Tiga jenis hikitsugi dan kapan mulainya
Hikitsugi mencakup tiga situasi yang terasa berbeda tetapi menggunakan bahasa yang sama. Sebelum kyūka, pergi, Anda menyerahkan tugas-tugas yang harus diselesaikan saat Anda pergi, biasanya kepada satu rekan kerja dan biasanya dalam pesan singkat dan sepatah kata pun secara langsung. Sebelum jinji idō, transfer dalam perusahaan, Anda menyerahkan seluruh peran, sering kali dalam minggu-minggu antara pengumuman dan tanggal perpindahan. Sebelum taishoku, pengunduran diri, Anda menyerahkan segalanya, dan perusahaan mengharapkannya selesai sebelum hari terakhir Anda.
Pengaturan waktu adalah tempat pelajar terjebak. Cuti membutuhkan satu atau dua hari persiapan. Transfer dimulai pada hari diumumkan. Serah terima pengunduran diri dilakukan selama periode pemberitahuan, dan banyak manajer akan meminta hikitsugi keikaku, sebuah rencana serah terima, pada minggu pertama. Ekspektasi perusahaan berbeda-beda, jadi tanyakan seperti apa hikitsugi tim biasanya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Saya ingin menyerahkan pekerjaan untuk cuti saya minggu depan. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Dengan kepindahanku, aku akan menyerahkan tugasku pada Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Saya berencana untuk menyerahkan semua pekerjaan saya sebelum saya pergi. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Saya akan menyusun rencana serah terima minggu ini. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Siapa yang akan menjadi penerus saya? |
Hikitsugisho: apa yang ada di dalam dokumen
Hikitsugisho adalah tulang punggung serah terima. Pertanyaan tersebut dibacakan oleh penerus Anda, manajer Anda, dan, beberapa bulan kemudian, oleh siapa pun yang harus menjawab pertanyaan yang tidak dapat dijawab oleh orang lain. Tuliskan dalam dokumen internal biasa desu dan masu atau dalam gaya kata benda, mana pun yang digunakan tim Anda, dan atur berdasarkan tugas, bukan berdasarkan tanggal. Untuk setiap tugas: untuk apa, seberapa sering terjadi, dalam kondisi apa, siapa yang terlibat, di mana file berada, dan apa yang salah.
Ada dua hal yang membuat hikitsugisho benar-benar berguna. Yang pertama adalah keii, sejarah: mengapa seorang klien ditangani dengan cara tertentu, keputusan apa yang diambil dan oleh siapa. Yang kedua adalah aturan tidak tertulis: klien yang tidak menyukai panggilan telepon, laporannya harus disampaikan kepada orang tertentu terlebih dahulu. Hal ini tidak pernah muncul dalam prosedur resmi, dan hal ini merupakan sesuatu yang tidak dapat diketahui sendiri oleh penerusnya.
| Bagian | Membaca | Apa yang harus ditulis |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Daftar tugas dengan tujuan dan frekuensi |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Status terkini dari setiap tugas |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Orang-orang yang bertanggung jawab dan orang-orang yang terlibat |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Detail kontak klien dan pemasok |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Tenggat waktu dan kalender berulang |
| 保管場所 | hokan basho | Tempat menyimpan file, formulir, dan catatan |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Masalah yang tertunda dan masalah terbuka |
| 経緯 | keii | Sejarah dan alasan di balik keputusan |
| 注意点 | chūi-ten | Hal-hal yang perlu diperhatikan, termasuk peraturan tidak tertulis |
| マニュアル | manyuaru | Tautan ke prosedur dan manual |
Kata sandi dan detail akun biasanya diserahkan melalui sistem milik perusahaan sendiri, tidak tertulis di dokumen. Tanyakan kepada IT bagaimana perusahaan Anda menanganinya.
Frase untuk penyerahan
Panduan lisan mengikuti dokumen. Duduklah bersama penerus Anda, kerjakan setiap tugas, dan katakan apa yang tidak bisa dilakukan oleh dokumen: nada yang diharapkan klien, bagian dari proses yang lebih lambat dari yang terlihat. Gunakan hikitsugimasu untuk tindakannya, o-negai shimasu untuk permintaannya, dan go-fumei na sepuluh, poin yang tidak jelas, untuk mengundang pertanyaan. Pertahankan panduannya secara desu dan masu bahkan dengan rekan dekat; formalitasnya menandakan bahwa ini adalah pengalihan tanggung jawab resmi.
Akhiri dengan menyebutkan kapan Anda bisa dihubungi dan berapa lama. Di banyak perusahaan, menjawab pertanyaan penerus selama beberapa minggu setelah transfer adalah hal yang wajar; setelah pengunduran diri, itu adalah sebuah rasa hormat, bukan kewajiban, dan Anda dapat menetapkan batasan dengan sopan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Proyek ini saat ini sedang dalam tahap pengajuan perkiraan. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Detailnya terangkum pada halaman tiga dokumen serah terima. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Dengan klien ini, panggilan telepon menyelesaikan berbagai hal lebih cepat daripada email. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Jika ada yang tidak jelas, tanyakan kepada saya kapan saja. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Sampai akhir bulan depan saya bisa menjawab pertanyaan. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Itu menyelesaikan penyerahan tugas saya. |
Frasa untuk menerima serah terima
Ketika Anda adalah penerusnya, tugas Anda adalah meminta. Kolega Jepang sering kali menyerahkan apa yang mereka anggap penting dan melupakan apa yang tidak lagi mereka perhatikan, sehingga pertanyaan yang Anda ajukan menentukan apa yang Anda dapatkan. Tanyakan terlebih dahulu prioritasnya, lalu sejarahnya, lalu masalah yang tertunda, lalu orangnya. Konfirmasikan apa yang Anda dengar dengan to iu koto desu ne, jadi begitulah, dan tulis sendiri jawabannya di dokumen, karena orang yang keluar tidak akan punya waktu.
