Siklus evaluasi: jinji hyōka, mokuhyō settei dan mendan
Jinji hyōka, evaluasi personel, adalah sistemnya; mendan adalah pertemuan di dalamnya. Siklus yang umum dimulai dengan mokuhyō settei, penetapan tujuan, di mana Anda menyetujui tiga hingga lima tujuan dengan manajer Anda, masing-masing dengan ukuran dan bobot. Di akhir periode Anda menyelesaikan jiko hyōka, evaluasi diri. Manajer Anda menulis penilaian mereka sendiri, keduanya dibandingkan dalam hyōka mendan, dan nilai seperti S, A, B atau C ditetapkan.
Skala nilai, bobot yang diberikan pada hasil versus perilaku, dan apakah peninjauan tersebut dikaitkan dengan bonus atau gaji pokok, semuanya berbeda-beda di setiap perusahaan. Bacalah hyōka seido perusahaan Anda, pedoman evaluasi, sebelum periode dimulai; kata-kata dalam formulir, seperti gyōseki, hasil, dan kōdō, perilaku, memberi tahu Anda apa yang akan dicari oleh manajer.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 今期の目標設定について、ご相談したいのですが。 | Konki no mokuhyō settei ni tsuite, go-sōdan shitai no desu ga. | Saya ingin membahas penetapan tujuan periode ini. |
| 評価面談はいつ頃の予定でしょうか。 | Hyōka mendan wa itsu goro no yotei deshō ka. | Kira-kira kapan rapat evaluasi direncanakan? |
| 自己評価の提出期限は今週金曜日です。 | Jiko hyōka no teishutsu kigen wa konshū kin'yōbi desu. | Batas waktu evaluasi diri adalah Jumat ini. |
| 評価基準を改めて確認させてください。 | Hyōka kijun o aratamete kakunin sasete kudasai. | Izinkan saya mengkonfirmasi kriteria evaluasi lagi. |
Menulis dan mengucapkan evaluasi diri Anda
Jiko hyōka dibacakan oleh manajer Anda sebelum rapat dan sering kali oleh manajer mereka setelahnya, jadi tulislah dengan hati-hati. Untuk setiap tujuan, tulislah empat hal: apa tujuannya, apa yang Anda capai, buktinya, dan apa yang ingin Anda tingkatkan. Kata kerjanya jelas dan faktual: tassei shimashita, tercapai; ichibu tassei, sebagian tercapai; mi-tassei, tidak tercapai. Angkalah yang melakukan pekerjaan berat; sebuah kalimat dengan angka bernilai tiga kata sifat.
Dalam pertemuan tersebut Anda biasanya akan diminta untuk merangkum formulir tersebut dengan lantang, seringkali dengan jibun de wa do hyōka shite imasu ka, bagaimana Anda menilai diri Anda sendiri. Ikuti urutan yang sama tetapi tambahkan kerangka sederhana: hasil, lalu atribusi kepada orang lain, lalu refleksi. Jangan membaca bentuk kata demi kata; pilih dua atau tiga poin yang paling penting.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 今期の目標は、新規顧客を十社獲得することでした。 | Konki no mokuhyō wa, shinki kokyaku o jussha kakutoku suru koto deshita. | Tujuan periode ini adalah memenangkan sepuluh klien baru. |
| 結果として、十二社を獲得し、目標を達成しました。 | Kekka to shite, jūnisha o kakutoku shi, mokuhyō o tassei shimashita. | Hasilnya, saya menang dua belas dan mencapai tujuan saya. |
| 自己評価としては、Aに近いBだと考えています。 | Jiko hyōka to shite wa, A ni chikai B da to kangaete imasu. | Sebagai penilaian diri, saya menganggapnya B mendekati A. |
| 二つ目の目標は、納期の遅れがあり、一部達成にとどまりました。 | Futatsume no mokuhyō wa, nōki no okure ga ari, ichibu tassei ni todomarimashita. | Tujuan kedua hanya tercapai sebagian karena penundaan pengiriman. |
| 改善点としては、進捗の共有が遅れがちだった点です。 | Kaizen-ten to shite wa, shinchoku no kyōyū ga okure-gachi datta ten desu. | Dalam hal peningkatan, saya cenderung lambat dalam berbagi kemajuan. |
Berbicara tentang prestasi: angka yang jelas, bingkai yang sederhana
Keseimbangan yang dihadapi pembelajar adalah bersikap spesifik tanpa terdengar seolah-olah mereka mengklaim penghargaan. Bahasa Jepang menyelesaikan masalah ini dengan kalimat dua bagian: fakta, lalu frasa yang memberikan penghargaan. Okage-sama de, terima kasih kepada semuanya, dan chīmu no kyōryoku mo ari, dengan bantuan tim juga, lakukan pekerjaan ini. Jumlahnya tidak berkurang; pembingkaiannya demikian.
