Persiapkan sebelum Anda menelepon
Panggilan dukungan berdampak buruk bagi pelajar terutama karena apa yang terjadi dalam tiga puluh detik pertama: Anda diminta untuk mengidentifikasi detail sambil tetap menyesuaikan dengan kecepatan operator. Menuliskan detail tersebut di depan Anda akan menghilangkan hal itu sepenuhnya, dan itulah yang juga dilakukan oleh penelepon Jepang.
Tuliskan empat hal: nomor pelanggan atau kontrak Anda, nama Anda dalam katakana, nomor telepon terdaftar Anda, dan nama model atau layanan. Kemudian tuliskan masalahnya dalam tiga kalimat pendek. Membaca catatan di panggilan telepon tidak terlihat.
- Nomor pelanggan atau kontrak, お客様番号 okyakusama bangō
- Nama Anda dalam katakana, seperti yang terdaftar
- Nomor telepon di akun tersebut
- Nama dan model produk atau layanan
- Tiga kalimat: apa yang salah, sejak kapan, apa yang sudah Anda coba
- Yang Anda inginkan: perbaikan, pengembalian dana, kunjungan, penjelasan
Melewati menu otomatis
Menu yang direkam cepat dan formal, dan mencoba memahami setiap kata adalah strategi yang salah. Setiap opsi diakhiri dengan nomor, dan nomor tersebut adalah satu-satunya bagian yang Anda perlukan. Dengarkan ban o oshite kudasai, tekan nomor, dan cocokkan digitnya dengan kategori.
Kategori-kategori tersebut konsisten di seluruh perusahaan. Kontrak dan rencana, masalah teknis, penagihan, pemindahan atau pembatalan, dan lainnya. Sono ta, lainnya, sering kali merupakan rute tercepat menuju operator manusia.
| Apa yang kamu dengar | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご契約に関するお問い合わせ | gokeiyaku ni kansuru otoiawase | Pertanyaan kontrak |
| 故障・技術的なお問い合わせ | koshō, gijutsuteki dan otoiawase | Kesalahan dan dukungan teknis |
| 料金に関するお問い合わせ | ryōkin ni kansuru otoiawase | Penagihan |
| 解約・変更 | kaiyaku, henkō | Pembatalan dan perubahan |
| その他 | begitulah | Lainnya, sering kali mengarahkan ke operator |
| …番を押してください | ...larangan oshite kudasai | Tekan nomor... |
| オペレーターにおつなぎします | operētā ni otsunagi shimasu | Menghubungkan Anda ke operator |
Jika menu berulang atau Anda tidak yakin, tidak menekan apa pun sering kali akan memindahkan Anda ke manusia. Banyak sistem melakukan ini setelah dua kali gagal dalam desainnya.
Pemeriksaan identitas
Setelah terhubung, pertukaran pertama adalah identifikasi dan mengikuti urutan tetap: nama Anda, lalu nomor rekening atau pelanggan, biasanya nomor telepon yang terdaftar, dan terkadang tanggal lahir atau alamat. Menuliskan semuanya berarti fase ini memakan waktu dua puluh detik, bukan dua menit.
Ini juga saat yang tepat untuk mengatakan bahwa bahasa Jepang Anda terbatas. Mengucapkannya sebelum percakapan teknis dimulai akan mengubah cara penyampaian keseluruhan panggilan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お世話になっております。マリアと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Maria to mōshimasu. | Halo, nama saya Maria. |
| 日本語があまり上手ではないので、ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga amari jōzu de wa nai node, yukkuri onegaishimasu. | Bahasa Jepang saya kurang bagus, jadi pelan-pelan saja. |
| お客様番号は一二三四五六です。 | Okyakusama bangō wa ichi-ni-san-yon-go-roku desu. | Nomor pelanggan saya adalah 123456. |
| 登録の電話番号は〇九〇の…です。 | Tōroku no denwa bangō wa zero-kyū-zero no... desu. | Nomor telepon yang terdaftar adalah 090-... |
| 契約者は私本人です。 | Keiyakusha wa watashi honnin desu. | Saya sendiri adalah pemegang akunnya. |
| 生年月日は一九九五年三月四日です。 | Seinengappi wa sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu yokka desu. | Tanggal lahir saya adalah 4 Maret 1995. |
Menjelaskan masalahnya
Deskripsi kesalahan yang jelas terdiri dari tiga bagian: apa yang terjadi, sejak kapan, dan apa yang sudah Anda coba. Memberikan ketiganya tanpa diminta akan menghemat permintaan operator dan membuat Anda melewati pemecahan masalah standar dengan lebih cepat.
Gunakan kata kerja intransitif untuk kesalahan, seperti halnya laporan masalah lainnya: tsunagarimasen, itu tidak akan terhubung; utsurimasen, tidak ada gambar; ugokimasen, itu tidak berfungsi. Ini menggambarkan keadaan dan bukan tindakan yang Anda ambil.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| インターネットがつながらないんです。 | Intānetto ga tsunagaranai n desu. | Internet tidak akan terhubung. |
| 昨日の夜からです。 | Kinō no yoru kara desu. | Sejak tadi malam. |
| ルーターの再起動はもう試しました。 | Rūtā no saikidō wa mō tameshimashita. | Saya sudah mencoba me-restart router. |
| ランプが赤く点滅しています。 | Ranpu ga akaku tenmetsu shite imasu. | Lampu berkedip merah. |
| エラーコードは E ゼロ二です。 | Erā kōdo wa ii zero ni desu. | Kode kesalahannya adalah E02. |
| 請求金額が普段と違います。 | Seikyū kingaku ga fudan to chigaimasu. | Jumlah yang ditagih berbeda dari biasanya. |
| 先月から二重に引き落とされています。 | Sengetsu kara nijū ni hikiotosarete imasu. | Saya telah ditagih dua kali sejak bulan lalu. |
Mengikuti instruksi lisan
Bagian tersulit dari panggilan dukungan adalah menjalani langkah-langkah dengan suara, tanpa layar yang dibagikan dan tidak ada cara untuk mengetahui maksud operator. Perbaikannya adalah mengkonfirmasi setiap langkah daripada mencoba mempertahankan keseluruhan rangkaian.
