Feedback geven aan een collega in het Japans: Kōhai, Dōryō en je baas

De vorm van feedback op de werkplek in Japan

Feedback op een Japans kantoor volgt een vorm die gemakkelijk te leren is als je hem eenmaal ziet: een kussen, een specifieke observatie, een suggestie en een toekomstgerichte afsluiting. Het kussen geeft aan dat er iets delicaat op komst is. De observatie gaat over het werk, niet over de persoon. De suggestie wordt als mogelijkheid aangeboden. Door het sluiten wordt de relatie weer normaal. Als je iemand mist, komt de opmerking harder terecht dan je bedoelde.

Timing en plaats zijn net zo belangrijk als woorden. Kritische opmerkingen worden één op één gegeven, niet in het bijzijn van het team, en kort na het evenement, in plaats van bewaard voor een beoordeling. Positieve commentaren kunnen openbaar zijn, maar zelfs die worden kort gehouden. Een privéchatbericht met één punt is inmiddels het meest voorkomende feedbackkanaal in veel bedrijven.

UnihongoZakelijk Japans

今いま、少しすこしいいですか。Heb je nu even?

Demp woorden die een opmerking openen

Kusshon kotoba, kussenwoorden, zijn de kleine zinnetjes die voor iets ongemakkelijks gaan. Ze veranderen de inhoud niet; ze veranderen de manier waarop het wordt ontvangen. De meest bruikbare voor feedback zijn hitotsu ki ni natta no desu ga, één ding trok mijn aandacht; sore-irimasu ga, excuseer mij maar; en, voor een senior, sashidegamashii no desu ga, met het risico te overschrijden. In de chat doet een lichtere chotto ii desu ka of ichiten dake, slechts één punt, hetzelfde werk.

Vervolgens volgt de observatie in neutrale taal. Beschrijf wat je zag: sūji ga chigatte iru yō desu, de cijfers lijken te verschillen, in plaats van machigatte imasu, het is verkeerd. Het lijkt erop dat Yō desu, en mitai desu, het lijkt erop, de observatie voorlopig blijft, zelfs als je het zeker weet.

Positieve feedback die niet neerbuigend klinkt

Lof is lastiger dan kritiek in het Japans, omdat het beoordelen van iemand op zichzelf een handeling van senioren is. Jozu desu ne of yoku dekimashita, goed gedaan, klinkt natuurlijk van een manager tot een nieuwe aanwinst en betuttelend tussen collega's. Het veilige patroon is om het werk en het effect ervan op u te prijzen. Tasukarimashita, dat mij heeft geholpen, is hier het nuttigste woord, omdat het jou in de positie plaatst van de persoon die ervan heeft geprofiteerd.

Voor een senior: vermijd helemaal evalueren. Benkyō ni narimashita, daar heb ik van geleerd, en sankō ni narimashita, dat was een nuttige referentie, spreek waardering uit zonder te oordelen. Houd de lof kort; een lang compliment zorgt ervoor dat collega’s zich ongemakkelijk voelen en lokt een golf van ontkenning uit.

Wijs op een fout en stel een wijziging voor

Zodra de observatie op tafel ligt, volgt de suggestie. De kernvorm is shita hō ga ii kamo shiremasen, misschien beter, waardoor een instructie een mogelijkheid wordt. Voor een kōhai kun je naar shita hō ga ii yo gaan; voor een senior, gebruik ikaga deshō ka, wat zou je ervan vinden, en laat hem of haar beslissen. Als er meerdere problemen zijn, kies dan het probleem dat ertoe doet en bied aan om de rest schriftelijk te verzenden.

Geef een reden bij de suggestie. Collega's accepteren veel gemakkelijker een verandering als ze begrijpen waarom: de klant gebruikt het oude format, de cijfers moeten overeenkomen met het rapport. Een reden laat ook zien dat de opmerking over het werk gaat, niet over hen.

Verschuivend register: kōhai, dōryō en jōshi

Dezelfde opmerking verandert van vorm met de rang. Tegen een kōhai, een junior, kun je duidelijker en directer zijn, maar het kussen en de reden doen er nog steeds toe, omdat junioren zich herinneren hoe ze jarenlang werden gecorrigeerd. Voor een dōryō, een collega, bewaar alles als een suggestie tussen gelijken en vermijd alles dat op een beoordeling lijkt. Aan een jōshi, uw manager, stelt u een vraag voor uw eigen begrip, eenmalig privé, en laat deze los als er niet op wordt ingegaan.

De tabel toont op elk niveau dezelfde zetten. Welk niveau past bij een senpai die niet uw manager is, hangt af van uw relatie en uw kantoor; gebruik bij twijfel de dōryō-formulieren.

Sashidegamashii no desu ga betekent letterlijk: ik ben voorwaarts, maar het is de standaardopener voor een junior die iets opvoedt met een senior. Gebruik het een keer; het herhalen ervan klinkt angstig.

Feedback via chat en e-mail

Schriftelijke feedback verliest toon en heeft dus meer demping nodig, niet minder. Een chatbericht met een correctie moet een begroeting, het kussen, een punt, de suggestie en een zachte afsluiting bevatten, ook al zijn het dan vijf regels. Emoji zijn in veel teams prima in de chat en misplaatst in e-mail; kopieer de gewoonten van uw team. E-mailfeedback over een document gaat meestal als een genummerde lijst na een regel die de algemene indruk weergeeft.

De onderstaande rijen zijn herbruikbare stukjes voor een chatbericht en een e-mail. Vervang de details, behoud de volgorde.

Opvolgen

Feedback die nooit opnieuw wordt bekeken, leert niets. Een korte follow-up een dag of twee later maakt de cirkel rond: controleer of de verandering is doorgevoerd, bedank de persoon als dat zo is en bied hulp als dat niet het geval is. Houd het vervolg lichter dan de oorspronkelijke opmerking; het gaat erom te laten zien dat je opgemerkt wordt, niet om te achtervolgen.

• Geef de opmerking privé, punt voor punt, met een reden
• Bied aan om kleine dingen zelf te repareren als dat sneller is
• Controleer het resultaat een dag of twee later, zonder er een tweede correctie van te maken
• Bedank de persoon specifiek voor de verandering: naoshite kurete arigatō
• Als er niets is veranderd, vraag dan of iets onduidelijk was in plaats van dat het in herhaling valt
• Noteer voor een kōhai het punt voor hun volgende één-op-één in plaats van het te herhalen

Een vervolg kan zo kort zijn als sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, over het eerdere, bedankt, dat hielp. Collega’s die worden bedankt voor veranderingen maken er meer van.

Fouten om te vermijden

De eerste fout is het overslaan van het kussen. Machigatte imasu, dat is verkeerd, zonder inleiding klinkt als een leraar, zelfs voor een junior. De tweede is het prijzen van een collega of senior met evaluatieve woorden zoals jōzu of erai, waardoor je boven hen staat. De derde is het geven van meerdere correcties tegelijk in het bijzijn van anderen. De vierde is het gebruik van het kōhai-register met een leeftijdsgenoot die toevallig jonger is; Leeftijd doet er minder toe dan rol.

De vijfde is dat je te hard opvolgt en een suggestie omzet in een eis door deze te herhalen. De laatste is het geven van feedback aan een manager in het openbaar of in een groepschat. Verhoog het een keer, privé, met sashidegamashii no desu ga, en accepteer wat ze ook beslissen.