Pertukarannya adalah adegan singkat, bukan ujian tersembunyi
Pertukaran meishi memakan waktu sekitar dua puluh detik dan berjalan dalam urutan tetap, yang merupakan kabar baik bagi pelajar. Dua orang berdiri, bergerak sehingga tidak ada meja yang duduk di antara mereka, menawarkan kartu mereka, masing-masing mengucapkan satu baris, menerima dengan kedua tangan, membaca apa yang dicetak, dan duduk. Setelah pesanannya sudah familiar, perhatian Anda bebas ke bagian yang benar-benar penting, yaitu nama dan perusahaan yang kini ada di tangan Anda.
Akan lebih baik jika kita memperlakukan setiap konvensi sebagai sesuatu yang praktis dan bukan mistis. Berdiri dan menggunakan kedua tangan membuat kartu kecil mudah dioper dan sulit dijatuhkan. Membacanya dengan lantang akan mengonfirmasi nama yang Anda perlukan untuk jam berikutnya. Tidak menuliskannya di depan pemiliknya adalah sebuah kesopanan biasa. Setiap aturan mempunyai alasan yang jelas di baliknya, dan mengingat alasannya jauh lebih mudah daripada menghafalkan daftar larangan yang setengah Anda pahami.
Siapa yang menawarkan lebih dulu dan mengapa biasanya Anda
Pihak dengan kedudukan lebih rendah dalam pertemuan tersebut menawarkan terlebih dahulu. Artinya, pihak tamu didahulukan dari pihak tuan rumah, dan pihak penjual didahulukan dari pihak pembeli. Jika Anda bepergian ke kantor seseorang untuk mengusulkan sesuatu, Anda menawarkannya terlebih dahulu. Dalam setiap tim, urutannya dimulai dari atas ke bawah: manajer Anda bertukar pikiran dengan rekannya, lalu Anda bertukar pikiran dengan manajer mereka, jadi perhatikan orang di atas Anda dan ikuti.
Praktik modern biasanya merupakan pertukaran simultan. Kedua orang tersebut memegang kartunya masing-masing di tangan kanan, menawarkannya sedikit lebih rendah dari kartu yang lain jika orang tersebut mengunggulinya, mengambil kartu yang ditawarkan dengan tangan kiri, lalu menyilangkan tangan kanan sehingga kedua tangan menopang kartu yang diterimanya. Jika waktunya salah, serahkan saja milikmu dan terima setelahnya. Tidak ada yang menghitung ketukannya.
- Sisi kunjungan pertama, sisi tuan rumah kedua.
- Sisi jual dulu, sisi beli kedua.
- Orang paling senior di masing-masing pihak melakukan pertukaran terlebih dahulu, lalu sisanya sesuai urutan peringkat.
- Pegang kartu Anda di bagian tepinya sehingga jari Anda tidak menutupi nama maupun logonya.
- Balikkan kartu menghadap orang yang menerimanya, sehingga mereka dapat membacanya tanpa memutarnya.
Pertukaran sebagai urutan dua sisi
Di bawah ini adalah percakapan lengkap dari kedua belah pihak, secara berurutan, dengan Anda sebagai pengunjungnya. Bacalah sebagai sebuah adegan dan bukan sebagai daftar kosakata. Perhatikan betapa singkatnya setiap giliran: satu baris untuk menyebutkan nama diri Anda, satu baris untuk menerima, satu baris untuk mengonfirmasi apa yang baru saja Anda baca. Seluruh percakapan sesuai dengan waktu yang diperlukan untuk duduk kembali.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Anda: Saya Tanaka dari Sakura Inc. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Anda: Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda. |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Mereka: Anda baik sekali. Saya akan mengambilnya. |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | Mereka: Seharusnya aku mengatakannya lebih awal. Saya Satō dari Midori Inc. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Kamu: Terima kasih, aku akan mengambilnya. |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | Anda: Jadi, Anda adalah Tuan Satō dari departemen penjualan. |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | Mereka: Ya, benar. |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Anda: Terima kasih telah menerima saya hari ini. |
Mōshiokuremashita secara kasar berarti bahwa pembicara seharusnya memperkenalkan dirinya lebih awal, dan ini muncul setiap kali seseorang berbicara sebelum menyerahkan kartunya. Chōdai itasshimasu adalah kata kerja sederhana untuk menerima, dan ini adalah satu-satunya baris yang paling berguna di sini; arigatō gozaimasu sendiri hangat tetapi sedikit kurang formal dalam pertemuan bisnis pertama.
