Sebelum Anda menelepon
Putuskan tiga hal sebelum telepon berdering: siapa yang Anda telepon, apakah Anda meminta waktu sehari penuh atau setengah hari, dan apa yang mendesak dalam pekerjaan Anda hari ini. Sebagian besar tempat kerja mengharapkan panggilan telepon ditujukan kepada atasan langsung Anda, bukan kepada rekan kerja, dan dilakukan lebih awal, sebelum giliran kerja atau hari kerja dimulai. Selain itu, ekspektasi sangat bervariasi menurut perusahaan dan industri, jadi konfirmasikan peraturan tempat kerja Anda terlebih dahulu daripada melakukan improvisasi saat sakit.
Siapkan catatan di depan Anda dengan nama bagian Anda, kata untuk gejala Anda, dan nama orang yang dapat menangani hal-hal mendesak. Membaca dari catatan bukanlah tindakan curang; Panggilan bisnis di Jepang dirumuskan dengan tepat sehingga kedua belah pihak dapat bergerak cepat, dan penelepon yang mengetahui dialog mereka terdengar kompeten daripada terlatih.
- Hubungi atasan langsung Anda, kecuali tempat kerja Anda menyebutkan nama orang lain.
- Teleponlah lebih awal, sebelum pekerjaan dimulai, dan minta maaf atas waktunya jika terlalu dini.
- Ketahui apakah Anda menanyakan hari itu, pagi hari, atau berangkat lebih awal.
- Siapkan satu kalimat tentang segala hal yang mendesak dan siapa yang dapat meliputnya.
- Periksa terlebih dahulu bagaimana perusahaan Anda mencatat ketidakhadiran Anda dan apakah cuti yang dibayar berlaku.
Enam bagian dari panggilan itu
Ini kerangkanya. Setiap baris adalah satu gerakan, dan garis modelnya sendiri sudah cukup; Anda dapat mengucapkan seluruh panggilan dalam waktu kurang dari satu menit. Perhatikan bahwa permintaan itu sendiri adalah satu-satunya kalimat yang panjang, dan yang lainnya merupakan satu klausa pendek.
| Bergerak | Apa fungsinya | Garis model |
|---|---|---|
| Pembukaan | Menyambut dan mengidentifikasi Anda | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. |
| Maaf atas waktunya | Mengakui panggilan awal | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. |
| Gejala | Satu klausa, tidak ada detail | Sakuya kara netsu ga arimashite. |
| Meminta | Dengan rendah hati mintalah hari libur | Honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. |
| Penyerahan | Sebutkan apa yang mendesak dan siapa yang dapat meliput | Kyō no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. |
| Kembali dan tutup | Pengembalian yang diharapkan, permintaan maaf terakhir | Ashita wa shussha dekiru ke omoimasu. Arimasen Moshiwake. |
Pembukaan yang mengidentifikasi Anda
Panggilan telepon dalam bahasa Jepang diawali dengan identifikasi, bukan sapaan. Berikan bagian Anda dan nama keluarga Anda, dalam urutan itu, karena manajer Anda mungkin menjawab setengah sadar. Otsukaresama desu adalah sapaan internal standar setiap saat; osewa ni natte orimasu ditujukan untuk penelepon eksternal, jadi jangan gunakan pada manajer Anda sendiri. Kemudian akui jamnya sebelum Anda mengatakan apa pun tentang diri Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Halo, ini Tanaka dari bagian penjualan. |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | Saya minta maaf karena menelepon sepagi ini. |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | Apakah Anda punya waktu sekarang? |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | Manajer: Ya, tidak apa-apa. Ada apa? |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | Saya menelepon untuk memberi tahu Anda bahwa saya perlu mengambil cuti. |
Jika panggilan masuk ke pesan suara, tinggalkan informasi yang sama dalam urutan yang sama dan katakan Anda akan menelepon lagi: rusuban denwa ni nokoshimasu ga, ato de mō ichido o-denwa itashimasu. Lalu kirim pesan juga, supaya ada catatan tertulisnya.
