Ryōshūsho atau reshīto: tanda terima mana yang harus diminta
Keputusan pertama terjadi di kasir. Reshīto adalah slip rincian yang dicetak oleh register; ryōshūsho adalah tanda terima resmi dengan garis penerima pembayaran, atena, garis tujuan, tadashigaki, tanggal, jumlah dan nama toko serta stempel. Beberapa toko mencetak ryōshūsho dari kasir; restoran kecil sering kali menulisnya dengan tangan. Mintalah dengan ryōshūsho o onegai shimasu, dan harapkan dua pertanyaan: nama yang akan ditulis dan tujuannya.
Apakah Anda memerlukan ryōshūsho bergantung pada perusahaan Anda dan seringkali pada jumlahnya. Banyak yang menerima reshīto untuk barang sehari-hari karena dirinci, sedangkan ryōshūsho untuk makan malam klien atau pembelian dalam jumlah besar adalah hal biasa. Jika ragu, ambil keduanya. Jika Anda kehilangan tanda terima, sebagian besar perusahaan memiliki formulir atau catatan yang menjelaskan kerugian tersebut, namun mereka mungkin tidak menerima klaim tersebut, jadi tanyakan pada keiri sebelum berasumsi.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Tolong tanda terimanya. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Nama apa yang harus saya tulis di atasnya? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Tolong, ABC Corporation. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Silakan tulis tujuannya sebagai makanan dan minuman. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Saya kehilangan tanda terimanya; apa yang harus saya lakukan? |
Kōtsuhi dan tatekae: bagaimana uang mengalir
Kōtsuhi, biaya transportasi, adalah klaim yang paling sering diajukan dan penerimaannya paling sedikit. Untuk kereta api dan bus, Anda mencatat tanggalnya, rute dari stasiun ke stasiun, tujuan dan tarifnya, biasanya rute termurah yang masuk akal; perusahaan dapat memeriksanya dengan pencarian tarif. Simpan riwayat kartu IC Anda, riyō rireki, yang dapat Anda cetak di banyak mesin stasiun, karena beberapa perusahaan memintanya. Taksi memerlukan tanda terima dan biasanya ada alasannya, seperti bagasi yang berat atau keterlambatan penyelesaian. Perjalanan pulang pergi terpisah: tsukin teate dibayarkan sebagai tunjangan dan tidak diklaim melalui keihi seisan.
Uangnya sendiri biasanya berpindah dengan tatekae: Anda membayar terlebih dahulu dan mengklaim kembali. Untuk pengeluaran yang besar atau terencana, mintalah karibarai, uang muka, sebelum Anda bepergian. Penggantian biaya biasanya ditambahkan ke gaji atau dibayarkan melalui transfer pada hari tertentu, dan harinya berbeda-beda di setiap perusahaan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Untuk transportasi apakah cukup dengan menuliskan rute dan tarifnya saja? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Saya telah mencetak riwayat penggunaan kartu IC saya. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Tidak ada kereta terakhir, jadi saya naik taksi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Bisakah saya meminta uang muka untuk biaya perjalanan bisnis? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Kapan jumlah yang saya bayarkan akan ditransfer? |
Bidang formulir: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Baik formulirnya kertas atau sistem web, setiap baris memiliki empat bidang yang sama. Hizuke adalah tanggal uang tersebut dibelanjakan, bukan tanggal Anda mengajukan. Kingaku adalah jumlah, termasuk pajak kecuali bentuknya memisahkan zeinuki dan zeikomi. Tekiyō adalah deskripsi atau tujuan, dan merupakan bidang akuntansi yang paling teliti dibaca: tulis siapa, apa dan mengapa dalam beberapa kata, seperti A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, kopi untuk dua orang pada pertemuan dengan perusahaan A. Kanjō kamoku adalah kategori akun, dipilih dari daftar.
