Het kernidee: een zegel is slechts zo sterk als zijn record
Een handtekening en een zegel lossen hetzelfde probleem op verschillende manieren op. Een handtekening is moeilijk te kopiëren omdat uw hand uniek is. Een zegel is gemakkelijk te imiteren, dus de kracht moet ergens anders vandaan komen: een geregistreerde indruk waarmee een nieuwe kan worden vergeleken. Het formele woord inkan (印鑑) laat dit zien. Het is letterlijk een zegelexemplaar, het referentieexemplaar wordt bewaard.
Alles over zeehonden volgt uit de vraag waar het record is. Het stadskantoor houdt het record voor uw jitsuin bij, dus dit wordt geaccepteerd voor onroerend goed en grote contracten. Uw bank bewaart de gegevens voor uw ginkōin, dus het werkt bij die bank. Niemand heeft een record voor jouw mitomein, dus het laat alleen zien dat je iets hebt gezien en geaccepteerd. U hoort over zeehonden aan de deur, op kantoor en aan de balie.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ハンコかサインをお願いします。 | Hanko ka sain o onegai shimasu. | Een stempel of een handtekening, alstublieft. (bezorger) |
| サインでいいですか。 | Sain de ii desu ka. | Is een handtekening oké? |
| ここにハンコ、押してもらえる？ | Koko ni hanko, oshite moraeru? | Kun je hier stempelen? (collega, informeel) |
| 印鑑をお持ちですか。 | Inkan o o-mochi desu ka. | Heeft u uw zegel bij u? (bediende) |
Hanko, inkan en de woorden eromheen
In het dagelijkse spraakgebruik bedoelen hanko (判子) en inkan beide de postzegel zelf. Hanko is het alledaagse woord; inkan klinkt formeler en is wat griffiers zeggen. Strikt genomen is het object een inshō (印章) en de rode markering die het achterlaat is de in'ei (印影), een onderscheid dat er vooral toe doet in juridische teksten.
Het werkwoord is osu, indrukken: hanko o osu. Op formulieren en in keigo betekenen natsuin (捺印) en ōin (押印) beide stempelen, en het personeel zal go-natsuin kudasai zeggen. Bij dagelijks gebruik zijn de twee uitwisselbaar.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ハンコを押す | Hanko o osu | Om een zegel te stempelen |
| こちらにご捺印ください。 | Kochira ni go-natsuin kudasai. | Stempel hier uw zegel. (bediende) |
| ハンコ、どこに押せばいい？ | Hanko, doko ni oseba ii? | Waar moet ik stempelen? (casual) |
| Woord | Lezing | Betekenis |
|---|---|---|
| 判子 | hanko | Zegel, het alledaagse woord |
| 印鑑 | inkan | Zegel, het formele woord; letterlijk een exemplaar verzegelen |
| 印影 | in'ei | De indruk die een zeehond achterlaat |
| 朱肉 | shuniku | Rood stempelkussen; letterlijk vermiljoen vlees |
| 捺印・押印 | natsuin, ōin | Stempelen, op formulieren en in keigo |
| 三文判 | sanmonban | Goedkope kant-en-klare afdichting; letterlijk drie-mon-zegel, een mon is een oude munt van weinig waarde |
Drie zeehonden, drie banen
Mensen die zegels gebruiken, houden er vaak drie, en het gaat erom ze gescheiden te houden: als er één verloren gaat of gekopieerd wordt, stopt de schade op het niveau. De jitsuin (実印), letterlijk een echt zegel, staat geregistreerd bij de gemeente. De ginkōin (銀行印) wordt geregistreerd bij een bank wanneer u een rekening opent. Het mitomein (認印), letterlijk erkenningszegel, wordt nergens geregistreerd en doet het dagelijkse werk.
De jitsuin is meestal de grootste en draagt vaak de volledige naam; de anderen zijn meestal kleiner en tonen mogelijk alleen de achternaam. Dit zijn gewoonten, geen regels, en veel buitenlandse inwoners bezitten slechts een mitomein.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 実印は家に置いてあります。 | Jitsuin wa ie ni oite arimasu. | Ik bewaar mijn geregistreerde zegel thuis. |
| 認印で大丈夫です。 | Mitomein de daijōbu desu. | Een alledaagse afdichting is prima. (bediende) |
| Zegel | Lezing | Geregistreerd bij | Typische toepassingen |
|---|---|---|---|
| 実印 | jitsuin | Het gemeentehuis | Onroerend goed, auto inschrijven, leningen, erfenis |
| 銀行印 | ginkōin | Uw bank | Rekening openen, opnames tegenhouden, automatische incasso's |
| 認印 | mitomein | Niemand | Pakketten, buurtcirculaires, intern papierwerk |
| 浸透印 | shintōin | Niemand | Alleen pakketten en interne notities |
Waarom zelfinktende postzegels worden geweigerd
De zelfinktende stempel, shintōin (浸透印), letterlijk doordrenkte afdichting, slaat de inkt op in een zacht rubberen oppervlak. De meeste mensen noemen het shachihata, naar de bekendste maker. Het is snel en schoon, en prima geschikt voor pakjes of voor het paraferen van een circulaire.
