Apa yang sebenarnya ditangani oleh kantor kota
Kantor kota, shiyakusho di kota dan kuyakusho di lingkungan, menyimpan catatan siapa yang tinggal di alamat mana. Hampir semua hal yang dilakukannya untuk seorang penduduk berasal dari catatan itu. Mendaftarkan perpindahan akan memperbaruinya, sertifikat tempat tinggal dicetak darinya, asuransi kesehatan nasional dan pensiun dikelola terhadapnya, dan kartu My Number dikeluarkan untuk orang yang disebutkan namanya.
Hal ini berguna untuk diketahui karena menjelaskan urutan pengoperasian. Mendaftarkan alamat Anda terlebih dahulu adalah hal yang memungkinkan tugas lainnya, dan itulah sebabnya staf terkadang mengirim Anda ke jendela lain sebelum mereka dapat membantu Anda. Prosedur, dokumen, dan bahkan nama jendela berbeda-beda di setiap kota, jadi konfirmasikan secara spesifik dengan kantor Anda sendiri daripada berasumsi bahwa pengalaman teman di kota lain juga berlaku untuk Anda.
Tiket, papan, dan jendela
Kebanyakan kantor menempatkan mesin tiket atau meja informasi tepat di dalam pintu masuk. Anda bisa menekan tombol untuk kategori bisnis yang Anda miliki atau memberi tahu anggota staf, dan Anda menerima tiket bernomor. Nomor Anda kemudian muncul di layar dan diumumkan melalui speaker bersama dengan nomor jendela, yang merupakan momen dimana sebagian besar pelajar terdiam. Angka-angka yang didengarkan melalui pengeras suara jauh lebih sulit daripada angka-angka yang dibacakan di halaman, jadi latihlah angka Anda sambil menunggu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 番号札はどこで取りますか？ | Bangōfuda wa doko de torimasu ka? | Di mana saya bisa mengambil tiket bernomor? |
| どのボタンを押せばいいですか？ | Dono botan o oseba ii desu ka? | Tombol mana yang harus saya tekan? |
| どのくらい待ちますか？ | Dono kurai machimasu ka? | Berapa lama menunggunya? |
| 四十二番のお客様、三番窓口へどうぞ。 | Yonjūni-ban no okyakusama, sanban madoguchi e dōzo. | Pelanggan nomor empat puluh dua, silakan datang ke jendela tiga. (staf) |
| はい、四十二番です。お願いします。 | Hai, yonjūni-ban desu. Onegai shimasu. | Ya, itu nomor empat puluh dua. Terima kasih. |
Pindah masuk, pindah keluar, dan pindah alamat
Perubahan alamat hadir dalam tiga bentuk dan memiliki tiga nama berbeda. Tennyū todoke mendaftarkan Anda di alamat baru ketika Anda datang dari kota lain, tenshutsu todoke memberi tahu kota lama Anda bahwa Anda akan berangkat, dan tenkyo todoke mencakup perpindahan dalam kota atau lingkungan yang sama. Ada tenggat waktu yang dilampirkan pada pemberitahuan ini, dan itu penting, jadi tanyakan tanggalnya ke kantor Anda segera setelah Anda mengetahui tanggal pindah Anda.
