Ide inti: keputusan yang dibuat di atas kertas
Ringi (稟議) dibuat dari rin, yang berarti melapor dengan rendah hati kepada atasan, dan gi, yang berarti musyawarah, jadi secara harafiah ini adalah masalah yang diserahkan kepada atasan untuk dimusyawarahkan. Dokumen tersebut adalah ringisho (稟議書), sho yang berarti dokumen tertulis. A ringi digunakan untuk keputusan yang memerlukan otoritas orang lain: membeli peralatan, menandatangani kontrak, mempekerjakan, melakukan perjalanan di atas biaya yang ditetapkan.
Sistem mencerminkan pandangan keputusan sebagai milik bersama. Setiap orang yang akan menerima hasil tersebut akan melihat proposal tersebut dan mencantumkan nama mereka di dalamnya, sehingga tidak ada seorang pun yang kemudian mengatakan bahwa mereka tidak pernah diberitahu, dan tanggung jawab tersebar di sepanjang jalan. Harganya adalah waktu. Berapa banyak kebutuhan ringi sangat bervariasi menurut perusahaan; perusahaan rintisan mungkin menggunakan pesan obrolan sedangkan perusahaan lama menggunakan formulir. Postingan terkait di nemawashi mencakup pembicaraan yang didahulukan, dan postingan tentang jabatan mencakup peringkat di rute tersebut. Dua rekannya sedang mendiskusikan pembelian.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Apakah ini memerlukan ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Mulai dari 500.000 yen ke atas memerlukan ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Saya akan mengirimkan ringi minggu depan. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Seberapa jauh jarak yang dicapai ringi? |
Rute: dari kiansha ke kessaisha
Perancang, kiansha (起案者), secara harfiah adalah orang yang mengangkat rancangan, menaikkan ringisho satu peringkat pada satu waktu. Siapa yang menyetujui terakhir ditentukan oleh aturan perusahaan mengenai otoritas persetujuan, kessai kengen (決裁権限), biasanya berdasarkan jenis dan jumlah: pembelian kecil mungkin berhenti di manajer departemen, pembelian besar mungkin diberikan kepada direktur atau presiden. Dalam perjalanan mungkin mengarah ke departemen terkait untuk aigi (合議), biasanya dibaca seperti ini dalam jalur persetujuan, meskipun gōgi juga terdengar, sehingga akuntansi atau hukum dapat memeriksanya. Setiap pemberi persetujuan dapat mengirimkannya kembali.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Untuk jumlah tersebut, pemberi persetujuan akhir adalah kepala divisi. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Ini juga memerlukan persetujuan dari akuntansi. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Bolehkah saya meminta stempel Anda? |
| Peran | Membaca | Apa yang mereka lakukan di rute tersebut |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Menyusun proposal dan mengumpulkan lampirannya |
| 係長 | kakarichō | Pemeriksaan pertama: fakta, angka dan format |
| 課長 | kachō | Menilai kasus bisnis untuk bagian tersebut |
| 部長 | buchō | Menyetujui untuk departemen; seringkali final untuk jumlah kecil |
| 合議先 | aigi-saki | Departemen terkait, seperti akuntansi atau hukum |
| 決裁者 | kessaisha | Memegang wewenang untuk jumlah ini dan menjadikannya resmi |
Membaca ringisho: header dan kotak prangko
Formatnya berbeda-beda di setiap perusahaan, tetapi sebagian besar ringisho memiliki kolom yang sama: tanggal penyusunan, kianbi; perancang dan departemennya; subjeknya, kenmei, yang biasanya diakhiri dengan no ken, mengenai; jumlahnya, kingaku; lampiran, tenpu shiryō, seperti tanda kutip; dan sebuah kotak untuk hasilnya. Isi di bawah ini menguraikan tujuan, alasan dan pilihan yang dipertimbangkan.
Barisan kotak stempel adalah ōinran (押印欄), yang secara harfiah berarti kolom untuk menekan segel. Pada banyak bentuk, kotak paling senior ada di kiri dan juru tulis di kanan, sehingga prangko diisi dari kanan ke kiri, searah dengan penulisan vertikal tradisional. Setiap pemberi persetujuan menempelkan stempel pribadi kecil dengan nama keluarga mereka, mitomein, yang secara harfiah merupakan stempel pengakuan. Beberapa tempat kerja mempunyai kebiasaan memiringkan segel sedikit ke arah kotak bos, seolah-olah membungkuk; banyak orang yang belum pernah menemuinya, maka ikutilah apa yang rekan-rekan Anda lakukan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Apakah ini cara yang tepat untuk menulis subjek? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Saya telah melampirkan dua kutipan. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Rekan kerja) Stempel Anda terbalik. |
Pasangan yang membingungkan peserta didik
Kessai adalah jebakan klasik. Ditulis 決裁, itu adalah persetujuan dari orang yang berwenang; kanji kedua artinya menghakimi, seperti dalam putusan pengadilan. Ditulis 決済, ini adalah penyelesaian pembayaran, tulisan di terminal kartu dan di kessai-bi, tanggal penyelesaian. Metode masukan sering kali menawarkan ejaan pembayaran terlebih dahulu. Seorang pendatang baru yang memeriksa draf mengajukan pertanyaan yang pernah ditanyakan semua orang.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai dan kessai: kanji yang mana lagi? |
| Ketentuan | Membaca | Arti | Jangan bingung dengan |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Persetujuan akhir oleh orang yang berwenang | 決済 kessai, menyelesaikan pembayaran |
