Menyampaikan Pesan dalam Bahasa Jepang: Dengon dan Pelaporan

Mengambil pesan di telepon

Urutannya cukup tetap untuk dipelajari sebagai naskah. Anda menetapkan bahwa orang tersebut tidak ada, memberitahukan kapan mereka akan kembali, menawarkan untuk menerima pesan, mengambilnya, membacanya kembali, dan memberikan nama Anda sendiri sehingga penelepon mengetahui siapa yang memilikinya. Langkah terakhir tersebut adalah praktik standar di kantor-kantor Jepang dan sering kali dilewati oleh pelajar.

Menawarkan untuk menerima pesan sebelum penelepon bertanya adalah langkah yang diharapkan. Dengon o oazukari shimashō ka, bolehkah saya menerima pesan ini, menempatkan Anda sebagai orang yang membantu dan bukan sebagai penghalang, dan itulah yang akan dikatakan oleh seorang kolega Jepang.

Mengonfirmasi apa yang Anda tulis

Membaca kembali pesan bukanlah suatu pilihan di kantor Jepang, dan di sinilah kesalahan dapat terjadi. Nama, nomor dan tanggal adalah tiga hal yang harus dipastikan, karena ketiganya tidak dapat direkonstruksi dari konteks jika salah.

Untuk nama, tanyakan bagaimana kanji ditulis jika Anda perlu menuliskannya. Untuk angka, bacalah kembali digit demi digit. Untuk tanggal, sebutkan hari dalam seminggu di samping tanggalnya, karena ini akan langsung berubah satu per satu.

Fukushō, mengulanginya kembali, adalah praktik yang disebutkan namanya, bukan kebiasaan pribadi. Mengumumkan bahwa Anda melakukannya adalah hal yang normal dan diharapkan.

Pidato yang dilaporkan: kepada itte imashita dan kerabatnya

Untuk menyampaikan apa yang dikatakan seseorang, lampirkan partikel kutipan ke dalam klausa bentuk biasa dan ikuti dengan kata kerja ucapan. Klausa di dalamnya tetap jelas meskipun kalimat Anda sopan, yang merupakan aturan yang paling sering dilanggar oleh pelajar: ashita kuru to itte imashita, bukan ashita kimasu to itte imashita.

Kata kerja mengatakan berubah sesuai dengan status orang yang berbicara. Itte imashita bersifat netral dan mencakup sebagian besar kasus. Osshatte imashita bersifat kehormatan dan digunakan saat melaporkan pelanggan atau orang senior. Mōshite orimashita rendah hati dan digunakan saat melaporkan sisi Anda sendiri kepada orang luar.

Menyampaikan pesan

Saat Anda menyampaikan pesan, arahkan dengan siapa pesan tersebut dan apa yang mereka inginkan, lalu berikan detailnya. Kolega Anda perlu memutuskan apakah akan bertindak sekarang, dan mengubur permintaan tersebut di akhir laporan kronologis akan mempersulit hal tersebut.

Usahakan kata-kata penelepon dapat dibedakan dari ringkasan Anda sendiri. Memberi isyarat dengan to no koto desu, mereka mengatakan itu, atau to itte imashita memisahkan apa yang dikatakan dari apa yang Anda simpulkan, yang penting jika pesan tersebut kemudian ditindaklanjuti.

To no koto desu adalah ungkapan paling berguna di bagian ini. Ini menandai keseluruhan pernyataan sebagai dilaporkan tanpa memerlukan kata kerja ucapan.

Perangkap kehormatan dalam pesan yang disampaikan

Aturan dalam grup dan luar grup dalam bahasa Jepang berlaku untuk keseluruhan pesan, dan aturan tersebut berubah tergantung dengan siapa Anda berbicara. Bagi penelepon luar, manajer Anda sendiri adalah uchi, di dalam, jadi Anda menghilangkan gelar dan menggunakan formulir sederhana tentang mereka. Untuk kolega Anda setelahnya, manajer yang sama adalah senior dan menerima gelar kehormatan lagi.

Ini adalah sumber kesalahan yang sebenarnya, karena pesannya sama dan bahasanya tidak. Aturan praktisnya adalah menanyakan siapa yang mendengarkan, bukan siapa yang dideskripsikan, dan menyetel ulang sebutan kehormatan setiap kali audiens berganti.

Perhatikan bahwa penelepon tetap menggunakan gelar kehormatannya di setiap baris. Hanya sisi Anda sendiri yang bahasanya berubah seiring dengan penonton.

Pesan tertulis dan obrolan

Sebagian besar pesan yang disampaikan sekarang dikirim melalui obrolan atau email, bukan melalui catatan kertas, dan konvensi tersebut diperkecil. Bentuk yang diharapkan adalah sumber, permintaan, tenggat waktu, dan nama Anda, secara berurutan, dalam empat baris pendek. Prosa yang panjang tidak berguna untuk sesuatu yang dibaca rekan kerja di sela-sela rapat.

Jaga agar penanda ucapan yang dilaporkan tetap tertulis. Pesan obrolan yang menyatakan batas waktu adalah hari Jumat dibaca sebagai pernyataan Anda; salah satu yang menyatakan bahwa tenggat waktunya adalah hari Jumat membuat sumber tersebut eksplisit dan melindungi semua orang jika ternyata salah.

Ketika Anda tidak dapat menerima pesan dengan benar

Terkadang sambungannya buruk, penelepon berbicara dengan cepat, atau Anda tidak mengikutinya. Respons yang salah adalah menebak dan menyampaikan setengah pesan; yang benar adalah mengatakan dengan jelas apa yang Anda dapatkan dan tidak dapatkan, baik kepada penelepon maupun rekan kerja Anda.

Bagi penelepon, meminta mereka untuk memperlambat sepenuhnya dapat diterima dan diharapkan dari siapa pun yang berada di jalur yang buruk. Dengan kolega Anda, menandai ketidakpastian Anda secara eksplisit akan memungkinkan mereka memutuskan apakah akan menelepon kembali dan memeriksanya.