De evaluatiecyclus: jinji hyōka, mokuhyō settei en de mendan
Jinji hyōka, personeelsevaluatie, is het systeem; de mendan is de ontmoeting erin. Een typische cyclus begint met mokuhyō settei, het stellen van doelen, waarbij u met uw manager drie tot vijf doelen afspreekt, elk met een maatstaf en een gewicht. Aan het einde van de periode voltooi je een jiko hyōka, een zelfevaluatie. Je manager schrijft zijn eigen beoordeling, de twee worden vergeleken in de hyōka mendan en er wordt een cijfer zoals S, A, B of C verrekend.
De schaalverdeling, het gewicht dat aan resultaten wordt toegekend ten opzichte van gedrag, en of de beoordeling verband houdt met een bonus of een basissalaris, verschilt allemaal per bedrijf. Lees de hyōka seido, evaluatierichtlijnen, van uw bedrijf voordat de periode begint; de woorden in het formulier, zoals gyōseki, resultaten, en kōdō, gedrag, vertellen je waar de manager op zal letten.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 今期の目標設定について、ご相談したいのですが。 | Konki no mokuhyō settei ni tsuite, go-sōdan shitai no desu ga. | Ik wil graag de doelstellingen voor deze periode bespreken. |
| 評価面談はいつ頃の予定でしょうか。 | Hyōka mendan wa itsu goro no yotei deshō ka. | Wanneer is het evaluatiegesprek ongeveer gepland? |
| 自己評価の提出期限は今週金曜日です。 | Jiko hyōka no teishutsu kigen wa konshū kin'yōbi desu. | De deadline voor zelfevaluatie is aanstaande vrijdag. |
| 評価基準を改めて確認させてください。 | Hyōka kijun o aratamete kakunin sasete kudasai. | Ik wil de evaluatiecriteria nogmaals bevestigen. |
Schrijven en zeggen van uw zelfevaluatie
Een jiko hyōka wordt vóór de vergadering door uw manager gelezen en vaak daarna door zijn manager, dus schrijf deze zorgvuldig. Schrijf voor elk doel vier dingen op: wat het doel was, wat je hebt bereikt, het bewijsmateriaal en wat je zou verbeteren. De werkwoorden zijn duidelijk en feitelijk: tassei shimashita, bereikt; ichibu tassei, gedeeltelijk behaald; mi-tassei, niet bereikt. Cijfers doen het zware werk; een zin met een getal is drie bijvoeglijke naamwoorden waard.
In de bijeenkomst wordt u meestal gevraagd het formulier hardop samen te vatten, vaak met jibun de wa dō hyōka shite imasu ka, hoe beoordeelt u uzelf. Volg dezelfde volgorde, maar voeg het bescheiden kader toe: resultaten, dan attributie aan anderen, dan reflectie. Lees het formulier niet woord voor woord; kies de twee of drie punten die er het meest toe doen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 今期の目標は、新規顧客を十社獲得することでした。 | Konki no mokuhyō wa, shinki kokyaku o jussha kakutoku suru koto deshita. | Het doel van deze periode was om tien nieuwe klanten te winnen. |
| 結果として、十二社を獲得し、目標を達成しました。 | Kekka to shite, jūnisha o kakutoku shi, mokuhyō o tassei shimashita. | Het resultaat was dat ik er twaalf won en het doel bereikte. |
| 自己評価としては、Aに近いBだと考えています。 | Jiko hyōka to shite wa, A ni chikai B da to kangaete imasu. | Als zelfbeoordeling beschouw ik het als een B die dicht bij een A ligt. |
| 二つ目の目標は、納期の遅れがあり、一部達成にとどまりました。 | Futatsume no mokuhyō wa, nōki no okure ga ari, ichibu tassei ni todomarimashita. | Het tweede doel werd slechts gedeeltelijk bereikt vanwege een vertraging in de levering. |
| 改善点としては、進捗の共有が遅れがちだった点です。 | Kaizen-ten to shite wa, shinchoku no kyōyū ga okure-gachi datta ten desu. | Om te verbeteren had ik de neiging traag te zijn in het delen van de voortgang. |
Over prestaties gesproken: duidelijke cijfers, bescheiden kader
Het evenwicht waarmee leerlingen worstelen, is specifiek zijn, zonder te klinken alsof ze aanspraak maken op krediet. Het Japans lost dit op met een tweedelige zin: het feit, en vervolgens een zin die de eer verspreidt. Okage-sama de, iedereen bedankt, en chīmu no kyōryoku mo ari, ook met de hulp van het team, doe dit werk. Het nummer wordt niet zachter; de omlijsting wel.