Nama-nama kategorinya mirip, jadi pelajari nama-nama yang umum: ryohi kōtsūhi untuk perjalanan dan transportasi, kōsaihi untuk menjamu klien, kaigihi untuk minuman pertemuan, shōmōhinhi untuk perbekalan, tsūshinhi untuk telepon dan perangko, shinbun toshohi untuk buku. Kategori mana yang termasuk dalam pengeluaran tertentu adalah keputusan perusahaan; jika daftarnya tidak jelas, tanyakan daripada menebak, karena kategori yang salah adalah alasan paling umum sebuah baris terpental.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Kategori akun manakah yang termasuk dalam pengeluaran ini? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Berapa banyak detail yang harus saya masukkan ke dalam deskripsi? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Apakah saya menulis jumlahnya termasuk pajak? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Apakah tanggal tersebut adalah hari saya membayar? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Bisakah Anda memberi tahu saya perbedaan antara biaya pertemuan dan hiburan? |
Pra-persetujuan, penyerahan dan tenggat waktu
Banyak perusahaan memerlukan jizen shōnin, persetujuan awal, untuk apa pun selain pengeluaran rutin kecil: makan malam klien, peralatan, perjalanan. Ini bisa berupa formulir, ringisho yang diedarkan untuk mendapatkan prangko, atau pesan kepada manajer Anda. Tanyakan sebelum Anda membelanjakan uang, sebutkan tujuan, orang, dan jumlah kasarnya; seorang manajer yang menyetujui sebelumnya jarang mempertanyakan klaim setelahnya.
Penyerahan, teishutsu, mengikuti shime perusahaan, cut-off, sering kali setiap bulan. Lampirkan tanda terima sesuai urutan tanggal, dijepit atau dalam file yang jelas, atau unggah foto ke sistem, dan serahkan formulir tersebut kepada manajer Anda untuk disetujui sebelum dikirimkan ke keiri. Konfirmasikan batas waktu dan hari pembayaran saat Anda bergabung, karena keduanya sangat bervariasi, dan catat klaim mana yang memerlukan kuitansi asli dan bukan foto.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Saya berencana makan malam dengan perusahaan A minggu depan. Bisakah saya mendapatkan persetujuan awal? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Tiga orang, dan saya perkirakan sekitar lima ribu yen per kepala. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Kapan saya harus mengajukan klaim biaya? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Saya menyampaikan pengeluaran bulan ini. Silakan periksa. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Saya melewatkan batasnya; masih bisakah kamu menerimanya? |
Mengajukan pertanyaan pada Keiri dengan sopan
Tim akuntansi, keiri, menjawab pertanyaan yang sama dari semua orang sepanjang bulan, jadi cara Anda menanyakannya penting. Buka dengan o-isogashii tokoro sumimasen, beri nama topik dengan keihi no ken de, dan ajukan satu pertanyaan yang jelas. Di email, cantumkan bulan dan nama Anda di baris subjek. Hindari menuntut ketika: hayaku shite kudasai adalah sebuah kesalahan bahkan ketika Anda sedang menunggu uang. Tanyakan itsu goro ni narimasu ka saja.
Jika klaim dikembalikan, sashimodoshi, ucapkan terima kasih, perbaiki, dan kirimkan kembali pada hari yang sama. Keiri ingat siapa yang membuat pekerjaan mereka mudah, dan niat baik itu penting ketika Anda membutuhkan pengecualian.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Maaf mengganggu Anda, bolehkah saya menanyakan sesuatu tentang biaya? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Apakah tanda terima ini dapat diterima? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Kira-kira kapan pembayaran bulan lalu dilakukan? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Bisakah Anda memberi tahu saya mengapa barang itu dikembalikan? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Saya akan memperbaikinya dan mengirimkannya kembali hari ini. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Terima kasih telah menunjukkan hal itu. |
Pertanyaan-pertanyaan tersebut mungkin akan ditanyakan kembali kepada Anda
Pertanyaan akuntansi dapat diprediksi. Siapa yang ada di sana dan berapa banyak, berani nanmei de: ini menentukan kategorinya. Apa tujuannya, nan no jinak ni. Mengapa rute ini atau taksi ini. Apakah tanda terima mencakup barang-barang pribadi; slip kasir dengan minuman untuk Anda sendiri di atasnya akan ditanyakan. Apakah jumlahnya melebihi batas perusahaan yang memerlukan stempel manajer. Persiapkan jawaban sebelum Anda mengirimkannya dan tulis kuncinya di kolom tekiyō agar tidak pernah ditanyakan.