Pas het kernidee toe en de weigering is logisch. Zacht rubber wordt bij elke druk iets anders geplet en slijt door gebruik, dus twee afdrukken van dezelfde stempel komen mogelijk niet precies overeen. Identieke namen worden in massa geproduceerd voor gewone achternamen, dus een match zou sowieso weinig opleveren. Waar een afdruk moet worden vergeleken met een record, kan een zelfinktende stempel niet volstaan, en formulieren zeggen dat vooraf.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| シャチハタ不可 | Shachihata fuka | Zelfinktende stempels worden niet geaccepteerd (afgedrukt op formulieren) |
| 朱肉を使う印鑑でお願いします。 | Shuniku o tsukau inkan de onegai shimasu. | Gebruik een zegel waar een stempelkussen in past. (bediende) |
| 朱肉をお借りできますか。 | Shuniku o o-kari dekimasu ka. | Kan ik een inktkussentje lenen? |
Waar en hoe te stempelen
Op een formulier is de plaats voor een zegel gemarkeerd met 印, meestal in een kleine gedrukte cirkel aan het einde van de naamregel, soms als ㊞. Stempel zo dat uw afdruk het merkteken bedekt. Als een doos in plaats daarvan ōin of natsuin heeft, stempelt u er een stempel in. Schrijf eerst uw naam en stempel vervolgens.
Een goede indruk is rond, compleet en rechtopstaand. De fouten hebben namen: nijimi, een vlek of dubbel beeld door te veel inkt of een slip; kasure, een vage of gebroken afdruk door te weinig inkt of ongelijkmatige druk; en katamuki, een kanteling doordat de afdichting verkeerd om wordt vastgehouden.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ハンコがかすれてしまいました。 | Hanko ga kasurete shimaimashita. | De stempel is er vaag uitgekomen. |
| 横にもう一度押していただけますか。 | Yoko ni mō ichido oshite itadakemasu ka. | Zou je het er nog eens naast kunnen stempelen? (bediende) |
- Controleer welke kant het op gaat: veel afdichtingen hebben een kleine stip of inkeping als richtlijn.
- Tik meerdere keren met de verzegeling lichtjes op het stempelkussen in plaats van deze één keer in te drukken.
- Leg iets zachts onder het papier, zoals een stempelmat of een notitieboekje.
- Druk een seconde recht naar beneden met gelijkmatige druk en til vervolgens recht omhoog zonder te schommelen.
- Veeg de voorkant van de afdichting af voordat u deze opbergt.
Verder dan de basis: een zegel laten maken en registreren
Kant-en-klare zegels voor gewone Japanse achternamen worden verkocht in kantoorboekhandels en winkels voor honderd yen. Een buitenlandse naam moet op bestelling worden gemaakt bij een hankoya (はんこ屋), een zeehondenwinkel, meestal in katakana, soms in het Latijnse alfabet of in kanji gekozen vanwege de klank. Verwacht dagen te wachten in plaats van minuten.
Het registreren van een jitsuin, inkan tōroku (印鑑登録), doet u op het gemeentehuis waar u woonachtig bent, met het zegel en uw verblijfskaart. U ontvangt een registratiekaart en kunt vervolgens een certificaat van zegelregistratie verkrijgen, gewoonlijk inkan shōmei (印鑑証明) genoemd, wanneer een contract daarom vraagt. Elke gemeente stelt zijn eigen regels over de maat en de vorm van uw naam die zij accepteert, dus controleer dit voordat u bestelt. Rubberen en zelfinktende afdichtingen worden niet geaccepteerd.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 印鑑登録をしたいんですが。 | Inkan tōroku o shitai n desu ga. | Ik wil graag een zegel registreren. |
| カタカナの印鑑でも登録できますか。 | Katakana no inkan demo tōroku dekimasu ka. | Kan ik een zeehond registreren in Katakana? |
| 印鑑登録証はお持ちですか。 | Inkan tōroku-shō wa o-mochi desu ka. | Heeft u uw zeehondenregistratiekaart? (bediende) |
| 印鑑証明を一通お願いします。 | Inkan shōmei o ittsū onegai shimasu. | Eén kopie van mijn zegelcertificaat, alstublieft. |
Correctie-, reserve- en splitzegels
Op contracten en officiële formulieren worden correcties verzegeld. Trek een dubbele lijn door de fout, schrijf de correctie vlakbij en druk een teisei-in (訂正印), correctiezegel, op of naast de lijn, met hetzelfde zegel als elders in het document. Sommige kantoren geven simpelweg de voorkeur aan een frisse vorm.
