Japanse zakelijke e-mailzinnen die natuurlijk klinken

Het vaste skelet van een Japanse zakelijke e-mail

Elke externe zakelijke e-mail in Japan is opgebouwd uit dezelfde zeven delen, in dezelfde volgorde. Leerlingen die moeite hebben met Japanse e-mail hebben meestal geen gebrek aan woordenschat; ze schrijven een Engelse e-mail in Japanse woorden, waardoor de delen in de verkeerde volgorde aankomen en de beleefdheidszinnen ontbreken. Onthoud het kader en het schrift krimpt in tot twee of drie zinnen in het midden.

De delen die je feitelijk componeert zijn de doellijn en het lichaam. Al het andere is vaste tekst. Daarom kunnen Japanse collega's binnen negentig seconden een correcte e-mail produceren en kan een leerling die het frame kent hetzelfde doen.

De ontvangersregel en de openingsgroet

Er wordt een Japanse e-mail geopend met de ontvanger op de eerste regel geschreven, vóór enige begroeting. De volledige vorm is bedrijf, afdeling en vervolgens de persoonlijke naam met 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Laat 株式会社 pas vallen na verschillende uitwisselingen, en laat 様 nooit vallen. Als u niet weet wie het zal lezen, dekt ご担当者様 u. Binnen uw eigen bedrijf is de regel meestal 田中部長 of 田中さん, waarbij een functietitel 様 vervangt als de persoon er een heeft.

De tweede regel is いつもお世話になっております, wat noch een vraag, noch een feitelijke verklaring is. Het verschijnt in vrijwel elke externe zakelijke e-mail en elk antwoord, dus een lezer die het niet ziet, merkt de leemte op. Voor een eerste contact gebruikt u in plaats daarvan 初めてご連絡いたします, en als u schrijft als iemands klant in plaats van als leverancier, is お世話になっております volkomen normaal.

Jezelf een naam geven en to the point komen

De derde regel is uw eigen naam, voorafgegaan door uw bedrijf: ABC社の山田です, of 株式会社ABCの山田と申します als u meer formaliteit wilt. Begin de zin niet met 私, en voeg nooit 様 of さん toe aan je eigen naam. Geef vervolgens in één zin aan waarom je schrijft, zonder enige achtergrond, met behulp van 〜の件でご連絡いたしました. Zakelijk Japans schrijven is op dezelfde manier als zakelijk Japans de conclusie eerst: de lezer moet aan het einde van de vierde regel weten wat de boodschap wil, en de uitleg volgt.

Iemand vragen iets te doen

Verzoeken worden beoordeeld op basis van hoeveel ruimte ze de lezer laten om te weigeren. お願いいたします is duidelijk en neutraal. ご確認いただけますでしょうかis zachter, omdat het is geformuleerd als een vraag of de lezer in staat is om te helpen. ご対応いただけますと幸いです is nog zachter en zegt letterlijk dat het een geluk voor je zou zijn. Twee kussens doen het grootste deel van het resterende werk: お手数ですが, wat betekent sorry voor de problemen, en 恐れ入りますが, wat betekent dat het mij spijt dat ik het moet opleggen, beide zitten vooraan in het verzoek. Geef een deadline als datum en niet zo snel mogelijk.

Op jacht naar een antwoord en excuses voor de vertraging

Achtervolgen wordt gedaan door rekening te houden met de mogelijkheid dat de boodschap op een dwaalspoor is geraakt, waardoor de lezer zijn gezicht kan redden. その後いかがでしょうか vraagt ​​waar de zaken voor staan, zonder iemand ergens van te beschuldigen. 行き違いでしたら申し訳ございません zegt sorry als onze berichten elkaar kruisten, en het is het standaardkussen bij een tweede herinnering. Pas na twee hiervan stelt een Japanse schrijver resoluut een deadline, en zelfs dan blijft de zin beleefd.

Voor uw eigen late antwoord: ご返信が遅くなり申し訳ございません is het werkpaard. Bied uw excuses aan in één zin, vermijd een uitgebreide uitleg en ga direct over tot de inhoud, want een lang excuus kan als een grotere mislukking worden gelezen dan de vertraging zelf. 申し訳ございませんis de geschreven vorm; すみません is te licht voor externe post, en 申し訳ありません zit tussen de twee in en is geschikt voor intern gebruik.

Bijlagen, planning en nee zeggen

Drie routinedoeleinden hebben elk hun eigen vaste lijn. Een bijlage wordt aangekondigd met 添付いたします en beschreven in dezelfde zin, omdat een kaal bestand zonder begeleidende woorden als onzorgvuldig leest. Scheduling biedt kandidaat-slots aan als een lijst en vraagt ​​welke geschikt is, in plaats van de lezer te vragen tijden voor u te verzinnen. Afwijzen gebruikt できません nooit alleen: het patroon is dank, spijt, reden en een deur die open blijft.

いたしかねます is de beleefde manier om te zeggen dat je het niet kunt, eerder geformuleerd als moeilijkheid dan als onwil: 今回はお受けいたしかねます. Koppel elke weigering aan また機会がございましたら, zodat de relatie de nee overleeft, wat het onderdeel is dat leerlingen het vaakst weglaten.