Jawablah secara faktual dan singkat. Jika ada kesalahan yang nyata, seperti mengklaim kopi pribadi, ucapkan dengan sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita dan minta mereka untuk menghapus garis tersebut. Mencoba untuk membenarkan biayanya lebih mahal daripada kopi.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Makan malam ini, kamu pergi dengan siapa dan berapa orang? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Tuan Sato dari perusahaan A dan dua dari pihak kami, totalnya tiga. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Tolong beritahu saya alasan tarif taksi ini. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Apakah tanda terima ini termasuk barang pribadi? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Maaf, satu item bersifat pribadi. Harap hapus jumlah tersebut. |
Kosakata pengeluaran
Ini adalah kata-kata di formulir, di menu sistem, dan di email dari keiri.
| Kata | Membaca | Arti |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | penyelesaian biaya, klaim biaya |
| 領収書 | ryōshūsho | tanda terima resmi |
| レシート | reshīto | dirinci sampai tergelincir |
| 宛名 | atena | namakan tanda terima yang dibuat |
| 但し書き | tadashigaki | garis tujuan pada tanda terima |
| 交通費 | kōtsūhi | biaya transportasi |
| 立替 | tatekae | membayar sendiri terlebih dahulu |
| 仮払い | karibarai | uang muka |
| 摘要 | tekiyō | deskripsi, bidang tujuan |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | kategori akun |
| 事前承認 | jizen shōnin | persetujuan awal |
| 締め日 | shimebi | tanggal batas waktu |
| 差し戻し | sashimodoshi | klaim dikirim kembali untuk diperbaiki |
Kesalahan yang membuat klaim dikirim kembali
Masalah yang sama terjadi pada sebagian besar sashimodoshi. Tanda terima tanpa atena bila perusahaan memerlukannya. Sebuah tekiyō yang hanya bertuliskan uchiawase, tanpa perusahaan atau jumlah karyawan. Sebuah kategori salah menebak. Transportasi diklaim memiliki rute yang lebih panjang dari rute yang masuk akal. Foto kwitansi yang buram atau terpotong. Klaim diajukan setelah shime dan diluncurkan ke bulan depan tanpa peringatan. Dan, yang paling aneh, barang pribadi di kuitansi kerja, yang menimbulkan pertanyaan tentang setiap baris lainnya.
Aturan mengenai semua ini adalah keputusan perusahaan: batasan, kategori, apakah foto diterima dan seberapa terlambatnya. Kebiasaan aman sama di mana pun. Mintalah tanda terima yang benar di kasir, catat tujuannya di bagian belakang atau di aplikasi pada hari yang sama, tanyakan keiri jika tidak yakin, dan serahkan sebelum batas waktu, bukan tepat waktu.
- Tanyakan atena wa kaisha-mei de di kasir kapan ryōshūsho dibutuhkan
- Tulis tujuan, perusahaan dan jumlah karyawan di bidang tekiyō
- Pilih kategori dari daftar; tanyakan kapan keduanya tampak cocok
- Klaim rute yang masuk akal dan simpan riwayat kartu IC
- Dapatkan persetujuan awal untuk makan malam, perlengkapan, dan perjalanan
- Kirim sebelum shime dan perbaiki jalur yang dikembalikan pada hari yang sama