Tangga permintaan maaf dari gomen ke shitsurei itashimashita
Ungkapan permintaan maaf dalam bahasa Jepang membentuk sebuah tangga, dan setiap tempat kerja mengharapkan Anda untuk naik ke anak tangga yang sesuai dengan kerusakan yang terjadi. Panduan sehari-hari untuk arigatō dan sumimasen di blog ini mencakup cakupan pribadi; anak tangga di bawah ini adalah anak tangga yang penting setelah Anda dibayar.
| Ekspresi | Kekuatan | Dimana tempatnya |
|---|---|---|
| ごめん Gomen | Paling ringan, santai | Teman dan teman dekat, tidak pernah di konter atau di telepon |
| ごめんなさい Gomen nasai | Ringan dan pribadi | Keluarga dan teman; terdengar kekanak-kanakan di antara rekan kerja |
| すみません Sumimasen | Setiap hari sopan | Interupsi, kesalahan kecil, penundaan dua menit |
| すみませんでした Sumimasen deshita | Setiap hari sopan, tertutup | Sebuah kesalahan kecil yang sudah terjadi |
| 失礼いたしました Shitsurei itashimashita | Formal tapi ringan | Pelanggaran tata krama dan bukan kesalahan substantif |
| 申し訳ありません Mōshiwake arimasen | Resmi | Sebuah kesalahan nyata di depan rekan kerja atau manajer Anda |
| 申し訳ございません Mōshiwake gozaimasen | Formal dan kuat | Pelanggan, klien dan manajemen senior |
| Taihen mōshiwake gozaimasen deshita | Permintaan maaf rutin yang paling kuat | Sebuah kesalahan yang berdampak nyata bagi orang lain |
Dua ekspresi lagi berada di samping. Osoreirimasu melunakkan permintaan daripada meminta maaf atas apa pun, jadi jauhkan dari kesalahan nyata. Owabi mōshiagemasu termasuk dalam pemberitahuan tertulis dan pernyataan resmi; mengatakannya di depan meja terdengar seperti siaran pers. Di atas anak tangga teratas hanya ada formalitas fisik, dan karyawan paruh waktu atau tahun pertama tidak memerlukannya.
Memilih level berdasarkan tingkat keparahan dan audiens
Dua pertanyaan mengatur anak tangganya. Pertama, berapa kerugian yang harus ditanggung orang lain: detik, satu jam, uang, atau kredibilitas mereka sendiri di mata orang lain. Kedua, siapa yang dapat mendengar Anda. Kopi tumpah yang sama adalah sumimasen dengan rekan kerja di meja sebelah dan mōshiwake gozaimasen jika klien ada di dalam ruangan, karena permintaan maaf Anda juga merupakan sinyal bagi semua orang yang mendengarkan tentang bagaimana tim berperilaku.
Arah juga penting. Tempat kerja di Jepang memperlakukan pihak luar sebagai pihak yang berada di atas peringkat Anda sendiri, jadi kesalahan yang menimpa klien selalu mengambil keputusan formal, bahkan jika kesalahan yang sama antara dua rekan kerja akan dianggap sebagai sumimasen. Ketika tim Anda sendiri menyebabkan masalah bagi pelanggan, Anda meminta maaf kepada tim tersebut tanpa menyebutkan siapa yang melakukannya, menggunakan kochira no kakunin busoku atau watakushidomo no fubi.
- Biaya dalam hitungan detik, ke satu rekan: sumimasen, lalu lanjutkan.
- Biaya dalam hitungan jam, untuk tim Anda: mōshiwake arimasen plus perbaikannya.
- Biaya untuk klien atau jadwal mereka: mōshiwake gozaimasen ditambah hasil yang dikoreksi dan waktu.
- Tata krama daripada merusak, seperti menyela atau salah dengar: shitsurei itashimashita.
- Apa pun yang pertama kali diangkat oleh orang senior kepada Anda: naikkan satu anak tangga di atas apa yang menurut Anda layak dilakukan.
Permintaan maaf tiga bagian yang berhasil hampir di semua tempat
Bentuknya mengakui, jelaskan dalam satu klausa, sebutkan perbaikannya. Jaga agar tetap dalam urutan itu. Memimpin dengan alasan mengubah kalimat menjadi pembelaan sebelum pendengar mendengar bahwa Anda menerima masalahnya, dan kesalahan pengurutan tunggal tersebut menyebabkan lebih banyak gesekan daripada kesalahan tata bahasa apa pun yang mungkin Anda buat.
