Memberikan Masukan kepada Rekan dalam Bahasa Jepang: Kōhai, Dōryō dan Bos Anda

Bentuk umpan balik tempat kerja di Jepang

Umpan balik di kantor Jepang mengikuti bentuk yang mudah dipelajari begitu Anda melihatnya: bantalan, pengamatan khusus, saran, dan penutupan berwawasan ke depan. Bantal itu menandakan bahwa sesuatu yang halus akan datang. Observasinya adalah tentang pekerjaannya, bukan tentang orangnya. Saran tersebut ditawarkan sebagai suatu kemungkinan. Kedekatan mengembalikan hubungan menjadi normal. Lewatkan siapa pun dan komentarnya akan lebih sulit dari yang Anda maksudkan.

Waktu dan tempat sama pentingnya dengan kata-kata. Komentar kritis diberikan satu lawan satu, bukan di depan tim, dan segera setelah acara, bukan disimpan untuk ditinjau. Komentar-komentar positif boleh saja bersifat publik, namun komentar-komentar tersebut pun dibuat singkat. Pesan obrolan pribadi dengan satu titik kini menjadi saluran umpan balik paling umum di banyak perusahaan.

UnihongoBisnis Jepang

今いま、少しすこしいいですか。Apakah Anda punya waktu sekarang?

Kata-kata bantalan yang membuka komentar

Kusshon kotoba, kata bantalan, adalah ungkapan kecil yang digunakan sebelum sesuatu yang canggung. Mereka tidak mengubah isinya; mereka mengubah cara penerimaannya. Yang paling berguna untuk feedback adalah hitotsu ki ni natta no desu ga, ada satu hal yang menarik perhatian saya; osore-irimasu ga, permisi tapi; dan, bagi seorang senior, sashidegamashii no desu ga, dengan risiko melampaui batas. Dalam obrolan, chotto ii desu ka atau ichiten dake yang lebih ringan, hanya satu poin, melakukan pekerjaan yang sama.

Pengamatan kemudian dilanjutkan dengan bahasa netral. Jelaskan apa yang Anda lihat: sūji ga chigatte iru yō desu, angkanya sepertinya berbeda, bukan machigatte imasu, itu salah. Yō desu, sepertinya, dan mitai desu, sepertinya, menjaga observasi tetap tentatif bahkan ketika Anda yakin.

Umpan balik positif yang tidak terdengar merendahkan

Pujian lebih rumit daripada kritik dalam bahasa Jepang, karena menilai seseorang itu sendiri merupakan tindakan seorang senior. Jōzu desu ne atau yoku dekimashita, bagus sekali, terdengar alami dari seorang manajer hingga karyawan baru dan menggurui di antara rekan kerja. Pola yang aman adalah memuji pekerjaan dan pengaruhnya terhadap Anda. Tasukarimashita, yang membantu saya, adalah kata yang paling berguna di sini, karena menempatkan Anda pada posisi orang yang diuntungkan.

Bagi seorang senior, hindari mengevaluasi sama sekali. Benkyō ni narimashita, saya belajar dari sana, dan Sankō ni narimashita, itu adalah referensi yang berguna, ungkapkan penghargaan tanpa menghakimi. Berikan pujian secara singkat; pujian yang panjang membuat rekan kerja tidak nyaman dan mengundang gelombang penolakan.

Menunjukkan kesalahan dan menyarankan perubahan

Setelah observasi disajikan, saran pun menyusul. Bentuk intinya adalah shita hō ga ii kamo shiremasen, mungkin lebih baik, yang mengubah instruksi menjadi sebuah kemungkinan. Ke kōhai Anda bisa mampir ke shita hō ga ii yo; untuk senior, gunakan ikaga deshō ka, apa pendapatmu, dan biarkan mereka memutuskan. Jika ada beberapa masalah, pilih salah satu yang penting dan tawarkan untuk mengirimkan sisanya secara tertulis.

Berikan alasan dengan saran tersebut. Rekan kerja lebih mudah menerima perubahan ketika mereka dapat melihat alasannya: klien menggunakan format lama, angkanya harus sesuai dengan laporan. Sebuah alasan juga menunjukkan bahwa komentar tersebut adalah tentang karya tersebut, bukan tentang mereka.

