Menjawab telepon
Telepon kantor adalah bagian tersulit dari pekerjaan ini dan paling banyak ditulis, yang merupakan kombinasi yang baik: dapat dipersiapkan hampir seluruhnya.
Pembukaannya sudah diperbaiki, dan moshi moshi tidak digunakan dalam panggilan bisnis. Anda memberikan nama perusahaan dan nama Anda sendiri, lalu mengambil nama mereka.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Terima kasih telah menelepon. Ini Tanaka dari Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Bolehkah saya menanyakan nama Anda? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Mohon tunggu sebentar. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Saya akan membantu Anda melewatinya. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Garisnya tampak samar. |
Mengambil pesan
Menerima pesan adalah saat dimana kesalahan membutuhkan biaya yang besar, dan disiplinnya adalah mengkonfirmasi semuanya kembali: nama, perusahaan, nomor dan substansi.
Mengonfirmasi nomor telepon digit demi digit adalah praktik standar, dan pembacaan yang lebih aman untuk empat dan tujuh justru ada untuk ini.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Sayangnya Tanaka sedang jauh dari mejanya. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Bolehkah kami menelepon Anda kembali? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Saya akan menerima pesan. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Izinkan saya mengonfirmasi nomor telepon Anda. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Saya akan mengulanginya kembali. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Aku akan meneruskannya pada Tanaka. |
Perhatikan bahwa kolega Anda disebut tanpa sebutan kehormatan ketika berbicara dengan penelepon luar. Inilah poin yang paling sering dilakukan oleh pembelajar.
Register yang bergeser
Satu-satunya kesulitan konseptual dari pekerjaan ini adalah bahwa register bergantung pada siapa yang berada di ujung sana dan bukan pada apa yang Anda lakukan. Orang yang sama dirujuk secara berbeda tergantung pada siapa Anda berbicara.
Mendapatkan arahan kerendahan hati yang benar lebih penting daripada menyempurnakan setiap bentuk, dan itulah yang menandai seseorang yang memahami konvensi.
| Berbicara kepada | Manajer Anda adalah | Manajer mereka adalah |
|---|---|---|
| Seorang klien | 田中 | 田中様 |
| Seorang kolega | 田中部長 | Judul mereka |
| Manajer Anda | Bentuk kehormatan | Tidak berlaku |
| Pemasok | 田中 | Sebutan kehormatan |
| Departemen lain | 田中部長 | Judul mereka |
Baris pertama adalah baris yang diinternalisasikan. Menambahkan sebutan kehormatan pada nama manajer Anda di depan klien langsung terdengar sebagai kesalahan.
Permintaan internal
Permintaan di dalam kantor bersifat sopan tetapi lebih ringan, dan bersifat konstan: meminta dokumen, mengejar persetujuan, memeriksa tenggat waktu. Registernya sopan tanpa keigo penuh.
Mengejar adalah bagian normal dari peran dan memiliki pelembut konvensional yang membuatnya biasa-biasa saja.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Maaf mengganggu Anda ketika Anda sedang sibuk. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Bisakah Anda memeriksa dokumen ini? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Bagaimana kabarnya kemarin? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Batas waktunya adalah besok. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Kapan pun nyaman, tidak masalah. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Izinkan saya mengonfirmasi untuk berjaga-jaga. |
Pengunjung
Pertukaran penerimaan berlangsung singkat, tetap, dan sering. Sapa, konfirmasi siapa yang ingin mereka temui, tempatkan mereka, dan beri tahu orang tersebut.
Menawarkan teh merupakan hal yang konvensional di banyak kantor dan merupakan bagian dari naskah, bukan inisiatif.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Selamat datang. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Apakah Anda punya janji? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Saya akan menjemput orang itu sekarang. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Silakan duduk di sini dan tunggu. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Aku akan membawakanmu teh. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Terima kasih sudah menunggu. |
Mengebor telepon
Dari semua hal dalam pekerjaan ini, telepon adalah hal yang harus dipraktikkan, karena tiga alasan: ini adalah media yang paling sulit, ini adalah konten yang paling banyak ditulis, dan ini adalah hal yang paling ditakuti oleh staf administrasi baru.
Karena sudah dituliskan, maka latihannya berjalan dengan baik. Menjalankan skrip panggilan dengan AI Sensei di ruang kelas 3D Unihongo yang imersif, diucapkan daripada diketik, akan menghasilkan pembukaan dan penyampaian pesan dengan kecepatan yang dibutuhkan panggilan sebenarnya, dan lab pengucapan layak digunakan pada angka-angka, karena saluran telepon menurunkan perbedaan panjang yang memisahkan empat dari tujuh.
Bagian tengah panggilan tidak dituliskan, dan itulah yang ditambahkan oleh permainan peran: penelepon yang mengatakan sesuatu yang tidak Anda antisipasi, yang pada saat itu frasa konfirmasi harus tiba tanpa komposisi.
Pelajari pembukaan dan pengambilan pesan untuk menyelesaikan otomatisitas. Di antara keduanya, mereka menangani sebagian besar panggilan, dan kepercayaan diri pada telepon mengubah keseluruhan pekerjaan.