Rantai dokumen dari penawaran hingga pembayaran
Kesepakatan umum antara dua perusahaan Jepang berjalan seperti ini. Pembeli meminta penawaran dan penjual mengirimkan mitsumorisho. Pembeli menerima dengan mengirimkan hatchūsho, pesanan pembelian; di pihak penjual, menerima pesanan itu adalah juchū, dan mereka dapat mengonfirmasi dengan chūmon ukesho atau juchū kakuninsho. Penjual mengirimkan dengan nōhinsho, nota pengiriman, dan sering kali a kenshūsho atau juriōsho untuk ditandatangani pembeli sebagai penerimaan. Penjual kemudian menerbitkan seikyūsho, faktur, pembeli membayar melalui furikomi, transfer bank, dan penjual dapat menerbitkan ryōshūsho, tanda terima.
Keiyakusho, sebuah kontrak, berada di atas rantai ini untuk hubungan yang berkelanjutan atau besar, dan kihon keiyakusho, sebuah perjanjian dasar, sering kali mencakup banyak pesanan kecil sehingga masing-masing hanya memerlukan penawaran dan pesanan. Pembelian kecil melewati beberapa langkah, namun tetap pelajari urutannya, karena setiap dokumen mengacu pada dokumen sebelumnya berdasarkan nomor.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Bisakah Anda memberi kami penawaran? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Kami akan melakukan pemesanan sesuai penawaran. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Kami telah menerima pesanan Anda. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Kami akan mengirimkannya dengan catatan pengiriman. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Kami akan menerbitkan faktur pada akhir bulan. |
Membaca mitsumorisho dan hatchūsho
Kutipan memiliki header dengan nama pembeli dan onchū, perusahaan yang setara dengan sama, nama penjual dan stempel, nomor, mitsumori bangō, dan tanggal. Badan mencantumkan item, hinmei, dengan kuantitas, sūryō, satuan, tan'i, harga satuan, tanka, dan jumlah, kingaku. Di bawah ini adalah subtotal, shōkei, pajak konsumsi, shōhizei, dan totalnya, gōkei. Tiga bidang di dekat bagian bawah paling penting: nōki, waktu pengiriman; shiharai jōken, syarat pembayaran; dan yūkō kigen, berapa lama harga tersebut berlaku. Garis bikō berisi komentar.
Hatchūsho mencerminkan penawaran dan menambahkan alamat pengiriman, nōhin-saki, tanggal pengiriman yang diminta, nōhin kibōbi, dan nomor pesanan pembeli, yang akan dikutip penjual pada faktur. Saat Anda menerima penawaran, periksa harga satuan, periksa apakah sudah termasuk pajak, dan baca masa berlakunya: penawaran yang kedaluwarsa sebelum persetujuan internal Anda selesai berarti putaran kedua.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Apakah jumlah tersebut sudah termasuk pajak atau belum? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Bisakah Anda memperpanjang validitas kutipan tersebut? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Kira-kira kapan pengirimannya? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Jika kita mengubah kuantitas, apakah harga satuannya berubah? |
Membaca seikyūsho dan ketentuan pembayaran
Faktur mengulangi item dan total serta menambahkan bidang yang menentukan kapan dan bagaimana uang berpindah. Hakkōbi adalah tanggal penerbitannya. Shiharai kigen adalah tanggal jatuh tempo. Furikomisaki adalah rekening bank: bank, cabang, jenis rekening, futsū atau tōza, nomor dan nama rekening, kōza meigi. Furikomi tesūryō, biaya transfer, biasanya ditanggung oleh pembayar, dan faktur mungkin menyatakan demikian. Sejak diperkenalkannya sistem faktur yang memenuhi syarat, faktur dari bisnis terdaftar juga memiliki nomor registrasi yang diawali dengan T; tanyakan akuntansi bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan Anda.
