Japans voor onlinevergaderingen en werkoproepen op afstand

Deelnemen aan het gesprek en de eerste dertig seconden

De opening van een Japans videogesprek is gecomprimeerd. Je begroet, je noemt jezelf en je bevestigt dat de audio werkt, meestal binnen twee zinnen. Collega's krijgen otsukaresama desu; iedereen buiten uw bedrijf krijgt osewa ni natte orimasu. Zeg uw bedrijf en naam, ook al staat deze op uw tegel, want de helft van de deelnemers doet nog mee en niemand leest nog naamlabels.

Als jij de gastheer bent, markeer je ook hardop het begin. Stil wachten tot mensen merken dat iedereen gearriveerd is, verspilt de eerste minuut van elk gesprek. Een korte regel waarin staat dat de leden er zijn en dat jij gaat beginnen, is voldoende, en het geeft de laatkomers een duidelijk punt waar ze zich voor kunnen verontschuldigen.

Eén zin voor elk ding dat fout gaat

Verbindingsproblemen zijn het enige onderdeel van een vergadering op afstand waarbij u het zich niet kunt veroorloven een zin helemaal opnieuw op te stellen. Er breekt iets, er volgen tien seconden stilte en iedereen wacht. De oplossing is om één vaste lijn per storing te leren, zodat de reactie automatisch verloopt. Elk van deze is neutraal in beleefdheid en werkt zowel met collega's als met klanten.

Merk op hoe vaak yō desu verschijnt. Door te zeggen dat er iets lijkt te gebeuren, in plaats van het botweg te zeggen, voorkom je dat de opmerking beschuldigend is, wat van belang is als het probleem zich aan een van beide kanten van de lijn bevindt. Het is dezelfde verzachting die u zou gebruiken om op ongemakkelijke feiten op het werk te wijzen.

Audioproblemen in volledige zinnen

Naast de reacties van één regel heb je een paar langere zinnen nodig: één om te controleren of het probleem bij jou of bij hen ligt, één om te zeggen wat je eraan gaat doen, en één om terug te vallen op een telefoontje. Zeg wat je doet voordat je het doet, want een deelnemer die plotseling zonder een woord verdwijnt, verlaat de vergadering terwijl iedereen raadt.

Het antwoord dat u op uw cheque mag verwachten is kort: hai, kikoete orimasu of sukoshi togiremashita. Als je de tweede hoort, herhaal dan niet de hele paragraaf. Herhaal alleen de laatste zin, iets langzamer, en vraag dan of dat deel goed is overgekomen.

Uw scherm delen

Scherm delen heeft een klein vast script: kondig het aan, controleer of het zichtbaar is, vertel uw beweging door het document en kondig het einde aan. Het werkwoord kyōyū suru omvat delen, en sasete itadakimasu is de beleefde manier om te zeggen dat je op het punt staat iets te doen in het bijzijn van mensen. Eén keer de zichtbaarheid bevestigen is niet moeilijk; een gedeeld venster dat niet verschijnt, kan enkele minuten verspillen.

Iemand vragen het dempen op te heffen

Hiervoor bestaan ​​twee registers. Het aanvraagformulier, myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka, is beleefd en direct. Het observatieformulier, maiku ga myūto ni natte iru yō desu, wijst naar de situatie in plaats van naar de persoon en is de zachtere keuze bij een cliënt of een senior collega. Beide worden voortdurend gebruikt en geen van beide brengt enige irritatie met zich mee, tenzij je toon dit oplevert.

Als u het bent die op mute heeft gesproken, houd het herstel dan kort. Eén shitsurei shimashita, herhaal dan het punt en ga dan verder. Leerlingen hebben de neiging zich hier te veel te verontschuldigen, waardoor een struikelblok van twee seconden verandert in een onderbreking van dertig seconden voor alle anderen aan het gesprek.

Om beurten zonder de signalen van een kamer

In een vergaderruimte claim je een draai met je lichaam: je gaat naar voren zitten, haalt adem, trekt de aandacht van de stoel. Niets daarvan overleeft een raster van kleine tegels en een vertraagd beeld, dus de signalen moeten in woorden worden omgezet. Japans heeft nette kant-en-klare exemplaren. Itten, yoroshii deshō ka vraagt ​​om één punt en belooft het kort te houden, waardoor het gemakkelijk wordt toegekend.