Katakan apa yang Anda lakukan saat melakukannya. Narasi memberi operator titik pemeriksaan dan memungkinkan mereka mengoreksi Anda sebelum Anda salah tiga langkah, dan juga memperlambat langkah secara alami.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 今、やってみます。少しお待ちください。 | Ima, yatte mimasu. Sukoshi omachi kudasai. | Saya akan mencobanya sekarang. Mohon tunggu sebentar. |
| 設定の画面を開きました。次はどうすればいいですか。 | Settei no gamen o hirakimashita. Tsugi wa dō sureba ii desu ka. | Saya telah membuka layar pengaturan. Apa selanjutnya? |
| どのボタンですか。もう一度お願いします。 | Dono botan desu ka. Mō ichido onegaishimasu. | Tombol yang mana? Tolong sekali lagi. |
| 同じ画面が出ません。 | Onaji gamen ga demasen. | Layar yang sama tidak muncul. |
| できました。今は正常に見えます。 | Dekimashita. Ima wa seijō ni miemasu. | Selesai. Sekarang terlihat normal. |
| やっぱり直りません。 | Yappari naorimasen. | Itu masih belum diperbaiki. |
Meningkat, dan mengubah saluran
Jika panggilan tersebut berada di luar pendengaran Anda atau masalahnya berada di luar jangkauan operator lini pertama, mengatakan demikian adalah hal yang normal. Anda dapat meminta supervisor, panggilan balik, kunjungan, atau saluran yang sama sekali berbeda. Dukungan obrolan dan janji temu toko seringkali lebih mudah daripada panggilan telepon dan merupakan hal yang sah untuk diminta.
Sebelum mengakhiri panggilan apa pun, dapatkan dua hal: nomor referensi dan nama orang yang Anda ajak bicara. Keduanya membuat panggilan tindak lanjut jauh lebih mudah.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 別の方に代わっていただけますか。 | Betsu no kata ni kawatte itadakemasu ka. | Bisakah Anda menghubungkan saya dengan orang lain? |
| 折り返しお電話いただくことは可能ですか。 | Orikaeshi odenwa itadaku koto wa kanō desu ka. | Apakah panggilan balik dapat dilakukan? |
| チャットやメールでも対応していただけますか。 | Chatto ya mēru demo taiō shite itadakemasu ka. | Bisakah ini ditangani melalui chat atau email? |
| お店で相談することはできますか。 | Omise de sōdan suru koto wa dekimasu ka. | Bisakah saya mendiskusikannya di toko saja? |
| 受付番号を教えていただけますか。 | Uketsuke bangō o oshiete itadakemasu ka. | Bisakah Anda memberi saya nomor referensinya? |
| お名前を伺ってもよろしいですか。 | Onamae o ukagatte mo yoroshii desu ka. | Bolehkah saya menanyakan nama Anda? |
| 英語の対応はありますか。 | Eigo no taiō wa arimasu ka. | Apakah ada dukungan bahasa Inggris? |
Menutup panggilan dan apa yang perlu diperhatikan
Akhiri dengan mengonfirmasi apa yang akan terjadi dan kapan. Panggilan dukungan yang berakhir tanpa langkah berikutnya dan tanggal meninggalkan Anda tepat di tempat Anda memulai, dan kalimat untuk memintanya singkat.
Tuliskan empat hal segera setelahnya: tanggal, nomor referensi, nama operator dan apa yang disepakati. Jika Anda harus menelepon kembali, catatan itu mengubah penjelasan berulang menjadi dua kalimat lanjutan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 確認ですが、いつまでに対応いただけますか。 | Kakunin desu ga, itsu made ni taiō itadakemasu ka. | Untuk memastikannya, sampai kapan hal ini akan ditangani? |
| こちらは何かする必要がありますか。 | Kochira wa nani ka suru hitsuyō ga arimasu ka. | Apakah ada yang perlu saya lakukan? |
| メールでも内容を送っていただけますか。 | Mēru demo naiyō o okutte itadakemasu ka. | Bisakah Anda juga mengirimkan detailnya melalui email? |
| ありがとうございました。失礼します。 | Arigatō gozaimashita. Shitsurei shimasu. | Terima kasih banyak. Selamat tinggal. |
| 先日、受付番号一二三四でご連絡した件です。 | Senjitsu, uketsuke bangō ichi-ni-san-yon de gorenraku shita ken desu. | Ini tentang nomor referensi 1234 kemarin. |
Meminta konfirmasi melalui email adalah permintaan paling berguna di seluruh panggilan. Ini memberi Anda catatan tertulis yang dapat Anda baca dengan kecepatan Anda sendiri.