Een veld waar veel geschreven wordt
Het meeste van wat een boekhoudkundige rol afhandelt, komt binnen als een document: een factuur, een afschrift, een ontvangstbewijs, een systeemrecord. Met lezen kun je de tijd nemen die luisteren niet biedt, waardoor dit een van de meer toegankelijke vakgebieden voor een leerling is.
De woordenschat is ook gesloten. Een paar honderd termen bestrijken het grootste deel van het werk, ze komen dagelijks terug, en vele komen voor in de systemen die je gebruikt, dus ze worden geleerd door blootstelling.
| Termijn | Betekenis | Waar je het tegenkomt |
|---|---|---|
| 請求書 | Factuur | Voortdurend |
| 領収書 | Ontvangst | Onkostendeclaraties |
| 見積書 | Offerte | Vóór een bestelling |
| 納品書 | Leveringsbon | Met goederen |
| 経費精算 | Kostenafrekening | Maandelijks |
| 源泉徴収 | Bronbelasting | Loonadministratie en betalingen |
| 消費税 | Verbruiksbelasting | Overal |
Deze zeven verschijnen dagelijks in vrijwel elke financiële rol. Als u ze eerst leert, worden de documenten leesbaar, en dat is het grootste deel van het werk.
Nummers die anders groeperen
Japanners groeperen grote getallen in eenheden van tienduizend in plaats van duizend, wat betekent dat het omzetten van een getal in je hoofd in eerste instantie echt foutgevoelig is en dat ook blijft onder tijdsdruk.
Het bevestigen van grote cijfers is een standaardpraktijk en de moeite waard om elke keer weer te doen, omdat een misplaatste financiële eenheid geen kleine fout is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 百万円でよろしいでしょうか。 | Hyakuman-en de yoroshii deshō ka. | Eén miljoen yen, klopt dat? |
| 確認させていただきます。 | Kakunin sasete itadakimasu. | Laat mij het bevestigen. |
| 税込みでしょうか、税抜きでしょうか。 | Zeikomi deshō ka, zeinuki deshō ka. | Is die belasting inbegrepen of uitgesloten? |
| 端数はどうなさいますか。 | Hasū wa dō nasaimasu ka. | Hoe moet er met de breuk worden omgegaan? |
| 桁が一つ違うようです。 | Keta ga hitotsu chigau yō desu. | Het cijfer lijkt één cijfer afwijken. |
| もう一度、数字をお願いします。 | Mō ichido, sūji o onegai shimasu. | Nog een keer het figuur alstublieft. |
Op jacht naar documenten
Een groot deel van het werk bestaat uit het vragen aan collega's om dingen die ze niet hebben verzonden: bonnetjes, goedkeuringen, facturen. Dit herhaaldelijk doen zonder mensen te irriteren is een echte vaardigheid en het heeft conventionele zachte frasering.
De meest effectieve techniek is om de deadline te vermelden in plaats van een verzoek in te dienen. Het brengt hetzelfde over en leest niet als druk.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お忙しいところ恐れ入ります。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu. | Het spijt me dat ik u stoor als u het druk heeft. |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | De deadline is morgen. |
| 領収書をご提出いただけますでしょうか。 | Ryōshūsho o goteishutsu itadakemasu deshō ka. | Kunt u het ontvangstbewijs overleggen? |
| ご確認いただけましたでしょうか。 | Gokakunin itadakemashita deshō ka. | Heb je het kunnen controleren? |
| 再度のご連絡で失礼いたします。 | Saido no gorenraku de shitsurei itashimasu. | Excuseer mij dat ik opnieuw contact met u opneem. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Bedankt dat je het hebt afgehandeld. |
De vijfde zin gaat over hoe je een tweede keer beleefd kunt achtervolgen. Het erkent de herhaling, wat het aanvaardbaar maakt.
Maand- en jaareinde
De gesproken lading concentreert zich in deze functie tijdens de sluitingsperiodes, wanneer het tempo omhoog gaat en alles in één keer achtervolgd wordt. De woordenschat is klein en de druk maakt het moeilijk.
Het vooraf voorbereiden van de terugkerende zinnen betekent dat je in de drukste week van de maand geen Japans aan het componeren bent.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 月次締めの件です。 | Getsuji-jime no ken desu. | Dit gaat over de maandafsluiting. |
| 今月分に間に合いますでしょうか。 | Kongetsu-bun ni maniaimasu deshō ka. | Zal het nog op tijd zijn voor deze maand? |
| 翌月計上になります。 | Yokugetsu keijō ni narimasu. | Volgende maand wordt het opgenomen. |
| 決算の準備を進めております。 | Kessan no junbi o susumete orimasu. | Wij bereiden ons voor op de jaarafsluiting. |
| 残高が合いません。 | Zandaka ga aimasen. | Het saldo klopt niet. |
| 原因を調査しております。 | Gen'in o chōsa shite orimasu. | Wij onderzoeken de oorzaak. |
Een discrepantie verklaren
Uitleggen waarom iets niet past, is het gesprek waarbij duidelijkheid het belangrijkst is, en het volgt een vaste vorm: wat het verschil is, wat de oorzaak is en wat je eraan doet.
Houd het feitelijk. Speculatie over wie de fout heeft gemaakt, is niet waar het gesprek voor bedoeld is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 差額は三万円です。 | Sagaku wa sanman-en desu. | Het verschil bedraagt dertigduizend yen. |
| 請求書と入金額が異なります。 | Seikyūsho to nyūkin-gaku ga kotonarimasu. | De factuur en de betaling verschillen. |
| 振込手数料の分かと思われます。 | Furikomi tesūryō no bun ka to omowaremasu. | Het blijkt de transfersom te zijn. |
| 先方に確認いたします。 | Senpō ni kakunin itashimasu. | Ik zal het bevestigen met de andere partij. |
| 修正して再提出いたします。 | Shūsei shite saiteishutsu itashimasu. | Ik zal het corrigeren en opnieuw indienen. |
| 原因が分かり次第、ご報告します。 | Gen'in ga wakari shidai, gohōkoku shimasu. | Ik zal het melden zodra ik de oorzaak weet. |
Het voorbereiden van de twee terugkerende gesprekken
De leeskant van dit werk verbetert vanzelf door de belichting, omdat dezelfde documenten dagelijks terugkomen. De gesproken kant niet, omdat deze geconcentreerd is in een paar hogedrukdagen.
Twee gesprekken herhalen zich en zijn de moeite waard om te oefenen: het najagen van een document en het uitleggen van een discrepantie. Als je ze oefent met een AI Sensei in het meeslepende 3D-klaslokaal van Unihongo, komen ze zonder compositie binnen aan het einde van de maand, en dat is precies het moment waarop je geen aandacht meer hebt.
Getallen verdienen ook hun eigen praktijk. Het hardop bevestigen van een groot getal, met de eenheden op de Japanse manier gegroepeerd, is de moeite waard om te oefenen totdat het automatisch gebeurt, want dat is de fout met de grootste gevolgen.
Leer eerst de zeven documentnamen. Zodra het papierwerk leesbaar is, wordt het grootste deel van de taak toegankelijk terwijl uw spreekvaardigheid wordt ingehaald.