Japanse visitekaartjeetiquette en wat te zeggen

De uitwisseling is een korte scène, geen verborgen test

Een meishi-uitwisseling duurt ongeveer twintig seconden en verloopt in een vaste volgorde, wat goed nieuws is voor een leerling. Twee mensen staan, bewegen zo dat er geen tafel tussen hen in zit, bieden hun kaarten aan, zeggen elk een vaste regel, ontvangen met beide handen, lezen wat er gedrukt staat en gaan zitten. Zodra de bestelling bekend is, is uw aandacht vrij voor het deel dat er echt toe doet, namelijk de naam en het bedrijf dat u nu in de hand heeft.

Het helpt om elke conventie eerder als praktisch dan als mystiek te beschouwen. Door te staan ​​en beide handen te gebruiken, is een kleine kaart gemakkelijk door te geven en moeilijk te laten vallen. Als u het hardop leest, wordt de naam bevestigd die u het komende uur nodig heeft. Er niet op schrijven in het bijzijn van de eigenaar is gewone beleefdheid. Elke regel heeft een duidelijke reden, en het onthouden van de reden is veel gemakkelijker dan het onthouden van een lijst met verboden die je half begrijpt.

Wie biedt het eerst aan en waarom bent u het meestal?

De partij met een lagere status in die specifieke bijeenkomst biedt als eerste aan. Dat betekent dat de bezoekende kant vóór de ontvangende kant gaat, en de verkopende kant vóór de kopende kant. Als je naar iemands kantoor bent gereisd om iets voor te stellen, bied je eerst aan. Binnen elk team loopt de volgorde van boven naar beneden: jouw manager wisselt met zijn of haar tegenhanger, dan wissel jij met die van hen, dus let op de persoon boven je en volg.

De moderne praktijk is meestal een gelijktijdige uitwisseling. Beide mensen houden hun eigen kaart in de rechterhand, bieden deze iets lager aan dan de andere kaart als die persoon hen overtreft, nemen de aangeboden kaart met de linkerhand en brengen dan de rechterhand over zodat beide handen de ontvangen kaart ondersteunen. Als de timing verkeerd is, overhandigt u de uwe eenvoudigweg en ontvangt u deze achteraf. Niemand telt de beats.

• Bezoekende kant eerst, gastkant als tweede.
• Eerst de verkoopzijde, daarna de koopzijde.
• De hoogstgeplaatste persoon aan elke kant wisselt eerst en daarna de rest, in volgorde van rang.
• Houd uw kaart bij de randen vast, zodat uw vingers noch de naam, noch het logo bedekken.
• Draai de kaart naar de persoon die hem ontvangt, zodat deze hem kan lezen zonder hem te draaien.

De uitwisseling als een tweezijdige reeks

Hieronder vindt u een volledige uitwisseling van beide kanten, op volgorde, met u als bezoeker. Lees het als een scène in plaats van als een woordenlijst. Merk op hoe kort elke beurt is: één regel om jezelf een naam te geven, één regel om te accepteren, één regel om te bevestigen wat je zojuist hebt gelezen. Het hele gesprek past in de tijd die nodig is om weer te gaan zitten.

Mōshiokuremashita betekent grofweg dat de spreker zichzelf eerder had moeten voorstellen, en het verschijnt telkens wanneer iemand spreekt voordat hij zijn kaart overhandigt. Chōdai itashimasu is het eenvoudige werkwoord voor ontvangen, en het is hier de meest bruikbare regel; Alleen arigatō gozaimasu is hartelijk, maar enigszins onformeel tijdens een eerste zakelijke bijeenkomst.

Het duidelijk uitspreken van uw eigen naam en bedrijf

De aanbodlijn heeft een vaste vorm: bedrijf, nee, familienaam, tot mōshimasu. Het bedrijf komt op de eerste plaats omdat uw aansluiting u hier meer identificeert dan uw voornaam. Zeg het bedrijf langzaam, dan een kleine opening en dan de naam, omdat de luisteraar tegelijkertijd geluid en print probeert te matchen. Als uw naam niet Japans is, zeg dan eerst de familienaam en iets luider, en wees bereid om deze één keer te herhalen.

De kaart ontvangen en voorlezen

Neem de kaart met beide handen in de onderste hoeken, houd hem ongeveer op borsthoogte en kijk er een paar seconden naar. Zeg dan één ding dat je zojuist hebt gelezen. Dit is geen vleierij; zo controleer je of je de afdeling, de titel en de naam goed hebt terwijl de eigenaar voor je staat en je gratis kan corrigeren.

De lijn die het werk doet, is een duidelijke observatie met ne aan het uiteinde. Het nodigt uit tot bevestiging zonder een directe vraag te stellen, en het antwoord is meestal een korte hai plus een zin met extra details, waardoor je iets hebt om een ​​praatje mee te beginnen zodra je gaat zitten. Houd de kaart in uw hand, niet in uw zak, totdat iedereen zit.

Vragen hoe een naam wordt gelezen

Japanse familienamen worden geschreven in kanji waarvan de lezingen niet voorspelbaar zijn, en dezelfde karakters kunnen op verschillende manieren worden gelezen. Japanners vragen elkaar daarom precies op dit moment naar lezingen, en dat wordt eerder als aandachtig dan als onwetend ervaren. De uitwisseling is het goedkoopste moment om te vragen, omdat je daarna zou moeten toegeven dat je de naam van de persoon al een half uur hebt vermeden.

