan dengan baik tidak memberi tahu manajer apa pun, dan laporan yang datang seminggu kemudian menunjukkan bahwa perjalanan tersebut tidak menjadi masalah.

Terakhir, jangan perlakukan perjalanan tersebut sebagai waktu istirahat dari tim. Pesan obrolan cepat pada saat kedatangan dan keberangkatan, dan dapat dihubungi selama jam kerja, diharapkan terjadi di sebagian besar perusahaan kecuali Anda telah menyetujui sebaliknya.