Menyatakan gejalanya tanpa menjelaskan secara berlebihan
Satu klausa adalah norma. Akhiran -mashite menghubungkan alasan Anda dengan permintaan berikutnya dan terdengar lebih formal daripada -mashita: netsu ga arimashite, mōshiwake arimasen ga. Jika Anda memilih untuk tidak menyebutkan sesuatu yang spesifik, taichō ga suguremasen dan taichō furyō no tame diterima dan sengaja dibuat tidak jelas. Jangan ceritakan malammu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | Saya demam sejak tadi malam. |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | Suhu saya tiga puluh delapan derajat. |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | Saya sedang tidak enak badan. |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | Tenggorokan saya sakit dan saya tidak bisa berhenti batuk. |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | Saya punya masalah perut dan terus-menerus harus ke toilet. |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | Saya merasa mual dan tidak bisa makan. |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | Saya sakit kepala parah dan tidak bisa bangun. |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | Saya didiagnosis menderita influenza kemarin. |
Meminta hari libur dengan bahasa yang sederhana
Permintaan adalah tempat register melakukan tugasnya. Oyasumi o itadaku menggunakan kata kerja sederhana itadaku, terima, jadi Anda menerima hari libur, bukan mengambilnya. Menambahkan no desu ga dan berhenti adalah hal yang disengaja: kalimat yang belum selesai diserahkan kepada manajer Anda. Yasumasete itadakemasu deshō ka satu langkah lebih formal lagi, dibangun berdasarkan sebab akibat, membiarkan saya beristirahat.
Apakah hari tersebut dihitung sebagai cuti yang dibayar, cuti yang tidak dibayar, atau hal lainnya adalah masalah peraturan perusahaan Anda, dan keduanya berbeda. Mintalah ketidakhadiran terlebih dahulu dan urutkan cara pencatatannya setelahnya, kecuali tempat kerja Anda memerintahkan Anda untuk menentukannya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Saya sangat menyesal, tapi saya ingin mengambil cuti hari ini. |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Bisakah saya mengambil cuti hari ini? |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | Maukah Anda mengizinkan saya mengambil cuti hari ini? |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | Saya ingin istirahat pagi ini dan masuk sore hari. |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | Saya akan pergi ke klinik dan menghubungi Anda lagi setelahnya. |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | Manajer: Dimengerti. Istirahat yang baik. |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | Manajer: Apakah Anda pernah ke dokter? |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | Saya berencana untuk segera pergi. |
Menawarkan serah terima
Ini adalah bagian yang mengubah cara penerimaan ketidakhadiran. Katakan dalam satu kalimat apa yang mendesak, apa yang sudah selesai, dan siapa yang dapat menanggung, lalu tawarkan apa pun yang secara realistis dapat Anda lakukan dari rumah tanpa harus berjanji untuk bekerja saat sakit. Jika tidak ada hal yang mendesak, katakan dengan jelas; isogi no shigoto wa arimasen adalah informasi yang benar-benar berguna bagi seorang manajer di jam tujuh pagi.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | Tidak ada hal yang sangat mendesak hari ini. |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | Kutipan itu diserahkan kemarin. |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Bisakah saya meminta Sato untuk menghadiri pertemuan hari ini? |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | Saya sendiri yang akan menghubungi klien jam sepuluh. |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | Saya dapat memeriksa email di ponsel saya, jadi silakan hubungi saya jika ada sesuatu yang terjadi. |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | Dokumen-dokumen itu ada di folder bersama. |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | Detail serah terima akan saya tulis di chat. |
Bentuk -te oku dalam kaite okimasu dan irete okimasu berarti melakukan sesuatu terlebih dahulu untuk keuntungan di kemudian hari, yang merupakan gagasan serah terima. Ini adalah satu-satunya bentuk kata kerja yang paling berguna dalam panggilan ini.
Panggilan model lengkap
Berikut ini keseluruhan panggilan secara berurutan, dengan kemungkinan garis manajer ditandai sehingga Anda tahu mana yang Anda dengar daripada ucapkan. Bacalah dengan lantang dua kali, sekali sebagai diri Anda sendiri dan sekali sebagai manajer, sehingga balasannya tidak lagi mengejutkan Anda. Dua pertanyaan yang menarik minat pelajar adalah pertanyaan suhu dan pertanyaan pekerjaan mendesak, dan keduanya muncul pada titik di mana Anda paling tidak siap untuk berimprovisasi. Jawablah masing-masing dalam satu kalimat pendek dan kembali ke naskah.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Halo, ini Tanaka dari bagian penjualan. |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | Manajer: Halo. Ada apa? |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | Maaf menelepon sepagi ini. Saya demam sejak tadi malam. |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | Manajer: Kedengarannya buruk. Berapa suhu tubuhmu? |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Tiga puluh delapan derajat. Saya minta maaf, tapi saya ingin mengambil cuti hari ini. |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | Manajer: Dimengerti. Apakah ada sesuatu yang mendesak? |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Hanya pertemuan jam sepuluh. Bisakah saya meminta Sato untuk menutupinya? |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | Manajer: Kami akan menyelesaikannya di sini. Pergilah ke klinik. |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | Terima kasih. Saya pikir saya bisa masuk besok. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | Saya minta maaf atas masalahnya. Selamat tinggal. |
| お大事に。 | Odaiji ni. | Manajer: Jaga dirimu baik-baik. |
Versi pesan
Jika pesan obrolan atau email diterima, pertahankan urutan yang sama tetapi jangan berbasa-basi. Baris subjek, ketidakhadiran, alasan umum, serah terima, detail kontak, dan permintaan maaf. Pemberitahuan ketidakhadiran tertulis biasanya lebih formal daripada panggilan lisan, jadi gozaimasen menggantikan arimasen dan itashimasu menggantikan shimasu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | Perihal: Pemberitahuan ketidakhadiran hari ini |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Selamat pagi. Ini Tanaka dari penjualan. |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | Karena merasa tidak enak badan, saya akan mengambil cuti hari ini. |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | Tidak ada sesuatu pun yang mendesak yang belum terselesaikan. |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | Jika ada sesuatu, silakan hubungi ponsel saya. |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Ini hanyalah pemberitahuan singkat untuk saat ini. |
Meskipun pesan diperbolehkan, banyak manajer juga menghargai panggilan singkat di pagi pertama. Tanyakan mana yang lebih disukai tim Anda sebelum Anda sakit, dan jika ragu, kirimkan pesan dan tawarkan untuk menelepon.