Menyebutkan nama dan perusahaan Anda dengan jelas
Garis penawaran memiliki bentuk tetap: perusahaan, no, nama keluarga, hingga mōshimasu. Perusahaan diutamakan karena afiliasi Anda lebih mengidentifikasi Anda di sini daripada nama asli Anda. Ucapkan perusahaan secara perlahan, lalu jeda kecil, lalu nama, karena pendengar pada saat yang sama mencoba mencocokkan suara yang akan dicetak. Jika nama Anda bukan bahasa Jepang, ucapkan nama keluarga terlebih dahulu dan sedikit lebih keras, dan bersiaplah untuk mengulanginya sekali.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Apa kabarmu. Saya Tanaka dari Sakura Inc. |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | Saya bertanggung jawab atas pemasaran di departemen penjualan. |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Terima kasih telah meluangkan waktu hari ini. |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda. |
Menerima kartu dan membacanya dengan lantang
Ambil kartu dengan kedua tangan di sudut bawah, pegang setinggi dada, dan lihatlah selama beberapa detik. Kemudian ucapkan satu hal yang baru saja Anda baca. Ini bukan sanjungan; ini adalah cara Anda memastikan bahwa Anda memiliki departemen, jabatan, dan nama yang benar sementara pemiliknya berdiri di depan Anda dan dapat mengoreksi Anda secara gratis.
Garis yang melakukan usaha tersebut adalah observasi biasa dengan ne di akhir. Ini mengundang konfirmasi tanpa mengajukan pertanyaan langsung, dan jawabannya biasanya berupa hai singkat ditambah kalimat yang sangat detail, yang memberi Anda sesuatu untuk memulai obrolan ringan begitu Anda duduk. Simpan kartu itu di tangan Anda, bukan di saku Anda, sampai semua orang duduk.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Terima kasih. Saya akan mengambil kartu Anda. |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | Terima kasih, itu sangat baik. |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | Jadi, Anda adalah kepala departemen teknik. |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | Saya melihat perusahaan Anda juga memiliki basis di Osaka. |
Menanyakan bagaimana sebuah nama dibaca
Nama keluarga Jepang ditulis dalam kanji yang pembacaannya tidak dapat diprediksi, dan karakter yang sama dapat dibaca dengan beberapa cara. Oleh karena itu, orang-orang Jepang bertanya satu sama lain tentang bacaan pada saat ini, dan hal itu terdengar sebagai perhatian, bukan ketidaktahuan. Pertukaran adalah waktu yang paling murah untuk bertanya, karena setelah itu Anda harus mengakui bahwa Anda telah menghindari nama orang tersebut selama setengah jam.
Tanyakan sebelum Anda meletakkan kartunya. Pimpin dengan shitsurei desu ga atau osore irimasu ga, lalu tanyakan langsung. Jika Anda memiliki tebakan yang masuk akal, menawarkannya lebih ramah daripada bertanya dingin, karena orang lain hanya perlu mengkonfirmasi atau mengoreksi satu suku kata. Ulangi bacaan tersebut kembali setelah Anda mendengarnya, lalu gunakan dalam kalimat Anda berikutnya agar tetap diingat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Permisi, bagaimana cara membaca nama Anda? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | Bolehkah saya bertanya bagaimana nama pemberian Anda dibaca? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | Apakah Hasegawa benar? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | Ya, itu dibaca Hasegawa. Ini adalah bacaan yang tidak biasa. |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | Terima kasih. Hasegawa, kalau begitu. |
Kartu di atas meja selama pertemuan
Kartu yang diterima tetap berada di luar. Memasukkan kartu langsung ke dalam kotak Anda seperti menutup file tentang seseorang yang baru Anda temui, jadi alih-alih Anda meletakkan kartu-kartu itu di atas meja di depan Anda, diatur agar sesuai dengan tempat duduk pemiliknya. Tata letak tersebut adalah bagan tempat duduk: memungkinkan Anda memanggil orang yang tepat berdasarkan nama untuk seluruh pertemuan tanpa menebak-nebak, itulah alasan sebenarnya kebiasaan tersebut bertahan.
Tangani kartu sesedikit mungkin saat berada di luar. Jangan menulis di atasnya, jangan menumpuk buku catatan di atasnya, jangan menggesernya sambil berpikir. Jika ada kartu yang tertinggal di meja di bagian akhir, itu berarti melupakan orang tersebut, jadi simpanlah kartu tersebut sebagai bagian dari berdiri daripada sesuatu yang mungkin Anda ingat nanti.