Het tweede hulpmiddel is de werkwoordsuitgang. In plaats van een blote tassei shimashita, dichtbij omotte imasu, geloof ik, of om ninshiki shite imasu, zo heb ik het begrepen. Dit laat ruimte voor de visie van de manager zonder de jouwe in te trekken. Vermijd ook het andere uiterste: taishita koto wa arimasen, het was niets, is zelfvernietigend in een recensie, omdat de manager je cijfer naar boven moet rechtvaardigen met je woorden.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| おかげさまで、売上は前年比二割増となりました。 | Okage-sama de, uriage wa zennen-hi niwari-zō to narimashita. | Dankzij iedereen steeg de omzet met twintig procent ten opzichte van het voorgaande jaar. |
| チームの協力もあり、予定より一か月早くリリースできました。 | Chīmu no kyōryoku mo ari, yotei yori ikkagetsu hayaku rirīsu dekimashita. | Met de medewerking van het team hebben we de release een maand eerder dan gepland uitgebracht. |
| この案件では、主に顧客との調整を担当しました。 | Kono anken de wa, omo ni kokyaku to no chōsei o tantō shimashita. | Bij dit project was ik voornamelijk verantwoordelijk voor de afstemming met de opdrachtgever. |
| 私としては、一定の成果を出せたと考えています。 | Watashi to shite wa, ittei no seika o daseta to kangaete imasu. | Wat mij betreft geloof ik dat ik solide resultaten heb geboekt. |
Feedback ontvangen en omgaan met een lager cijfer
Managers geven feedback in een zacht register, dus let op de vorm en niet op het volume. Mō sukoshi, een beetje meer, en dekiru to ii ne, het zou goed zijn als je dat kon, zijn kritiek. De verwachte reactie bestaat uit drie delen: bedank hen, erken het punt en noem één concrete actie.
Als het cijfer lager is dan uw zelfbeoordeling, maak dan geen ruzie ter plekke. Vraag welk punt het meeste woog. Als je denkt dat een feit over het hoofd is gezien, bied het dan als informatie aan met watashi no ninshiki de wa, zoals ik het heb begrepen. Accepteer vervolgens de beslissing. Cijfers worden zelden teruggedraaid in de kamer, maar een kalme reactie bepaalt de visie van de manager voor de volgende cyclus.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご指摘ありがとうございます。おっしゃる通りだと思います。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. Ossharu tōri da to omoimasu. | Bedankt dat u erop wijst. Ik denk dat je gelijk hebt. |
| 具体的には、どの点が評価に影響したのでしょうか。 | Gutai-teki ni wa, dono ten ga hyōka ni eikyō shita no deshō ka. | Welk punt heeft in het bijzonder invloed gehad op de evaluatie? |
| 私の認識では、その件は先方の都合で延期になったと理解しています。 | Watashi no ninshiki de wa, sono ken wa senpō no tsugō de enki ni natta to rikai shite imasu. | Zoals ik het begrepen heb, werd die zaak om redenen van de cliënt uitgesteld. |
| 今後は週次で進捗を報告するようにします。 | Kongo wa shūji de shinchoku o hōkoku suru yō ni shimasu. | Vanaf nu zal ik wekelijks de voortgang rapporteren. |
| もう少し周りを巻き込めるといいね。 | Mō sukoshi mawari o makikomeru to ii ne. | Het zou goed zijn als je de mensen om je heen wat meer zou kunnen betrekken. (Manager, een vriendelijke kritiek.) |
Vragen naar promotie en beleefd betalen
Shōshin, promotie, en shōkyū, loonsverhoging, zijn legitieme onderwerpen in een mendan, maar de manier om ze ter sprake te brengen is via het systeem, niet via jouw wensen. Vraag wat het juk, de vereisten, voor het volgende leerjaar zijn, welke timing realistisch is en wat de manager zou moeten zien. In veel bedrijven wordt de beloning vastgelegd in cijfertabellen, zodat een manager het traject kan uitleggen, maar niet over een getal kan onderhandelen.
Vermijd kyūryō o agete hoshii, ik wil dat mijn salaris wordt verhoogd, wat klinkt als een eis en de manager in het nauw drijft. Een extern aanbod is een ander gesprek, meestal met HR. Houd binnen de beoordeling het kader op criteria en groei.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 昇進の要件について教えていただけますか。 | Shōshin no yōken ni tsuite oshiete itadakemasu ka. | Kunt u mij iets vertellen over de vereisten voor promotie? |
| 次の等級に上がるには、何が必要でしょうか。 | Tsugi no tōkyū ni agaru ni wa, nani ga hitsuyō deshō ka. | Wat is er nodig om door te stromen naar het volgende leerjaar? |
| 昇給の基準はどのように決まるのでしょうか。 | Shōkyū no kijun wa dono yō ni kimaru no deshō ka. | Hoe worden de criteria voor loonsverhoging bepaald? |
| 将来的にはリーダー職を目指したいと考えています。 | Shōrai-teki ni wa rīdā-shoku o mezashitai to kangaete imasu. | Op de langere termijn wil ik graag een leiderspositie nastreven. |
| 今の評価ですと、昇格の時期はいつ頃が現実的でしょうか。 | Ima no hyōka desu to, shōkaku no jiki wa itsu goro ga genjitsu-teki deshō ka. | Welke timing voor promotie zou, gezien mijn huidige evaluatie, realistisch zijn? |
Controleer de woordenschat die u op het formulier ziet
Evaluatieformulieren gebruiken een compacte schriftelijke woordenschat die zelden in gesprekken voorkomt. In de tabel zijn de woorden verzameld die u tegenkomt in het HR-systeem en de opmerkingen van uw manager. Exacte voorwaarden verschillen per bedrijf.