Bawalah kartu tempat tinggal Anda. Staf biasanya ingin melihatnya, dan dalam banyak kasus, alamat pada kartu diperbarui sebagai bagian dari kunjungan yang sama. Jika Anda mendaftarkan rumah tangga dan bukan satu orang, sebutkan di awal, karena formulir dan persyaratan identifikasi berubah.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 先週引っ越してきました。 | Senshū hikkoshite kimashita. | Saya pindah ke sini minggu lalu. |
| 転入届を出したいのですが。 | Tennyū todoke o dashitai no desu ga. | Saya ingin menyampaikan pemberitahuan pindah. |
| 前の市で転出届をもらいました。 | Mae no shi de tenshutsu todoke o moraimashita. | Saya menerima pemberitahuan pindah dari kota saya sebelumnya. |
| 在留カードを持ってきました。 | Zairyū kādo o motte kimashita. | Saya telah membawa kartu kependudukan saya. |
| 家族の分もお願いします。 | Kazoku no bun mo onegai shimasu. | Tolong lakukan ini untuk anggota keluargaku juga. |
| 在留カードの住所も変えてもらえますか？ | Zairyū kādo no jūsho mo kaete moraemasu ka? | Bisakah Anda memperbarui alamat di kartu penduduk saya juga? |
Nama prosedur dan apa yang harus dikatakan
| Apa yang Anda butuhkan | nama Jepang | Katakan ini di jendela |
|---|---|---|
| Daftarkan pindah ke kota | 転入届 tennyū todoke | Tennyū todoke o dashitai no desu ga. |
| Daftarkan perpindahan | 転出届 tenshutsu todoke | 転出届をお願いします。 Tenshutsu todoke o onegai shimasu. |
| Ubah alamat di dalam kota | 転居届 tenkyo todoke | 引っ越したので転居届を出したいです。 Hikkoshita node tenkyo todoke o dashitai desu. |
| Sertifikat tempat tinggal | 住民票 Jūminhyo | 住民票がほしいのですが。 Jūminhyō ga hoshii no desu ga. |
| asuransi kesehatan nasional | 国民健康保険 kokumin kenkō hoken | Kokumin kenkō hoken ni hairitai no desu ga. |
| Pensiun nasional | 国民年金 kokumin nenkin | Kokumin nenkin no tetsuzuki o onegai shimasu. |
| Aplikasi kartu Nomor Saya | マイナンバーカード mainanbā kādo | マイナンバーカードを申請したいのですが。 Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. |
| Pendaftaran segel | 印鑑登録 inkan toroku | 印鑑登録をしたいのですが。 Inkan tōroku o shitai no desu ga. |
| Sertifikat pajak | 課税証明書 kazei shōmeisho | Kazei shōmeisho o ni-tsū onegai shimasu. |
| Tanyakan dokumen apa saja yang dibutuhkan | 必要書類 hitsuyo shorui | 必要な書類は何ですか？ Hitsuyō na shorui wa nan desu ka? |
Pola di balik tabel ini bernilai lebih dari setiap baris. Nama prosedur plus o dashitai no desu ga untuk pemberitahuan yang Anda kirimkan, nama prosedur plus o onegai shimasu untuk sesuatu yang ingin Anda lakukan, dan nama prosedur plus o shinsei shitai no desu ga untuk permohonan. Tukar kata benda dan kalimat tetap berfungsi, artinya satu bingkai yang dihafal mencakup setiap tugas di gedung.
Salinan dihitung dengan akhiran tsu, jadi ni-tsu dua salinan dan san-tsu tiga. Meminta lebih dari satu pada saat masalah adalah hal yang normal, dan lebih murah pada saat itu daripada kembali.
Asuransi kesehatan dan pensiun
Jika Anda tidak dilindungi oleh skema pemberi kerja, Anda akan terdaftar dalam asuransi kesehatan nasional dan, tergantung pada situasi Anda, pensiun nasional. Keduanya ditangani di kantor kota, biasanya di jendelanya sendiri, dan keduanya biasanya dilakukan pada kunjungan yang sama dengan pendaftaran alamat Anda. Kontribusi, pengecualian, dan penangguhan siswa berbeda-beda tergantung keadaan dan kota, jadi ini adalah tempat untuk bertanya, bukan menebak-nebak.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 国民健康保険に加入したいのですが。 | Kokumin kenkō hoken ni kanyū shitai no desu ga. | Saya ingin mendaftar di asuransi kesehatan nasional. |
| 保険証はいつもらえますか？ | Hokenshō wa itsu moraemasu ka? | Kapan saya akan menerima kartu asuransi saya? |
| 保険料はどうやって払いますか？ | Hokenryō wa dō yatte haraimasu ka? | Bagaimana cara saya membayar premi? |
| 会社の保険に入っています。 | Kaisha no hoken ni haitte imasu. | Saya dilindungi oleh asuransi perusahaan saya. |
| 年金の手続きも必要ですか？ | Nenkin no tetsuzuki mo hitsuyō desu ka? | Apakah saya perlu melakukan prosedur pensiun juga? |
| 学生なのですが、免除はありますか？ | Gakusei na no desu ga, menjo wa arimasu ka? | Saya seorang pelajar, jadi apakah ada pengecualian? |
Nomor Saya dan sertifikat yang diminta orang
Nomor Saya Anda adalah nomor identifikasi pribadi yang diberikan kepada penghuni, dan versi kartunya juga berfungsi sebagai tanda pengenal berfoto. Pengusaha, bank, dan beberapa kontrak meminta nomor tersebut, sedangkan kartu itu sendiri sering kali dapat digunakan untuk mencetak sertifikat dari mesin daripada mengantri. Langkah-langkah pendaftaran, persyaratan foto, dan waktu pengambilan berbeda-beda, jadi tanyakan bagaimana prosesnya di kota Anda.