Tunjukkan bahwa Anda mengerjakan pekerjaan dengan serius tanpa memberikan janji yang berlebihan. Hikitsugasete itadakimasu, saya akan mengambil alih, dan shikkari hikitsugimasu, saya akan mengambil alih dengan benar, adalah garis standar, dan ucapan terima kasih singkat di akhir atas waktu yang dihabiskan diharapkan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Dari semua hal tersebut, manakah yang paling mendesak? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Bisakah Anda ceritakan sejarah proyek ini? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Apakah ada masalah yang tertunda saat ini? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Apakah ada orang di klien yang harus saya waspadai? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Berarti invoicenya keluar akhir bulan ya? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Aku akan mengambil alihnya dengan benar. Terima kasih atas waktu Anda. |
Memperkenalkan penerus kepada klien
Klien diserahkan dalam dua langkah. Yang pertama adalah email kōnin no go-shōkai: Anda mengumumkan perubahan, menyebutkan nama penerusnya, menyalinnya, dan berterima kasih kepada klien atas dukungannya. Penerusnya kemudian membalas thread tersebut dengan perkenalan diri singkat. Yang kedua adalah kunjungan atau panggilan telepon bersama, di mana Anda memperkenalkan mereka secara tatap muka dan mundur saat mereka berbicara. Setelah hari terakhir Anda, penerus mengirimkan tindak lanjutnya sendiri.
Baris di bawah adalah bagian dari email tersebut dan pengantar lisan. Pertahankan nada bicara yang hangat dan sedikit formal, dan hindari menjelaskan alasan Anda pergi; isshin ni yori yang polos, karena alasan pribadi, adalah semua yang dibutuhkan klien.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Perihal: Pemberitahuan perubahan contact person |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Mulai 1 April saya akan mengundurkan diri sebagai kontak Anda. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Pengganti saya adalah Sato dari departemen yang sama. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Terima kasih yang tulus atas semua dukungan Anda selama saya menjalankan peran ini. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato dan saya akan segera berkunjung untuk menyambut Anda secara langsung. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Saya Sato, penerusnya. Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda. |
Daftar periksa serah terima untuk pihak pemberi
Daftar di bawah ini mencakup sisi pemberian mulai dari pengumuman hingga hari terakhir. Tidak setiap hal berlaku untuk cuti singkat, tetapi untuk mutasi atau pengunduran diri, mengerjakan semuanya adalah hal yang diam-diam diharapkan oleh rekan kerja.
- Sepakati penerus dan jadwal serah terima dengan manajer Anda terlebih dahulu
- Perbarui atau tulis hikitsugisho, disusun berdasarkan tugas, dengan status dan riwayat
- Rapikan folder bersama dan beri nama file sehingga orang asing dapat menemukannya
- Pandu penerus melalui dokumen secara langsung, tugas demi tugas
- Kirim email pemberitahuan klien dengan salinan penerusnya
- Lakukan kunjungan atau panggilan bersama ke klien terpenting
- Serahkan akun dan kata sandi melalui proses resmi perusahaan
- Membatalkan atau mentransfer rapat berulang, langganan, dan peran sistem
- Katakan kapan Anda masih akan menjawab pertanyaan, dan untuk berapa lama
- Ucapkan terima kasih kepada penerus, manajer Anda, dan tim pada hari terakhir Anda
Untuk cuti singkat, daftarnya diciutkan menjadi tiga baris: beri tahu seorang rekan kerja apa yang harus dibayar, tulis di mana file-file itu berada, dan tuliskan pesan di luar kantor.
Kesalahan yang harus dihindari
Kesalahan paling umum adalah serah terima yang hanya ada di kepala Anda, disampaikan sebagai percakapan terburu-buru di sore hari terakhir. Tuliskan lebih awal dan biarkan percakapan mengikuti dokumennya. Yang kedua adalah membuat daftar tugas-tugas tanpa sejarah: seorang penerus yang tahu apa yang harus dilakukan tetapi tidak tahu alasannya, akan mengulangi kesalahan lama. Yang ketiga adalah melupakan klien, yang akan mengingat pembelajaran perubahan dari email yang terpental.
Di pihak penerima, kesalahannya adalah kesopanan yang membuat Anda berhenti bertanya. Mengangguk melalui penelusuran dan menemukan celahnya sebulan kemudian tidak membantu siapa pun. Tanyakan, konfirmasi, tuliskan. Dan di kedua sisi, jangan menganggap hikitsugi sebagai pilihan karena Anda hanya akan berlibur; pesan dua baris tentang apa yang jatuh tempo masih merupakan serah terima, dan melewatkannya akan diperhatikan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Saya tidak punya waktu, jadi saya akan menjelaskannya secara lisan. (Hindari; tuliskan.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Saya akan mengirimkan dokumen serah terimanya terlebih dahulu, jadi mohon dibaca lalu beri saya waktu. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Tidak ada masalah khusus. (Jarang benar; buatlah daftar isu-isu yang tertunda.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Pernah ada perselisihan dengan klien mengenai hal ini, jadi saya akan menjelaskan sejarahnya. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Dipahami. (Baik, tapi ikuti dengan pertanyaan.) |