| Woord | Lezing | Betekenis |
|---|---|---|
| 人事評価 | jinji hyōka | Personeelsevaluatie, het systeem als geheel |
| 目標設定 | mokuhyō settei | Doelstelling aan het begin van de periode |
| 自己評価 | jiko hyōka | Zelfevaluatie |
| 上司評価 | jōshi hyōka | Evaluatie van de manager |
| 業績評価 | gyōseki hyōka | Evaluatie van resultaten |
| 行動評価 | kōdō hyōka | Gedrags- of competentie-evaluatie |
| 達成度 | tasseido | Mate van prestatie, vaak een percentage |
| 評価面談 | hyōka mendan | Evaluatiebijeenkomst |
| フィードバック | fīdobakku | Feedback |
| 改善点 | kaizen-ten | Punten om te verbeteren |
| 昇格 | shōkaku | Promotie in rang |
| 賞与 | shōyo | Bonus, vaak gekoppeld aan het cijfer |
Mogelijk ziet u ook kitai yakuwari, de verwachte rol voor uw cijfer, en konpitenshī, competenties, in de gedragssecties. Als een woord op uw formulier er niet bij staat, vraag het dan aan HR of een senpai voordat u ernaar schrijft; definities zijn vaak bedrijfsspecifiek.
Doelen stellen voor de komende periode
Het laatste deel van de mendan gaat meestal over raiki no mokuhyō, de doelen van de volgende periode. Goede doelen zijn specifiek, meetbaar en gekoppeld aan het teamplan, en de manager zal het op prijs stellen als je met een concept komt in plaats van te wachten tot het wordt verteld.
- Herlees de evaluatierichtlijnen en het teamplan voor de periode
- Stel drie tot vijf doelen op, elk met een nummer of een resultaat en een deadline
- Koppel minimaal één doel aan het verbeterpunt uit je laatste review
- Voeg één doel toe op het gebied van gedrag of teamwerk als uw formulier dit scoort
- Noteer welke ondersteuning u nodig heeft en wees bereid dit te zeggen
- Neem uw concept mee naar de vergadering en vraag de mening van de manager
- Leg de afgesproken doelstellingen dezelfde dag nog vast in het HR-systeem
- Stel een herinnering halverwege de periode in om de voortgang te controleren
Als je een conceptdoel presenteert, zeg kono yō na mokuhyō o kangaete imasu ga, ikaga deshō ka, ik denk aan een doel als dit, wat denk jij ervan. Managers passen zich gemakkelijker aan en keuren ze goed dan ze bedenken.
Fouten om te vermijden
De eerste fout is vaagheid: ganbarimashita, ik heb hard gewerkt, is geen prestatie. Elke claim heeft een nummer, een datum of een deliverable nodig. De tweede is het tegenovergestelde: resultaten zonder bescheiden frame, wat leest als opscheppen, zelfs als het waar is.
De derde is ruzie maken met feedback in de kamer. Vraag, erken, handel; als er sprake is van een feitelijke fout, presenteer het feit dan en laat het los. De vierde vraagt rechtstreeks om geld. De vijfde is het vertrek zonder overeengekomen doelstellingen, wat betekent dat de volgende evaluatie met niets begint.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 今期は頑張りました。 | Konki wa ganbarimashita. | Ik heb hard gewerkt deze periode. (Te vaag; voeg een resultaat toe.) |
| 今期は目標の百二十パーセントを達成しました。 | Konki wa mokuhyō no hyaku-nijuppāsento o tassei shimashita. | Deze periode heb ik 120 procent van de doelstelling behaald. (Specifiek.) |
| その評価は納得できません。 | Sono hyōka wa nattoku dekimasen. | Ik kan die evaluatie niet aanvaarden. (Te direct; vermijd.) |
| 評価の理由をもう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Hyōka no riyū o mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Mag ik iets meer vragen over de redenen voor de evaluatie? (De beleefde versie.) |
| 給料を上げてほしいです。 | Kyūryō o agete hoshii desu. | Ik wil dat mijn salaris verhoogd wordt. (Een eis; vraag in plaats daarvan naar de criteria.) |