Sertifikat adalah tugas lain yang sering dilakukan. Jūminhyō membuktikan alamat terdaftar Anda, dan sertifikat pajak membuktikan penghasilan yang dinyatakan. Keduanya dicetak berdasarkan permintaan, keduanya memerlukan sedikit biaya, dan keduanya biasanya dibutuhkan oleh orang lain dalam waktu singkat, itulah sebabnya orang meminta salinan cadangan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| マイナンバーカードを申請したいのですが。 | Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. | Saya ingin mengajukan permohonan kartu Nomor Saya. |
| 写真はここで撮れますか？ | Shashin wa koko de toremasu ka? | Bisakah saya mengambil fotonya di sini? |
| 住民票を二通お願いします。 | Jūminhyō o ni-tsū onegai shimasu. | Tolong, dua salinan surat keterangan tempat tinggal. |
| マイナンバーの記載は必要ですか？ | Mainanbā no kisai wa hitsuyō desu ka? | Apakah Anda memerlukan Nomor Saya yang tercetak di atasnya? (staf) |
| 会社に出すので、必要だと思います。 | Kaisha ni dasu node, hitsuyō da to omoimasu. | Saya mengirimkannya ke perusahaan saya, jadi menurut saya itu diperlukan. |
| 手数料はいくらですか？ | Tesūryō wa ikura desu ka? | Berapa biayanya? |
Membaca formulir
| Bidang | Romaji | Apa yang harus ditulis |
|---|---|---|
| 氏名 | Shimei | Nama lengkap Anda, sesuai dengan kartu kependudukan Anda |
| ふりがな | Furigana | Pembacaan nama Anda dalam hiragana atau katakana |
| itu | Jusho | Alamat Anda di Jepang, termasuk nomor gedung dan kamar |
| 生年月日 | Seinengappi | Tanggal lahir, terkadang dalam format zaman Jepang |
| 性別 | Seibetsu | Jenis kelamin, biasanya dilingkari daripada ditulis |
| 電話番号 | Denwa bango | Nomor yang dapat dihubungi kantor Anda |
| 国籍 | Kokuseki | Kebangsaan Anda |
| 世帯主 | Setainushi | Kepala rumah tangga |
| 続柄 | Tsuzukigara | Hubungan Anda dengan kepala rumah tangga |
| 前住所 | Zen jūsho | Alamat tempat Anda pindah |
| 転入日 | Tennyubi | Tanggal Anda pindah |
| 署名 | Shomei | Tanda tangan Anda |
| 押印 | di | Tempat untuk mencap segel, jika diperlukan |
| 連絡先 | Renrakusaki | Detail kontak |
Bidang-bidang ini muncul kembali di hampir setiap formulir resmi di Jepang, termasuk aplikasi bank dan kontrak sewa, jadi satu jam yang dihabiskan untuk mempelajarinya bukanlah investasi yang sempit. Dua di antaranya sering membingungkan pendatang baru. Setainushi menanyakan siapa rumah tangga yang terdaftar, yang mungkin bukan Anda, dan tsuzukigara menanyakan bagaimana hubungan Anda dengan orang tersebut, dengan jawaban seperti pasangan atau anak.
Tulis dengan tinta hitam, cetak daripada menggabungkan surat-surat Anda, dan biarkan kolom kosong dan bertanya daripada mencari jawaban. Panitera mengoreksi formulir sepanjang hari dan lebih memilih menjawab pertanyaan daripada tidak menebak-nebak.