Ketentuan pembayaran ditulis sebagai rumus dua bagian. Paruh pertama adalah shime, potongan yang menutup sejumlah faktur; yang kedua adalah barai, ketika batch itu dibayarkan. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: ditutup akhir bulan, dibayar akhir bulan berikutnya. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: ditutup pada tanggal dua puluh, dibayar pada tanggal sepuluh bulan depan. Yokuyokugetsu artinya bulan setelah berikutnya. Sōkin adalah kata sederhana untuk mengirim uang; nyūkin adalah uang yang masuk, jadi nyūkin kakunin adalah memeriksa apakah uang itu masuk.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Syarat pembayaran adalah penutupan akhir bulan, dibayarkan pada akhir bulan berikutnya. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Bisakah Anda menanggung biaya transfer? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Kami telah mengkonfirmasi penerimaan pembayaran. Terima kasih. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Tanggal jatuh tempo telah berlalu; bisakah Anda memberi tahu kami kapan pembayaran direncanakan? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Bisakah Anda memasukkan nama departemen pada faktur? |
Nōhinsho, ryōshūsho dan keiyakusho
Seorang nōhinsho bepergian dengan membawa barang dan membuat daftar apa yang dikirimkan; pembeli memeriksanya berdasarkan pesanan, kenshū, dan menyimpannya. Juryōsho atau salinan yang ditandatangani dikembalikan ke penjual sebagai bukti. Ketika pengiriman pendek atau rusak, nomor nōhinsho adalah nomor yang Anda kutip saat menelepon.
Ryōshūsho mengonfirmasi pembayaran yang diterima. Dengan transfer bank, banyak perusahaan memperlakukan catatan transfer sebagai tanda terima dan tidak menerbitkannya kecuali diminta. Keiyakusho menguraikan keseluruhan hubungan: para pihak, kō dan otsu, ruang lingkup, harga, jangka waktu, kikan, pembaharuan, kōshin, penghentian, kaijo, dan kerahasiaan, himitsu hoji. Kontrak sering kali dibuat dalam dua salinan, satu untuk masing-masing pihak, dan masing-masing perusahaan mencap keduanya. Lihat artikel berdasarkan nomor, jō: dai-san-jō, artikel tiga.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Jumlah di nota pengiriman tidak sesuai dengan yang tiba. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Silakan menandatangani pengakuan dan mengirimkannya kembali. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Apakah Anda memerlukan tanda terima? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Izinkan saya mengkonfirmasi pasal tiga kontrak. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Jangka waktunya satu tahun dengan perpanjangan otomatis ya? |
Inkan, kakuin dan denshi keiyaku
Kontrak tradisional diberi stempel, bukan ditandatangani. Stempel terdaftar perusahaan, jitsuin, tertera pada blok tanda tangan; sebuah keiin ditekan melintasi batas setiap pasangan halaman sehingga halaman tidak dapat ditukar; dan teisei-in menandai koreksi tulisan tangan apa pun. Kertas internal biasa menggunakan kakuin persegi atau mitome-in pribadi, dan kata kerja untuk mencap adalah ōin atau nattsuin. Siapa yang memegang segel dan siapa yang boleh menggunakannya adalah aturan internal yang ketat.
Kontrak elektronik, denshi keiyaku, yang ditandatangani melalui layanan web kini tersebar luas. Kosa kata beralih ke denshi shomei, tanda tangan elektronik; denshi shoshiki, bentuk dokumen elektronik; dan shōnin, persetujuan, dalam alur kerja. Beberapa rekanan masih meminta kertas, jadi permintaan mungkin perlu menyatakan formulir mana yang dapat Anda terima. Apakah kontrak tertentu memerlukan stempel, tanda tangan, atau tanda tangan elektronik bergantung pada perusahaan, dokumen, dan pihak lawannya, jadi tanyakan kepada tim hukum atau urusan umum Anda, sōmu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Silakan stempel kontraknya. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Mohon dibubuhkan segel silang halaman pada penjilidan setiap halaman. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Apakah kontrak elektronik dapat diterima? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Harap siapkan dua dokumen asli dan kembalikan satu. |
Meminta setiap dokumen dengan sopan
Pola permintaannya sama untuk setiap dokumen. Beri nama dengan o atau go, sebutkan cakupannya, berikan tenggat waktu dan formatnya, dan tutup dengan ucapan terima kasih atas masalahnya. Kata kerja intinya adalah go-sōfu itadakemasu deshō ka, bisakah kamu mengirim, atau o-okuri itadakemasu deshō ka; untuk menerbitkan dokumen baru, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Tambahkan alasan jika tenggat waktunya ketat: shanai shori no tsugō de, untuk pemrosesan internal.