| 承認 | shōnin | Seorang pemberi persetujuan baik-baik saja pada satu langkah dari rute tersebut | 決裁 kessai, yang terakhir dan mengikat |
| 稟議 | ringi | Diedarkan untuk disetujui | 回覧 kairan, diedarkan untuk dibaca saja |
| 差し戻し | sashimodoshi | Dikirim kembali untuk direvisi dan diserahkan kembali | 却下 kyakka, ditolak mentah-mentah |
| 根回し | nemawashi | Pembicaraan informal sebelumnya | 稟議 ringi, catatan formal sesudahnya |
Ringi dan nemawashi: pembicaraan sebelumnya, makalah sesudahnya
Nemawashi, yang secara harfiah berarti menelusuri akar permasalahan, adalah pekerjaan informal untuk membicarakan proposal dengan setiap orang sebelum diajukan. Ringi inilah yang membuat hasilnya resmi. A ringi tanpa nemawashi cenderung muncul kembali dengan pertanyaan, karena pertama kali pemberi persetujuan mendengar ide tersebut adalah saat ide tersebut diajukan; nemawashi tanpa ringi tidak memiliki efek formal. Itu sebabnya pemberi persetujuan pada persiapan yang matang ringi jarang membacanya untuk pertama kali. Seorang kolega senior memberikan nasihat kepada pendatang baru.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Sebelum Anda mengirimkan ringi, Anda sebaiknya membicarakannya dengan manajer departemen satu kali. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Saya sudah menjalankannya melewati akuntansi. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Pekerjaan dasar telah dilakukan. |
Di luar dasar: elektronik ringi dan hanko yang memudar
Banyak perusahaan sekarang menjalankan denshi ringi (電子稟議), elektronik ringi, dalam sistem alur kerja, wākufurō shisutemu. Rute diatur dalam perangkat lunak, setiap pemberi persetujuan mendapat pemberitahuan, dan persetujuan berupa tombol, terkadang ditampilkan dengan gambar segel pemberi persetujuan. Sashimodoshi hadir dengan komentar tertulis, dan sejarah menunjukkan siapa yang menyetujuinya dan kapan. Apabila pemberi persetujuan sedang berhalangan, maka seorang deputi dapat menyetujui menggantikannya, dairi shōnin.
Pergeseran ini semakin cepat terjadi pada tahun 2020. Pada bulan Juni tahun itu, Kantor Kabinet, Kementerian Kehakiman, dan Kementerian Ekonomi, Perdagangan, dan Industri menerbitkan Q&A yang menyatakan bahwa, kecuali undang-undang mengharuskannya, kontrak sah tanpa stempel, dan kerja jarak jauh membuat jalur kertas menjadi tidak praktis. Kertas dan hanko bertahan di beberapa perusahaan dan kantor publik, jadi tanyakan sistem mana yang Anda gunakan. Sebuah tim sedang menangani persetujuan secara online.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Silakan kirimkan melalui sistem. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Aku sudah menekan persetujuan. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Manajer departemen sedang pergi untuk urusan bisnis, jadi seorang deputi akan menyetujuinya. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Silakan periksa komentar pada permintaan yang dikembalikan. |
Kata kerja perjalanan: ageru, mawasu, tōru, oriru
Pembicaraan kantor mendeskripsikan ringi berdasarkan pergerakannya. Anda ringi o ageru, angkat ke atas, dan ringi o mawasu, kirimkan ke sekeliling. Entah itu ringi ga tōru, berhasil lolos, atau sashimodosareru, dikirim kembali. Persetujuan akhir kessai ga oriru, turun, karena turun dari atas. Bagi pemasok, orang mengatakan shanai de ringi-chū desu, ini sedang melalui persetujuan internal, sebuah cara yang sopan untuk mengatakan belum. Dengan atasan, kata kerja yang sama muncul di keigo.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Saya telah mengirimkan putaran ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Saya berangkat untuk mengambil stempel manajer bagian. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Persetujuan akhirnya tercapai. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi berhasil, jadi saya akan melanjutkan pesanannya. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Itu dikirim kembali karena dasar jumlahnya lemah. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Kepada pemasok) Saat ini sedang melalui persetujuan internal. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Email ke pemberi persetujuan) Harap tinjau dan setujui. |
Kesalahan umum yang dilakukan pendatang baru dengan ringi
Menulis 決済 dalam dokumen persetujuan. Penyebabnya adalah metode input yang seringkali menawarkan kata pembayaran terlebih dahulu untuk kessai. Periksa setiap kessai di ringi dan gunakan 決裁.
Menggunakan ringi untuk membujuk. Pendatang baru dari budaya dimana proposal diperdebatkan dalam sebuah pertemuan mengemas kasus tersebut ke dalam dokumen dan mengharapkannya untuk memenangkan persetujuan. Persuasi adalah milik nemawashi; ringisho mencatat apa yang telah disepakati.
Melewati satu level untuk menghemat waktu. Membawanya langsung ke buchō terasa efisien, tetapi urutan rute adalah bagian dari penghormatan yang ditunjukkan pada setiap peringkat, dan kakarichō yang dilewati dapat mengirimkannya kembali. Ikuti rutenya meskipun lambat.
Memperlakukan stempel awal sebagai keputusan. Setiap shōnin terasa seperti kemajuan, dan memang demikian, tetapi hanya kessai yang membuat perusahaan berkomitmen. Melakukan pemesanan lebih awal dapat membuat Anda menjelaskan secara pribadi pembelian yang tidak pernah disetujui.