Cara mengatasinya adalah bagian yang dilewati oleh pelajar, dan ini adalah bagian yang ditunggu oleh manajer Anda. Itu harus berisi kata kerja dan waktu: Saya akan mengirim ulang jam lima, saya akan menelepon mereka sore ini, saya akan memeriksa dengan tim dan membalas hari ini. Garis pencegahan bersifat opsional dan menjadi pilihan terakhir, hanya jika kesalahan dapat terulang kembali.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。私の確認不足でした。 | Mōshiwake gozaimasen. Watashi no kakunin busoku deshita. | Saya sangat menyesal. Saya tidak memeriksanya dengan cukup teliti. |
| すぐに修正して、本日中にお送りいたします。 | Sugu ni shūsei shite, honjitsu-chū ni ookuri itashimasu. | Saya akan memperbaikinya dan mengirimkannya hari ini. |
| 以後、気をつけます。 | Igo, ki o tsukemasu. | Saya akan berhati-hati mulai sekarang. |
| 今後このようなことがないよう、確認手順を見直します。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō, kakunin tejun o minaoshimasu. | Untuk mencegah hal ini terjadi lagi, saya akan meninjau prosedur pemeriksaannya. |
Meminta maaf atas balasan yang terlambat
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Gohenshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Saya minta maaf atas balasan yang terlambat. |
| お返事が遅れてしまい、失礼いたしました。 | Ohenji ga okurete shimai, shitsurei itashimashita. | Mohon maaf atas keterlambatan menghubungi Anda kembali. |
| 確認に時間がかかってしまいました。 | Kakunin ni jikan ga kakatte shimaimashita. | Butuh waktu untuk memeriksanya. |
| 本日中にご回答いたします。 | Honjitsu-chū ni gokaitō itashimasu. | Saya akan memberi Anda jawabannya hari ini. |
| お待たせして申し訳ありません。 | Omatase shite mōshiwake arimasen. | Aku minta maaf telah membuatmu menunggu. |
Balasan yang terlambat adalah permintaan maaf paling rendah di halaman ini dan merupakan permintaan maaf yang paling banyak ditimpa oleh pelajar. Satu baris di atas, lalu jawabannya. Jangan jelaskan bahwa Anda sibuk: isogashikute terdengar sebagai peringkat orang lain di bawah pekerjaan Anda yang lain. Jika penundaan masih berjalan karena Anda belum mendapatkan jawabannya, kirimkan permintaan maaf sendiri dengan waktu yang dijanjikan; diamlah yang merusak kepercayaan, bukan penundaan.
Kesalahan dalam dokumen
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 資料に誤りがありました。申し訳ございません。 | Shiryō ni ayamari ga arimashita. Mōshiwake gozaimasen. | Ada kesalahan pada dokumen. Saya sangat menyesal. |
| 三ページ目の数字が間違っておりました。 | San-pēji-me no sūji ga machigatte orimashita. | Gambar di halaman tiga salah. |
| 修正版をお送りいたします。 | Shūseiban o ookuri itashimasu. | Saya akan mengirimkan versi yang sudah diperbaiki. |
| 先ほどのファイルは破棄していただけますでしょうか。 | Sakihodo no fairu wa haki shite itadakemasu deshō ka. | Bisakah Anda membuang file sebelumnya? |
| ご迷惑をおかけしました。 | Gomeiwaku o okake shimashita. | Saya minta maaf atas masalah yang ditimbulkan. |
Katakan dengan tepat apa yang salah dan di mana. Pengakuan yang tidak jelas memaksa pembaca untuk mencari seluruh file, yang menyebabkan biaya lebih besar daripada kesalahan yang dilakukan. Perhatikan bahwa machigatte orimashita menggunakan kata rendah hati oru: pihak Anda sendiri yang melakukan kesalahan, jadi bentuk sederhananya benar bahkan dalam kalimat tentang dokumen. Kirimkan versi koreksi dalam pesan yang sama bila Anda bisa, karena permintaan maaf yang disertai perbaikan biasanya mengakhiri percakapan.
Melewatkan tenggat waktu
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 締め切りに間に合わず、申し訳ございません。 | Shimekiri ni maniawazu, mōshiwake gozaimasen. | Saya minta maaf karena saya tidak memenuhi tenggat waktu. |
| 現在、最終確認の段階です。 | Genzai, saishū kakunin no dankai desu. | Saat ini sedang dalam tahap pemeriksaan akhir. |
| 明日の午前中までにお出しできます。 | Ashita no gozen-chū made ni odashi dekimasu. | Saya bisa mengirimkannya besok pagi. |
| 遅れそうな場合は、早めにご連絡いたします。 | Okuresō na baai wa, hayame ni gorenraku itashimasu. | Jika sepertinya terlambat, saya akan memberitahu Anda lebih awal. |
| 報告が遅くなり、重ねて申し訳ございません。 | Hōkoku ga osoku nari, kasanete mōshiwake gozaimasen. | Sekali lagi saya minta maaf karena melaporkan hal ini selarut ini. |
Tenggat waktu yang terlewat dinilai lebih sedikit karena terlewatnya dibandingkan saat Anda menaikkannya. Melaporkan kemungkinan penundaan dua hari lebih awal dianggap sebagai kompetensi; melaporkannya pada pagi hari yang seharusnya dianggap sebagai kegagalan kedua, itulah sebabnya kasanete, artinya sekali lagi, muncul di baris terakhir. Berikan tanggal baru sebagai komitmen yang Anda yakini, bukan sebagai janji optimis, karena janji kedua yang terlewat akan memakan biaya beberapa kali lipat dibandingkan janji pertama.