Alasan lain dan hari kedua
Penyakit seorang anak, rencana janji temu di rumah sakit, dan demam Anda yang tiba-tiba semuanya ditangani dengan struktur yang sama tetapi klausa pembuka yang berbeda. Janji temu biasanya disebutkan sebelumnya, bukan di pagi hari, dan setengah hari adalah hal biasa bagi janji tersebut. Apakah ini dihitung sebagai cuti, dan apa sebutannya di slip gaji Anda, merupakan aturan bisnis perusahaan Anda, jadi tanyakanlah daripada menebak-nebak.
Jika Anda masih sakit keesokan paginya, telepon lagi di waktu yang sama. Kinō ni hikitsuzuki, lanjutan dari kemarin, adalah ungkapan yang menyatakan bahwa ini adalah panggilan kedua, dan memberikan perkiraan tanggal kembali yang realistis lebih penting daripada optimisme.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | Anak saya demam dan saya harus mengambilnya dari taman kanak-kanak. |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Saya ingin mengambil cuti hari ini untuk menjaga anak saya. |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Bisakah saya mengambil cuti Selasa pagi berikutnya untuk membuat janji di rumah sakit? |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | Saya sudah memesan pemeriksaan rutin. |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | Apakah surat dokter diperlukan? |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | Manajer: Saya akan memeriksa peraturan perusahaan dan memberi tahu Anda nanti. |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | Melanjutkan dari kemarin, saya ingin mengambil cuti hari ini juga. |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | Demamnya sudah turun, tapi batuknya masih ada. |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | Saya berharap untuk kembali lusa. |
Kembali bekerja
Pengembaliannya singkat dan lebih penting dari yang diperkirakan orang. Ucapkan terima kasih kepada orang yang menutupi nama Anda, minta maaf sekali atas gangguan ini, katakan bahwa Anda lebih baik, dan nyatakan apa yang akan Anda lakukan hari ini. Jangan mengulangi permintaan maaf sepanjang pagi; satu ucapan terima kasih yang jelas di meja orang yang terkena dampak adalah norma setempat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | Selamat pagi. Saya minta maaf atas masalah kemarin. |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Terima kasih telah mengizinkan saya mengambil cuti. |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | Berkatmu, aku jauh lebih baik. |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | Terima kasih telah menghadiri pertemuan di tempat saya. |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | Saya akan menyelesaikan simpanan pada akhir hari ini. |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | Rekan: Apakah kamu lebih baik sekarang? Jangan memaksakan diri. |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | Terima kasih. Saya baik-baik saja sekarang. |
Bagaimana cara melatihnya sebelum Anda membutuhkannya
- Tuliskan enam gerakan versi Anda sendiri dengan bagian asli, nama belakang, dan nama manajer Anda.
- Ucapkan sambil berdiri dengan kecepatan normal, dengan batas waktu, hingga memakan waktu kurang dari satu menit.
- Berlatihlah disela pada garis gejala dan menjawab nan-do gurai arimasu ka.
- Telusuri tiga klausa gejala saja: demam, perut, dan taichō ga suguremasen yang samar-samar.
- Simpan versi pesan sebagai draf di ponsel Anda sehingga Anda tidak menulisnya pada jam enam pagi.
- Tanyakan kepada rekan kerja, ketika sehat, siapa yang harus Anda hubungi dan jam berapa.