Een sute-in (捨印), letterlijk weggegooid zegel, is een extra afdruk in de marge waarmee de andere partij kleine foutjes later kan herstellen. Het is handig, maar het geeft vooraf toestemming, dus laat er alleen een achter als je de ontvanger vertrouwt. Nog twee zijn gemakkelijk met elkaar te verwarren: keiin (契印) bevindt zich op de verbinding tussen de pagina's van één document, zodat pagina's niet kunnen worden verwisseld, terwijl wariin (割印) zich op twee afzonderlijke documenten bevindt, zoals een contract en de kopie ervan, om aan te tonen dat ze bij elkaar horen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 捨印は必要ですか。 | Sute-in wa hitsuyō desu ka. | Is een reservezegel in de marge noodzakelijk? |
| こちらに訂正印をお願いします。 | Kochira ni teisei-in o onegai shimasu. | Plaats hier uw correctiezegel. (bediende) |
| 契約書二部に割印をお願いします。 | Keiyakusho nibu ni wariin o onegai shimasu. | Stempel uw handtekening op beide exemplaren van het contract. |
Minder afdichtingen dan voorheen
Sinds 2020 heeft de nationale overheid de zegelvereiste uit de grote meerderheid van administratieve procedures geschrapt, en veel stadskantoren, banken en bedrijven zijn overgestapt op handtekeningen of onlineformulieren. Er blijven geregistreerde zegels bestaan voor zwaardere zaken, zoals eigendom, het registreren van een auto en sommige contracten.
De praktijk verschilt nog steeds per kantoor, bank en werkgever. Sommige bedrijven keuren alles online goed; anderen geven nog steeds papier door voor een rij postzegels. De praktische aanpak is om voordat u in de rij gaat staan te vragen: of er een zegel nodig is, welke, en of een handtekening voldoende is. Het invullen van de rest van een formulier en de bankbalie zelf staan in aparte berichten.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 印鑑は不要になりました。 | Inkan wa fuyō ni narimashita. | Een zegel is niet langer nodig. (bediende) |
| 署名だけで大丈夫ですよ。 | Shomei dake de daijōbu desu yo. | Gewoon een handtekening is prima. |
| 念のため、印鑑も持ってきてください。 | Nen no tame, inkan mo motte kite kudasai. | Neem voor de zekerheid ook uw zegel mee. |
| どの印鑑が必要ですか。 | Dono inkan ga hitsuyō desu ka. | Welk zegel heeft u nodig? |
Veel voorkomende fouten met hanko
Gebruik één afdichting voor alles. Handig, maar als uw jitsuin ook gelijk is aan uw mitomein, verspreidt elke pakbon uw geregistreerde indruk. Bewaar het geregistreerde zegel thuis en neem het alleen mee als daarom wordt gevraagd.
Met een zelfinktende postzegel naar de bank of het stadskantoor. Het ziet eruit als een goede afdichting, dus nieuwkomers gaan ervan uit dat het telt. Neem er een mee die een stempelkussen gebruikt wanneer de inzet hoger is dan een pakketje.
Vergeten welk zegel u bij de bank heeft geregistreerd. Met twee vergelijkbare zegels raden de leerlingen, en een mismatch stopt de transactie. Noteer dit op de dag dat u de rekening opent.
Opnieuw stempelen bovenop een veeg. Het instinct is om de indruk te herstellen, maar een tweede druk op dezelfde plek maakt het erger. Stempel ernaast, of vraag hoe het kantoor het gecorrigeerd wil hebben.
Ondersteboven stempelen. Ronde zegels geven geen idee, dus leerlingen drukken op de manier waarop ze ze vasthouden. Controleer de markering voordat u inktt.