Menangani keluhan pelanggan
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご不便をおかけし、大変申し訳ございませんでした。 | Gofuben o okake shi, taihen mōshiwake gozaimasen deshita. | Saya sangat menyesal atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. |
| おっしゃる通りでございます。 | Ossharu tōri de gozaimasu. | Anda benar sekali. |
| 詳しくお聞かせいただけますでしょうか。 | Kuwashiku okikase itadakemasu deshō ka. | Bisakah Anda memberi tahu saya lebih banyak tentang hal itu? |
| すぐに確認し、折り返しご連絡いたします。 | Sugu ni kakunin shi, orikaeshi gorenraku itashimasu. | Saya akan segera memeriksanya dan menelepon Anda kembali. |
| この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 | Kono tabi wa gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen deshita. | Saya benar-benar minta maaf atas masalah pada kesempatan ini. |
Bagi seorang pelanggan, permintaan maaf datang sebelum Anda mengetahui kesalahan siapa, karena Anda meminta maaf atas pengalaman tersebut daripada mengakui tanggung jawab. Kemudian dengarkan, dan biarkan okikase itadakemasu deshō ka melakukan pekerjaannya; keluhan biasanya menyusut setelah orang tersebut didengarkan. Jagalah sisi Anda tetap netral: jangan pernah menggunakan san untuk rekan kerja di depan pelanggan, dan jangan pernah menyalahkan departemen lain.
Permintaan maaf yang lemah, permintaan maaf yang kuat
Pasangan di bawah ini menggunakan fakta yang sama. Versi yang lemah memimpin dengan keadaan, lindung nilai, atau pengulangan; versi yang kuat menerima masalah dalam satu baris dan melanjutkan ke perbaikan. Bacalah setiap pasangan dengan lantang dan dengarkan saat pasangan yang lemah mulai meminta simpati pendengar.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| すみません、電車が遅れて、道も混んでいて、それで… | Sumimasen, densha ga okurete, michi mo konde ite, sorede... | Lemah: Maaf, keretanya terlambat, dan jalanannya sibuk, jadi... |
| 遅刻して申し訳ございません。次からは一本早い電車にします。 | Chikoku shite mōshiwake gozaimasen. Tsugi kara wa ippon hayai densha ni shimasu. | Kuat: Saya minta maaf saya terlambat. Mulai sekarang saya akan naik kereta yang lebih awal. |
| まだ終わっていませんが、たぶん大丈夫だと思います。 | Mada owatte imasen ga, tabun daijōbu da to omoimasu. | Lemah: Ini belum selesai, tapi menurut saya mungkin akan baik-baik saja. |
| 遅れており、申し訳ございません。本日十七時までにお出しします。 | Okurete ori, mōshiwake gozaimasen. Honjitsu jūshichi-ji made ni odashi shimasu. | Kuat: Saya minta maaf karena terlambat. Aku akan memberikannya padamu jam lima hari ini. |
| 私のせいではないんですが、すみません。 | Watashi no sei de wa nai n desu ga, sumimasen. | Lemah: Itu bukan salahku, tapi maaf. |
| こちらの確認不足でした。すぐに直します。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Sugu ni naoshimasu. | Kuat: Kami tidak memeriksanya dengan benar. Saya akan memperbaikinya sekarang. |
| 本当にすみません、本当にすみません。 | Hontō ni sumimasen, hontō ni sumimasen. | Lemah: Saya benar-benar minta maaf, saya benar-benar minta maaf. |
| 申し訳ございません。原因は私の入力ミスです。修正して再送いたします。 | Mōshiwake gozaimasen. Gen'in wa watashi no nyūryoku misu desu. Shūsei shite saisō itashimasu. | Kuat: Saya sangat menyesal. Penyebabnya adalah kesalahan input saya. Saya akan memperbaikinya dan mengirim ulang. |
Tiga kebiasaan menandai versi yang lemah. Diakhiri dengan sorede membuat pendengar menyelesaikan kalimat Anda. Lindung nilai dengan tabun dan ke omoimasu mengubah laporan menjadi sebuah harapan. Mengulangi permintaan maaf dua kali menandakan kesusahan, bukan tanggung jawab. Versi yang kuat tidak lebih sopan dalam tata bahasa; semuanya lengkap, dan diakhiri dengan sesuatu yang dapat ditindaklanjuti oleh pendengar.