Menanyakan jendela mana yang Anda butuhkan
Kantor-kantor kota dibagi berdasarkan fungsinya, dan pembagiannya tidak terlihat jelas dari luar. Meja informasi di dekat pintu masuk ada tepat untuk pertanyaan ini, dan menggunakannya akan memakan biaya tiga puluh detik daripada antrian yang sia-sia. Setelah Anda berada di jendela, memeriksa apakah Anda berada di tempat yang tepat sebelum memulai adalah hal yang normal.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| どの窓口に行けばいいですか？ | Dono madoguchi ni ikeba ii desu ka? | Jendela mana yang harus saya tuju? |
| ここでいいですか？ | Koko de ii desu ka? | Apakah ini tempat yang tepat? |
| 保険の窓口はどこですか？ | Hoken no madoguchi wa doko desu ka? | Di mana jendela asuransinya? |
| それは二番窓口です。 | Sore wa niban madoguchi desu. | Itu adalah jendela dua. (staf) |
| 先にあちらで手続きをお願いします。 | Saki ni achira de tetsuzuki o onegai shimasu. | Silakan selesaikan prosedur di sana terlebih dahulu. (staf) |
Meminta formulir bahasa Inggris atau bahasa Jepang yang lebih lambat
Meminta bantuan bukanlah sebuah pengakuan atas kegagalan di kantor kota, melainkan merupakan cara yang biasa dilakukan warga untuk menyelesaikan urusan administrasi. Katakan sejak awal bahwa bahasa Jepang Anda masih berkembang, dan sebagian besar pegawai akan memperlambat, menyederhanakan kosa kata mereka, dan menunjuk ke kotak saat mereka menjelaskan. Bertanya tentang formulir bahasa Inggris sebelum Anda mengambil tiket ada baiknya jika Anda mengambil jalan memutar, karena ketersediaannya sangat bervariasi antar kota.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 英語の用紙はありますか？ | Eigo no yōshi wa arimasu ka? | Apakah Anda memiliki formulir bahasa Inggris? |
| 日本語がまだ上手ではありません。ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga mada jōzu de wa arimasen. Yukkuri onegai shimasu. | Bahasa Jepang saya belum terlalu bagus. Tolong pelan-pelan. |
| 書き方を教えていただけますか？ | Kakikata o oshiete itadakemasu ka? | Bisakah Anda menunjukkan cara mengisinya? |
| ここは何を書きますか？ | Koko wa nani o kakimasu ka? | Apa yang saya tulis di sini? |
| この漢字の読み方を教えてください。 | Kono kanji no yomikata o oshiete kudasai. | Tolong beritahu saya cara membaca kanji ini. |
| 確認させてください。 | Kakunin sasete kudasai. | Biarkan saya memeriksa apakah saya sudah mengerti. |
Apa yang akan petugas katakan kembali kepada Anda
Staf loket selalu menggunakan bentuk sopan, dan beberapa kalimat yang sama digunakan di sebagian besar kunjungan. Mengenalinya lebih berharga daripada mampu memproduksinya, karena tugas Anda adalah merespons, bukan mencocokkan register. Perhatikan seberapa sering permintaan tersebut dibungkus dengan o ditambah kata benda, yang merupakan pola yang dibahas secara lebih rinci dalam panduan sebutan kehormatan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 本人確認書類をお願いします。 | Honnin kakunin shorui o onegai shimasu. | Tolong, dokumen identifikasi. |
| こちらにご記入ください。 | Kochira ni go-kinyū kudasai. | Silakan isi di sini. |
| 印鑑はお持ちですか？ | Inkan wa o-mochi desu ka? | Apakah Anda membawa segel Anda? |
| あちらでお待ちください。 | Achira de omachi kudasai. | Mohon tunggu di sana. |
| こちらの書類が足りません。 | Kochira no shorui ga tarimasen. | Dokumen ini hilang. |
| 後日、郵送でお送りします。 | Gojitsu, yūsō de o-okuri shimasu. | Kami akan mengirimkannya kepada Anda di kemudian hari. |
Kalimat yang paling sulit didengarkan adalah kalimat tentang dokumen yang hilang, karena kalimat tersebut menentukan apakah Anda akan berangkat selesai atau kembali lagi besok. Jika Anda mendengar tarimasen atau mō ichido, tanyakan apa sebenarnya yang harus Anda bawa lain kali dan mintalah petugas menuliskannya.
Bagaimana mempersiapkan sebelum Anda pergi
- Tentukan satu nama prosedur yang akan Anda ucapkan, dan ucapkan dengan lantang lima kali sebelum meninggalkan rumah.
- Periksa situs web atau saluran telepon kotamadya Anda untuk mengetahui dokumen dan jam buka, karena jam bukanya berbeda-beda.
- Letakkan kartu tempat tinggal Anda, pemberitahuan sebelumnya, dan pena di satu saku agar Anda tidak melihat ke luar jendela.
- Latih alamat dan tanggal lahir Anda sebagai bahasa Jepang lisan sampai Anda dapat mengucapkannya tanpa henti.
- Pelajari akhiran penghitungan tsu sehingga Anda dapat menanyakan jumlah salinan sertifikat yang sebenarnya Anda perlukan.
- Tuliskan dua pertanyaan sebelumnya, satu tentang waktu dan satu lagi tentang apa yang terjadi selanjutnya.
- Setelah kunjungan, catat kata apa pun yang digunakan petugas yang tidak Anda ketahui dan tambahkan ke daftar ulasan Anda.