Di telepon, tambahkan perusahaan dan nama Anda, dan ulangi nomor dokumen. Saat Anda mengirim dokumen, gunakan o-okuri itashimasu dan minta mereka memeriksanya ke go-kakunin kudasai. Mengejar dokumen yang terlambat adalah hal yang sopan namun lugas: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, lalu pertanyaannya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Maaf merepotkan Anda, bisakah Anda mengirimkan faktur bulan ini selambat-lambatnya Jumat depan? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Akan membantu jika Anda dapat mengirimkannya sebagai PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Saya telah melampirkan kutipannya; tolong periksa. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Soal invoice yang saya minta kemarin, kira-kira kapan dikirimnya? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Maaf atas masalah ini, dan terima kasih. |
Dokumentasikan kosakata
Tabel ini mengumpulkan nama dokumen dan bidang yang akan Anda baca di dalamnya.
| Kata | Membaca | Arti |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | kutipan |
| 発注書 | hatchūsho | pesanan pembelian |
| 受注 | juchū | menerima pesanan (pihak penjual) |
| 納品書 | nōhinsho | catatan pengiriman |
| 請求書 | seikyūsho | faktur |
| 領収書 | ryōshūsho | kuitansi |
| 契約書 | keiyakusho | kontrak |
| 支払条件 | shiharai jōken | ketentuan pembayaran |
| 締め | shime | batas waktu untuk suatu periode penagihan |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | dibayarkan pada akhir bulan berikutnya |
| 振込先 | furikomisaki | rekening bank untuk transfer |
| 有効期限 | yūkō kigen | masa berlaku |
| 押印 | ōin | membubuhkan segel |
| 電子契約 | denshi keiyaku | kontrak elektronik |
Kesalahan yang menunda pembayaran
Kebanyakan penundaan datang dari suatu lapangan, bukan perselisihan. Faktur ditujukan ke nama perusahaan yang salah atau departemennya hilang; nomor pesanan pembelian yang tidak sesuai; garis pajak hilang atau berlipat ganda; rincian bank dengan nama rekening dalam skrip yang salah; tanggal jatuh tempo yang mengabaikan shime klien, sehingga invoice terlambat datang sehari dan menunggu sebulan. Pada kontrak, kesalahan klasiknya adalah keiin yang hilang, stempel dari segel yang salah, dan nama rekanan yang berbeda satu karakter dari nama terdaftarnya.
Sebelum Anda mengirim dokumen apa pun, periksa nama penerima, nomor yang dirujuk, dan persyaratannya dibandingkan dengan dokumen sebelumnya dalam rantai tersebut. Jika klien mengatakan dokumennya salah, minta maaf sebentar, tanyakan kolom mana tepatnya, dan terbitkan ulang pada hari yang sama dengan sai-hakkō di baris subjek. Praktik perusahaan berbeda-beda dalam hampir semua hal di sini, mulai dari stempel hingga bulan pembayaran, jadi pelajari bahasanya dan tanyakan kepada rekan kerja bagaimana perusahaan Anda melakukannya.
- Periksa nama, onchū atau sama, dan departemen di setiap dokumen
- Kutip nomor dokumen sebelumnya pada dokumen berikutnya
- Konfirmasi zeikomi atau zeinuki dan jalur pajak sebelum dikirim
- Baca shime klien dan kirimkan faktur sebelumnya
- Tanyakan sebelum Anda mencap; segel memiliki aturan tentang siapa yang boleh menggunakannya