Alat kedua adalah akhiran kata kerja. Daripada tassei shimashita telanjang, dekat dengan omotte imasu, saya yakin, atau dengan ninshiki shite imasu, itulah pemahaman saya. Hal ini memberikan ruang bagi pandangan manajer tanpa menarik pandangan Anda. Hindari juga ekstrem sebaliknya: taishita koto wa arimasen, itu bukan apa-apa, merugikan diri sendiri dalam ulasan, karena manajer harus membenarkan kenaikan nilai Anda dengan kata-kata Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| おかげさまで、売上は前年比二割増となりました。 | Okage-sama de, uriage wa zennen-hi niwari-zō to narimashita. | Terima kasih kepada semuanya, penjualan naik dua puluh persen dibandingkan tahun sebelumnya. |
| チームの協力もあり、予定より一か月早くリリースできました。 | Chīmu no kyōryoku mo ari, yotei yori ikkagetsu hayaku rirīsu dekimashita. | Dengan kerja sama tim, kami merilisnya sebulan lebih cepat dari jadwal. |
| この案件では、主に顧客との調整を担当しました。 | Kono anken de wa, omo ni kokyaku to no chōsei o tantō shimashita. | Pada proyek ini saya terutama bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan klien. |
| 私としては、一定の成果を出せたと考えています。 | Watashi to shite wa, ittei no seika o daseta to kangaete imasu. | Bagi saya, saya yakin saya telah membuahkan hasil yang solid. |
Menerima umpan balik dan menangani nilai yang lebih rendah
Manajer memberikan umpan balik secara halus, jadi dengarkan bentuknya, bukan volumenya. Mō sukoshi, sedikit lagi, dan dekiru to ii ne, alangkah baiknya jika bisa, adalah kritik. Tanggapan yang diharapkan terdiri dari tiga bagian: berterima kasih kepada mereka, mengakui maksudnya, dan menyebutkan satu tindakan nyata.
Jika nilainya lebih rendah dari penilaian diri Anda, jangan langsung berdebat. Tanyakan poin mana yang paling membebani. Jika Anda yakin ada fakta yang terlewat, tawarkan sebagai informasi dengan watashi no ninshiki de wa, seperti yang saya pahami. Kemudian terima keputusannya. Nilai jarang terbalik di dalam ruangan, namun respons yang tenang membentuk pandangan manajer untuk siklus berikutnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご指摘ありがとうございます。おっしゃる通りだと思います。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. Ossharu tōri da to omoimasu. | Terima kasih telah menunjukkan hal itu. Saya pikir kamu benar. |
| 具体的には、どの点が評価に影響したのでしょうか。 | Gutai-teki ni wa, dono ten ga hyōka ni eikyō shita no deshō ka. | Secara spesifik, poin manakah yang mempengaruhi evaluasi? |
| 私の認識では、その件は先方の都合で延期になったと理解しています。 | Watashi no ninshiki de wa, sono ken wa senpō no tsugō de enki ni natta to rikai shite imasu. | Sepengetahuan saya, masalah itu ditunda karena alasan klien. |
| 今後は週次で進捗を報告するようにします。 | Kongo wa shūji de shinchoku o hōkoku suru yō ni shimasu. | Mulai sekarang saya akan melaporkan kemajuannya setiap minggu. |
| もう少し周りを巻き込めるといいね。 | Mō sukoshi mawari o makikomeru to ii ne. | Alangkah baiknya jika Anda bisa lebih melibatkan orang-orang di sekitar Anda. (Manajer, kritik yang lembut.) |
Menanyakan promosi dan membayar dengan sopan
Shōshin, promosi, dan shōkyū, kenaikan gaji, adalah topik yang sah dalam mendan, tetapi cara untuk menaikkannya adalah melalui sistem, bukan melalui keinginan Anda. Tanyakan apa saja yōken, persyaratan, untuk kelas berikutnya, waktu yang realistis, dan apa yang perlu diperhatikan oleh manajer. Di banyak perusahaan, gaji ditetapkan berdasarkan tabel nilai, sehingga manajer dapat menjelaskan jalurnya tetapi tidak dapat menegosiasikan angka.
Hindari kyūryō o agete hoshii, saya ingin gaji saya dinaikkan, yang terdengar seperti tuntutan dan menyudutkan manajer. Tawaran dari luar adalah percakapan yang berbeda, biasanya dengan HR. Di dalam tinjauan, pertahankan kerangka kriteria dan pertumbuhan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 昇進の要件について教えていただけますか。 | Shōshin no yōken ni tsuite oshiete itadakemasu ka. | Bisakah Anda memberi tahu saya tentang persyaratan untuk promosi? |
| 次の等級に上がるには、何が必要でしょうか。 | Tsugi no tōkyū ni agaru ni wa, nani ga hitsuyō deshō ka. | Apa saja yang diperlukan untuk naik ke kelas berikutnya? |
| 昇給の基準はどのように決まるのでしょうか。 | Shōkyū no kijun wa dono yō ni kimaru no deshō ka. | Bagaimana kriteria kenaikan gaji diputuskan? |
| 将来的にはリーダー職を目指したいと考えています。 | Shōrai-teki ni wa rīdā-shoku o mezashitai to kangaete imasu. | Dalam jangka panjang saya ingin mengincar posisi pemimpin. |
| 今の評価ですと、昇格の時期はいつ頃が現実的でしょうか。 | Ima no hyōka desu to, shōkaku no jiki wa itsu goro ga genjitsu-teki deshō ka. | Dengan evaluasi saya saat ini, kapan waktu promosi yang realistis? |
Tinjau kosakata yang akan Anda lihat di formulir
Bentuk evaluasi menggunakan kosa kata tertulis yang ringkas dan jarang muncul dalam percakapan. Tabel ini mengumpulkan kata-kata yang akan Anda temui di sistem SDM dan komentar manajer Anda. Persyaratan pastinya berbeda-beda antar perusahaan.