Pergeseran register: kōhai, dōryō dan jōshi

Komentar yang sama berubah bentuk seiring dengan peringkat. Bagi seorang kōhai, seorang junior, Anda bisa bersikap lebih jelas dan lebih direktif, namun bantalan dan alasannya tetap penting, karena junior ingat bagaimana mereka dikoreksi selama bertahun-tahun. Bagi seorang dōryō, seorang rekan, anggaplah segala sesuatu sebagai saran yang sederajat dan hindari apa pun yang terdengar seperti penilaian. Kepada jōshi, manajer Anda, Anda mengajukan pertanyaan untuk pemahaman Anda sendiri, secara pribadi, satu kali, dan membiarkannya jika tidak diangkat.

Tabel menunjukkan gerakan yang sama di setiap level. Level mana yang cocok untuk senpai yang bukan manajermu bergantung pada hubungan dan kantormu; jika ragu, gunakan bentuk dōryō.

Sashidegamashii no desu ga secara harfiah berarti saya sedang maju, tapi, dan itu adalah pembuka standar bagi seorang junior yang membesarkan sesuatu dengan seniornya. Gunakan sekali; mengulanginya terdengar cemas.

Umpan balik dalam obrolan dan email

Umpan balik tertulis kehilangan nadanya, sehingga perlu lebih banyak bantalan, bukan lebih sedikit. Pesan obrolan dengan koreksi harus memiliki salam, bantalan, satu poin, saran, dan penutup lembut, meskipun itu terdiri dari lima baris. Emoji baik-baik saja dalam obrolan di banyak tim dan tidak pada tempatnya di email; tiru kebiasaan tim Anda. Umpan balik email pada suatu dokumen biasanya berupa daftar bernomor setelah baris yang memberikan kesan keseluruhan.

Baris di bawah ini adalah bagian yang dapat digunakan kembali untuk pesan obrolan dan email. Ganti detailnya, jaga ketertiban.

Menindaklanjuti

Umpan balik yang tidak pernah ditinjau kembali tidak akan mengajarkan apa pun. Tindak lanjut singkat satu atau dua hari kemudian menutup lingkaran tersebut: periksa apakah perubahan telah dilakukan, ucapkan terima kasih kepada orang tersebut jika sudah, dan tawarkan bantuan jika belum. Jaga agar tindak lanjutnya lebih ringan dari komentar awal; intinya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan, bukan mengejar.

• Berikan komentar secara pribadi, satu per satu, dengan disertai alasan
• Tawarkan untuk memperbaiki sendiri hal-hal kecil di tempat yang lebih cepat
• Periksa hasilnya satu atau dua hari kemudian, tanpa melakukan koreksi kedua
• Ucapkan terima kasih kepada orang yang secara khusus atas perubahannya: naoshite kurete arigatō
• Jika tidak ada yang berubah, tanyakan apakah ada sesuatu yang tidak jelas daripada mengulanginya
• Untuk seorang kōhai, catatlah maksud dari pertemuan satu lawan satu berikutnya daripada mengulanginya

Tindak lanjutnya bisa sesingkat sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, tentang hal sebelumnya, terima kasih, sudah membantu. Kolega yang diberi ucapan terima kasih atas perubahan akan berbuat lebih banyak.

Kesalahan yang harus dihindari

Kesalahan pertama adalah melewatkan bantalan. Machigatte imasu, itu salah, tanpa arahan terdengar seperti seorang guru, bahkan bagi seorang junior. Yang kedua adalah memuji rekan atau senior dengan kata-kata evaluatif seperti jōzu atau erai, yang menempatkan Anda di atas mereka. Ketiga, memberikan beberapa koreksi sekaligus di hadapan orang lain. Yang keempat adalah menggunakan register kōhai dengan rekan yang lebih muda; usia kurang penting daripada peran.

Yang kelima adalah menindaklanjuti terlalu keras, mengubah saran menjadi tuntutan dengan mengulanginya. Yang terakhir adalah memberikan masukan kepada manajer di depan umum atau dalam obrolan grup. Angkat sekali, secara pribadi, dengan sashidegamashii no desu ga, dan terima apapun keputusan mereka.