Slotregels die een e-mail goed afwerken

よろしくお願いいたします sluit bijna elke Japanse zakelijke e-mail en vertaalt zich niet naar iets specifieks, dus behandel het als het schriftelijke equivalent van een sluitende buiging. 何卒よろしくお願い申し上げます is de zwaarste versie en past bij een eerste benadering, een verontschuldiging of een substantieel verzoek aan een cliënt, terwijl引き続きよろしくお願いいたしますpast op een lopende draad. Daaronder komt het handtekeningblok: naam, bedrijf, afdeling, adres, telefoon, e-mail. Probeer niet de vriendelijke groeten te vertalen, want er is geen equivalent en de afsluitende beleefdheid doet dat werk al.

Binnen het bedrijf versus daarbuiten

Het onderscheid dat er het meest toe doet is uchi en soto: uw bedrijf bevindt zich binnen, alle anderen bevinden zich buiten. Als je naar een klant schrijft, voeg je nooit 様 of さん toe aan de naam van een collega, zelfs niet die van de president, dus het is 弊社の田中がご対応いたします. Je eigen bedrijf is 弊社 als je nederig bent en 当社 als je neutraal bent; die van hen is 貴社 in schrijven en 御社 in spraak. Interne e-mail is een stuk lichter: お疲れ様です vervangt お世話になっております, en お願いします staat vaak voor お願いいたします. Pas de toon aan van de draad waaraan u deelneemt, in plaats van zelf een niveau te kiezen.

• Externe opening: いつもお世話になっております。Interne opening: お疲れ様です。
• Uw bedrijf tegenover een buitenstaander: 弊社 voor nederigheid, 当社 voor neutrale feitelijke verklaringen.
• Hun bedrijf: schriftelijk, 御社 als je het hardop zegt.
• Een collega die tegen een cliënt wordt genoemd, verliest 様 en さん: 弊社の田中が伺います。
• Een senior collega houdt intern alleen de functietitel aan: 田中部長, nooit 田中部長様.
• Deadlines intern kunnen direct zijn; dezelfde deadline neemt extern een buffer.

Onderwerpregels, cc en antwoorden

Japanse onderwerpregels zijn beschrijvend en staan ​​vaak tussen haakjes, zoals in 【ご確認のお願い】新商品の件, omdat de haakjes de lezer vertellen welke actie nodig is voordat hij iets opent. Houd het onderwerp ongewijzigd wanneer u antwoordt, zodat de draad doorzoekbaar blijft en laat de Re:-keten met rust. Cc heeft een eigen conventie: als iemand in cc zit, noem hem of haar dan in de hoofdtekst met een regel als 田中部長をCCに入れております, zodat niemand verrast is zichzelf daar aan te treffen. Als u naar meerdere mensen schrijft, bewaar dan dezelfde cc voor uw antwoord en gebruik 各位 in de ontvangerregel.

• Plaats tussen haakjes de actie in het onderwerp: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Laat het oorspronkelijke onderwerp bij een antwoord staan, zodat de draad later opnieuw kan worden gevonden.
• Kondig CC-ontvangers aan in het lichaam in plaats van ze onopgemerkt te laten.
• Als u naar een groep schrijft, opent u met 関係者各位 of チームの皆様 in plaats van met één naam.
• Reageer dezelfde dag, zelfs als het antwoord slechts 確認のうえ、改めてご連絡いたします is.

Een volledige e-mail, regel voor regel

Lees het voorbeeld opnieuw en merk op wat er ontbreekt. Er is geen onderzoek naar de gezondheid van de lezer, geen aparte paragraaf waarin ze worden bedankt voor hun vorige bericht, en er staat geen aftekennaam in de hoofdtekst omdat deze in het handtekeningblok staat. De hele boodschap bestaat uit vier echte zinnen, verpakt in vaste zinnen, en die verhouding is normaal.

Engelse e-mailgewoonten die niet worden overgedragen

De meeste ongemakkelijke Japanse e-mails die door leerlingen zijn geschreven, zijn niet ongrammaticaal. Het zijn Engelse e-mails met Japanse woordenschat, en een Japanse lezer voelt de discrepantie onmiddellijk, zelfs als elk woord correct is. De onderstaande gewoonten zijn degenen die dit veroorzaken, en elk heeft een eenvoudige Japanse vervanging in plaats van een vertaling.

• Openen met de hoop dat de e-mail ze goed vindt. Er is geen Japans equivalent, en いつもお世話になっております vult die plek al.
• Geachte heer Tanaka vertaald naar zoiets als 親愛なる田中様. Schrijf bedrijf, afdeling en 田中様 op de eerste regel en stop dan.
• Het verzoek begraven in de laatste paragraaf. Japanse zakelijke post vermeldt het doel ervan in de eerste vier regels.
• Schriftelijk gebruik maken van すみません of ごめんなさい. Beide zijn gesproken register: gebruik in plaats daarvan 申し訳ございません of 恐れ入りますが.
• Een bestand bijvoegen zonder zin die het beschrijft, of het Japanse equivalent schrijven van 'zoek bijgevoegd' en niets meer.
• Aftekenen met 田中より onderaan in plaats van een echt handtekeningblok.
• Het toevoegen van さん aan de naam van een collega in een bericht aan een klant, waarmee je je eigen bedrijf stilletjes naar een hoger niveau tilt.
• Zo snel mogelijk iets vragen. Geef een feitelijke datum: なるはや is informeel en 至急 klinkt als een noodgeval.