Vraag het voordat u de kaart neerlegt. Leid met shitsurei desu ga of osore irimasu ga en vraag het dan direct. Als je een plausibele gok hebt, is het vriendelijker om het aan te bieden dan het koud te vragen, omdat de ander slechts één lettergreep hoeft te bevestigen of te corrigeren. Herhaal het voorlezen zodra je het hoort, en gebruik het dan in je volgende zin, zodat het in je geheugen blijft hangen.

Kaarten op tafel tijdens de bijeenkomst

Ontvangen kaarten blijven uit. Een kaart rechtstreeks in uw koffer stoppen lijkt op het sluiten van een dossier over iemand die u zojuist hebt ontmoet, dus in plaats daarvan legt u de kaarten voor u op tafel, zo gerangschikt dat ze overeenkomen met de plaats waar hun eigenaren zitten. Die indeling is een plattegrond: je kunt de juiste persoon de hele vergadering bij naam aanspreken zonder te raden, wat de echte reden is dat de gewoonte overleeft.

Behandel de kaarten zo min mogelijk terwijl ze uit zijn. Schrijf er niet op, stapel er geen notitieboekje op, schuif ze niet heen en weer terwijl je nadenkt. Als er aan het eind een kaart op tafel wordt achtergelaten, betekent dit dat je de persoon vergeet. Zorg er dus voor dat het opbergen een onderdeel is van het opstaan, in plaats van iets dat je je later misschien nog herinnert.

• Leg de kaarten neer in de volgorde van de mensen tegenover je.
• Plaats de kaart van de oudste persoon op uw eigen kaartendoos, linksvoor.
• Houd de kaarten vrij van kopjes, condens en uw laptop.
• Schrijf niets op een kaart zolang de eigenaar u kan zien.
• Verzamel ze aan het einde van de vergadering en plaats ze in uw kaartendoosje, niet in een broekzak.
• Zeg shitsurei itashimasu terwijl je de kaarten opruimt en opstaat.

Wanneer u geen kaarten meer heeft of uw kaarten vergeet

Dit overkomt iedereen en er is een vaste formule voor. Bied één keer kort uw excuses aan en ga verder; een lange uitleg maakt het moment groter dan het is. Het standaardwerkwoord is kirasu, opraken, en het wordt zelfs gebruikt als de eerlijke waarheid is dat je de koffer op je bureau hebt laten liggen. Beloof dan dat u uw gegevens opstuurt, en verstuur ze ook daadwerkelijk dezelfde dag.

Als de andere kant ook geen kaartjes heeft, vraag dan hardop naar de naam en schrijf deze meteen in je notitieboekje, inclusief de lectuur. Als jij degene bent zonder kaart, ontvang hem dan toch met beide handen en lees hem nog steeds voor. De omruiling wordt niet geannuleerd door uw lege koffer; alleen uw helft ervan wordt uitgesteld naar e-mail.

De vervolg-e-mail waarin naar de vergadering wordt verwezen

De kaartuitwisseling is alleen iets waard als er een bericht op volgt. Stuur dezelfde dag of de volgende ochtend een korte e-mail. Een nuttige onderwerpregel geeft het doel aan en identificeert u, bijvoorbeeld 本日のお礼(株式会社さくら・田中), omdat de ontvanger die middag mogelijk verschillende kaarten heeft verzameld en u in één oogopslag wil plaatsen.

Het lichaam heeft vier bewegingen: bedank hen voor hun tijd, zeg wie je bent en waar je elkaar hebt ontmoet, verwijs naar één concreet onderwerp dat is besproken, zodat de boodschap duidelijk geen sjabloon is, en sluit af met een toekomstgerichte begroeting. Houd het bij een scherm. Lange eerste e-mails in de Japanse zakelijke correspondentie nodigen uit tot een vertraagd antwoord in plaats van een warm antwoord.

Hoe de hele scène te repeteren

Oefen dit staand, hardop, met een echte kaart in de hand, want de taal en de beweging moeten samen aankomen. Als je aan een bureau zit en in stilte de regels leest, train je niets van de timing waardoor de uitwisseling kalm aanvoelt. Vijf minuten fysieke repetitie is meer waard dan een uur lezen over de gebruiken.

• Zeg uw aanbodlijn terwijl u daadwerkelijk een kaart voorhoudt, totdat u niet langer naar uw handen kijkt.
• Repeteren met ontvangen: chōdai itashimasu, twee seconden kijken, dan één observatie eindigend op ne.
• Boor de naamleesvraag totdat deze er vloeiend uitkomt, zodat verrassing nooit in stilte verandert.
• Oefen de verontschuldiging zonder kaart een keer, zodat de bewoording klaar is vóór de dag dat je hem nodig hebt.
• Schrijf dezelfde avond de vervolg-e-mail uit het hoofd en vergelijk deze met de bovenstaande zinnen.
• Combineer dit met een zelfintroductie die je al kunt zeggen, zodat de bijeenkomst na de uitwisseling nog iets te bieden heeft.