| Kata | Membaca | Arti |
|---|---|---|
| 人事評価 | jinji hyōka | Evaluasi personel, sistem secara keseluruhan |
| 目標設定 | mokuhyō settei | Penetapan tujuan di awal periode |
| 自己評価 | jiko hyōka | Evaluasi diri |
| 上司評価 | jōshi hyōka | Evaluasi manajer |
| 業績評価 | gyōseki hyōka | Evaluasi hasil |
| 行動評価 | kōdō hyōka | Evaluasi perilaku atau kompetensi |
| 達成度 | tasseido | Tingkat pencapaian, seringkali berupa persentase |
| 評価面談 | hyōka mendan | Rapat evaluasi |
| フィードバック | fīdobakku | Masukan |
| 改善点 | kaizen-ten | Poin yang perlu ditingkatkan |
| 昇格 | shōkaku | Promosi di kelas |
| 賞与 | shōyo | Bonus, sering dikaitkan dengan nilai |
Anda juga dapat melihat kitai yakuwari, peran yang diharapkan untuk nilai Anda, dan konpitenshī, kompetensi, di bagian perilaku. Jika ada kata di formulir Anda yang tidak ada di sini, tanyakan pada HR atau senpai sebelum Anda menulisnya; definisi seringkali spesifik untuk perusahaan.
Menetapkan tujuan untuk periode berikutnya
Bagian terakhir dari mendan biasanya beralih ke raiki no mokuhyō, tujuan periode berikutnya. Sasaran yang baik adalah sasaran yang spesifik, terukur, dan terkait dengan rencana tim, dan manajer akan menghargai jika Anda tiba dengan sebuah rancangan daripada menunggu untuk diberitahu.
- Baca kembali pedoman evaluasi dan rencana tim untuk periode tersebut
- Buat draf tiga hingga lima tujuan, masing-masing dengan nomor atau hasil dan tenggat waktu
- Tautkan setidaknya satu sasaran ke titik peningkatan dari ulasan terakhir Anda
- Sertakan satu tujuan pada perilaku atau kerja tim jika formulir Anda memberi skor
- Catat dukungan apa yang Anda perlukan dan bersiaplah untuk mengatakannya
- Bawalah draf Anda ke rapat dan mintalah pandangan manajer
- Catat tujuan yang disepakati dalam sistem HR pada hari yang sama
- Atur pengingat pertengahan periode untuk memeriksa kemajuan
Saat Anda menyajikan rancangan tujuan, ucapkan kono yō na mokuhyō o kangaete imasu ga, ikaga deshō ka, saya sedang memikirkan tujuan seperti ini, bagaimana menurut Anda. Manajer menyesuaikan dan menyetujui dengan lebih mudah daripada yang mereka ciptakan.
Kesalahan yang harus dihindari
Kesalahan pertama adalah ketidakjelasan: ganbarimashita, saya bekerja keras, bukanlah sebuah prestasi. Setiap klaim memerlukan nomor, tanggal, atau hasil. Yang kedua adalah kebalikannya: hasil yang diperoleh tidak memiliki bingkai yang sederhana, yang terlihat seperti sebuah bualan meskipun itu benar.
Yang ketiga adalah berdebat dengan umpan balik di dalam ruangan. Minta, akui, bertindak; jika ada kesalahan faktual, sajikan faktanya dan biarkan saja. Yang keempat adalah meminta uang secara langsung. Yang kelima berangkat tanpa tujuan yang disepakati, artinya review selanjutnya dimulai dari nol.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 今期は頑張りました。 | Konki wa ganbarimashita. | Saya bekerja keras pada periode ini. (Terlalu kabur; tambahkan hasilnya.) |
| 今期は目標の百二十パーセントを達成しました。 | Konki wa mokuhyō no hyaku-nijuppāsento o tassei shimashita. | Periode ini saya mencapai 120 persen dari target. (Spesifik.) |
| その評価は納得できません。 | Sono hyōka wa nattoku dekimasen. | Saya tidak bisa menerima evaluasi itu. (Terlalu langsung; hindari.) |
| 評価の理由をもう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Hyōka no riyū o mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Bolehkah saya bertanya lebih banyak tentang alasan evaluasi tersebut? (Versi sopan.) |
| 給料を上げてほしいです。 | Kyūryō o agete hoshii desu. | Saya ingin gaji saya dinaikkan. (Permintaan; tanyakan tentang kriteria saja.) |