- Letakkan kartu-kartu tersebut sesuai urutan tempat duduk orang-orang di hadapan Anda.
- Letakkan kartu orang yang paling senior di atas kotak kartu Anda, di kiri depan.
- Jauhkan kartu dari cangkir, kondensasi, dan laptop Anda.
- Jangan menulis apa pun di kartu selama pemiliknya dapat melihat Anda.
- Di akhir pertemuan, kumpulkan dan masukkan ke dalam kotak kartu Anda, bukan di saku celana.
- Ucapkan shitsurei itashimasu sambil merapikan kartunya dan berdiri.
Ketika Anda kehabisan atau lupa kartu Anda
Ini terjadi pada semua orang, dan ada rumus pastinya. Minta maaf sekali, sebentar, dan lanjutkan; penjelasan yang panjang membuat momen menjadi lebih besar dari yang sebenarnya. Kata kerja standarnya adalah kirasu, yang artinya sudah habis, dan digunakan bahkan ketika sejujurnya Anda meninggalkan koper di meja Anda. Kemudian berjanji untuk mengirimkan detail Anda, dan mengirimkannya pada hari yang sama.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | Saya khawatir saya kehabisan kartu. Saya sangat menyesal. |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | Saya akan mengirimkan rincian saya lagi di kemudian hari. |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | Permisi, bolehkah saya minta kartu Anda? |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | Bolehkah saya menanyakan nama Anda? |
Jika pihak lain juga tidak memiliki kartu, tanyakan namanya dengan lantang dan segera tulis di buku catatan Anda, termasuk bacaannya. Jika Anda adalah orang yang tidak memiliki kartu, tetap terima kartunya dengan kedua tangan dan tetap membacanya dengan lantang. Penukaran tidak dibatalkan karena kotak kosong Anda; hanya separuhnya yang ditunda ke email.
Email tindak lanjut yang mereferensikan pertemuan tersebut
Pertukaran kartu hanya bernilai apa pun jika ada pesan yang mengikutinya. Kirim email singkat pada hari yang sama atau keesokan paginya. Baris subjek yang berguna menyebutkan tujuan dan mengidentifikasi Anda, misalnya 本日のお礼(株式会社さくら・田中), karena penerima mungkin telah mengumpulkan beberapa kartu sore itu dan perlu melihat Anda sekilas.
Tubuh mempunyai empat gerakan: mengucapkan terima kasih atas waktunya, mengatakan siapa Anda dan di mana Anda bertemu, merujuk pada satu hal konkret yang telah dibahas sehingga pesannya jelas bukan sebuah templat, dan menutup dengan salam berwawasan ke depan. Simpan di layar. Email pertama yang panjang dalam korespondensi bisnis Jepang mengundang balasan yang tertunda daripada balasan yang hangat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | Terima kasih telah meluangkan waktu hari ini meskipun jadwal Anda sibuk. |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Ini Tanaka dari Sakura Inc., yang Anda temui hari ini. |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | Mengenai masalah yang Anda ajukan, saya akan memeriksanya secara internal. |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | Saya akan segera menghubungi Anda lagi. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda mulai sekarang. |
Bagaimana cara melatih keseluruhan adegan
Latihlah latihan ini sambil berdiri, dengan suara keras, dengan kartu sungguhan di tangan Anda, karena bahasa dan gerakannya harus selaras. Duduk di depan meja dan membaca kalimat dalam hati tidak melatih waktu yang membuat pertukaran terasa tenang. Latihan fisik selama lima menit lebih berharga daripada satu jam membaca tentang adat istiadat.
- Ucapkan kalimat persembahan Anda sambil mengulurkan kartu, sampai Anda tidak lagi melihat tangan Anda.
- Latihan menerima: chōdai itashimasu, melihat selama dua detik, lalu satu observasi berakhir dengan ne.
- Latih pertanyaan membaca nama hingga keluar dengan lancar, sehingga keterkejutan tidak pernah berubah menjadi keheningan.
- Latihlah permintaan maaf tanpa kartu satu kali, sehingga kata-katanya sudah siap sebelum hari Anda membutuhkannya.
- Tulis email tindak lanjut dari ingatan pada malam yang sama dan bandingkan dengan frasa di atas.
- Pasangkan ini dengan perkenalan diri yang sudah bisa Anda ucapkan, sehingga pertemuan setelah pertukaran harus dilanjutkan.