Het kernidee: een beslissing die op papier reist
Ringi (稟議) is opgebouwd uit rin, om nederig verslag uit te brengen aan een meerdere, en gi, overleg, dus het is letterlijk een kwestie die ter beraadslaging aan de superieuren wordt voorgelegd. Het document is de ringisho (稟議書), sho betekent een geschreven document. A ringi wordt gebruikt voor beslissingen waarvoor de autoriteit van iemand anders nodig is: apparatuur kopen, een contract ondertekenen, inhuren, reizen boven een bepaald bedrag.
Het systeem weerspiegelt een visie op gedeelde beslissingen. Iedereen die met het resultaat zal leven, ziet het voorstel en zet er zijn naam onder, zodat niemand later kan zeggen dat het hem nooit is verteld, en de verantwoordelijkheid wordt over de hele route verspreid. De prijs is tijd. Hoeveel een ringi nodig heeft, verschilt sterk per bedrijf; Startups kunnen een chatbericht gebruiken terwijl een ouder bedrijf een formulier gebruikt. Het gerelateerde bericht op nemawashi gaat over de gesprekken die het eerst komen, en het bericht over functietitels gaat over de rangen op de route. Twee collega's bespreken een aankoop.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Heeft dit een ringi nodig? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Alles vanaf 500.000 yen heeft een ringi nodig. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Ik zal de ringi volgende week indienen. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Hoe ver is de ringi gekomen? |
Het traject: van kiansha naar kessaisha
De opsteller, de kiansha (起案者), letterlijk de persoon die de trekking opwerpt, stuurt de ringisho één rang tegelijk omhoog. Wie het laatst goedkeurt, wordt bepaald door de regels van het bedrijf inzake goedkeuringsautoriteit, kessai kengen (決裁権限), meestal op type en bedrag: een kleine aankoop kan stoppen bij de afdelingsmanager, een grote kan naar een directeur of de president gaan. Onderweg kan het zijwaarts gaan naar verwante afdelingen voor aigi (合議), meestal op deze manier gelezen in goedkeuringsroutes, hoewel gōgi ook wordt gehoord, zodat de boekhouding of de juridische afdeling het kan controleren. Elke goedkeurder kan het terugsturen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Voor dit bedrag is de uiteindelijke goedkeurder het afdelingshoofd. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Er is ook een aftekening van de boekhouding nodig. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Mag ik alstublieft om uw stempel vragen? |
| Rol | Lezing | Wat ze onderweg doen |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Stelt het voorstel op en verzamelt de bijlagen |
| 係長 | kakarichō | Eerste controle: feiten, cijfers en format |
| 課長 | kachō | Beoordeelt de business case voor de sectie |
| 部長 | buchō | Goedkeurt voor de afdeling; vaak definitief voor kleine bedragen |
| 合議先 | aigi-saki | Gerelateerde afdelingen, zoals boekhouding of juridische zaken |
| 決裁者 | kessaisha | Houdt de bevoegdheid voor dit bedrag en maakt het officieel |
Een ringisho lezen: de koptekst en de postzegeldozen
Formaten verschillen per bedrijf, maar de meeste ringisho hebben dezelfde velden: de datum van opstelling, kianbi; de opsteller en hun afdeling; het onderwerp, kenmei, dat conventioneel eindigt op geen ken, met betrekking tot; het bedrag, kingaku; bijlagen, tenpu shiryō, zoals aanhalingstekens; en een vakje voor het resultaat. In onderstaande tekst worden het doel, de redenen en de overwogen opties uiteengezet.
De rij postzegeldozen is de ōinran (押印欄), letterlijk de kolom voor het aandrukken van zegels. Op veel formulieren bevindt het oudste vak zich aan de linkerkant en dat van de opsteller aan de rechterkant, zodat postzegels van rechts naar links worden ingevuld, de richting van traditioneel verticaal schrijven. Elke goedkeurder drukt een klein persoonlijk zegel met zijn achternaam, een mitomein, letterlijk een erkenningszegel. Sommige werkplekken hebben de gewoonte om de zeehond iets naar de doos van de baas te kantelen, alsof hij buigt; veel mensen hebben het nog nooit ontmoet, dus volg wat je collega's doen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Is dit de juiste manier om het onderwerp te schrijven? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Ik heb twee citaten bijgevoegd. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Collega) Je postzegel staat ondersteboven. |
Paren die leerlingen in verwarring brengen
Kessai is de klassieke valstrik. Geschreven 決裁, het is goedkeuring door de persoon met autoriteit; de tweede kanji betekent oordelen, zoals in de uitspraak van een rechtbank. Geschreven 決済, het is de afwikkeling van een betaling, het woord op kaartterminals en in kessai-bi, afwikkelingsdatum. Invoermethoden bieden vaak eerst de betalingsspelling aan. Een nieuwkomer die een concept controleert, stelt de vraag die iedereen één keer stelt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai en kessai: welke kanji was het ook alweer? |
| Termijn | Lezing | Betekenis | Niet te verwarren met |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Definitieve goedkeuring door de persoon met gezag | 決済 kessai, een betaling afhandelen |