Het afsluiten van je beurt is net zo belangrijk. Ijō desu is een duidelijke punt die aangeeft dat de microfoon vrij is en dat zonder deze microfoon twee mensen tegelijk zullen beginnen. Als dat gebeurt, onderhandel dan niet: de een zegt onmiddellijk osaki ni dōzo en de ander gaat gewoon verder. Het benoemen van de volgende spreker is de snelste manier om een ​​ongemakkelijke stilte te herstellen.

Waarom het aizuchi-ritme op een laggy-lijn afbreekt

Japanse gesprekken verlopen via frequente backchannel-signalen. Persoonlijk zeg je om de paar seconden hai, ee en naruhodo, en de spreker gebruikt ze om te weten dat je nog steeds bij hem bent. Dit is een van de gewoonten waar een leerling het hardst aan werkt, en tijdens een videogesprek kan dit zich stilletjes tegen u keren. Je hai verlaat je mond in een opening, reist langs een vertraagde lijn en arriveert bovenop het volgende woord van de spreker.

Het resultaat is een gesprek waarbij de spreker blijft stoppen omdat het klinkt alsof u hem onderbreekt, of waarbij u beiden in dezelfde halve seconde stilstaat en u vervolgens verontschuldigt. Het is geen taalprobleem en het is geen onbeschoftheid. Het is timing, en de oplossing is om te veranderen waar de signalen naartoe gaan in plaats van ze te laten vallen, omdat een volledig stille luisteraar voor een Japans spreker als ontkoppeld of ongelukkig leest.

• Houd de camera aan en knik zichtbaar. Op video draagt ​​het knikje de last die hai in een kamer met zich meedraagt.
• Bewaar gesproken aizuchi voor zinsgrenzen en voor het einde van een beurt, niet voor elke zin.
• Gebruik één langere bevestiging in plaats van meerdere korte, zodat deze een vertraging overleeft zonder midden in het woord terecht te komen.
• Als jij en de spreker in botsing komen, stop dan volledig en laat hem of haar doorgaan in plaats van excuses uit te wisselen.
• Pauzeer als spreker bewust elke paar zinnen om de vertraagde signalen ergens te laten aankomen.

Wat te zeggen in plaats van voortdurend terug te channelen

Vervang hoeveelheid door gewicht. Een duidelijke bevestiging aan het einde van een sectie laat zien dat je het veel beter hebt gevolgd dan een verspreiding van hai die op willekeurige punten arriveert. Deze regels bieden de spreker ook een natuurlijke plek om in te checken, en daarom gebruiken hosts ze aan het einde van elk agendapunt.

Via de chatbox

Het chatpanel biedt echte conventies tijdens Japanse bijeenkomsten. Links, spellingen, cijfers en bedrijfsnamen gaan daarheen in plaats van naar de audio, omdat ze een slechte verbinding overleven en kunnen worden gekopieerd. Kondig alles aan wat u plaatst, aangezien niet iedereen het paneel open heeft staan, en geef aan wanneer u een schriftelijke vraag gaat beantwoorden in plaats van deze in stilte te beantwoorden.

Opname en notulen

Vraag het elke keer voordat u opneemt, en vraag het in een formulier dat weigeren gemakkelijk maakt. Sashitsukae nakereba, wat betekent dat het geen overlast veroorzaakt, is de standaardopener. Notulen zijn gijiroku, en hardop zeggen wie ze opneemt is een normale praktijk, deels zodat die persoon om een ​​pauze kan vragen als de discussie het typen te boven gaat.

Het gesprek afsluiten

Het einde op video is abrupt, omdat er geen wandeling naar de deur is en geen praatjes terwijl mensen hun papieren verzamelen. Dat maakt de slotscène belangrijker, niet minder: geef aan dat de tijd bijna om is, vat samen wat er daarna gebeurt, bedank iedereen en ga dan weg. Zeg de volgende actie hardop, ook al staat deze al in de minuten, aangezien dit het laatste is dat iemand zich zal herinneren.

Sluit het venster niet op de laatste lettergreep. Laat na shitsurei itashimasu een seconde stilte zodat de uitgestelde antwoorden van de andere deelnemers kunnen landen, en zodat niemand halverwege het eigen afscheid wordt onderbroken.