Menutup loop setelah masalah terpecahkan
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 先ほどの件、対応が完了いたしました。 | Sakihodo no ken, taiō ga kanryō itashimashita. | Masalah sebelumnya kini telah ditangani. |
| ご確認いただけますでしょうか。 | Gokakunin itadakemasu deshō ka. | Bisakah Anda memeriksanya? |
| 同じことが起きないよう、チェックリストを作りました。 | Onaji koto ga okinai yō, chekku risuto o tsukurimashita. | Saya sudah membuat checklist agar hal serupa tidak terjadi lagi. |
| ご指摘いただき、ありがとうございました。 | Goshiteki itadaki, arigatō gozaimashita. | Terima kasih telah menunjukkannya. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Saya berharap dapat terus bekerja sama dengan Anda. |
Pesan tindak lanjut adalah saat kesalahan berhenti menjadi kesalahan dan menjadi bukti bahwa Anda menutup semuanya dengan benar. Laporkan sekali, secara singkat, dan alihkan register dari permintaan maaf ke ucapan terima kasih. Goshiteki itadaki, arigatō gozaimashita adalah kalimat penutup alami karena menganggap koreksi sebagai bantuan, bukan sebagai serangan, dan menghentikan pertukaran tanpa menunda permintaan maaf untuk putaran berikutnya.
Mengapa permintaan maaf yang cepat dan singkat mengalahkan penjelasan yang panjang
Di tempat kerja di Jepang, menerima masalah dengan cepat berarti mengambil tanggung jawab, dan ini adalah cara tercepat menuju percakapan yang benar-benar diinginkan semua orang, yaitu tentang perbaikan. Pembukaan yang panjang menunda hal itu, dan mengundang label iiwake. Pembelajar sering kali berlama-lama karena mereka berusaha membuktikan bahwa kesalahan itu wajar, namun kewajaran bukanlah hal yang diperiksa oleh pendengar. Mereka memeriksa apakah Anda menyadarinya, apakah Anda pemiliknya, dan apakah sudah ditangani.
Ada keuntungan bahasa juga. Permintaan maaf singkat adalah frasa tetap yang dapat Anda buat di bawah tekanan, sedangkan penjelasan panjang dalam bahasa kedua menyebabkan tata bahasa Anda runtuh dan pendengar mulai berusaha memahami Anda alih-alih mendengarkan isinya. Potong penyebabnya menjadi satu klausa dengan simpul atau jinak, dan habiskan sisa energi Anda untuk menyatakan perbaikannya dengan jelas.
Betapa besar kerugian yang harus Anda tanggung jika meminta maaf secara berlebihan
Meminta maaf itu murah dalam bahasa Jepang, itulah sebabnya mengapa mengeluarkan terlalu banyak uang akan menurunkan nilai mata uang. Jika sumimasen mengawali setiap kalimat yang Anda ucapkan, rekan kerja akan berhenti mendengarkannya, dan suatu saat Anda benar-benar perlu memberi isyarat bahwa ada sesuatu yang tidak beres, isyarat itu tidak akan terdengar. Permintaan maaf yang terus-menerus juga dianggap sebagai kecemasan, dan staf yang cemas hanya diberi tanggung jawab yang lebih kecil, yang merupakan kebalikan dari apa yang ingin dicapai oleh pembelajar yang berhati-hati.
- Gantikan permintaan maaf yang berbentuk ucapan terima kasih dengan ucapan terima kasih: gunakan arigatō gozaimasu ketika seseorang membantu Anda, bukan sumimasen.
- Gunakan osoreirimasu ga untuk membuka permintaan alih-alih meminta maaf karena telah melakukannya.
- Minta maaf satu kali untuk satu kejadian; mengulanginya setelah diterima meminta pendengar untuk meyakinkan Anda.
- Jangan meminta maaf atas hal-hal di luar kendali Anda, seperti cuaca atau sistem tim lain.
- Jangan pernah meminta maaf atas bahasa Jepang Anda di tengah-tengah tugas; ucapkan sekali di awal suatu hubungan, jika memang ada.
- Ketika seorang manajer mengatakan daijōbu desu yo, terimalah dan lakukan perbaikan daripada meminta maaf lagi.