| 承認 | shōnin | Een goedkeurder is in één stap van de route oké | 決裁 kessai, de laatste, bindende |
| 稟議 | ringi | Ter goedkeuring verspreid | 回覧 Kairan, verspreid om alleen te lezen |
| 差し戻し | sashimodoshi | Teruggestuurd om te worden herzien en opnieuw ingediend | 却下 kyakka, ronduit afgewezen |
| 根回し | nemawashi | Informele gesprekken vooraf | 稟議 ringi, het formele record achteraf |
Ringi en nemawashi: het gesprek ervoor, het artikel erna
Nemawashi, letterlijk rond de wortels gaan, is het informele werk waarbij met iedereen een voorstel wordt besproken voordat het wordt ingediend. Ringi is wat het resultaat officieel maakt. Een ringi zonder nemawashi heeft de neiging om met vragen terug te komen, omdat de eerste keer dat een goedkeurder van het idee hoort, is wanneer het op het bureau belandt; nemawashi zonder ringi heeft geen formeel effect. Daarom lezen de goedkeurders op een goed voorbereide ringi het zelden voor de eerste keer. Een senior collega geeft advies aan een nieuwkomer.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Voordat u de ringi indient, kunt u dit het beste een keer met de afdelingsmanager bespreken. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Ik heb het al voorbij de boekhouding gehaald. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Het grondwerk is gedaan. |
Voorbij de basis: elektronisch ringi en de vervagende hanko
Veel bedrijven gebruiken nu denshi ringi (電子稟議), elektronisch ringi, in een workflowsysteem, wākufurō shisutemu. De route wordt in de software vastgelegd, elke goedkeurder krijgt een melding en goedkeuring is een knop, soms weergegeven met een afbeelding van het zegel van de goedkeurder. Sashimodoshi arriveert met een schriftelijk commentaar, en uit de geschiedenis blijkt wie wanneer toestemming heeft gegeven. Als een goedkeurder weg is, kan een plaatsvervanger in zijn plaats goedkeuren, Dairi shōnin.
De verschuiving versnelde in 2020. In juni van dat jaar publiceerden het kabinet, het ministerie van Justitie en het ministerie van Economie, Handel en Industrie een vraag en antwoord waarin werd gesteld dat, tenzij een wet dit vereist, een contract geldig is zonder zegel, en dat werken op afstand papieren routes onpraktisch maakte. Papier en hanko overleven in sommige bedrijven en openbare kantoren, dus vraag welk systeem uw bedrijf gebruikt. Een team handelt de goedkeuringen online af.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Geef deze dan via het systeem door. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Ik heb op akkoord gedrukt. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | De afdelingsmanager is op zakenreis, dus een plaatsvervanger zal het goedkeuren. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Controleer de opmerkingen bij het geretourneerde verzoek. |
De werkwoorden van de reis: ageru, mawasu, tōru, oriru
Kantoorpraat beschrijft een ringi door zijn beweging. Jij ringi o ageru, til hem omhoog, en ringi o mawasu, stuur hem rond. Het komt óf ringi ga tōru door, óf sashimodosareru wordt teruggestuurd. De uiteindelijke goedkeuring kessai ga oriru komt naar beneden, omdat het van bovenaf neerdaalt. Tegen leveranciers zeggen mensen shanai de ringi-chū desu, het gaat door interne goedkeuring, een beleefde manier om te zeggen: nog niet. Bij superieuren verschijnen dezelfde werkwoorden in keigo.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Ik heb de ringi ronde verzonden. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Ik ga de stempel van de sectiemanager halen. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | De goedkeuring is eindelijk rond. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | De ringi is gelukt, dus ik ga door met de bestelling. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Het werd teruggestuurd omdat de basis voor het bedrag zwak was. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Tegen een leverancier) Het wordt momenteel intern goedgekeurd. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail naar een goedkeurder) Controleer en keur het goed. |
Veelgemaakte fouten die nieuwkomers maken met ringi
決済 schrijven in een goedkeuringsdocument. De oorzaak is de invoermethode, die vaak het betaalwoord eerst aanbiedt voor kessai. Controleer elke kessai in een ringi en gebruik 決裁.
De ringi gebruiken om te overtuigen. Nieuwkomers uit culturen waar voorstellen in een vergadering worden besproken, stoppen de zaak in het document en verwachten dat het de goedkeurders zal overtuigen. Het overtuigen behoort tot nemawashi; de ringisho legt vast wat is afgesproken.
Een niveau overslaan om tijd te besparen. Rechtstreeks naar de buchō gaan voelt efficiënt, maar de volgorde van de route maakt deel uit van het respect dat aan elke rang wordt getoond, en een overgeslagen kakarichō kan deze terugsturen. Volg de route, ook als deze langzaam is.
Een vroege postzegel behandelen als de beslissing. Elke shōnin voelt als vooruitgang, en dat is het ook, maar alleen kessai verbindt het bedrijf. Als u vroegtijdig een bestelling plaatst, kunt u persoonlijk een aankoop uitleggen die nooit is goedgekeurd.